Sağlık Kurumlarında Operasyon Yönetimi Dersi 4. Ünite Sorularla Öğrenelim

Projelerde herhangi bir problem ile karşılaşıldığında nasıl bir yol izlenmelidir?

Karşılaşılan problemi çözmek için öncelikle bir problem matrisi çizilir. Bu matrise karşılaşılan problem yazılır. Bu adımdan sonra karşılaşılan problemin neden kaynaklanmış olabileceği, hazırlanan neden sütunu içerisine yazılır. Son olarak da çözüm sütununa bu problemin çözümü için önerilen yöntem yazılır.

Projelerin başarısızlıkla sonuçlanma nedenleri nelerdir?

Projelerin başarısızlıkla sonuçlanma nedenleri üç başlıkta incelenebilir: • Amaç çatışması, • İhtiyaçların değişmesi, • Aşırı iyimserlik.

İşlemleri ve projeleri birbirinden ayıran özellikler nelerdir?

Birçok ortak özelliği olan projeler ve işlemler aslında birbirinden ayrı kavramlardır. İşlemler “süregiden” ve “tekrarlanan”; projeler ise “geçici” ve “özgün”dür. İşlemler ve projelerin başlıca özellikler şöyle sıralanabilir: • İşlemler; • Tekrarlanırlar, • Fırsatları kullanırlar, • Benzerliği ekerler, • Beklentileri tanımlarlar, • Değişimi yönetirler, • İç araçlara yönlendirilirler, • İnsanları süreçler ile sınırlandırırlar. • Projeler; • Yaratılırlar ve sonlanırlar, • Fırsat yaratırlar, • Farklılığı biçerler, • Beklentileri ulaşmayı sağlarlar, • Değişimi yaratır ve yönetirler, • Araçları işe yönlendirirler, • Süreçleri insanlarla sınırlandırırlar.

Bir projenin doğuş sürecinin sonunda oluşturulması faydalı olan liste isimleri nelerdir?

Bir projenin doğuş sürecinin sonunda; • Kısıtlılıklar ve • Varsayımlar şeklinde iki listenin oluşturulmasında fayda vardır. Kısıtlılıklar; esnek olmayan teslim tarihi, sınırlı bir bütçe, düzenleyici ya da yasal gereklilikler veya sözleşme hükümleri gibi seçeneklerinizi sınırlayan faktörlerdir. Varsayımlar ise insanların doğru ya da belli olarak kabul ettikleri şeylerdir. Örneğin, proje için gereken temel kaynaklardan birinin zamanı geldiğinde edinileceği, siparişlerde herhangi bir aksaklık yaşanmayacağı ve gereken kaynaklar için projenizle rekabet eden bir başka projenin ortaya çıkmayacağı varsayılır.

Projenin sonunda izlenebilecek yollar nelerdir?

Bazen projenin bu aşamasında önemli dar boğazlarla karşılaşılabilir. Bu bakımdan projenin sonunda izlenebilecek sadece üç yol vardır: • Tüm istenenleri karşılayabilmek için projeyi geç bitirmek, • Projeyi tam olarak ve zamanında bitirebilmek için daha fazla para ya da kaynak harcamak, • Projeyi son teslim tarihine yetiştirmek pahasına planlanan bazı işleri yapmamak.

Bir projenin gidişatına etki edebilecek sorular nelerdir?

Bir projeyi destekleme kararı almaya yardımcı olan ya da insanları bu projenin kötü bir fikir olduğuna inandıran veya çalışılabilir bir proje olması doğrultusunda pazarlık etme gereksinimi doğuran sorular vardır. Bir projenin gidişatına etki edebilecek bu sorulardan bazıları şöyle sıralanabilir: • Proje başarı ile tamamlandığında, örgüt için ne değişecek? • Bu projenin seçilmesi kararında kimlerin katkısı var? • Bu proje için ne gibi özgün çıktılar üretilmeli? • Proje için uygun kaynaklar hangileri? • Bu kaynaklar üzerinde başka ne gibi talepler olacak? • Örgütün diğer öncelikleri arasında bu proje nerede yer alacak? • Projenin başarılı ya da başarısız olduğunun nasıl ölçüleceğine kim karar verecek? • Başarı ya da başarısızlığı ölçmek için hangi kriterler kullanılacak? • Son teslim tarihi neden bu şekilde belirlendi? • Bu projenin seçimi esnasında dikkate alınan diğer seçenekler nelerdi?

Herhangi bir yol için boş zaman nasıl hesaplanır?

Herhangi bir yol için boş zaman kendi uzunluğu ile kritik yolun uzunluğu arasındaki farktır.

ES, LS, EF ve LF ne anlamak gelmektedir? Hangileri arasındaki ilişki boş zamanların hesaplanmasına yardımcı olur?

ES, LS, EF ve LF kısaca şöyle açıklanabilir: • ES (Erken başlama): Kendinden önceki faaliyetlerin mümkün olduğunca erken başlaması durumunda, bir faaliyetin en erken başlayacağı zamandır. • LS (Geç başlama): Bir faaliyetin projenin tamamını etkilemeden başlayabileceği en geç zamandır. • EF (Erken bitiş): Bir faaliyetin en erken biteceği zamandır. • LF (Geç bitiş): Bir faaliyetin projenin tamamını etkilemeden bitebileceği en geç zamandır. ES, LS, EF ve LF arasındaki ilişkiyi hesaplayarak boş zamanların hesaplanması mümkündür.

PERT ve CPM tekniklerinin doğuşu ne zaman ve nasıl olmuştur?

PERT ve CPM 1950’lerin sonlarında birbirlerinde bağımsız olarak geliştirilmiştir. Önce PERT tekniği geliştirilerek, Birleşik Devletler hükümeti tarafından silah geliştirme konusunda özel tedarikçilerin işlerini hızlandırmalarını sağlamak amacıyla kullanılmıştır. CPM ise Du Pont ve Remington Şirketleri tarafından kimya tesislerindeki bakım faaliyetlerinin planlanması ve koordinasyonunda kullanılmak üzere geliştirilmiştir

Proje beratını takip eden belge hangisidir?

Proje beratını takip eden belge “Kapsam Yönetim Planı”dır. Bu plan üzerinde uzlaşılan kapsamı detaylı biçimde açıklar ve kapsamda bir değişiklik yapılması ihtiyacı doğarsa izlenecek prosedürleri ortaya koyar. Kapsam değişikliği halinde izlenecek temel prosedür şöyledir: • Önerilen tüm kapsam değişiklikleri yazılı olarak ortaya koyulur. • Proje yöneticisi kapsam değişikliklerini değerlendirir. • Değişiklikler için yapılacak ödemelerden kimin sorumlu olduğu belirlenir. • İlgili yetkili tarafından kapsam değişikliği kabul veya red edilir. • Değişikliğin kabulü halinde, proje kapsamında düzenlemeler yapılır ve plan değişir.

Şebeke diyagramı çizilirken uyulması gereken kurallar nelerdir?

Şebeke diyagramı çizilirken uyulması gereken kurallar şunlardır: • Herhangi bir faaliyetin başlayabilmesi için, kendinden önceki faaliyetin ya da faaliyetlerin tamamlanması gerekir. • Diyagramda yer alan okların boyları önemli değildir, yalnızca yönleri hangi olayın hangisinden sonra meydana geldiğini gösterdiği için önemlidir. Ayrıca çizim sırasında okların kesişmesi de önemli değildir. • Diyagramda iki olay tek bir faaliyet ile birbirine bağlanır. • Diyagramda her olaya tek bir numara verilmelidir. • Diyagramda tek bir başlangıç ve tek bir bitiş olayı vardır, birden çok başlangıç ve bitiş olayı olamaz.

Gantt Şeması nedir?

Gantt Şeması, planlama safhasında proje faaliyetlerinin programlanmasında ve mevcut ilerlemeleri ile planlanan ilerleme arasında kıyas yapma imkânı sağlayarak kontrolünde başvurulan son derece kullanışlı bir yöntemdir. Gantt Şeması en çok basit projelerde ya da daha karmaşık projelerin önceden planlanmasında işe yaramaktadır.

Projeler açısından program ve alt projeler kavramları nasıl tanımlanır?

Programlar, birden fazla projenin bir araya gelerek oluşturulan, ilgili projelerin birlikte, tek tek yönetiminden daha fazla fayda sağlamak üzere koordineli yönetimini kapsarlar. Alt projeler ise daha iyi yönetilmesini sağlamak üzere ana işin daha küçük parçalara bölünmesiyle oluşan projelerdir.

Bir iş grubunu proje haline getiren temel özellikleri nelerdir?

Bir iş grubunu proje haline getiren temel özellikleri şöyle sıralanabilir: • İş grubu içerisinde yer alan faaliyetlerin belli bir başlangıç ve bitiş noktasının olması, • İş grubunun ve bunun içindeki faaliyetlerin çoğu kez bir defaya mahsus olmak üzere yapılması, yani daha önce de ifade edildiği üzere geçici olması, • İş grubu içindeki bu faaliyetlerin tüm yönleriyle her zaman tam olarak bilinmemesi, belirsizliklerin olması, • İş grubu içindeki faaliyetlerin birbirinden farklı disiplin, departman veya kişilerin işbirliğini zorunlu kılması, • İşlerin öngörülen zamanda bitirilememesinin örgüt açısından önemli kayıplara neden olması, • İş grubu içerisinde yer alan her işin bitiş zaman, maliyeti ve kalitesi açısından belirli standartlarının olması, • İşlerin ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında, işlerle ve standartlarla ilgili sürekli değişikliklerin olması, • Faaliyetlerin gerektirdiği kaynakların miktarının zaman içinde çan eğrisi şeklinde dağılması, • Örgütlerin ele aldıkları iş projelerinin yapı ve iş gruplar bakımından çoğu kez birbirinden farklı olması, • Projeyi gerçekleştiren örgüt ile projenin sahibi arasında çoğu kez hukuki nitelikte bir sözleşmenin bulunması.

Proje yöneticisi kavramı nasıl tanımlanır?

Proje yöneticisi, örgüt ve proje için en üst düzeyde sorumluluğu olan kişidir. Projenin temel aktörü olarak tanımlanması onun önemini açıklamak için kullanılabilir.

Projelerin kısaltılmasına yönelik oluşturulacak genel bir algoritma nasıl özetlenebilir?

Projelerin kısaltılmasına yönelik oluşturulacak genel bir algoritma şöyle özetlenebilir: • Yol uzunlukları hesaplanır ve kritik yol belirlenir. • Kısaltma maliyetlerine göre kritik yol üzerindeki faaliyetler sıralanır. • En düşük kısaltma maliyeti olan faaliyet ve kritik yol kısaltılır. • Toplam maliyetler hesaplanır. • Mevcut kısaltma maliyetleri daha önceki kısaltma maliyetleri ile kıyaslanır. Toplam maliyetlerde azalma varsa ilk dört maddedeki adımlar yinelenir. Aksi takdirde durulmalıdır çünkü en uygun kısaltma zamanına ulaşılmıştır.

Boş zaman hesaplamada kullanılan formüller hangileridir?

Boş zaman hesaplamada kullanılan formüller şunlardır; • Boş zaman = LS – ES, • Boş zaman = LF – EF.

Projelerin planlanması sürecinde yöneticilerin işlerini kolaylaştırmak için faydalanabilecekleri proje yönetim teknikleri hangileridir?

Projelerin planlanması sürecinde yöneticilerin işlerini kolaylaştırmak için faydalanabilecekleri proje yönetim teknikleri; • Gantt Şeması, • Program Değerlendirme ve İnceleme Tekniği (Program Evaluation and Review Technique, PERT) ve • Kritik Yol Yöntemi (Critical Path Method, CPM) olarak sıralanabilir.

Uygulama aşamasında projelerin başarısızlığa uğramasına neden olan temel nedenler nelerdir?

Uygulama aşamasında projeler üç temel nedenden ötürü başarısızlığa uğrar: • Ekip üyeleri hedefleri, kişisel rolleri veya projeye yönelik performans beklentilerini bilmemektedir. • İnsanlar gerekli becerilere sahip olmadığı için çalışırken açmaza düşmektedir. • Rekabet, politika ve kişisel nedenler çatışma yaratmaktadır.

Proje yönetimi nedir?

Proje yönetimi, ilgili tarafların gereksinim veya beklentilerini karşılamak ya da onları aşmak üzere bilgi, beceri, araç ve teknikleri uygulama bilimi ve sanatıdır.

GREAT modeli nasıl açıklanabilir?

Türkçede “mükemmel” sözcüğünün karşılığı olan GREAT terimi, modelin bileşenlerine ait ilk harflerin bir araya gelmesiyle oluşmaktadır. Açıklamaları ise şöyledir: • Goals-Amaçlar, • Roles-Roller, • Expectations/PerformanceBeklentiler/Performans, • Accountabilities/AbilitiesYükümlülükler/Yetenekler, • Timing-Zamanlama.

“Proje Beratı” içeriğinde neler yer alır?

Proje yönetiminde projeden neyin anlaşıldığını resmi olarak anlatan “Proje Beratı” içeriğinde yer alan bilgiler şöyle sıralanabilir: • Resmi olarak örgütün projenin gerçekleştirilmesine yönelik bağlılığını ifade eder. • Proje, amaç ve hedeflerin üst düzey bir özetidir. • Proje yöneticisini atayarak, proje kapsamında karar alma ve kaynak kullanma yetkisi verir.

Projeler sonucunda ortaya bir ürün, hizmet veya sonuç çıkabilir. Bu çıktılar nasıl açıklanabilir?

İlgili çıktılar kısaca şöyle açıklanabilir: • Projeler sonucunda ortaya çıkan ürünler ölçülebilirdir. Kendileri nihai ürün olabildikleri gibi başka bir nihai ürünün de bileşeni olabilirler. • Üretimi veya ürün dağıtımını desteklemeye yönelik çalışan işlevsel bölüme bir yetenek kazandırılması hizmet çıktısına bir örnek olarak gösterilebilir. • Sonuç çıktısına örnek bir belge de olabilir. Toplumdaki eğilimleri veya mevcut eğilimlerin toplum üzerindeki etkilerini belirlemeye yönelik bir araştırma projesinin sonuç belgeleri bunu açıklamakta kullanılabilir.

PERT ve CPM arasındaki benzerliğe ve farklılığa nasıl örnek verilebilir?

Farklılıkları için; PERT tamamlanma sürelerinin olasılıksal doğasını göz önünde bulundururken; CPM ise, daha çok deterministik problemlerde kullanılmaktadır. Ortak özellikleri de şu şekilde yazılabilir; proje yöneticisi iki yolla da yapabileceği faaliyet ağını görselleştirmek için öncelik bilgilerinden faydalanmak durumundadır.

Projelerin ve işlemlerin ortak özellikleri nelerdir?

Birbirlerinden ayrılmalarını sağlayan birçok farklı özellikleri olmasına rağmen projelerin ve işlemlerin ortak özellikleri de bulunmaktadır. Projelerin ve işlemlerin ortak özellikleri şöyle sıralanabilir: • İnsanlar tarafından gerçekleştirilirler. • Sınırlı kaynaklarla yürütülmek durumundadırlar. • Süreç veya alt süreçlerle tamamlanabilirler. • Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler.

Kritik yol nedir?

Kritik yol, en uzun süreye sahip olan yol anlamına gelir. Projenin beklenen zamanlamasını ortaya koymaktadır. Bu yol üzerinde yer alan tüm faaliyetler kritik faaliyetlerdir.

Proje seçiminde izlenen basamaklar nelerdir?

Proje seçimde izlenen basamaklar; • Problem/fırsat/tehdit analizi (Vizyon ve misyon), • Mali yıl amaçları, • Uzun vadeli hedefler, • Proje seçim süreci, • Proje amaçları ve hedefleri.

EF ve LS hesaplanırken kullanılan formüller nelerdir?

Bir faaliyetin en erken bitiş zamanı, en erken başlama zamanı ile bu faaliyetin beklenen zamanlamasının (t) toplamına eşittir. EF = ES + Faaliyet süresi (t) Bir faaliyetin en erken başlama zamanı, en geç bitiş zamanından beklenen zamanın (t) çıkarılması ile bulunmaktadır. LS = LF – Faaliyet süresi (t)

Proje yönetim aşamaları nelerdir?

Proje yaşam döngüsü olarak da bilinen ve dört aşamadan oluşan proje yönetim aşamaları kısaca şöyle açıklanabilir: • Projenin Doğuşu: Örgüt, bir projeye olan ihtiyacını fark eder (örneğin, sağlık kuruluşuna ait tesisin daha modern bir tesisle değiştirilmesi) veya potansiyel bir müşteriden gelen teklife karşılık vermek durumundadır (örneğin, geri ödeme kuruluşlarıyla yeni bir sözleşme yapmak için sunulan sağlık hizmetlerinin kapsamını genişletmek). Projeye katılmanın beklenen maliyetleri, faydaları ve riskleri bu adımda incelenmelidir. • Planlama: Bu adımda işlerin akışı şekillendirilir ve gereken insan kaynakları, zaman ve maliyete yönelik öngörülerde bulunulur. • Uygulama: Proje uygulamaya konulur. Bir proje için ayrılan kaynakların ve zamanın önemli kısmı bu adımda sarf edilir. • Kapanış: Proje tamamlanmıştır. Projede görevli personel eski görevlerine atanır, kullanılmayan materyal ve ekipman gerekli noktalara dağıtılır.

Kapsam yönetim planı sonrası projenin hedefe ulaşması için gerçekleştirilmesi gereken işlerin organize edilmesini sağlayan nedir?

Kapsam yönetim planı sonrası projenin hedefe ulaşması için gerçekleştirilmesi gereken işlerin organize edilmesini sağlayan “İş Döküm Yapısıdır (İDY)”. İDY bir örgüt şemasına benzetilebilir. Adından da anlaşılabileceği üzere, projenin bileşimini oluşturan faaliyetlere ayrımını göstermektedir.

Bir proje yöneticisi için temel takım oluşturma teknikleri ve stratejileri nelerdir?

Bir proje yöneticisi için temel takım oluşturma teknikleri ve stratejileri şöyle sıralanabilir: • Amaç Belirleme, • Birlikte Çalışma Becerileri, • Kişilik Özellikleri, • Zamanlama.

Projeler büyük çoğunluklar kalıcı sonuçlar üretmek için tasarlanmaktadırlar. Buna göre projelere hangi durumlarda son verilmektedir?

Hedeflenen sonuca ulaşıldığında, proje hedeflerine ulaşmanın mümkün olamayacağı anlaşıldığında veya projeye olan ihtiyaç ortadan kalktığında projelere son verilir.

Projenin performansı hangi öğeler ile ilişkilidir?

Projenin performansı maliyet ve zaman hedefleri ile ilişki içerisindedir.

Büyük çaplı projelerin planlanmasında ve koordinasyonunda başvurulan teknikler hangileridir?

Program Değerlendirme ve İnceleme Tekniği (Program Evaluation and Review Technique, PERT) ve Kritik Yol Yöntemi (Critical Path Method, CPM) büyük çaplı projelerin planlanmasında ve koordinasyonunda başvurulan tekniklerdir. Proje yöneticileri bu teknikler ile; • Proje faaliyetlerini grafiklerle gösterebilir, • Projenin zamanlamaları ile ilgili kestirimlerde bulunabilir, • Zamanında tamamlanması için kritik faaliyetleri saptayabilir ve • Projeyi geciktirmeden faaliyetlerin ne kadar ertelenebileceğini hesaplayabilirler.

Projelerin başarısızlık nedenleri nelerdir?

Projeler temel olarak hatalı öngörüler ve uygulamadaki başarısızlıklar olmak üzere iki ana nedenden dolayı başarısız olurlar. Bu iki temel nedenin yanı sıra projelerin diğer başarısızlık nedenleri şöyle sıralanabilir: • Projelerin ilerleyişi içerisinde daha fazla bilgi gelmesine rağmen başlangıç maliyetleri ve planlamaya dair öngörülerin tekrardan gözden geçirilmemesi, • Planların doğru biçimde kullanılmaması ya da planlardan projeye rehberlik etmesi bağlamında faydalanılmaması, • Proje yöneticilerinin gerekli becerilere sahip olacak şekilde eğitilmemesi, buna bağlı olarak aynı hataların sürekli tekrarlanması, • Proje yönetimi teorisinin uygulamaya konulmaması, pek çok yöneticinin teoriyi zaman kaybı olarak görmesi, buna harcanacak zaman daha sonra hataları düzeltmek için harcamayı tercih etmesi, • Projenin kapsamının değişmesi, • Yanlış proje metodolojisinin kullanılması, • Gerekliliklerde önemli değişikliklerin yaşanması, • İletişim zayıflığı, • Test ya da incelemelerin gerektiği gibi yapılmaması.

Bir projenin doğuş süreci nasıl sonlandırılır?

Projenin ne olduğunu, örgütün kaynaklarının ne için sarf edeceğini ve proje yöneticisinin karar alma konusundaki otoritesini ortaya koyan proje beratı ile sonlandırılır.

Proje beratının hem proje yöneticisine olan hem de müşterisine olan faydası nasıl açıklanabilir?

Proje beratının hem proje yöneticisine hem de müşteriye faydası vardır. Proje yöneticisine faydası, kendisini değişen hedeflere karşı korumanın bir yolu olmasıdır. Müşteriye olan faydası ise, kendisine vaat edilen ile bittiğinde neye benzeyeceğine yönelik yazılı bir belgenin bulunmasıdır.

Karşı karşıya kalınan risklerle mücadele etmede atılabilecek adımlar nelerdir?

Karşı karşıya kalınan risklerle mücadele etmede atılabilecek adımlar dört tanedir. Bunlar kısaca şöyle açıklanabilir: • Kabul: Riski kabul edebilir. Yola devam ederek olacakları bekleyebilirsiniz. • Kaçınma: Planınızı riskin gerçekleşmesini ya da projeyi etkilemesini önleyecek şekilde değiştirebilirsiniz. • Yumuşatma: Riski ortadan kaldıramasanız da, gerçekleşme olasılığını ya da etkisini azaltma şansınız olabilir. • Transfer: Transfer durumunda, riskin gerçekleşme olasılığı ve etkisi değiştirilemeyebilir fakat oluşacak zararın veya aksaklıkların sorumluluğu başka biri tarafından genellikle belli bir ücret karşılığında üstlenilir.

Şebeke diyagramı nedir ve ne işe yarar?

Şebeke diyagramı projede yer alan faaliyetler arasında öncelik ilişkilerini ve aralarındaki bağımlılıkları ortaya koymaktadır. Diyagramda faaliyetler oklarla, faaliyetleri birbirine bağlayan olaylar ise dairelerle ya da karelerle gösterilmektedir. Okların yönü faaliyetin ilerlediği yönü göstermesi nedeniyle önemlidir.

Kapanış aşamasında temel olarak yaşanan süreçler nelerdir?

Kapanış aşamasında temel olarak yaşanan iki süreç vardır. Bunlar; • İdari kapanış ve • Sözleşmenin kapatılmasıdır. Sözleşmenin kapatılması, projenin sözleşmeye dayalı bir faaliyet olması durumunda söz konusudur. Sözleşme hükümlerinin gerektiği gibi yerine getirildiğinden emin olunmalıdır. İdari kapanış ise tüm projelerin bir parçasıdır. Bazen bu süreç gerektiği gibi yürütülmez, bunun belki de en büyük sebebi projenin diğer safhalarına göre daha sıkıcı bir süreç olmasıdır.

Proje ve alt proje arasındaki bağlantı bir sağlık kuruluşu üzerinde nasıl bir örnekle açıklanabilir?

Sağlık kuruluşunun genel mimari yapısının iyileştirilmesi konulu bir proje içerisinde polikliniklerin tadilattan geçirilmesi ile ilgili bir alt proje söz konusu olabilir.

Proje ve işlem kavramının ortak özellikleri nelerdir?

Bu iki kavramın ortak özelliklerini şu şekilde sıralamak mümkündür:
• İnsanlar tarafından gerçekleştirilirler,
• Sınırlı kaynaklarla yürütülmek durumundadırlar,
• Süreç veya altsüreçlerle tamamlanabilirler,
• Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler

Bir iş gurubunu proje haline getiren özellikler nelerdir?

Bir iş grubunu proje haline getiren temel özellikleri şu şekilde sıralayabiliriz:
• İş grubu içinde yer alan faaliyetlerin belli bir başlangıç ve bitiş noktasının olması,
• İş grubunun ve bunun içindeki faaliyetlerin çoğu kez bir defaya mahsus olmak üzere yapılması,
yani daha önce de ifade edildiği üzere geçici olması,
• İş grubu içindeki bu faaliyetlerin tüm yönleri itibariyle her zaman tam olarak bilinmemesi, belirsizliklerin olması,
• İş grubu içindeki faaliyetlerin birbirinden farklı disiplin, departman veya kişilerin işbirliğini zorunlu kılması,
• İşlerin öngörülen zamanda bitirilememesinin örgüt açısından önemli kayıplara neden olması,
• İş grubu içinde yer alan her işin bitiş zamanı, maliyeti ve kalitesi açısından belirli standartlarının olması,
• İşlerin ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sırasında, işlerle ve standartlarla ilgili sürekli değişikliklerin olması,
• Faaliyetlerin gerektirdiği kaynakların miktarının zaman içinde çan eğirisi şeklinde dağılması,
• Örgütlerin ele aldıkları iş projelerinin yapı ve iş grupları bakımından çoğu kez birbirinden farklı olması,
• Projeyi gerçekleştiren örgüt ile projenin sahibi arasında çoğu kez hukuki nitelikte bir sözleşmenin bulunması.

Projelerin başarısızlık nedenleri nelerdir?

•Projenin ilerleyişi içerisinde daha fazla bilgi gelmesine rağmen başlangıç maliyetleri ve planlamaya dair öngörülerin tekrar gözden geçirilmemesi,
• Planların doğru biçimde kullanılmaması ya da planlardan projeye rehberlik etmesi bağlamında faydalanılmaması,
• Proje yöneticilerinin gerekli becerilere sahip olacak şekil eğitilmemesi, buna bağlı olarak aynı hataların sürekli tekrarlanması,
• Proje yönetimi teorisinin uygulamaya konulmaması, pek çok yöneticinin teoriyi zaman kaybı olarak görmesi, buna harcanacak zamanı daha sonra hataları düzeltmek için harcamayı tercih etmesi,
• Projenin kapsamının değişmesi,
• Yanlış proje metodolojisinin kullanılması,
• Gerekliliklerde önemli değişikliklerin yaşanması,
• İletişim zayıflığı,
• Test ya da incelemelerin gerektiği gibi yapılmaması.

Projeler temel olarak hangi iki nedenden dolayı başarısız olur?

Projeler temel olarak iki nedenden dolayı başarısız olur: hatalı öngörüler ve uygulamadaki başarısızlıklar.

Proje yönetimi nedir?

Proje yönetimi, ilgili tarafların gereksinim veya beklentilerini karşılamak ya da onları aşmak üzere bilgi, beceri, araç ve teknikleri uygulama bilimi ve sanatıdır.

Proje ile hangi kavramlar arasında fonksiyonel bir ilişki vardır?

Projenin performans, maliyet ve zaman hedefleri arasında fonksiyonel bir ilişki vardır:
C = f (performans, maliyet, zaman)

Proje yöneticisi kavramını açıklayınız.

Bir projenin temel aktörü proje yöneticisidir. Proje yöneticisi örgüt ve proje için en üst düzeyde sorumluluğu olan kişidir.

Bir proje yöneticisi hangi özelliklere sahip olmalıdır?

Bir proje yöneticisi takım üyeleri ile etkili biçimde iletişim kurabilmeli ve amaçlara ulaşmak için faaliyetleri gerektiği gibi koordine edebilmelidir.

Proje yönetiminin aşamaları nelerdir?

Proje yönetiminin belirli aşamaları vardır. Bu aşamaları planlama, planlanan faaliyetlerin uygulanması ve kapanış olarak sıralamak mümkündür.

Bir projenin yaşam döngüsü kaç adımdan oluşur?

Proje yaşam döngüsü 4 adımdan oluşur.

1. Projenin doğuşu: Örgüt, bir projeye olan ihtiyacını fark eder (örneğin, sağlık kuruluşuna ait tesisin daha modern bir tesisle değiştirilmesi) veya potansiyel bir müşteriden gelen teklife karşılık vermek durumundadır (örneğin, geri ödeme kuruluşlarıyla yeni bir sözleşme yapmak için sunulan sağlık hizmetlerinin kapsamını genişletmek). Projeye katılmanın beklenen maliyetleri, faydaları ve riskleri bu adımda incelenmelidir.
2. Planlama: Bu adımda işlerin akışı şekillendirilir ve gereken insan kaynakları, zaman ve maliyete yönelik öngörülerde bulunulur.
3. Uygulama: Proje uygulamaya konulur. Bir proje için ayrılan kaynakların ve zamanın önemli kısmı bu adımda sarf edilir.
4. Kapanış: Proje tamamlanmıştır. Projede görevli personel eski görevlerine atanır, kullanılmayan materyal ve ekipman gerekli noktalara dağıtılır.

Bir proje beratının içinde neler yer alır?

Bir proje beratının içeriğinde şunlar yer alır:

• Resmi olarak örgütün pojenin gerçekleştirilmesine yönelik bağlılığını ifade eder.
• Proje, amaç ve hedeflerin üst düzey bir özetidir.
• Proje yöneticisini atayarak, proje kapsamında karar alma ve kaynak kullanma yetkisi verir.

Proje beratının faydaları nelerdir?

Proje beratının hem proje yöneticisine hem de müşteriye faydası vardır. Proje yöneticisine faydası, kendisini değişen hedeflere karşı korumanın bir yolu olmasıdır. Müşteriye olan faydası ise, kendisine vaat edilen ile bittiğinde neye benzeyeceğine yönelik yazılı bir belgenin bulunmasıdır.

Kapsam yönetim planı nedir?

Proje beratını takip eden belge “Kapsam Yönetim Planı”dır. Bu, plan üzerinde uzlaşılan kapsamı detaylı biçimde açıklar ve kapsamda bir değişiklik yapılması ihtiyacı doğarsa izlenecek prosedürleri ortaya koyar.

Bir projede kapsam değişikliği halinde izlenecek prosedürler nelerdir?

Kapsam değişikliği halinde izlenecek temel prosedür şu şekildedir:
• Önerilen tüm kapsam değişiklikleri yazılı olarak ortaya koyulur.
• Proje yöneticisi kapsam değişikliklerini değerlendirir.
• Değişiklikler için yapılacak ödemelerden kimin sorumlu olduğu belirlenir.
• İlgili yetkili tarafından kapsam değişikliği kabul veya red edilir.
• Değişikliğin kabulü halinde, proje kapsamında düzenlemeler yapılır ve plan değişir.

İş döküm yapısı nedir?

Kapsam yönetimi planında projenin kapsamı ve çıktılar tayin edilir. Planlama sürecindeki bir sonraki adım projenin hedefe ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken işler bağlamında organize edilmesidir. Buna “İş Döküm Yapısı (İDY)” denilmektedir.

Gantt şeması yöntemi nedir?

Gantt Şeması, planlama safhasında proje faaliyetlerinin programlanmasında ve mevcut ilerlemeleri ile planlanan ilerleme arasında kıyas yapma imkanı sağlayarak kontrolünde başvurulan son derece kullanışlı bir yöntemdir.

Proje yönetim teknikleri nelerdir?

Proje yönetim teknikleri;

• Gantt Şeması
• PERT ve CPM
• Şebeke diyagramı

Şebeke diyagramı yöntemini açıklayınız.

Şebeke diyagramı projede yer alan faaliyetler arasında öncelik ilişkilerini ve aralarındaki bağımlılıkları ortaya koymaktadır. Diyagramda faaliyetler oklarla, faaliyetleri birbirine bağlayan olaylar ise dairelerle ya da karelerle gösterilmektedir. Okların yönü faaliyetin ilerlediği yönü göstermesi nedeniyle önemlidir.
Olaylar herhangi bir faaliyetin başlangıç ve bitiş noktalarını belirler. Herhangi bir olaydan ortaya çıkan faaliyet, o olayda sona erecek tüm faaliyetler tamamlanmadan başlayamaz. Şebeke diyagramı çizilirken okların boylarının sürelerle ya da maliyetlerle bir ilişkisi yoktur, kesişmeleri de önemli değildir. Okların yönleri dikkat edilmesi gereken noktadır.

Proje uygulama aşamasında hangi üç nedenden dolayı başarısızlığa uğrar?

Uygulama aşamasında projeler üç temel nedenden ötürü başarısızlığa uğrar:
• Ekip üyeleri hedefleri, kişisel rolleri veya projeye yönelik performans beklentilerini bilmemektedir.
• İnsanlar gerekli becerilere sahip olmadığı için çalışırken açmaza düşmektedir.
• Rekabet, politika ve kişisel nedenler çatışma yaratmaktadır.

Projelerin başarısızlıkla sonuçlanmasının nedenleri nelerdir?

Projelerin başarısızlıkla sonuçlanma nedenleri şunlardır:
Amaç Çatışması: Bir projenin çıktılarını talep eden ve amaç bakımından çatışma durumunda olan birden fazla müşteri olabilir. Bazen bir projenin başlatılması için sergilenen aceleci tavır nedeniyle, amaçlarda yaşanacak çatışmaları çözmeye zaman ayrılmamaktadır. Projenin sonunda paydaşların tatmin
olmadığı ortaya çıkar. Bazı durumlarda projeyi seyri içerisinde durdurmak, karşılanamayan gereklilikleri açık etmekten daha iyi bir alternatif olabilir.
İhtiyaçların Değişmesi: Bir proje saptanan bir ihtiyacın sonucu olarak başlar. Bazen projenin ömrü esnasında, bu ihtiyaç ortadan kalkar. Bu durumda projenin bitirilmesi sorunları tamamen ortadan kaldıracaktır.
Aşırı İyimserlik: Bazen projenin düşünüldüğünden daha kolay gerçekleşeceği yönünde aşırı derecede iyimser görüş söz konusudur. Fakat gerçekler ortaya çıktığında, proje planlananın dışına çıkmaya başlar.