Dış Ticarette Bilgisayar Uygulamaları Dersi 5. Ünite Özet

Giriş

Bilgisayarlar iş hayatına dahil olmadan önce veriler fiziksel ortamlarda saklanırdı. Bu iş için genelde belirli bir düzen ve sıra içerisindeki dosyalar dolaplarda tutulurdu. Günümüzde iste organizasyonlar bu iş için bilgi teknolojilerinden faydalanmaktadır. Çok büyük boyuttaki verileri saklamak ve verilere kısa sürede ulaşmak için organize edilmiş veri saklama araçlarına veritabanı yönetim sistemi yazılımı ismi verilir. Veritabanı sistemlerinin doğru tasarlanması ve etkin kullanımı, sistemin ve onu kullanan organizasyonun performansına doğrudan etki eder.

Veri Depolama Yöntemleri

Veritabanı, mantıksal olarak ilişkilendirilmiş veri topluluğu olarak tanımlanmaktadır. Küçük boyutlu veriler dosya sistemleri içerisine ayrı dosyalar şeklinde kaydedilip saklanabilirler. Küçük işletmeler ve kişisel kullanıcılar tarafından yeterli olarak nitelendirilebilecek bu yöntem, büyük organizasyonların kullandığı büyük boyutlu veriler için güvenlik, erişim hızı, veri tekrarı ve veri tutarsızlığı, yazılım-veri bağımlılığı ve yedekleme ve kurtarma yönlerinden yetersiz kalmaktadır. Bu eksiklikleri gidermek adına daha güvenli ve düzenli bir yöntem olan veritabanı sistemleri ortaya çıkmıştır.

Kullanıcıların veritabanı oluşturmasını ve kullanmalarını sağlayan programlar topluluğuna veritabanı yönetim sistemi adı verilmektedir. Veritabanı yönetim sistemi yazılımları ve veritabanının oluşturduğu bütüne ise veritabanı sistemi adı verilmektedir. Veritabanlarının verileri organize etmede kullandığı temel modeller aşağıda sıralanmıştır.

• Düz(tablo) model
• Hiyerarşik model
• Ağ modeli
• İlişkisel model
• Çok boyutlu model
• Çok değerli model
• Nesne yönelimli model

Bu modeller arasında günümüzde en yaygın olarak kullanılanı ise ilişkisel modeldir.

İlişkisel veritabanı, verileri iki boyutlu tablolar halinde tutan, tablolardaki varlıklar arasındaki ilişkileri tanımlamak için ilişkisel cebir adı verilen bir teknik kullanan veritabanı modelidir. Günümüzde en yaygın olarak kullanılan ilişkisel veritabanı yönetim sistemleri arasında IBM DB2, Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL ve MySQL sayılabilir.

İlişkisel bir veritabanının gerçek hayatta temsil ettiği her bir şey bir “varlık” olarak adlandırılır (Ör: bir şirketteki her bir çalışan). Bir veritabanı tablosunun her bir satırı (kaydı), temsil edilen varlığın bir “nesnesini”, her bir sütunu (alanı) ise varlığın “özelliğini” temsil etmektedir (S:111, Şekil 5.1). Tablolardaki her bir nesneyi (satırı) diğerlerinden ayırarak benzersiz olarak tanımlayan bir ya da daha fazla alana “birincil anahtar” ismi verilir ve bir tabloda birincil anahtar değerinin birden çok kez tekrarlanmasına izin verilmez.

İlişkisel veritabanında varlıklar arası ilişkiler oldukça önemlidir. “bire-bir”, “bire-çok” ve “çoka-çok” olmak üzere üç temel ilişki türünden bahsedilebilir (S:112, Şekil 5.2). Varlıklar arasındaki ilişkilerin miktarlarında sınırlamalar olabilir. “İş kuralı” olarak adlandırılan bu sınırlamalar veritabanı tasarımına geçilmeden önce belirlenmelidir.

Veritabanları, veriyi tanımlayan ve işleyen, “Yapılandırılmış Sorgu Dili” (SQL-Structured Query Language) adı verilen bir programlama diline sahiptir. 1970’lerin başlarında geliştirilen SQL, verinin saklanması ve erişilmesi konularında kullanılmaktadır.

Veritabanı Tasarımı

Gerçek dünya varlıklarını veri tabloları halinde organize etmek için veritabanını doğru tasarlamak çok önemlidir. Veritabanını oluşturacak varlıklar, özellikleri ve birbirleri ile olan ilişkileri incelenerek sistematik bir tasarım yapılmalıdır. Varlıklar, özellikleri ve aralarındaki ilişkileri gösterildiği yapıya varlık-ilişki diyagramı adı verilir.

Veritabanı yönetim sistemleri çeşitli öğeler içerir. MS Access veritabanı sisteminde verilerin depolandığı tablolar, verilerin üzerinde işlemlerin yapıldığı sorgular, arayüz tasarımı için formlar, verilerden çeşitli sonuçları sergilemek için raporlar ve otomatikleştirilmiş işlemler için makro ve modüller yer almaktadır (S:113, Şekil 5.4).

Veri modeli belirlendikten sonra veri girişi için tablolar oluşturulmalıdır. Tablolar dışarıdan aktarılarak, SQL komutlarıyla ya da veritabanı yönetim sisteminin arayüzü yardımıyla oluşturulabilir (S:114, Şekil 5.5). Tabloda bulunacak her alan oluşturulurken içerisinde saklanacak verinin türüne göre(metin, sayı, para birimi, tarih, vs.) oluşturulmalıdır. Alanlar oluşturulurken, büyük boyutlu tablolarda verilere ulaşımı kolaylaştıran dizinlerden ya da tekrarlanan işlemleri otomatik olarak yapan makro ve tetikleyicilerden faydalanılabilir (S:115, Şekil 5.6).

Neredeyse tüm veritabanı yönetim sistemleri dış verilerle çalışmaya olanak sağlar. Dışarıdaki bir kaynaktan sisteme veri aktarılabileceği gibi, sistemdeki veriler başka sistemlerle kullanılmak üzere dışarıya aktarılabilir.

Sorgular

Sorgular, veritabanındaki verileri istenilen şekilde özetleyip süzerek ihtiyaca göre farklı görünüşlerini sunmaya yarayan komutlar grubudur. Sorgulama işlemleri SQL dili kullanılarak yapılır. Ayrıca sorgular vasıtasıyla veri üzerinde ekleme/silme/güncelleme gibi işlemler de yapılabilir. Sorgular, gerekli SQL komutlarının sisteme girilmesiyle ya da veritabanı yönetim sistemlerinin sunduğu sorgu oluşturma sihirbazları vasıtasıyla oluşturulabilir (S:117, Şekil 5.8).

En sık kullanılan sorgular seçme sorgularıdır. Bir ya da daha fazla tablodan, istenilen alanların belli kısıtlamalara uyan değerlerinin alınıp belli alanlara göre gruplanmasını sağlarlar. Seçme sorgularının en genel yapısının SQL dilinde gösterimi şu şekildedir:

SELECT         {seçilen alanlar}

FROM            {verinin seçileceği tablo ya da tablolar}

WHERE         {kısıtlamalar}

GRUOP BY   {gruplanacak alanların isimleri}

Ayrıca seçme işlemi yapılırken bazı basit matematiksel işlemleri veritabanı sistemine yaptırmak mümkündür. Böylelikle veriler seçilirken işlem yapılacak ve sonuçlar gösterilecektir (S:119, Tablo 5.2).

Bir varlık ile ilgili bilgiler birden fazla tabloda tutulabilir. Böyle durumlarda o varlıkla ilgili bilgileri alabilmek için seçme işleminin birden fazla tablo üzerinde yapılması gerekmektedir. Bunun için her iki tablo arasındaki ilişkinin sorgu içerisinde tanımlanması gerekmektedir (S:120, Şekil 5.11).

Bazı veritabanı sistemleri, sorgulamada kullanılan işlemlerden biraz daha karmaşık olan hesaplamaları yapmak için önceden tanımlanmış ifadeler kullanılmasına izin verir (S:121, Şekil 5.12). Ayrıca, sık kullanılan işlem gruplarını ifade şeklinde kaydedip hızlı bir şekilde tekrar tekrar kullanmak da mümkündür.

Veriler üzerinde değişiklik yapan sorgulara eylem sorguları denir. Seçme sorguları veri üzerinde değişiklik yapmazken eylem sorguları silme, ekleme, güncelleme ve oluşturma gibi işlemler yaparlar.

Silme sorgusu, çeşitli kısıtlamalar ve ilişkiler kullanılarak belirlenen bir veri grubunun silinmesi işlemini yapar. SELECT komutu yerine DELETE komutu kullanılır. Silme işlemi sonucunda bir sonuç verisi ekrana gelmez ve silme işlemi geri alınamaz (S:123, Şekil 5.14).

Güncelleme sorgusu, benzer şekilde, belli kısıtlamalar ve ilişkiler kullanılarak seçilmiş bir veri gurubunun istenilen değerlerini değiştirip yeni değerleri kaydetmek için UPDATE komutu kullanılması şeklinde gerçekleştirilir (S:124, Şekil 5.15).

Ekleme sorgusu bir tabloya yeni bir girdi ya da girdi grubu eklemek için INSERT INTO kullanılarak çalıştırılır. Eklenecek verinin alanları elle yazılabileceği gibi başka bir tablodan ya da tablo grubundan seçilerek de eklenilebilir. Bu işlem yapılırken seçilen tablo ile eklenecek tablonun ilgili alanlarının yapı olarak uyumlu olduğuna dikkat edilmelidir.

Formlar

Büyük veritabanı yönetim sistemleri verilerin kullanıcılara sunumu için arayüz araçlarını içermezler, ancak MS Access gibi küçük ölçekli veriler için kullanılan yazılımlar bu araçları kullanıcılarına sunarlar. Bu araçlar kullanılarak hazırlanan ve veri sunumuna özel veritabanı araçlarına form adı verilir (S:125, Şekil 5.17). Formlar sıfırdan oluşturulabileceği gibi sistemin sunduğu sihirbazlar ve şablonlar kullanılarak hazır formlardan yararlanılabilir.

Formlar üzerinde çeşitli tasarım araçları kullanılarak veriler istenildiği şekilde gösterilebilir ve ekleme/silme ve güncelleme işlemleri formlar vasıtasıyla yapılabilir (S:127, Tablo 5.4).

Raporlar

Veritabanı yönetim sistemlerinin sunduğu araçlardan birisi de raporlardır. Verilerin raporlanmasına, farklı şekillerde dışarı aktarılmasına ve yazdırılmasına olanak tanırlar.

Verilerle ilgili rapor oluşturmak için boş bir rapor dosyası oluşturulup istenilen veriler istenilen şekilde rapora konulur ya da sistemin sunduğu rapor sihirbazı ile adım adım oluşturulabilir. Rapor tasarımında kullanılan denetimler formlarda kullanılanlara benzerdir (S:128, Şekil 5.22). Ayrıca metin dosyalarında da kullanılan altbilgi/üstbilgi gibi öğeler de raporlarda kullanılabilir.

Raporlar oluşturulduktan sonra Excel, Word, PDF ve Html gibi yaygın dosya türlerine çevrilerek kaydedilebilir ya da yazdırılabilir. Özellikle birçok müşteriye gönderilecek sipariş listeleri ya da faturalar gibi çok sayıda evrakın oluşturulması gereken durumlarda raporlar oldukça faydalı olmaktadır.