Etkinlik Yönetimi Dersi 3. Ünite Sorularla Öğrenelim

Spor endüstrisi içinde etkinlik yönetimi niçin önemlidir?

Sürekli gelişen ve her geçen gün büyük izleyici kitlesine sahip olan spor endüstrisi içinde etkinlik yönetimi önemli bir kavram haline gelmiştir. Spor yönetiminde en yaygın spor imajı spor etkinlikleri ve bu etkinliklerin  organizasyon yapılarıdır. Görsel ve yazılı basında gördüklerimizin büyük bir bölümü özel haberlerdir. Yani spor etkinliklerinin görsel boyutlarıdır. Belki de bu, sporda ne olduğunun biraz da olsa suni bir resmi olabilir. Ancak unutulmamalıdır ki spor etkinlikleri büyük bir alışveriş merkezinin vitrini gibidir. Bu özelliği ile spor etkinliklerinin sosyal, kültürel ve ekonomik boyutları küçümsenmeyecek kadar değerlidir.

Etkinlik yönetimindeki gerçek zorluk nedir?

Etkinlik yönetiminde gerçek zorluk, bu alanda çalışan kişilerin spor yönetimi alanında çalışmaya başladıktan sonra bile etkinlikleri organize etmeyi sağlayacak gerekli bir eğitim görmemiş olmalarıdır. Biraz olsun yetenekleri var olup ve konuya ilgi duysalar bile etkinliğin çeşitli aşamalarında gereken eğitim ve yardımla desteklenmelidirler. Çünkü spor etkinliklerinde süreç önemlidir. Etkinliğin özellikleri ve alanına göre sürecin her bir aşaması en iyi şekilde hedef kitleye ulaştırılmalıdır.

Geçmişte spor etkinliklerine aday sayısı az iken, bugün ülkelerin bu tür etkinlikleri alabilmek için büyük bir rekabet yarışında olmasının sebebi nedir?

Kanada’nın Ottowa Üniversitesi’nden Harvey ve Houle’nin yazdıkları makalede ifade ettiği gibi büyük spor etkinlikleri(Olimpiyatlar, Dünya Kupası, Tenis Turnuvaları, Formula Yarışları vb.)uluslararası firmaların dünya Pazar stratejilerinde homojen ve uluslar üstü bir kültür olarak piyasaya girme çabalarında çok önemli bir yertutmaktadır. Farklı bir çalışmada ise, büyük spor etkinliklerinin ev sahibi ülkeye ve şehre çok önemli TV tanıtım imkanlarını yarattığını dile getirilmiştir. Bu kısa süreli TV yayını sayesinde ev sahibi şehir turizm için cazip bir dünya şehri olduğu imajı yaratabilmektedir.

Etkinlik yönetimihangi fonksiyonları kapsamaktadır?

Etkinlik yönetimi planlama, koordinasyon, uygulama ve denetim fonksiyonlarını kapsamaktadır. Bu genel yönetim fonksiyonları altında etkinliğe özel pek çok faaliyet getirilir. Etkinliğin büyüklüğü veya ajansın sorumluluğu dikkate alındığında, hemen hemen her etkinliğin farklı kritik fonksiyonları bulunmaktadır. Bu fonksiyonlar planlama, insan kaynakları yönetimi, finansal yönetim, risk yönetimi, lojistik yönetimi ve etkinliklerin pazarlanmasıdır.

İyi bir etkinliğin karakteristik özellikleri nelerdir?

• Belirlenmiş kesin bir amaç
• Pazar araştırması
• Etkinliğe katılacak kişilere değer verme
• Yapılabilirlik çalışması
• Kendini bu işe adamış personel
• Koordineli çalışma
• İş planlama
• İyi iletişim
• Uygun yönetim
• Politik destek
• Halk desteği
• Doğru bütçeleme
• Finansal analiz
• Ayrıntılı değerlendirme

Etkinlik yöneticilerinin temel görevleri nelerdir?

Etkinlik yöneticileri hangi etkinlik alanında çalışırlarsa çalışsınlar üç kategoride uzman olmalıdır. İşin doğasına aldırmayarak her etkinlik yöneticisi aşağıda tanımlanan görevleri yapmalıdır. Bunlar;

1. Çalışma yerini yönetme
2. İnsanları yönetme
3. Günlük faaliyetleri yönetme

Sorumlulukları sadece eksikleri arama bulma ile kalmayıp kendi çalışma ortamı ve programlarını yönetmek ve stratejik olarak planlamalar yapmalıdır. Etkinlik yöneticileri planlama dahilinde her şeyi düşünmeli etkinliklerin kusursuzca yapılmasını sağlamaktır.

Etkinlik yönetiminin fonksiyonları nelerdir?

Etkinlik yönetimi bir uzmanlık olduğu kadar bir süreçtir de. Wanklin etkinlik yönetim sürecini sekiz aşamada incelemektedir. Bu aşamalar şunlardır;
• Etkinliğin planlanması
• Personelin belirlenmesi
• Organizasyonun kurulması
• Finansal düzenleme
• Uygulama
• Değerlendirme

Yönetim, “bir grup insanın ortak bir amaca ulaşma yolundaki çabalarını planlama, uygulama ve denetleme sürecidir” şeklinde tanımlanabilir. Böyle bir yaklaşımla yönetim görevlerinin temel gruplarından oluşan yönetim süreci nasıl değerlendirilebilir?

Böyle bir yaklaşımla yönetim görevlerinin temel gruplarından oluşan yönetim süreci dört kısma ayrılabilir: Planlama için araştırma yapılması, araştırma sonuçlarına göre plan ve programlarının geliştirilmesi, planın uygulanması ve uygulamanın denetlenmesi. Planlama aşaması, amaçların belirlenmesi ile strateji ve taktiklerin seçimini kapsar.

Planlama süreci biçimsel olarak sağlam temellere ve prosedürlere bağlandığı takdirde işletmeye sağlayacağı yararlar da geniş ölçüde artar. Luck ve Ferreli'ye göre planlamanın başlıca yararları nelerdir?

Luck ve Ferreli (1979) planlamanın başlıca yararlarını şöyle sıralamaktadır.
• Planlama, yönetimin ileriyi sistemli olarak düşünmesine yol açar.
• İşletme çabalarının daha iyi koordine edilmesini sağlar.
• Denetim standartlarının geliştirilmesine yardımcı olur.
• İşletmeyi yönlendiren amaçları ve politikaları daha net ve belirgin hale getirir.
• Ani değişmelere karşı daha hazırlıklı olmayı sağlar.
• Planlamaya katılan çeşitli düzeylerdeki yöneticilerin karşılıklı olarak sorumluluklarına canlılık kazandırır.

Etkinlik yönetimine ilişkin hedefler nasıl olmalıdır?

Etkinlik yönetimine ilişkin hedefler aşağıda gösterildiği şekilde olmalıdır.
• Belirgin
• Başarılabilir
• Ölçülebilir
• Gerçekçi
• Kabul edilebilir
• Basit
• Anlaşılabilir
• Zamanında

Etkinlik yönetimine ilişkin hedeflerin etkinlik sürecindeki önemi nedir?

Hedeflerin her biri etkinliğin planlaması ve etkinlik sona erdiğinde değerlendirme aşamalarında etkinliğin başarısını ölçebildiğimiz varsa eksikliklerin neler olduğunu gösteren süreçlerdir. Bu durum bizlere gelecekte daha iyi hedeflere yönelen etkinlikler hazırlayabilmemiz ve etkinlikten sonra başarıyı değerlendirmemiz için daha planlı ve yapıcı bir yönde çalışmamızı sağlaması yönünden çok önemlidir.

Etkinliğin planlama aşamasında sorulması gereken temel sorulardan en önemlisi nedir?

Niçin, spor ya da boş zamanların değerlendirilmesi yönelik yapılan etkinliklere bakıldığında sorulacak en önemli sorudur. Şayet ortada açık bir amaç ve bu amaca bağlı bir hedef yoksa etkinlikte yoktur. Eğer amaçlar ve hedefler belirlenmeden etkinlikler başlarsa sonuç her zaman hüsranla sonuçlanır.

Bir etkinliğin zamanını belirlemek niçin önemlidir?

Bir etkinliğin zamanını belirlemek çok önemlidir ve pek çok faktör bu konu da rol oynar. Etkinlikleri başka bir etkinlik ile çakışması istenmiyor ve seyirciler açısından özel bir ilgi yaratılmak isteniyorsa, bölgesel, ulusal ve uluslararası yarışmalar, turnuvalar ya da festivallerin tarihleri önceden belirlenmelidir. Geniş kapsamlı bir etkinlikte, televizyon ve medya programları için ne zaman uygun olacağı en önemli soru olabilir.

Spor etkinliklerinde personel belirleme hangi basamaklardan oluşabilir?

• Alınacak personel için bütçenin yapılması
• Planlama sürecinde belirlenen iş ile ilgili koşulların belirlenmesi
• İşe alınacak gerekli personel sayısının belirlenmesi
• Gerekirse pozisyona uygun iş ilanlarının verilmesi
• Adayların belirlenerek görüşmeye çağrılması
• İş ve adaylar arasından seçilenlerin eşleştirerek değerlendirilmesi
• Belirlenen personelin eğitimden geçirilerek işe başlatılması

Yukarıda belirtilen basamaklar kendi içinde gruplandığında; ilk basamak bütçeleme, son üç basamağa kadar olan basamaklar personelin seçimi, sondan bir ve iki önceki basamaklar eğitim ve son basamak da performans değerlendirme olarak dört işlevden oluşur.

Düzgün bir organizasyon yapısının kurulması etkinliğin devamlılığı açısından niçin önemlidir?

Her etkinlikte olduğu gibi spor etkinlikleri düzenlerken düzgün bir organizasyon yapısının kurulması etkinliğin devamlılığı açısından çok önemlidir. Organizasyon yapısı, yöneticilerin yetki ve sorumlulukları ile, ast-üst bağları yoluyla oluşan kademeler, kişilerden birimlerin, birimlerden bölüm ve grupların oluşmasıyla organizasyon bütününün oluşturulması, bölümler arasında iletişim, eş güdüm ve bütünleşme sağlayan sistemlerin kurulması ile oluşur.

Bir sportif etkinliğin tüketicinin arzu ettiği şekilde başarılı olabilmesinde finansal düzenlemenin önemi nedir?

Bir sportif etkinliğin tüketicinin arzu ettiği şekilde başarılı olabilmesi için öncelikle planlama dahilinde ele alınan finansal bir düzenleme ihtiyaç vardır. Finansal yönetim, işletmelerin minimum riske katlanarak, ortakların refah düzeyini maksimum hale getirecek şekilde, ihtiyaç duyulan fonların belirlenmesi, bulunması, korunması ve etkin olarak kullanılması şeklinde tanımlanmaktadır. Pek çok spor etkinliğinde finansman önemli bir sorundur ve üzerinde çok çalışma gerektiren bir konudur. Doğru etkinlik, doğru hedef ve doğru amaçlarla finansman bulunabilir. Etkinlik süreci planlanırken finansman bir paket olması ve daha sonra akla gelen bir şey olmaması ve etkinliğin başından sonuna kadar açık ve şeffaf bir yapı olması gereklidir.

Spor alanlarındaki işletmelerin genel finansal gelişimleri hangi aşamalardan oluşmaktadır?

Spor alanlarındaki işletmelerin genel finansal gelişimleri üç aşamadan meydana gelmektedir:
• Üye odaklı amatör yapı: Üye odaklı bu yapı bilet satışları, üyelikten sağlanan gelirler,işletme ya da organizasyona yapılan bağışlar ve yiyecek – içecek satışlarından oluşmaktadır.
• Profesyonel yapı: Profesyonel yapı daha yapısal ve yapılandırılmış bir durumu tanımlamaktadır. Firma ya da markaların spor organizasyonları, takım ya da sporculara sponsorluk yapması, devlet yardımı, belediye desteği ve gişe gelirleri bu kapsamda ele alınacaktır.
• Çağdaş Profesyonel yapı: Çağdaş profesyonel yapı modern yönetim ilkelerinin
uygulanabilirliğini temel alır. Spor organizasyon ve kulüplerinin kendi markasını yaratması, her türlü iş ya da ticari merkezli faaliyet ve sermayenin tabana yayılması ile gelir yaratma aracı olarak halka açılma çağdaş profesyonel yapının önemli taşları arasında gösterilmektedir.

Finansal yönetim çerçevesinde spor etkinlik yöneticileri hangi başlıklar üzerinde önemle durmalıdır?

Finansal yönetim çerçevesinde spor etkinlik yöneticilerinin aşağıdaki başlıklar üzerinde önemle durması gerekmektedir.
• Finansal kayıtları tutmak
• Gerçekçi bütçeler ve finansal planlar hazırlamak
• Gelir ve gideri takip etmek
• Likit yapıyı güçlendirmek
• Gelir yaratıcı varlık yaratmak
• Borç seviyesini kontrol etmek

Uygulama aşamasında hangi özellikler etkinliğin verimliliği açısından kritik bir önem taşır?

Uygulama aşamasında özellikle bilgi akışı, raporlama, teşvik ve ödüllendirme sisteminin kurulması etkinliğin verimliliği açısından kritik bir önem taşır.

Sporda etkinlik sonrası yapılacak olan değerlendirmede hangi özelliklerin ele alınıp incelenmesi gerekmektedir?

• Etkinlik öncesi ve etkinlik sırasında kullanılan bütçenin ayrıntılı olarak  incelenmesi. Yani hesapların tasfiyesi.
• Eğer etkinlikler için herhangi bir spor tesisi yapıldıysa bu tesislerin tasfiyesi ve sonraki süreçte kullanıma ilişkin tahsisi.
• Son raporun hazırlanarak mevcut yapıda yer alan komite başkanlığına sunulması.
• Etkinlik öncesi yapılan planlama dahilinde hangi hedeflere ulaşıldığı veya ulaşılamayan hedefler varsa bu hedeflere niçin ulaşılamadığına ilişkin görüşleri kapsayan raporun hazırlanması.
• Etkinlik süresi boyunca hem ücretli hem de gönüllü olarak çalışan bireylere özgü değerlendirme raporunun hazırlanması.