Kalite Yönetim Sistemleri Dersi 7. Ünite Özet

Stratejik Yönetimin Temel Kavramları

Stratejik yönetim, yönetim faaliyetlerinin stratejik bir bakış açısıyla gerçekleştirilmesini ifade eder. İşletme stratejilerinin oluşturulmasında ve hayata geçirilmesinde temel öneme sahip kavramlar aşağıda sıralanmıştır:

• Yönetim
• Amaç ve hedef
• Strateji
• Vizyon
• Misyon
• Politika
• Taktik
• Program ve bütçe

Yönetim , işletmenin amaçlarına ulaşmak için sahip olduğu kaynakları etkili ve verimli bir şekilde kullanması olarak ifade edilmektedir. Yönetim kavramı bazı kaynaklarda bu süreçte yer alan kişi ve organizasyonlardan oluşan bir organ ve bir bilgi ve beceri topluluğu olarak açıklanmaktadır. Yönetim özü itibariyle başkaları vasıtasıyla iş görmek şeklinde de açıklanabilir. Planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetleme yönetimin başlıca işlevleridir.

Amaçlar , bir işletmenin ulaşmaya çalıştığı uzun dönemli genel sonuçlar olarak ifade edilebilir. Strateji ve misyon kavramları işletmenin amaçlarının gerçekleştirilmesinde birer araç olarak kullanılmaktadır.

Hedefler ise amaçlara ulaşmak için gerekli olan kısa dönemli aşamalardır. Hedefler amaçlara göre daha açık ve ölçülebilir niteliktedir.

Strateji , işletmeye yön vermek ve rekabet üstünlüğü sağlamak amacıyla işletmenin çevresini sürekli analiz ederek uygun amaçların belirlenmesi ve bunlara ilişkin gerekli kaynakların yeniden düzenlenmesi süreci olarak ifade edilir. Strateji, işletmenin geleceğiyle ilgili bir kavramdır. Stratejik planlar işletmenin vizyonu ve misyonu önderliğinde belirlenir.

Vizyon , “işletmenin gelecekte olmak istediği yer” olarak ifade edilir. Bir yönetim felsefesi içermesi, etkili bir imaj ortaya koyması ve gelecek tahmini bir işletmenin vizyonunda bulunması gereken özelliklerdir.

Misyon , işletmenin var oluş nedeni, tüm çalışanlar tarafından paylaşılan ortak bir değer veya bir işletmeyi diğerlerinden ayırmaya yarayan bir kimlik kartı olarak ifade edilebilir. Bir misyon ifadesinde bulunması gereken özellikler amaç, strateji, değerler ve davranış standartlarıdır. Amaç, işletmenin varoluş nedeni ya da amacın özel bir şeklidir. Strateji, işletmenin gidişatı ve rekabetine yönelik kararları ifade eder. Değerler; çalışanların inandığı, önem verdiği hususlar, ilkeler ve önceliklerdir. Davranış standartları ise rekabeti ve değer sistemini destekleyen politikalar ve davranış biçimleridir.

Politika , işletme stratejilerinin hayata geçirilmesinde orta kademe yöneticilere yol gösterici nitelikteki ilkelerdir. Politika belirlilik ortamında, diğer bir deyişle, değişmeyen durumlarla ilgili alınan kararlardan oluşmaktadır. Bu açıdan, politikalar bir kere belirlendikten sonra sık sık değişmemektedir.

Taktikler stratejilerin uygulanması süresince değişen çevre şartlarına ve rakiplere karşı alınan kararlar olarak ifade edilmektedir. Taktikler neredeyse günlük, kısa vadeli eylemlerdir.

Program , bir işletmede hangi faaliyetlerin nerede uygulanacağını, bu faaliyetler için ne kadar süre verileceğini ve bu faaliyetlerin kimler tarafından gerçekleştirileceğini ortaya koyan bir süreç olarak ifade edilmektedir. Buradaki 3 kritik etken yer, zaman ve şahıstır. Programlar işletmelerde alt kademede çalışanların kullandığı bir fonksiyondur ve çok az risk içerir.

Program neticesinde belirlenen faaliyetler için işletmenin ne kadar gider kullanacağı ve bu faaliyetlerin neticesinde ne kadar gelir kazanacağı bütçeler vasıtasıyla gösterilir.

Vizyon - misyon ifadelerinin ve stratejilerin belirlenmesi daha çok üst yönetim tarafından gerçekleştirilirken, politika, taktik, program ve bütçeler orta ve alt kademe yöneticilerinin alanına girmektedir.

Stratejik Yönetim

Stratejik yönetim, işletmenin dış çevresiyle olan ilişkilerini düzenleyen ve işletmenin faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, uygulanması, koordinasyonu ve kontrolü ile ilgilenen bir süreç olarak ifade edilmektedir. Çevre, işletmeler açısından her zaman bir belirsizlik kaynağıdır. İşletme, stratejik yönetim sayesinde dış çevre hakkında kendi ilgisi ölçüsünde bilgi toplamakta ve buna göre faaliyetlerini ve planlarını şekillendirmektedir. Stratejik yönetim işletmelerde üst kademenin kullandığı bir fonksiyondur ve işletmenin dış çevresi hakkında teşhis ve çözümlemeleri kapsamasının yanı sıra uzun vadede işletmenin ne olacağıyla ilgili soruları da cevaplandırmaktadır.

Stratejik yönetim yaklaşımı 1970’li yıllardan itibaren ortaya çıkmıştır. “Sermaye kapitalizmi”nin yerini “yönetim kapitalizmi”nin alması, teknolojik gelişmeler ve küreselleşme işletmelerin stratejik bakış açıları geliştirmesini gerekli kılmıştır. 1970’li yıllardan itibaren işletmeler tıpkı iç çevresel faktörler gibi dış çevresel faktörlere de müdahale edilebileceğini, dış çevre faktörlerinin işletme menfaatleri doğrultusunda birtakım stratejilerle yönlendirilebileceğini, sadece planlama değil daha proaktif yaklaşımların gerektiğini anlamaya başlamışlardır. Müşteri beklentilerinin karşılanması yerine yönlendirilmesi, yasal düzenlemelere lobicilik yöntemleriyle müdahale edilmesi, rakiplerin stratejilerine aktif karşılıkların verilmesi gibi yaklaşımlar stratejik yönetim anlayışının gelişmesine katkıda bulunmuştur.

Stratejik yönetim düşüncesinin gelişiminde işletmelerin yaşadığı dönemler aşağıdaki gibi sıralanır:

• Bütçe ve mali kontrol: İlk dönemlerde işletmeler kısa vadeli üretim uygulamalarıyla ilgili bütçeleme ve mali kontrol politikaları uygulamışlardır.
• İşletme politikası ve uzun vadeli planlama: Orta ve uzun vadeli hedeflere yönelik, sadece üretimi değil, pazarlamayı da içeren daha kapsamlı işletme politikalarının gündeme gelmeye başladığı dönemdir.
• Stratejik planlama: Üçüncü aşamada işletmenin bütün işlevleri için uzun vadeli planlamaların yapıldığı stratejik planlama aşamasına gelinmiştir. Bu aşama aynı zamanda strateji kelimesinin işletmelerin gündemine ilk girdiği dönemdir.
• Stratejik yönetim: İşletmelerin sadece iç çevrelerinin değil, dış çevrelerinin de analizlere dâhil edildiği; sadece üretim işlevinin değil, bütün işlevlerin her yönüyle ele alındığı; sadece planlamaya değil, planların hayata geçirilmesi konusuna da önem verildiği aşamadır.

Stratejik yönetim süreci 4 aşamadan oluşur:

1. Planlama : Bu aşamada yöneticiler işletmenin mevcut durumunu değerlendirir, işletmenin kaynaklarını ve dış çevre faktörlerini analiz eder ve ona uygun olarak uzun vadeli planlar geliştirir.
2. Organize etme : Stratejiler belirlendikten sonra üst yönetime düşen görev bu stratejileri uygulayacak olan orta ve alt kademe yönetici ve çalışanlarına stratejileri anlatmak ve işletmeyi bu yönde organize etmektir.
3. Yürütme : Belirlenen stratejilerin hayata geçirilmesi, diğer bir deyişle yürütülmesi üçüncü aşamada gerçekleştirilmektedir. Bu amaçla üst yönetim, stratejilerin ne şekilde uygulanacağını belirtecek politikaları da belirlemelidir.
4. Kontrol : Stratejilerin işletme açısından olumlu ve olumsuz yönlerinin değerlendirildiği bu aşamada işletme ya var olan stratejileri geliştirecek ya da başarıyı yakaladığı stratejilerini uygulamaya devam edecektir.

Stratejik düşünce yapısına sahip olmayan işletmeler amaçlarını açıkça ortaya koyamaz, kaynaklarını etkin ve verimli bir şekilde kullanmak konusunda sıkıntı yaşar. Stratejik düşünce olmadan verilen kararlar işletmeyle ilgili olmaktan çok, o kararı alan üst yöneticilerin kişisel düşünceleriyle alakalı olmaktadır.

Olaylara henüz onlar olmadan önce karşılık vermek veya hazırlıklı olmak proaktif bir davranış olarak ifade edilebilir. Stratejik düşünce yeteneğine sahip olan işletmeler çevrede meydana gelen değişimi önceden sezebilir. Stratejik düşünce yeteneğinden yoksun işletmeler ileride meydana gelebilecek değişiklikleri öngöremediğinden ona ilişkin hazırlık yapamayacaktır. Böyle işletmeler olaylara karşı reaktif bir yaklaşıma sahiptirler. Bir diğer ifadeyle olaylar meydana geldikten sonra tepki oluştururlar. Çevrede seyrek ortaya çıkan fırsatları ve şansları değerlendiremezler.

Eğer bir davranış yapılırken birkaç adım sonrası hesap edilebiliyorsa, o davranışın farklı alanlardaki etkileri göz önünde bulundurulabiliyorsa, o zaman stratejik bir bilinçten söz edilebilir. İşletmelerin yönetim faaliyetlerini gerçekleştirirken stratejik bir bilince sahip olup olmadıklarını anlamamızı sağlayacak dört farklı yaklaşım bulunmaktadır:

• Rekabet avantajı yaratmayı hedeflemek: Günümüz işletmelerinin tek amacı etkinliğini ve verimliliğini arttırmak değildir. Her işletme ürettiği mallar ve verdiği hizmetlerle taklit edilemez olmaya çalışmaktır. İşletmenin iç faaliyetlerinde yaptığı düzenlemeler tek başına yönetime stratejik bakıldığı anlamına gelmez. İşletme, sürekli etkileşim halinde olduğu dış çevreyi de faaliyetlerinde hesaba katmalı ve ona göre davranmalıdır.
• Rekabeti sürdürülebilir kılmayı hedeflemek: Rekabet avantajını elinde bulunduran işletmelerin bunu nasıl sürekli hale getireceklerini düşünmeleri gerekmektedir.
• Gelecek referanslı davranmak: Yönetimde stratejik yaklaşımı benimseyen işletmelerin amacı karşılaştıkları günlük sorunlara kafa yormak değil, aynı zamanda geleceğe bakmak ve olası tehdit ve fırsatları görebilmek olmalıdır.
• Kuruma bütüncül yaklaşmak: İşletmelerin stratejik düşünme sayesinde kazanacağı bir diğer özellik de kuruma bütüncül bakabilmek olacaktır. İşletme, sahip olduğu kaynakların hepsini kullanabilmeli ve bütün örgütü aynı hedefe doğru yoğunlaştırabilmelidir. Burada en önemli görev işletmenin üst kademesine düşmektedir.

İşletmelerin strateji geliştirme sürecinde yanlış kararlar almamaları için iç ve dış çevrenin analizini ayrıntılı bir şekilde yapmaları gerekmektedir.

İç çevre analizi sayesinde, işletme, sahip olduğu kaynak ve kapasitesini öğrenerek güçlü ve zayıf yönlerini ayrıntılı bir şekilde görme imkânına sahip olur. Güçlü ve zayıf yönlerinin farkında olan bir işletme, var olduğu piyasada rakiplerinin gerisine düşmemek için kararlarını bu doğrultuda alacak ve hata yapma ihtimalini minimuma indirecektir. İç çevre analizi; işletmenin mevcut durumu hakkında bilgi toplanması, toplanan verilerin ayrıntılı bir şekilde incelenmesi ve elde edilen bilgilerin yorumlanarak kullanılabilir hale getirilmesi aşamalarından oluşur. İşletmenin iç kaynak faktörleri; tüm örgüt ve yönetim yapısı, fonksiyonlar (pazarlama, üretim, muhasebe, insan kaynakları, finansman, araştırma-geliştirme), beşeri kabiliyetleri ve örgüt geliştirme kapasitesi olarak ifade edilir. Bu üç faktörün arasında bir etkileşim ve sinerjinin olması gerekir. Söz konusu faktörlerin işletmeye sağladığı faydanın her birinin ayrı ayrı sağlayacağı fayda toplamından büyük olması sinerji terimiyle açıklanabilir. İç çevre analizi bu faktörler ve sinerjinin analizini kapsar.

İşletmenin dış çevresi, kendisiyle ilgili fakat kendi dışındaki faktörlerden oluşur. Bu faktörlerin sınırlarını tam olarak belirlemek kolay olmamaktadır.

Dış çevre incelenirken üç farklı çevre tanımlaması yapılır. Bunlar; gerçek dış çevre, algılanan dış çevre ve karar alanı veya uygulama çevresidir. Gerçek dış çevre , işletmenin dışında yer alan ve her türlü çevre unsurunu içinde barındıran çevredir. Yöneticiler işletmenin çevresinde olup bitenleri tümüyle algılayamamaktadır. Bu açıdan yöneticilerin tüm çevre unsurları içerisinde algıladıklarını barındıran çevre, algılanan dış çevre olarak ifade edilir. Yöneticilerin algıladıkları dış çevre unsurları içerisinden tercih ettikleri unsurlar da karar alanı veya uygulama çevresini meydana getirmektedir.

Dış çevre faktörleri de iş çevresi, ulusal dış çevre ve küresel dış çevre olmak üzere üçe ayrılır. Müşteriler, satıcılar ve rakipler gibi bir işletmeyi doğrudan etkileyen unsurları içerisinde barındıran çevre iş çevresi olarak adlandırılır. Ekonomik, teknolojik ve sosyo-kültürel faktörler gibi bir işletmeyi doğrudan değil, dolaylı olarak etkileyen unsurları içerisinde barındıran çevre ulusal dış çevre olarak adlandırılır. Ulaşım, haberleşme ve işletme girdilerindeki değişmeler gibi bir işletmeyi doğrudan ve dolaylı olarak etkileyen unsurlar ise küresel dış çevreyi meydana getirir.

İşletmenin ilgili olduğu çevrenin ve o çevredeki ilişkide bulunulan çevresel unsurların belirlenmesinin ardından, her bir çevre unsurunun yaratacağı tehlikeler ve fırsatlar üzerinde durulmalıdır. Başarıyı hedefleyen bir örgütün yapması gereken şey tehditleri ve fırsatları erkenden fark etmek ve ona göre hareket etmektir.

Stratejik Planlama

Planlama, işletmenin amaçlarına ulaşması için gerekli araç ve yolların tespit edilmesi ve bunların işletmeye entegre edilmesi süreci olarak ifade edilmektedir.

Planlama işletmelerdeki eşgüdümü sağlar. Planlama faaliyetini düzgün bir şekilde gerçekleştiren işletmelerde her birim diğerinin ne yaptığını bilecek ve çalışanlar işletmeye bütüncül bakabileceklerdir. Planlama sayesinde herkesin kendinden ne beklendiğini bilmesi işini daha düzgün bir şekilde yapmasına yardımcı olacak ve motivasyonu artıracaktır. Planlama işletmeye detaylı bir çevre analizi yapabilme imkanı sağlar. Çevrenin belirsizliğini minimuma indirmeye çalışan bir işletme, hem iç çevresinde hem de dış çevresinde bütün olasılıkları hesaplayacak, detaylı çalışmalar yapacak ve işletmeyi her türlü olumlu veya olumsuz senaryoya hazırlayacaktır. Planlama faaliyeti işletmelerde yetki devrini de kolaylaştırmaktadır.

Planlama faaliyeti işletmenin bütününü ilgilendiren bir süreçtir ve birinci ilkesi, planlamaya karşı işletmenin genelinde bir arzunun oluşturulmasıdır. Planlama yapılırken mümkün olduğunca ekip çalışması yapılmalı ve alınacak kararlara tüm çalışanların katılımı sağlanmalıdır. Planlama faaliyetlerinin her biri için uygun sürelerin belirlenmesi işletmenin geleceğe daha güvenli bakmasını sağlar. Planlama faaliyetleri belirlenirken diğer bir önemli faktör de karar vericilere ve uygulayıcılara esneklik tanınmasıdır. Katı bir süreç, yöneticilerin karar almasını ve işletmenin değişen çevre koşullarına uyumunu zorlaştırır. İşletmenin geçmişte aldığı kararların kendisine olumlu ve olumsuz katkılarını görebilmesi için alınacak her kararın yazılı olarak kaleme alınması gerekmektedir.

Stratejik planlamayı diğer planlardan ayıran ilk özellik süreyle ilgilidir. Stratejik planlama için belirlenen sürenin olabilecek en maksimum süre olması gerekmektedir. Stratejik planlamayı diğer planlardan ayıran bir diğer özellik, kullanılan verilerin yapısı ile ilgilidir. Kısa süreli planlar işletmenin belli bir bölümüyle ilgili ve veriler homojen iken, stratejik planlama işletmenin bütünüyle ilgilidir ve veriler heterojen olmaktadır. Verilerin çeşitliliğinin yanı sıra stratejik planlamada kullanılan verilerin sayısı da diğer planlama türlerinden oldukça fazladır. Stratejik planlama diğer planlama türlerinden daha kapsayıcı bir nitelik taşır, diğer planlama türlerine rehberlik eder. Bu açıdan stratejik planlama, işletmenin üst kademelerinde ve az sayıda yönetici tarafından belirlenmektedir.

Stratejik planlama bir işletmedeki ulaşılması düşünülen sonuçların planlanması olarak ifade edilebilir. İşletmeler stratejik planlama sürecini şu sorular etrafında oluşturmaktadır:

• Neredeyiz?
• Nereye gitmek istiyoruz?
• Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz?
• Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendirebiliriz?

Stratejik planda yer alması gereken temel unsurlar aşağıdaki gibidir:

• Durum analizi,
• Bu sürece katılımın nasıl sağlandığına ilişkin bir açıklama,
• Misyon, vizyon ve işletmeye ilişkin temel değerler,
• İşletme tarafından belirlenen en az bir tane amaç,
• Belirlenen her amaç için ortaya koyulan bir hedef,
• Hedefe ne derece ulaşıldığını belirlemek için bir ölçüm kriteri,
• Stratejiler,
• Amaç ve hedefler için 5 yıllık tahmini bir maliyet unsuru.

Stratejik Kalite Yönetimi

Kalite yönetiminin stratejik bir bakış açısıyla açıklanmasına bir çerçeve olarak stratejik kalite yönetimi veya stratejik toplam kalite yönetimi kavramları kullanılmaktadır.

Stratejik yönetim anlayışı, iç ve dış çevre unsurlarının etkilerinin birlikte değerlendirilmesini gerektirir. Toplam kalite yönetimi de özellikle müşteri vurgusuyla işletmenin dış çevresine ilk kez vurgu yapan yaklaşımlardan biridir. Strateji ve kalite yönetimi ilişkisi, kalite yönetiminin temel araçlarından olan PUKÖ (Deming) Döngüsü’nün dört aşaması, yani planla, uygula, kontrol ve önlem al çerçevesinde ele alınabilir.

Planla: Stratejik Planlama : Kalite yönetimi ile stratejik yönetimin planlama konusundaki ortak noktası her iki yaklaşımın da planlama aşamasında amaçların belirlenmesini ve durum analizi yapılmasını öngörmesidir. Stratejik bakış açısının bu anlamda kaliteye katkısı, durum analizine dış çevresel faktörleri de eklemesi, amaç belirlemeye ise vizyon gibi daha uzun vadeli amaçları ilave etmesidir.

Uygula: Stratejik Uygulama : Stratejik yönetim anlayışı, stratejilerin hayata geçirilmesi için belirlenen politikaların uygulanmasında taktik ayarlamaların yapılmasını alt yöneticilere bırakarak onlara biraz daha fazla hareket alanı tanır. Dolayısıyla kalite yönetimi sürecinin uygulama aşamasına stratejik bakış açısının katkısı, kalite planlarının hayata geçirilmesinde kullanılan standartlara biraz esneklik ve dinamizm kazandırılması olabilir. Uygulama aşamasında stratejik bakış açısının bir diğer katkısı da kuruma bütüncül yaklaşma konusundadır.

Kontrol Et: Stratejik Kontrol : Stratejik yönetim bakış açısı, çok uzun vadeli planlamalarla ilgilendiği için iç ve dış çevresel koşullarda ortaya çıkabilecek yeni gelişmelerin bu planlara olası etkilerini de sürekli değerlendirerek gerektiğinde geleceğe yönelik planlamaları yenilemeyi gerektirir. Stratejik kontrol üç farklı kontrol türünü içermektedir: Geçmişin kontrolü, mevcut durumun kontrolü ve geleceğin kontrolü. Bu çerçevede bir eşleştirme yapmak gerekirse geçmişin kontrolü süreçlerin tamamlanmasının ardından gerçekleştirilen kontrolü ifade etmektedir ve daha çok kalite kontrol bakış açısını yansıtır. Bugünün, yani mevcut durumun kontrol edilmesi ise hâlihazırda devam eden süreçlerin gerçek zamanlı olarak denetlenmesini ifade etmektedir ve toplam kalite yönetimi anlayışını yansıtır. Stratejik kontrol hedeflerin ötesine ulaşılabilme potansiyelinin de kontrol edilip geliştirilmesini hedefleyerek kalite yönetimi yaklaşımının kontrol ufkunu genişletmesine katkıda bulunabilir.

Önlem Al: Stratejik İyileştirme : İşlerin baştan planladığı gibi sonuçlanıp sonuçlanmadığı kontrol aşamasında ortaya çıkarken, işlerin standart bir düzene sokulması ve hataların minimuma indirilmesi önlem alma aşamasında ortaya çıkarılmaktadır. Stratejik bakış, sürekli iyileştirme kapsamının iç ve dış çevresel faktörlerin tamamını kapsayacak şekilde ve benimsenen vizyon, misyon, strateji ve politikaları da kuşatacak şekilde ele alınmasına katkıda bulunabilir.

Stratejik kalite yönetiminin dinamikleri aşağıdaki gibidir:

Müşteri odaklılık : İşletmelerin stratejik yönetimlerinde gerek iç gerek dış çevre analizlerini yaparken dikkat etmeleri gereken en önemli noktalardan birisi müşteri ihtiyaç ve isteklerine uygun ürün ve hizmetler üretmektir.

Liderlik: Stratejik kalite yönetiminde üst yönetimin sürece dahil olması, çalışanlar yol gösterici olması çok önemlidir.

Sürekli geliştirme : İşletmelerin başarılı olmak için sürekli olarak kendilerini geliştirmeleri, sürekli değişen çevre ve ona bağlı olarak müşteri ihtiyaçlarına uyum sağlamaları gerekmektedir.

Stratejik kalite planlaması : Müşteri ihtiyaçlarını doğru bir şekilde belirlemek isteyen işletmelerin kaliteli hizmet ve ürün sunmak için geleceği doğru bir şekilde okumaları ve ona göre plan yapmaları gerekmektedir.

Tasarım kalitesi, hız ve hata önleme : Ürün ve hizmetlerindeki hata payını minimuma düşürmeyi başaran işletmeler kaliteli ürün ve hizmetlerini rakiplerinden daha aşağı fiyatlarda müşterilere sunma imkânı elde ederek rakiplerinin bir adım önüne geçer.

Çalışanların katılımı ve işbirlikleri : İşletmelerin gerek stratejik planlarının hazırlanmasında, gerekse kalite yönetiminin oluşturulmasında, süreçlere çalışanların katılımını sağlamaları oldukça önemlidir.

Gerçek temelli yönetim : İşletmeler iç ve dış çevre analizi yoluyla çevreden güvenilir ve doğru veriyi almaya çalışır, bu verileri yorumlar ve işletme için kullanır. Bu verilerin bir bütün haline getirilmesi ve her kademeden kişilerin ulaşmasının sağlanması doğru bir yönetim için gerekli koşullardan birisini oluşturmaktadır.