Dış Ticarette Bilgisayar Uygulamaları Dersi 4. Ünite Özet

Giriş

Bilgisayarların en önemli uygulamalarından birisi işlem tablolarıdır. Dönemlik harcamaları takip etmek gibi birçok günlük hayat problemi işlem tabloları vasıtasıyla çözülebilir. Benzer şekilde tanınan kişilerin iletişim bilgileri de liste halinde işlem tablolarında tutulabilir. İşletmelerde de çeşitli hesaplamalar gerektiren ücret bordroları sürekli olarak hesaplanmakta, büyük işletmelerde bu işlemler artmakta ve hata olasılığı yükselmektedir. İşlem tablosu yazılımları bu tür liste, çizelge, tablo ve grafikleri hazırlamada ve üzerlerinde işlem yapmada büyük kolaylık sağlamaktadırlar.

Dış ticarette kullanılan proforma fatura, sevkiyat belgeleri, gümrük belgeleri vb. birçok belge için işlem tablosu yazılımları sıklıkla kullanılmaktadır.

İşlem Tabloları ve Özellikleri

Bireyler günlük hayatlarında adres listesi, ders programı, alışveriş listesi, harcama takip listesi gibi birçok ihtiyaç için liste oluşturma yöntemine başvurmaktadırlar. Tüm bu işlemler için hazırlanan liste, tablo ya da çizelgelerde sık sık değişiklik, ekleme ya da çıkarma gibi müdahaleler olup listelerin güncellenmesi gerekmektedir. Bu işlemler kağıt ve hesap makinesi kullanılarak yapılabilir. Ancak bu durumda oldukça zaman alan, aynı işlemlerin tekrarlandığı ve hata olasılığı yüksek işlemler olacaktır. Oysa işlem tablosu yazılımları kullanılarak tüm bu listeler, tablolar ve çizelgeler kolaylıkla oluşturulabilir. Ayrıca işlem tablosu yazılımları kullanılarak verilerin sunulması, düzenlenmesi, işlenmesi ve grafik şeklinde sunulması işlemleri yapılabilir.

Başlarda mali tabloların oluşturulmasında yoğun olarak kullanılan işlem tablosu programları, kişisel bilgisayarların yaygınlaşması ile daha geniş bir kullanıcı kitlesine ulaşmış, günlük işler için de yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. Önceleri mali tablolarda sadece verilerin listelenmesine imkan tanınıp işlemler hesap makinası yardımı ile yapılırken bilgisayar teknolojileriyle birlikte gelişen işlem tablosu programları, günümüzde birçok karmaşık işlemin otomatik olarak yapılmasına olanak tanımaktadır. İşlem tablosu programlarının kullanımı yaygınlaştıkça kişisel bilgisayar kullanımının yaygınlaşmasına yardımcı olmuştur.

İşlem tabloları, verileri listelemeye ve veriler üzerinde ekleme, çıkarma, güncelleme, anlamlı parçalara ayırma ve daha birçok işlemin yapılmasına olanak sağlayan programlardır. Özellikle aralarındaki ilişkilerin karmaşık olduğu büyük boyutlu verilerde işlem tablolarının gücü ve faydaları daha açık görülebilir. Bu veriler üzerindeki hesaplamalar işlem tablosu aracılığı ile yapıldığında sadece basit sonuçlara değil de çeşitli stratejik analizlerin sonuçlarına da ulaşmak mümkün olmaktadır. Ancak bu analizler analitik sonuçlara dayandığında işlem tabloları yardımcı olabilmektedir. Yoruma dayalı sonuçlar ise işlem tabloları yardımıyla üretilemezler.

Veriler işlem tablosuna girildikten sonra üzerlerinde değişiklik yapıldığında sonuçlara etkileri anlık olarak gözlemlenebilir. Ayrıca veriler ve sonuçları tablo olarak sunulabileceği gibi grafik şeklinde de sunulabilir.

Bir işlem tablosu programı satır ve sütunlardan oluşan elektronik bir çalışma sayfasıdır. Sütunlar harflerle, satırlar rakamlarla gösterilir. Satır ve sütunların kesişmesi ile oluşan kutucuklara “hücre” adı verilir. Her bir hücre kesişimlerinden oluştuğu sütun ve satır numaralarından oluşan “adres” bilgisine sahiptir(S:81, Şekil 4.2). Tabloya girilecek veriler bu hücrelere yazılır. Hücrelere değerler(rakam, tarih, harf, vb.), etiketler(ad, soyad, vs.) ve formüller girilebilir.

İşlem tablolarının bulunduğu, işlemlerin gerçekleştirildiği satır ve sütunlardan oluşan alana “çalışma sayfası” denir. Çalışma sayfalarından oluşan ve işlem tabloları aracılığıyla oluşturulan dosyalara “çalışma kitabı” adı verilir(S:81, Şekil 4.3).

İşlem Tablolarında Formül Oluşturma

İşlem tablolarının en büyük avantajı hücrelere formül girilerek karmaşık hesapları otomatik olarak yapabilmeleridir. Bu formüller elle yazılabildiği gibi hazır işlevler arasından seçilebilir. Bir hücreye formül girişi yapmak için hücre içeriğine eşittir(=) işareti ile başlanarak formülün girilmesi gerekir( S:82, Şekil 4.4 – 4.5).

Hücrelere doğrudan formül girilebileceği gibi hücre başvuruları da kullanılabilir. Formül içerisinde başka hücrelerin adresleri kullanılarak formüller diğer hücrelere bağlanır. Böylelikle bağlanan hücrenin içeriği formülde kullanılacak, içerik değiştiği anda formül sonucu da değişecektir (S:83, Şekil 4.6).

Dış ticaret işlemlerinde işlem tablosu formülleri yaygın olarak aşağıdaki işlemler için kullanılmaktadır:

• Yüzde (%) hesaplama (S:84, Şekil 4.8)
• Büyüme (Yüzde değişim) hesaplama (S:84, Şekil 4.9)
• Endeks değişimi (Trend) hesaplama (S:85, Şekil 4.10)
• İskonto hesaplama (S:85, Şekil 4.11)
• Çapraz döviz kuru hesaplama (S:86, Şekil 4.12)
• Gecikme zammı, gecikme faizi ve tecil faizi hesaplama (S:86, Şekil 4.13)

İşlem tablolarında formüller elle yazılarak ya da işlev kullanılarak girilebilir. İşlev, bir ya da daha fazla değeri işleyen ve önceden tanımlanmış bir formüldür(S:87, Şekil 4.14). İşlev eklenmek istenilen hücre seçilip “İşlev Ekle” (fx) düğmesine tıklanarak(S:88, Şekil 4.17) önceden tanımlanmış olan işlevler arasından uygun işlev seçilerek istenilen hesaplamalar yaptırılır(S:89, Şekil 4.18 – 4.19). Tanımlı olan işlevler kullanım alanına göre (matematiksel, istatistiksel, vs.) kategorilere ayrılmış şekildedir.

Dış ticaret işlemlerinde işlem tablosu işlevleri en çok ortalama alma (S:90, Şekil 4.20) gibi istatistiksel hesaplamalarda ve “Eğer İşlevi” gibi mantıksal ifadelerde (S:91, Şekil 4.21) kullanılır.

Satır Yüksekliği ve Sütun Genişliğini Düzenlemek

Çalışma sayfasında bulunan satır yüksekliği ve sütun genişliği isteğe bağlı olarak ayarlanabilir. Bunu yapmak için satır ya da sütun başlığına tıklandıktan sonra “Giriş” sekmesinin “Hücreler” grubunda yer alan “Biçim” düğmesine tıklanarak menü görüntülenmeli, açılan menüde yer alan “Hücre Boyutu” bölümünde “Satır Yüksekliği” ya da “Sütun genişliği bölümlerine istenilen yükseklik ya da genişlik girilerek onaylanmalıdır. Aynı işlemler, satır ya da sütun başlığına sağ tıklayarak açılan menüden seçme şeklinde, veya satır ya da sütunun sınırlarını fare ile tutup sürüklemek şeklinde kısa yoldan yapılabilirler.

Baskı Önizleme

Baskı önizleme, yazdırma işlemi başlamadan önce çıktının nasıl görüneceği hakkında bilgi edinmek(S:92, Şekil 4.22), çıktıyla ilgili sayfa sonu, kenar boşlukları gibi biçimsel ayarlar üzerinde değişiklik yapmak amacıyla kullanılır (S:93, Şekil 4.23).

Çalışmanın tek sayfaya sığmadığı durumlarda baskı önizleme kısmından diğer sayfaları da görüntülemek mümkündür. Baskı önizleme safhasında çıktının durumu görüntülenip istenilen değişiklikler yapıldıktan sonra çalışma sayfasının dökümü alınabilir.

Alan Yazdırma

İşlem tablosu programlarında tüm çalışma sayfası yazdırılabileceği gibi seçilen bir alan da yazdırılabilir. Bunun için öncelikle yazdırılmak istenilen alan seçilmelidir(S:94, Şekil 4.25). Daha sonra “Sayfa Düzeni” sekmesinin “Sayfa Yapısı” grubundaki “Yazdırma Alanı” düğmesine tıklanarak açılan menüden Yazdırma Alanını Belirle” komutu seçilmelidir(S:94, Şekil 4.26). Aynı menüdeki “Yazdırma Alanını Temizle” komutu seçildiğindeyse önceden seçilen yazdırma alanı temizlenecektir.

Çalışma kitabıyla ilgili bir çıktı alınmak istendiğinde “Dosya” menüsünden “Yazdır” komutu seçilmelidir(S:95, Şekil 4.27). Açılan penceredeki yazdırmayla ilgili ayarlar içerisinde “Tüm çalışma kitabı” seçildiğinde tüm kitap, “Geçerli Sayfalar” seçeneği seçildiğinde seçili olan çalışma sayfaları, “Sayfalar” seçeneği seçilip yazdırılmak istenilen sayfaların numaraları girilerek istenilen sayfalar, fare ile belirlenen bir alan yazdırılmak istendiğindeyse alan seçildikten sonra “Seçim” seçeneği seçilerek istenilen alan yazdırılacaktır.

Hücreleri Biçimlendirme

İşlem tablosu yazılımlarında veri girişi yapılan hücreleri biçimlendirmek için fare sağ tuşuna tıklanarak açılan menüden “Hücreleri Biçimlendir” komutu tıklanmalıdır (S:96, Şekil 4.28). Açılan iletişim kutusunda Sayı, Hizalama, Yazı Tipi, Kenarlık, Dolgu ve Koruma sekmeleri yer alacaktır. Bu sekmelerdeki ayarlar kullanılarak hücre içeriğinin türü (sayı, ondalık sayı, para birimi, tarih, metin, vs.) değiştirilebilir (S:97, Şekil 4.29), hücrelerin yazım yönü ve hizalama ayarları değiştirilebilir (S:97, Şekil 4.30), hücrelerin etrafındaki kenarlıkları değiştirme ve hücrelerin dolgu rengi, yapısı üzerinde değişiklikler yapma gibi görsel ayarlamalar yapılabilir.

İşlem Tablosu ile Grafik Oluşturma

İşlem tablosu programları yardımı ile, verilerin sunumunu daha anlamlı hale getirmek adına, profesyonel görünümlü grafikler oluşturulabilir. İsteğe ve amaca bağlı olarak birçok tür grafik oluşturmak mümkündür. Grafik oluşturmak için veriler uygun şekilde çalışma sayfasına girildikten sonra(S:99, Şekil 4.33), “Ekle” sekmesine tıklanarak “Grafikler” grubu görüntülenir. İstenilen türde grafik grubu içerisinden istenilen grafik biçimi seçilerek girilen verileri gösteren grafik oluşturulabilir(S:99, Şekil 4.34, S:100, Şekil 4.35).

Metin Dosyalarından Veri Alma

İşlem tablosu yazılımları kullanılarak bir metin dosyası işlem tablosu ile açılabilir veya dış veri aralığı olarak kullanılabilir.

Metin dosyasını işlem tablosuna aktarmak için “Veri” sekmesinin “Dış Veri Al” grubundan “Metinden” seçeneği işaretlenir(S:100, Şekil 4.36). Metin dosyasının yeri gösterilip dosya açıldıktan sonra açılan Metin Alma Sihirbazının adımları takip edilerek(S:102, Şekil 4.38-41) verinin türü, kullanılan ayırıcılar gibi ayarlar yapıldıktan sonra veri istenilen yere aktarılmış olur(S:104, Şekil 4.42).