Spor Tesisi İşletmeciliği ve Saha Malzeme Bilgisi Dersi 5. Ünite Özet

Ünite 5: Spor Tesis İşletmelerinde Etkinlik Yönetimi

Giriş

Bireyler boş zamanlarını verimli olarak kullanma, günün rutininden uzaklaşma ve sosyalleşme gibi birçok amaç için etkinliklere katılım göstermektedir. Hayatın karmaşıklaşması, zenginliğin artışı, yaşam beklentilerinin artması, boş zamanın artması gibi birçok faktör zamanı daha etkin kullanmak isteyen kişiler için daha önceden kendileri veya yakın çevresi tarafından yapılan birçok hizmetin belirli organizasyonlar tarafından yerine getirilmesi gereğini doğurmuştur.

Etkinlik Kavramı

İnsanoğlunun her dönemde meşgul olacağı olay veya etkinlikler düzenlediği düşünüldüğünde etkinliğin esas olarak insanlık tarihi kadar eski bir geçmişe sahip olduğu söylenebilir. Etkinlik kavramı herhangi bir olayın meydana gelmesi sonucu hatırda kalınacak bir olayın gerçekleştirilmesi; bir programdaki sunum (spor gibi), özel bir yerde organize edilen faaliyet (satış artırma ve yardım toplama gibi) olarak tanımlanmaktadır. Etkinlikler özel bir ihtiyacı tatmin etmek için seremoni ve ritüeller ile kutlanan eşsiz zamanlar geçirme anlamına gelmektedir ve Disneyland organizasyonu tarafından parkların farklı normlarının tanımlanmaya çalışılması ile etkinlik kavramı ilk kez kullanılmıştır.

Etkinlik, katılımda bulunan kişi üzerinde özel bir etki yaratan, planlı ve hünerli bir biçimde yaratılan bir deneyim olarak da tanımlanmaktadır. Başka bir yaklaşıma göre ise, hedef kitleye bir mesajın iletileceği veya tutumların etkilenip davranışın gerçekleştirileceği bir toplantının belirli bir yer ve zamanda gerçekleştirildiği faaliyetlerin tümü olarak da tanımlanabilir.

Etkinlik Endüstrisi

Yıllar bazında bakıldığında 1950’li ve 60’lı yıllar etkinlik kavramının şekillendiği, 1970’li ve 80’li yıllarda ise etkinlik altyapısını özel ve kamu sektörünün oluşturduğu, 1980 ve 90’lı yıllar ise günümüz çağdaş etkinlik endüstrisinin ortaya çıktığı dönemlerdir. Etkinlikler endüstriyel bir yapıyı ortaya koymaktadır. Bir endüstri olarak etkinlik pek çok farklı endüstri üzerinde etki yaratmaktadır. Etkinliklerin türüne bağlı olarak da dâhil olduğu endüstriler farklılık göstermektedir. Çoğu etkinlikte ticari kuruluşlar, spor kuruluşları, turizm, konaklama, yeme içme, dinlenme, sağlık, güvenlik, eğlence kuruluşları etkinliklerin gerçekleştirilmesinde önemli rol oynamaktadır.

Etkinlikler sosyal bir ortam içerisinde gerçekleşir ve hayatı çoğu yönüyle de etkiler. Etkinliklerin gerçekleştirildiği bölgeye olan sonuç ve yararlarını optimize etmek için daha iyi belgelenmiş ve araştırılmış stratejiler geliştirilmektedir. Bu açıdan etkinliklerin gerçekleştirildiği bölge ve bölge halkına bir takım etkileri bulunmaktadır ve bunlar şöyle sıralanmaktadır:

• Fiziksel etkiler
• Ekonomik etkiler
• Turizm etkileri
• Sosyo-kültürel etkiler
• Psikolojik etkiler
• Politik etkiler

Etkinlik Türleri

Etkinlik kavramının kültürden spora, politik dünyadan iş dünyasına, uluslararasından yerele, toplantılardan yarışmalara kadar birçok alanı içine alması etkinlik kavramının sınıflandırılması ve türleri bakımından tam bir fikir birliğinin sağlanmasına engel olmaktadır. Fakat farklı kriterlere göre sınıflamalar yapmak mümkündür.

Ölçeklerine göre etkinlikler;

• Mega,
• Hallmark,
• Büyük ve
• Yerel etkinlikler olarak sınıflanabilir.

İlgi alanlarına göre ise etkinlikler;

• Kamu,
• Spor,
• Sanat,
• Festival,
• Turizm ve
• İş şeklinde bir sınıflamaya tabi tutulabilir.

Bir diğer sınıflama ise şöyledir;

• Serbest zaman etkinlikleri,
• Bireysel etkinlikler,
• Kültürel etkinlikler ve
• İşletme etkinlikleri.

Etkinliklerin içerikleri temel alındığında ise;

• Kültürel kutlamalar,
• Sanat,
• İş ve ticaret,
• Spor karşılaşmaları,
• Eğitim ve bilim,
• Rekreasyon,
• Politik ve
• Özel etkinlikler olarak sınıflama yapmak mümkündür.

Spor Etkinlikleri

Spor etkinlikleri başlangıçta bir kutlama, seremoni olarak ortaya çıkmıştır. 20. Yüzyılın başlarında spor oyunları ve kurallarına uluslararası standartların getirilmeye çalışılmasıyla, yerel ve ulusal oyunlar dünya çapında spor sistemine dönüşmüştür. Tanım açısından bakıldığında spor etkinlikleri spor aktivitesi gerçekleşirken gerçek oyunlar ve buluşmalar olarak değerlendirilir. Bu açıdan bakıldığında birçok sportif etkinlik formunu şöyle sıralamak mümkündür;

• Profesyonel veya amatör spor etkinlikleri
• Kapalı alan veya açık alan etkinlikleri
• Düzenli olarak tekrarlanan veya tek seferlik düzenlenen etkinlikler
• Alanına göre yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası sportif etkinlikler
• Seyirciler, katılımcılar için veya her ikisi için düzenlenen spor etkinlikleri
• Spor festivalleri tekli veya çoklu spor etkinlikleri

Spor Etkinlikleri Katılımcıları

Spor etkinliklerinin katılımcıları yalnızca yarışmaya katılan oyuncular değil, etkinliğin başarısında önemli rol oynayan spor endüstrisi tüketicileri bulunmaktadır. Bunları;

• Yarışmacılar,
• Görevliler,
• Arkadaş çevresi,
• Tedarikçiler,
• Etkinlik yönetimi,
• Personel,
• Seyirciler,
• Medya ve
• Protokol (VIP) olarak sıralamak mümkündür.

Spor Tesislerinde Etkinlik Yönetimi

Etkinlikler olmaksızın spor tesislerinin kullanılmasının bir amacı olamayacaktır. Bu nedenle çok geniş yelpazede etkinlikler spor tesislerinde gerçekleştirilmektedir. Tesis yöneticileri ise etkinliklerin gerçekleştirilmesi için, etkinlik öncesi, etkinlik esnasında ve etkinlik sonrasında bir takım görevleri yerine getirmektedirler. Spor tesisinin etkinlikleri gerçekleştirmede hedeflenen amaçlara ulaşabilmesi için iyi bir yönetim anlayışının oluşturulması gerekir.

Etkinlik yönetimi, genel yönetim kavram ve kuramlarından yararlanarak, tüm yönetim fonksiyonlarının (planlama, koordinasyon, uygulama, denetim) uygun bir şekilde uygulanmasını gerektirir. Ancak genel yönetim fonksiyonları altında etkinliğe özel pek çok faaliyet yerine getirilir ve spor tesislerinde gerçekleştirilecek belli başlı faaliyetler aşağıda özetlenmiştir.

Spor tesislerinde etkinlik planlama süreci etkinlik yöneticileri tarafından etkinlik fikrinin ortaya çıkmasından uygulama ve uygulama sonrasındaki tüm aşamaların belirlenmesini içerir. Etkinlik planlama sürecinin ilk adımı amaçların oluşturulmasıdır. Bu karar genel olarak spor işletmesinin felsefesi, misyonu ve vizyonuyla bağlantılı olacaktır. İkinci olarak spor tesislerinde potansiyel etkinliklerin gerçekleştirilmesi için temanın geliştirilmesi gerekir. Tema, farklı etkinliklerin gerçekleştirilmesi konusunu içeren tüm aktiviteleri içermektedir. Bu sürecin bir parçası olarak etkinliğin başarısı için stratejiler oluşturulmalıdır. Bu stratejilerin oluşturulmasında tesis yöneticileri mevcut durumu analiz etmede SWOT analizini kullanabilirler. Tüm bu analizler sonucunda etkinliğin gerçekleştirilip gerçekleştirilmemesine karar verilir.

Tesisin misyonu ve amaçları dikkate alınarak, hedef pazarın ihtiyaçlarını tatmin edecek iyi bir etkinlik rezervasyon sistemi oluşturulmalıdır. Tesis yönetimi, birbirinden farklı etkinliklerin kendi tesislerinde gerçekleştirilmesini sağlamak için belirli bir imaj oluşturmalıdır. Rezervasyon, ilgi çekici ve önemli bir etkinliğin belli bir tarihte, tesisin belirli bir programı dâhilinde kullanılmasını teyit etmek için spor tesisi yöneticileri ile etkinlik sahiplerinin sözleşmesi sürecidir.

Spor tesisi adına müzakereden sorumlu taraf ile etkinlik sahipleri bir araya geldikleri zaman, etkinliğe ev sahipliği yapacak tesisin kullanımı ve etkinlik sürecinde gerçekleştirilecek uygulamalar ile ilgili amaçlar üzerinde anlaşmaya karar verilir.

Etkinliği gerçekleştirecek tarafın tesis yönetimi ile birlikte etkinliğin ne olacağı, hangi tesislerde ve ne zaman gerçekleştirileceği kararı program ile verilir. Etkinlik programı etkinliğin uygulama sürecinin ayrıntılı olarak belirlenmesi sürecidir.

Etkinliğin gerçekleştirilmesinde yer alan farklı tüm bölüm ve birimlerin görevlerini yerine getirirlerken birbirleriyle de uyum içerisinde olmaları gerekmektedir. Koordinasyon, etkinliğin gerçekleştirilmesinde görev alan bireylerin çabalarını birleştirmek ve zaman açısından uyumlu kılmak; amaca varmayı sağlayacak biçimde iş ve işlemlerin birbiri adına gelebilmesini ve birbirini bütünlemesi için gerekli olan işlevdir. Tesis tarafından görevlendirilen etkinlik koordinatörü etkinliğin bütünlüğünü sağlamak ve etkinlikte çalışacak kişilerin yapacakları işlerle ilgili bir plan hazırlanmalıdır.

Gerekli olan görevleri belirlemek, bu görevleri yerine getirecek kişi sayısına karar vermek ve personel sayısının bir listesini çıkarmak ve mümkün olan en iyi ekibi oluşturmak için denetçileri ve çalışanları belirlemek gerekmektedir.

Bilet satışı yönetilmesi gereken bir süreçtir. Bilet gişesi, tesisin gelirlerine, müşteri ve halkla ilişkileri çabasına katkı sağlamaktadır. Bu nedenle halkın kolayca ulaşabileceği yerlerde bulunmalıdır. Satışla ilgili kararlar içerisinde, satış politikaları, bilet iadesi veya değiştirme, posta ile bilet satışı, düşük fiyatlı bilet satışı gibi konularda da karar verilmesi gerekir. Bilet satışı bir etkinliğin başarı ya da başarısızlığı konularında ölçüt olarak da kullanılabilir.

Planlama aşamasından sonra etkinliğin sahnelenmesi aşamasına gelinir. Etkinliğin sahnelenmesi aşamasında işleyişin sorunsuz geçmesi için etkinliğin gerçekleştiği zaman diliminde planlanmış olan birçok sorumluğun yerine getirilmesi gerekir. Bu sorumluluklar kapının açılması, katılımcıların içeri alınması ve etkinliğin başlaması yer almaktadır. Eğer yönetim etkinlik esnasındaki yapılacakları doğru planlamışsa aksiliklerle karşılaşma olasılığı düşecektir.

Trafik tesis yönetiminin kontrol edemeyeceği önemli bir unsurdur. Bunun için etkinlik yöneticileri etkinliğin gerçekleştirildiği bölgedeki trafiği kontrol etmek ve park yerlerine giriş çıkısı düzenlemek için resmi güvenlik güçleriyle işbirliği yapmalıdır. Eğer park yeri azlığı var ise etkinlik alanına toplu taşıma hizmetinin sağlanması için girişimlerde bulunulmalıdır.

Etkinliklerin gerçekleştirildiği tesislerde, etkinlik için bilet alan ve yasal olarak giriş izni bulunan yani katılmaya hak kazanan herkesin tesise girişi sağlanmalıdır. Bunun için etkinliğe girişler kontrol altında tutulmalıdır. Sahteciliğin önlenmesi için biletler güvenlik kodlarıyla basılması gerekir ve girişlerin hızlı ve kontrollü bir şekilde olabilmesi için tasarlamaları gerekir. Etkinlik alanına girişle ilgili iki yöntem bulunmaktadır;

• İlki ilk girenin istediği yere oturduğu genel giriş,
• İkincisi özel bir oturma yerine sahip olan seyircilerin ve koltukların bulunduğu giriş yöntemidir.

Etkinliğin süresine ve türüne bağlı olarak oturma yerleri katılımcıların rahat edebileceği güvende olabilecekleri şekilde olmalıdır. Diğer bir konu ise tesisin kapasitesine göre etkinliğe katılımcı alınmasıdır.

Seyirciler daha keyifli vakit geçirmek için alkol tüketimi yapabilirler ve bu durum bazen sıkıntılara neden olabilir. Kar marjının yüksek olması yöneticilerin alkol tüketimini desteklemesine neden olmaktadır. İzleyicilerin bir bölümü etkinlik esnasında alkol tüketiminin serbest olmasından memnun olurken diğer bir kısmı rahatsız olabilir. Bu nedenle alkol tüketimine ilişkin politikalar çok iyi bir şekilde yönetilmeli ve katılımcıların olumsuz bir deneyimle ayrılmalarının önüne geçilmelidir.

Kalabalık, çok sayıda insanın belli bir yerde belli bir anda ve belli bir amaçla bir araya gelmesi olarak tanımlanabilir. Kalabalık yönetim süreci ise kalabalığı oluşturan bireylerin davranışlarının ve hareketlerinin düzenlenmesini ve kontrolünü esas alır. Kalabalık yönetiminin temel amacı katılımcıların denetlendikleri duygusuna kapılmadan etkinlikle ilgili olumlu tecrübeler yaşamalarını sağlamaktır. Kalabalık yönetimi bütün insan topluluğuna değil birey bazında katılımcılara odaklanmalıdır.

Etkinlik esnasında oluşacak problemlerin çözümünde iyi eğitilmiş güvenlik ve tıbbi personele ihtiyaç duyulacaktır. İzleyicilerin ve performans sergileyicilerin bu problemlerini çözmek tesis yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu sebeple yönetici etkinliğin özelliğine göre uygun sayı ve nitelikte güvenlik ve sağlık ekibini temin etmelidir. Bu personelin etkin çalışabilmesi için ise bir yönergenin hazırlanmış olması gerekir.

İşaretler etkinliğe katılan seyircilerin tesis içerisinde ve etrafında daha kolay hareket etmelerini ve ne tür kurallara uymaları gerektiğini ortaya koyacak şekilde tasarlanmalıdır. Bu tür işaretler etkinlik yönetimi personeli ve katılımcılar arasında bir destek ağı oluşturacaktır. İşaretlerin fark edilmesi için ise işaretlemeler renk ve büyüklükleri gibi özellikleri açısından doğru tasarlanmalıdır.

Risk yönetimi riski tanımlayıp, değerlendirmeyi ve bir kayıp ile karşılaşıldığında nasıl davranılacağını amaç edinen yönetsel bir fonksiyondur. Önceden tahmin edilemeyen ve etkinlik esnasında aniden ortaya çıkan finansal ve kişisel zararların kontrol edilmesi sürecidir. Etkinliklerde doğaları gereği risklere oldukça açıktırlar. Etkinlikle ilgili risklerin neler olabileceğinin önceden tahmin edilmesi ve bu risklere ne gibi önlemler alınabileceği karara bağlanmalıdır. Etkinliklerde risk unsuru taşıyan alanlar;

• Finansal,
• Yönetsel,
• Sağlık,
• Güvenlik ve
• Çevresel risk alanları olarak sıralanmaktadır.

Etkinlik gerçekleştirildikten sonra katılımcıların güvenli bir şekilde çıkarılması ve etkinlik alanının tekrar kullanılabilir hale getirilmesi gerekmektedir.

Etkinlik tamamlandıktan sonra yönetim açısından önemli olan bir diğer konu etkinliğin değerlendirilmesidir. Etkinliğin değerlendirilmesi, etkinlikte planlanan amaçlara ne derece ulaşıldığı ve etkinlik esnasında ortaya çıkan problemlerin neler olduğunun ortaya konması sürecidir.

Değerlendirme tipik olarak etkinliklerin amaçlara ulaşmadaki başarısı ve kaynakların kullanımının etkili ve verimli olup olmadığını ortaya koymak için gerçekleştirilir. Etkinlikle ilgili değerlendirme yapılırken aşağıdaki yaklaşımlara dikkat edilebilir:

• Hedefe ulaşma (önceden belirlenmiş hedefler) yaklaşımı,
• Sistem kaynak yaklaşımı,
• İç süreç yaklaşımı (bir teşhis aracı olarak açık sistem modeli),
• Rakip değerler (tesis içinde),
• Stratejik seçim (tüm paydaşların görüşleri dikkate alınarak).