Etkinlik Yönetimi Dersi 5. Ünite Özet

Finansal Yönetim

Finansal yönetim işletmeler için gerekli olan finansal kaynakların sağlanması, korunması ve etkin olarak kullanılmasıdır. Finansal yönetim tanımından hareketle alınacak kararlarda temel hareket noktası işletmenin piyasa değerini ve ortakların gelirlerini maksimum seviyeye çıkarmaktır. İşletmenin piyasa değerinin maksimum hale getirilebilmesi için finans fonksiyonlarının eksiksiz uygulanması gerekmektedir. Bu fonksiyonlar ise şu şekilde sıralanmaktadır:

• Finansal analiz,
• Finansal planlama,
• Yatırım kararları,
• Finansman kararları,
• Finansal denetim.

Risk ve Risk Yönetimi

Risk kavramı, hedeflenen bir sonuca ulaşamama olasılığı ya da istenmeyen bir olayın oluşma olasılığı ve oluşması durumunda yaratacağı sonucun şiddetinin bir fonksiyonu olarak tanımlanmaktadır. Riskin başlıca üç bileşeni vardır:

• Bir olay yani istenmeyen bir değişiklik,
• Bu olayın ortaya çıkma olasılığı ve
• Bu olayın ortaya çıktığında yaptığı etkidir.

Risk, geleceğe yönelik beklentilerin gerçekleşmeme olasılığıdır. Bir beklentiyi açıklamaya yönelik faktörlerin tam olarak tanımlanamaması ya da etkilerinin tam olarak ölçülememesi durumunda riskli koşullar altında tahminleme devreye girer. Söz konusu riskler, aşağıdaki gibi genel bir sınıflamaya tabi tutulabilirler:

1. Mala ilişkin riskler
2. Ödemeye ilişkin riskler
3. Fiyata ilişkin riskler.

Risk tanımlanıp değerlendirildikten sonraki basamak, riskle mücadelede kullanılacak yaklaşım yönteminin ve her biri için kullanılacak tekniğin kararlaştırılmasıdır. Bu doğrultuda kurumun belirlediği risk yönetim ilkeleri ve limitleri firmanın hangi riskleri üstleneceğini, riskleri azaltmak için neler yapılabileceğini, hangi boyuta kadar riskten kaçınabileceği gibi risklere karşı cevap durumlarını ifade eder. Riske cevap verme ve azaltma yöntemleri genelde aşağıdaki başlıklarda toplanmaktadır:

• Riskten kaçınma yöntemi,
• Riski kabullenme/üstlenme yöntemi,
• Riski transfer etme/paylaşma yöntemi,
• Riski azaltma/ortadan kaldırma/iyileştirme yöntemi.

Risk yönetimi, işletmelerin işlevleri sırasında ortaya çıkabilecek risklerin önceden dikkatli bir biçimde ve ayrıntıları ile tanımlanıp değerlendirilmesi ve bu riskleri minimize edecek veya risklerin etkisini bertaraf edecek önlemlerin alınması olarak tanımlanabilir.

Risk yönetimi fırsatlar yaratmayı, riskleri anlamayı ve arzu edilen çıktıları elde etmek için riskleri yönetmeyi sağlarken gelecekte meydana gelebilecek olası risklerin belirlenmesine, yönetilmesine ve ölçülebilir hale getirilmesine yardımcı olmaktadır. Ayrıca, riskin çok sayıdaki kaynakları pek çok alan üzerinde etkili olacaktır. Risk yönetim süreci;

• Planlama ve
• Yürütme safhalarından oluşur.

Planlama sürecinde, risk yönetiminin program boyunca, nasıl uygulanacağı planlanır. Risk yönetiminin yürütme aşamasında, risk yönetim planına ve risk azaltma planına göre, risk değerlendirme, azaltma, izleme ve kontrol faaliyetleri gerçekleştirilir. Risk yönetim süreci temel olarak;

• Risk tanımlaması,
• Risk değerlendirmesi (risk analizi),
• Risk azaltma ve
• Risk kararının verilmesi,
• Kontrol tedbirlerinin uygulanması,
• Denetleme ve
• Değerlendirme adımlarından oluşmaktadır.

Başarılı bir risk yönetiminin anahtarı erken tanımlama, planlama ve kararlı bir uygulama dır.

İyi planlama; kapsamlı ve yinelenen bir yaklaşımla risk tanımlama, değerlendirme ve tepki geliştirmeyi mümkün kılar.

Finansal Risk Yönetimi

Finansal riski finansal kararlar tayin eder. Finansal risk hem ileride meydana gelebilecek ödeyememe olasılığını hem de meydana gelebilecek gelirlerdeki değişimleri kapsar.

Finansal risk yönetimi, risk kontrolünü de içeren bir kavram olarak matematiksel ifadeyle sürekli bir fonksiyon özelliği gösterir. Yani finansal risk yönetimi, birçok finansal göstergenin işletmelerin özel durumlarıyla ilişkilendirilmesi sonucu; verilen kararların, devamlı gözden geçirilmesi, gerekiyorsa yeni önlemlerin alınması şeklinde dinamik bir süreci içermektedir. Finansal risk yönetiminde, verilen kararların günlük, kısa vadeli ve uzun vadeli bakışlarla var olan hak ve yükümlülüklerin gözden geçirilmesi gereği, zaman kavramının önemini ortaya çıkarmaktadır.

Finansal kararların başarısı, verilen kararın doğru olması kadar; zamanında verilmiş ve zamanında uygulanmış olmasıyla da yakından ilgilidir. Risk arttıkça yatırımcı, fazla riski kabullenmek için daha fazla getiri elde etmek ister. Yani risk ile getiri arasında doğrudan bir ilişki vardır. Yatırımcının veya firmanın getirisini yükseltmek için alacağı kararlar riskini doğrudan etkilemekte, buna karşılık riski azaltmak için alacağı kararlar getirisini azaltmaktadır.

Etkinlikte Finansal Yönetim

Finans, etkinlik temasının ve tasarımının her düzeyinde önemli olan bir konudur. Finansal yönetiminin amacı katlanılan tüm maliyetlerin zaman içinde telafi edilmesidir. Fakat tüm etkinlikler kar amaçlı olmayabilir. Etkinlik organizasyonunda finans yönetimi açısından aşağıdaki konular öne çıkmaktadır:

• Etkinlikte amaç olarak kar elde etmek,
• Düzenlenecek bir etkinliğin firmaya ne kadar mal olacağı,
• Gelir kaynakları,
• Bilet fiyatlarının ayarlanması,
• Nakit akışı,
• Kontrol sistemi,
• Etkinliğin yasal ve vergilendirme yükümlülüğü.

Etkinlikte yapılacak ilk bütçeleme gibi finansal planlama da, organizasyon komitesinin sorumluluğundadır. Organizasyon komitesinin finansal açıdan sorumlulukları gelir kaynaklarını, harcamaları, gelirlerle harcamaların oranını belirlemek, finansal hesaplama ve kontrol sistemi kurmaktır. Pazarlama açısından sorumlulukları ise en iyi sponsoru ve finansal kaynağı bulmaktır.

Etkinlik Bütçesi

Başarılı bir etkinlik ortaya koymak, hedeflenen tüm amaçlara ulaşmaktır. Bu da etkinliğin stratejik planlanmasını, uygulanmasını ve değerlendirilmesini gerektirir. Etkinlik planlayıcısının başarısı bütçe sınırları içinde, sürprizlerle karşılaşmadan etkinliği sonlandırmaktan da geçmektedir. Etkinlik planlama şirketi kar maksimizasyonu hedeflerken, müşteri ise maliyetleri düşük tutmaya çalışır. Etkinliklerde ücretlendirme çeşitli biçimlerde yapılmaktadır. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Etkinlik maliyeti üzerinden bir komisyon yüzdesi,
• Sabit ücret,
• Paket fiyat,
• Saat üzerinden ücretlendirme.

Etkinlikte iyi bir bütçeleme planı geliştirmek için en temel harcamaların belirlenmesi ve listelenmesi gerekmektedir. Eğer mümkünse önceki yıllarda kullanılan bütçe planları kullanılabilir. Harcamalar belirlenirken herhangi bir kurum veya kişi tarafından karşılanacak harcamalar da mutlaka liste içerisine eklenmelidir. Harcamalar için destek verecek sponsorlar gelirler bölümündeki listeye eklenir ve burada kaynak oranı çok fazla oranda gösterilmemelidir. Harcamalar listelendikten ve %10’luk ihtimal payı eklendikten sonra gelirler belirlenir ve listelenir. Etkinlik bütçesi hazırlarken ise şunlara dikkat edilmesi gerekir:

• Etkinlik bütçesi hazırlanırken olasılıklar göz önünde bulundurulmalıdır.
• Bütçe çok net ifade edilmeli, kolay anlaşılır ve değerlendirilir olmalıdır.
• Bütçeyi hazırlarken, gerçekçi olunmalı ve bütçe gerçekleştirilebilir olmalıdır.
• Etkinlik bütçesinde her bir gelir ve harcama maddesi kayıt edilmelidir.
• Bütçenin kompleks olması etkinliğin boyutları ve doğası ile ilgilidir.
• Bütçeyle ilgili şüpheler olursa mali bir uzmana danışılmalıdır.
• Bilet satış gelirleri ile ilgili makul olunmalıdır.
• Bütçe sürekli kontrol edilmelidir.
• Bütçeyi sadece bir kişinin planlaması, kontrol etmesi, yenilemesi ve yönetmesi gerekir.
• Mümkünse bütçede fatura kesmeye yönelik bir sistem oluşturmalıdır.
• Nakit harcamaya yönelik kayıt tutulmalıdır.
• Etkinliğe yönelik bütün finansal bilgiler kayıt edilmeli ve saklanmalıdır.
• Nakit akışı günlük olarak planlanmalı ve kayıt edilmelidir.

Etkinlikte Finansman Kaynakları

Kar amacı gütmeksizin gerçekleştirilen sportif etkinliklerin finansmanı yani bu etkinlikleri düzenlemek için ihtiyaç duyulan para geleneksel yöntemlerle sağlanmaktadır. Kar amacı gütmeyen sportif etkinliklerin finansman kaynakları şunlardır:

• Amatör olarak spor yapmak isteyenlerden alınan gelirler,
• Üye aidatları,
• Bağışlar,
• Reklam ve sponsorluk gelirleri,
• Kapı girişlerinde, stant kiralarından, toplantılar ve eşya satışlarından sağlanan gelirler.

Sportif etkinliklere artan ilgi sonucu birçok işletme, kendi şirketlerini ve markalarını geniş kitlelere tanıtmak için spor sponsorluğunu bir fırsat olarak görmeye başlamıştır. Bu ilginin başlıca nedeni, tüketicilerde iyi niyet oluşmasını sağlamak ve etkisi azalan reklâm çabalarına alternatif olabilecek çözümler getirmektir.

Şirketler; festivaller, televizyon kanalları, sergiler, arkeolojik kazılar, spor ve müzik gibi pek çok etkinlik alanında sponsorluk yapmaktadırlar. Sponsorluk ile ilgili pek çok farklı tanım bulunmaktadır. Sponsorluk genel olarak bir etkinlikle ilgili yararlanabilir ticari potansiyele erişim amacıyla bu etkinliğe ayni veya nakdi yardım sağlanması olarak tanımlanmaktadır. Sponsorluk karşılıklı fayda sağlamak amacıyla sporun, spor organizasyonlarının ve spor etkinliklerinin kişi veya kurumlarca desteklenmesidir. Sponsorluğun iki unsuru vardır. Bunlar;

• Sponsor arayan kurum ve
• Sponsordur.

Sponsor arayan kurum; spor, sanat, toplumsal menfaat, çevre gibi birçok alanda etkinlik yapan, etkililiği ispatlanmış, hedef kitlesi belli olan taraftır.

Sponsor ise, bir bedel karşılığı yaratılmış etkinlikten veya bir uygulamadan yararlanan kurum veya bireydir.

İki tür sponsorluk bulunmaktadır:

• Ticari sponsorluk, bir firmanın müşteri farkındalığını sağlamak ve artırmak, imaj geliştirmek ve satışları artırmak gibi doğrudan ekonomik yararlar sağlamak amacıyla herhangi bir kamusal olayla kendisini hatırlatmak için etkinliği desteklemesidir.
• Hayırseverlik sponsorluğu ise herhangi bir etkinliğin ekonomik amaç gütmeksizin sosyal ve kültürel açıdan desteklenmesidir.

Etkinlikte Risk

İnsanlar bir araya geldiklerinde risk ortaya çıkar. Fakat etkinlikte risk, tek bir unsurdan değil çeşitli değişkenlerin birleşiminden oluşmaktadır. Etkinliklerin doğasına bağlı olarak farklılaşabilen fakat etkinlik ile ilgili olabilecek bazı özel risk unsurları bulunmaktadır. Bu riskler kalabalık yönetimi, alkol, iletişim, çevre ve acil durumdur. Sportif etkinliklerde ise finansal, tesis, sporcu, ekipman, hava durumu, sporcuların sağlıkları ile ilgili risk unsurları bulunmaktadır. Etkinliklerdeki muhtemel risk unsurları ise şu şekilde sıralanmaktadır:

• Sokak suçları ile ilgili unsurlar,
• Sağlık/tıbbi unsurlar,
• Güvenlik ve emniyet hizmetleri,
• Kişilere ait bireysel unsurlar,
• Hava koşulları,
• Terörizm,
• Dil ile ilgili unsurlar,
• Kültür ile ilgili unsurlar,
• Din ile ilgili unsurlar,
• Gelenekler ile ilgili unsurlar,
• Yasalar ile ilgili unsurlar,
• Grev,
• Politikaya ilişkin unsurlar,
• Araç kullanım standartları,
• Ulusal veya uluslararası özel günlere ilişkin unsurlar,
• Kalabalığı oluşturan kişi sayısı,
• Etkinlik alanının boyutları ve yapısı,
• Etkinlik gününün zamanı,
• Yiyecek içecek ürünleri,
• Etkinliğe katılacak kişilerin yaşı,
• Hava durumu,
• Etkinlik alanın yerleşim yeri.

Etkinlikte Risk Yönetimi

Etkinlik yöneticisinin risklerle başa çıkması için riski yönetmesi gerekmektedir. Her etkinlik organizasyonunda işin her kalemi için riskler her zaman mevcuttur ve olacaktır. Riskleri azaltmak, öngörebilmek deneyimle kazanılıyor olsa bile, rasyonel bir inceleme ve öngörü ile de tanımlanabilir.

Riskleri farklı kategoriler altında incelemek mümkün olsa da bir etkinlik planlarken doğa koşulları, insan unsuru, teknik altyapıyı da unutmamak gerekir. Etkinliklerde risk yönetimi süreci genel olarak, etkinliğin tümü ve her alt etkinlik için değerlendirme, planlama, yönetme ve kontrol evrelerini içermektedir. Risk yönetimi, etkinlik sürecinin kalitesini ve istenmeyen olumsuz unsurlarla karşılaşılmasını önlemedeki başarıyı artıracaktır.

Etkinliklerde risk yönetiminde aşağıda belirtilen beş basamağın uygulanması çok önemlidir:

1. Basamak etkinliklerdeki gerçekleştirilecek faaliyetlere, etkinliğin yapılacağı alana ve etkinliğin gerçekleştirilme şekline ilişkin tehlikeler belirlenmelidir.
2. Basamak tehlike altında olan insanlar, tehlikelerin nasıl gerçekleşebileceği belirlenmelidir.
3. Basamak çeşitli önlemlerin alınması, etkinlik alan dizaynı vb. gibi etkinlik güvenlik sistemi planlanmalıdır.
4. Basamak risklerin değerlendirilmesi.
5. Basamak etkinlik alanının ve güvenlik sistemi geliştirilmesi gibi gerekli olabilecek ileride yapılabileceklere karar verilmesi.

Etkinlikte risk yönetimi, çeşitli yönetim alanlarını da içermektedir. Bunlar uyumluluk yönetimi, karar yönetimi, acil durum yönetimi, sağlık ve güvenlik yönetimi, sigorta yönetimidir.

Risk ve uyumluluk uygulamaları, strateji ve yönetim arasında ortaya çıkan uyumsuzlukların ortadan kaldırılmasını sağlayarak organizasyonel hedefleri ulaşılabilir hale getirir. Standardize edilen iş süreçleri, risk ve fırsatlar arasında denge kurulmasını sağlar ve risk maliyetlerin düşürülmesine yardımcı olur. Böylece değişen koşullara daha rahat uyum sağlanarak ve ihtiyaçların kolaylıkla yanıtlanmasına imkan tanınır.

Acil durum yönetimi her türlü tehlikeye karşı hazırlıklı olma, zarar azaltma, müdahale etme ve iyileştirme amacıyla kaynakları organize etme ve iyileştirme amacıyla mevcut kaynakları organize eden analiz, planlama, karar alma ve değerlendirme süreçlerini kapsamaktadır. Tehlikeler doğal, teknoloji ve insan kaynaklı olabilir ve her tür tehlikeye karşı çıkabilecek riskler analiz edilerek acil durum yönetiminin amaçları çerçevesinde ele alınmalıdır.

Yaşanılan her ortamda insan, can ve mal güvenliğini tehlikeye sokacak her an bir olay çıkması veya kaza olma ihtimali kaçınılmazdır. Kaza; can veya mal kaybına, zararına neden olan beklenmedik olay olarak tanımlanırken, kaza tanımında geçen olay ise; ortaya çıkan, oluşan durum, ilgi çeken veya çekebilecek nitelikte olan her türlü iş, hadise, vaka olarak tanımlanmaktadır.

Risk değerlendirmesindeki önemli kavramlar biri de tehlike kavramıdır.

Güvenliğe ilişkin risklerinin tanınması, kayıp veya zarara neden olacak potansiyele sahip her şeyin tanınmasını gerektirir. Zararın esas kaynağının tanınması hastalık ve sakatlanma neticesine neyin sebep olabileceğinin de tanınmasını gerektirir. Güvenliğe ilişkin risk yönetimi aktiviteleri, bir organizasyona, operasyonları ile ilgili tehlikeleri iyi kavrama, iç ve dış durumlardaki değişikliklere çok etkin cevap verebilme kabiliyeti sağlar.

Organizasyonun ve ona ait risklerin yönetimi için iş emniyeti, güvenlik ve risk yönetimi birleştirilmiş bütün sistemin bir parçası olmalıdır. Genel olarak risk yönetimi için yöntemler ve özellikle iş emniyeti ve güvenlik riski, diğer planlama ve yönetim aktiviteleri ile birleştirilmelidir. Böylece kaynakların gereksiz olarak tekrar tekrar kullanımı önlenecektir. Güvenlik, etkinlik planlamasında her zaman en önemli unsur olmuştur ve deneyimli planlayıcılar bunun için strateji oluşturmuş ve buna hazırlanmıştır. Ancak değişen zaman içerisinde güvenlik yeni bir boyut kazanmıştır. Şu anda güvenlik akla ilk gelen konulardan biri haline gelmiştir ve yerel özellikle şehir dışında veya ülke dışında bir etkinlik düzenlemek isteyen müşteriler için en öncelikli konu haline gelmiştir. Birçok riskin alındığı ve başından sonuna bir risk yönetimi tadında geçen her etkinlik için yapılacak olan sigorta sözleşmeleri oldukça önem taşımaktadır. Fakat risklerin sigortalanabilmesi için şu koşullara uygun olması gerekir:

• Ekonomik uygunluk; sigortalı için risk önemli olmalı buna karşın sigorta maliyeti düşük olmalıdır.
• Gelecekte ortaya çıkabilecek veya çıkacak risklerin hesaplanabilir olması gerekir.
• Benzer risklere sahip çok sayıda birim olması gerekir.
• Olası riskler tesadüfi olmalıdır.
• Riskler belirli olmalıdır.
• Riskler yıkıcı olmamalıdır.

Yapılacak olan tüm bu sözleşmelerde, gerekli durumlarda “sorumluluğun kimde olduğu” doğru tanımlanmalıdır. Sigorta sözleşmeleri ile organizasyon planlayıcısı kendisini, ve organizasyonunu, üçüncü şahısları ve katılımcıları oluşabilecek maddi kayıplar, bedeni zararlar, iş kayıpları gibi tehlikelere karşı güvence altına alabilir.

Etkinliğin yürütme planı yaşanan herhangi bir kötü olay sebebiyle aksayabilir veya etkinlik öncesi yaşanan deprem yangın gibi kötü bir olay sebebiyle etkinlik ertelenebilir. Etkinliğin iptali sigortalarında değişikliğin sigortacıya bildirilmesi ve onayının alınması büyük önem taşımaktadır. Poliçede belirtilen sigorta meblağının doğru olması sigortalının alacağı tazminat ile doğru orantıdadır. Ayrıca etkinliğin ertelenmesi durumunda şunlara dikkat etmek gerekmektedir:

• Etkinliğin erteleme nedenleri konusunda dürüst olmak,
• Taraflar, konuklar, tedarikçiler gibi herkesi etkinliğin ertelenmesi ile ilgili mail, faks, telefon ve basın yoluyla haberdar etmek,
• Etkinliğin tekrarlanıp tekrarlanmayacağına ilişkin bilgi vermek,
• Etkinliğin ertelenmesine ilişkin gerekçeleri ilgili kişilere anlatmak ve özür dilemek,
• Etkinliğin iptal edilmesi ile ilgili ve bu kararların alınmasından kaynaklanacak gerçekleşecek daha sonraki aşamalara tüm tarafları dahil etmek.

Etkinlik organizasyonunda karşılaşılabilecek en önemli risklerden birisi de insan kaynağı ile ilgili risklerdir. Bu nedenle, insan kaynağı ile ilgili risklerin yönetiminde izlenecek süreç de, risk yönetiminde uygulanacak süreç içerisindedir. Söz konusu tehdit ya da fırsatın, insan ve insan kaynakları politika ve uygulamaları yönüyle tanımlanması ise insan kaynağı ile ilgili riski ifade etmektedir.

Organizasyonlar sundukları etkinlikler, insan kaynağı ile ilgili muhtelif risklerle karşılaşmaktadırlar. Bu risklerin iyi yönetilememesi halinde organizasyonlar hizmet üretiminde nitelik ve nicelik kaybı, organizasyon itibarın zedelenmesi, organizasyon personel giderlerinde gereksiz harcamaların yapılması, sosyal, psikolojik ve nihayetinde toplumsal maliyetlerin artması gibi sonuçlar ortaya çıkabilir.