Perakendecilikte Ürün Yönetimi Dersi 7. Ünite Özet

Giriş

Stok kısaca nihai tüketiciye satılmak üzere perakendecinin elinde bulundurduğu malları ifade eder. Üretim işletmesi için ise stok hammadde, yarı mamul, mamul, hazır parça ya da yardımcı malzemeler olabilecektir. Hangi işletme türü olursa olsun fazla miktarda stok bulundurmak ürün genişliği ve karlılığını etkilediği gibi az miktarda stok bulundurmak da satış ve müşteri kayıplarında belirleyicidir.

Perakende stok yönetimi ise uygun ürün çeşidi ile karlılığı sağlamak için siparişin verilmesi, taşıma, depolama, rafta sunum ve satış maliyetleri gibi faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve kontrolü çabalarıdır. Stok yönetimi firmanın bulunduğu dağıtım kanalının yapısına göre de değişiklik gösterebilen belli düzeyde risk içerir. Stok yönetiminin başarısı tedarik zamanının uzunluğu/kısalığı, stok yapılacak ürünün çeşidi ve stok yapılacak ürünün derinliği kararlarına bağlıdır. Perakende işletmeleri ise tüketici talebine uygun miktar ve nitelikte ürünü depo ve raflarında bulundurduklarından üretim işletmelerine nazaran daha az stok riskine sahiptirler. Toptancı ve perakendeciler ürün satışlarının dönemsellik gösterdiği durumda, satışın yoğun olacağını bekledikleri dönemde stok miktarını arttırırlar. Perakendeci için etkin stok yönetimi alım satım hızıyla etkilidir. Stok devir oranı, yıllık satış miktar/değerinin ortalama stok miktar/değerine oranıyla ölçülür ve stoklarının dönem içinde kaç defa yenilendiğini gösterir. Stok devir oranı yüksek olan perakendeci stoklarını hızlı bir şekilde nakde dönüştüren, finansal açıdan yüksek likidite ile faaliyet yürüten niteliktedir. Stok devir oranı düşük olan perakendeci ise yüksek stok bulundurma maliyetlerine katlanmak durumunda kalır. Bu nedenle stok devir oranında gerçekleşebilecek değişikliklerin olası nedenleri tespit edilmeli ve gerekli düzenlemeler yapılmalı, özellikle mevsimsel satış dalgalanmalarının yaşandığı ürünlerin stok devir oranlarına dikkat edilmelidir.

Stok Yönetimi

Perakende ürün yöneticisinin temel karar noktaları mağaza, bölge ya da organizasyon düzeyinde karı maksimize edecek stok miktarı ve zamanına karar verilmesi konularıdır. Nitekim yeterli miktarda ürün çeşidinin olmayışı tatmin edilmemiş tüketici talebi riskini ortaya çıkarır. Aynı zamanda ürünün stokta bulunmaması sadece o ürünün değil tamamlayıcı ürünlerin satışını da etkileyeceği gibi tüketicinin aynı mağazaya bir daha gelmemesi durumunu ortaya çıkaracaktır. Ürün stok miktarının fazla olması durumu ise zaman, emek, mağaza alanının verimsiz kullanılması gibi ilave maliyetleri doğuracaktır. Bu nedenle perakendeciler bazı ürünleri stoklarında sürekli bulundurma ve tedarik etme yolunu seçerler. Tüketici talebinin mevsimsellik, özel günler, bayramlar gibi faktörlerin etkisiyle süreklilik göstermemesi durumunda sürekli stok tutma gereği olmaz. Her perakendeci değişik genişlikte ürün çeşidiyle tüketicilerine sunar. Temel ihtiyaçları gidermeye yönelik ürünler daha kısa sürede eskitilip tüketilmesinden dolayı stok devir oranları daha yüksek olacak, perakendeci düzenli aralıklarla sipariş verip sürekli stok bulundurmak durumunda kalacaktır. Bunun için de perakendeci satış rakamlarından yararlanarak talep tahmini yapacak ve tahmini talebi karşılayacak düzeyde stok tutacaktır. Sipariş zamanına karar verirken ise ürünün tedarik olanaklarına ve satış hızına bakılarak en uygun zaman aralığında sipariş verilir. Sipariş zamanı kararını erken vermek stok maliyetlerini arttırırken geç vermek ise tüketici talebinin karşılanamamasına (yok satma) yol açar. Sipariş zamanı kârın optimum olduğu noktada verilmelidir.

Kısaca ifade etmek gerekirse stok yönetiminin amacı istenilen ürünü, istenilen zamanda, uygun miktarda hazır bulundurmak ve bunu en ekonomik biçimde gerçekleştirmektir. Nitekim bir perakendeci için stok yönetiminin etkili bir finans yönetimi sağlaması, tedarik ve satış masraflarını azaltması, kolay ve gerçeğe uygun satış planlamasına olanak tanıması, maliyet muhasebesi açısından hızlı ve doğru bilgiler sunması, ürünün niteliğinin bozulmasına karşı planlama imkânı sağlaması gibi birtakım faydalar sunar.

Stokla İlgili Kavramlar

Stok politikası temelde neyin satın alınıp neyin üretileceğini, ne zaman eyleme geçileceği ve ne miktarda alım yapılacağını gösteren rehberlerden oluşur. Coğrafi olarak mağazalardaki stok yerleşim kararı da stok politikalarıyla ilgilidir. Perakende işletmesinde uygulanan stok politikaları stok performansı üzerinde etkilidir. Stok politikalarıyla ilgili birinci görüş her stokun bağımsız olarak yönetilmesi esasına dayanır. Diğer görüş ise her stok faaliyetinin tek merkezden yönetilmesini öngörür. Tek merkezden yapılan stok yönetimi etkili iletişim ve koordinasyon gibi yararlar sunar. Etkili stok yönetiminin iki önemli göstergesi hizmet düzeyi ve ortalama stok miktarıdır. Performans döngüsü olarak da isimlendirilen hizmet düzeyi , perakende işletmesinin hedeflediği performans düzeyiyle ilişkilidir. Ortalama stok ise perakende işletmesinin faaliyetlerini en karlı biçimde yürütebileceği ortalama stok miktarı/değeriyle ilgilidir. Çoklu stok döngüsünde ortalama stok miktarı ise perakendeci için belli bir zaman diliminde ne kadar stok bulundurulacağına karar vermek açısından önem teşkil eder. Stok kararlarını etkileyecek bir belirsizlik söz konusu olmadığı durumlarda, perakendeciler emniyet stoku tutmadan faaliyetlerine devam edebilirler. Ortalama sipariş noktasına yaklaşıldığında yeni stok için sipariş emri verilir. Eldeki stok tamamen bittiği an yeni stok gelir.

Stok Bulundurma Nedenleri

Perakendeci genel olarak faaliyetlere belirli bir düzeyde devam etmek ve talebi karşılayamama sorunlarını minimize etmek için stok bulundurur. Eğer stok düzeyi yeterli miktarda bulunmazsa tahminin üzerinde bir müşteri talebi ile karşılaşılırsa talep karşılanamayacaktır. Bu da beraberinde potansiyel talep kaybını getirebilir. Perakendeciler tüketici ihtiyaç ve isteklerini giderecek karlı ürünleri stoklarında bulundurarak müşteri memnuniyeti sağlayabilirler. Stok miktarı kararları maliyetleri minimum, karlılığı maksimum yapacak şekilde belirlenmelidir.

Tüketiciler bazı ürün kategorilerinde çok fazla çeşitlilik beklemezken bazı ürün kategorilerinde daha fazla ürün çeşidi arasından seçim yapıp karar vermek isterler. Bu açıdan hızlı tüketim ürünlerinde çok fazla ürün çeşidi sunulmasına gerek olmayabilirken beğenmeli ürünlerde daha fazla ürün çeşidi sunulması tüketici tatminini arttırabilir. Stok bulundurmanın perakendecilere yararları şu başlıklarda toplanabilir:

1. Yok satmama
2. Faaliyetleri sürdürme
3. Miktar indirimi
4. Korunma
5. Planlama esnekliği
6. Finansman

Perakendeci işletmelerin stok bulundurmadan kaynaklı karşılaştıkları maliyetler ise:

1. Stok bulundurma maliyetleri
2. Stok bulundurmama maliyetleri
3. Sipariş maliyetleri

Stok bulundurma maliyetleri stok korunması ile ilişkilidir. Stok bulundurma maliyet unsuru bileşenleri sermaye, vergi, sigorta, eskime ve depolama olarak sıralanabilir. Sermaye maliyeti ; sipariş maliyeti, taşıma maliyetleri içinde yönetsel maliyetler, iletişim maliyetleri ve faiz yer alır. Vergiler ise stoklara doğrudan etki etmez. Dolaylı olarak, doğru tahmin edilmeyen stok maliyetlerinin kara ve dolayısıyla karın vergilendirilmesine maliyet olarak yansıması söz konusu olabilir. Ayrıca depo kirası için verilen stopaj vergisi de bu kalemde ele alınabilir. Sigorta maliyeti ise tahmini risk ve kayıp zamana bağlı olarak tahmin edilir; zarar riske bağlıdır. Eskime ise ürünün depoda bozulması, kötüleşmesi, modasının geçmesi maliyetidir. Seçilen depo özellikleri ise ısıtma, soğutma, nem vb. karşı ürünün niteliğini bozmayacak şekilde hazırlanmalıdır. Depolama maliyeti , kira, elektrik, güvenlik, işçilik, elleçleme, depo içi taşıma ve yerleştirmeden oluşur.

Stok bulundurmama maliyetleri yok satma maliyeti, yönetsel maliyetler ve atıl kapasite maliyetlerinden oluşur. Yok satma maliyeti talebi zamanında karşılanmayan müşterinin siparişinin karşılanmayıp ihtiyacını başka perakendecilerden karşılaması ve uzun vadede müşteri ve Pazar payı kaybı şeklinde görülen maliyettir. Yönetim maliyeti perakende yönetiminin stok bulundurması gerekirken elinde stok bulundurmaması durumunda karşılaştığı maliyetlerdir. Gerekli stoklar elde bulundurulmadığı için talep dalgalanmalarına karşı ek sipariş, tedarik, nakliye maliyetleri, daha fazla ücret ödeyerek satın alma maliyeti gibi maliyetlere katlanmak durumunda kalır. Atıl kapasite maliyetleri stok bulundurmak için yapılan sabit yatırımların stok tutulmaması sonrasında atıl hale gelmesi ile ortaya çıkan maliyettir.

Sipariş maliyetleri , perakende işletmesinin sipariş vermek için katlandığı maliyetlerden oluşur. Siparişi verilecek ürünlerin belirlenmesi, talep formlarının hazırlanması, ilgili bölümlere verilmesi, onay alınması, en uygun tedarikçinin araştırılması ve kararının verilmesi vb. maliyetlerle birlikte siparişler teslim alındığında depoya yerleştirilmesi, elleçleme, raflara yerleştirme vb. maliyetlerden oluşur.

Stok Planlama

Stok belli bir noktaya düştüğü zaman, stok miktarının tekrar eski seviyesine çıkarmak için sipariş verilmektedir. Stoklar eski seviyesine gelinceye kadar perakendeci faaliyetlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi için gerekli zaman aralığı belirlemelidir. Sipariş zamanının erken ya da geç verilmesinin maliyetler üzerinde etkisi olup sipariş zamanının belirlenmesi formül geliştirilmiştir: R=D x T. R:stok düzeyindeki yeniden sipariş noktası; D: ortalama günlük stok talebi; T: gün itibariyle stok devir hızı. Eğer talep ve stok devir hızında belirsizlik varsa formül şu şekildedir: R= D x T + SS. R: birimdeki yeniden sipariş noktası; D: birimdeki ortalama günlük talep; T: stok devir hızı (günlük); SS: emniyet stok düzeyi.

Sipariş miktarının tespiti stok yönetiminde son derece önemlidir çünkü aşırı stok yapılırsa gereksiz maliyet yüküne katlanılmak zorunda kalacaktır; yetersiz düzeydeki stok da verimsizliğe yol açacaktır. Bu nedenle optimum sipariş miktarı tespit edilmelidir. Bunda da ekonomik sipariş miktarı yönteminden yararlanılır. Ekonomik sipariş miktarı kararı sipariş maliyeti ile elde bulundurma maliyetinin optimum olduğu noktada yer alır. Stok miktarını belirlerken perakendeci aşırı stok ve olması gerekenden az stok miktarı konularına eğilir. Aşırı stok bulundurma beraberinde depolama maliyet artışı, nakit sermayesinin stoklara bağlanması nedeniyle finansal esnekliğin azalması sorunlarını beraberinde getirirken olması gerekenden az stok tutmak ise perakendecinin yok satmasına, bir bakıma satmamasına yol açacak ve bu durum işletme karlılığı ve uzun dönemde rekabet avantajını kaybetmesine yol açacaktır.

Perakendecilerin ürün tedarik süreci içinde karşılaştığı maliyetler ise:

• Yönetsel maliyetler (personel giderleri, telefon giderleri, sarf malzeme giderleri vb.)
• Bilgi araştırma maliyetleri (gerekli stok uygun fiyat, kalite ve standarttan kimden, ne zaman, hangi koşullarda vb. teslim alınacak)
• Teslimatta karşılaşılan maliyetler (ürünün beklenen zaman, kalite ve standartta teslimatının yapılmaması halinde karşılaşılan maliyetler)

Tüm bu unsurları gözeterek perakendeci ekonomik sipariş miktarı kararı için sipariş maliyeti ve elde bulundurma maliyetinin optimum olduğu noktada karar vermelidir.

Sayılan maliyetlerle birlikte elde bulundurma maliyeti, taşıma, depo, güvenlik maliyetleri, stoklanan ürünün niteliğinden kaynaklı maliyetler ve yönetsel maliyetler gibi birçok maliyet kaleminden bahsedilebilir. Perakendeciler sipariş maliyetini azaltmak içinse:

• Tek merkezden siparişleri yönetme
• Siparişleri belirlenen sipariş programına göre yönetmek
• Zaman, işgücü ve sarf malzeme tasarrufu için elektronik veri alışverişi (EDI) sistemleri kullanmak
• Satış temelli otomatik yeniden doldurma sistemleri kullanmak

Ekonomik sipariş maliyeti hesaplanmasında matematiksel yol en doğrusudur (Ekonomik sipariş miktarının hesaplanmasında kullanılan formül için kitabın 152. Sayfasına bakınız). Öte yandan ekonomik sipariş miktarı belirlenirken aşağıdaki varsayımlar sağlanarak buna göre karar alınmaktadır:

1. Bütün talepler karşılanır
2. Talep sabittir, süreklidir ve tespit edilebilir
3. Tekrar tedarikte stok devir hızı süresi bilinir ve sabittir
4. Bağımsız sipariş miktar ve zamanı için ürün fiyatı sabittir
5. Sınırsız planlama ufku vardır
6. Stoklardaki farklı ürünler arasında fark yoktur
7. Geçişler stoksuzdur
8. Sermaye erişilebilirliğinde sınırlama yoktur

Tüm bunlarla birlikte perakendecinin hedef ve amaçları da stok kararlarını etkilemektedir. Bu amaçlara da ekonomik sipariş miktarının genişletilmesi ile ulaşmak mümkündür. Ekonomik sipariş miktarı düzenlenirken üç konuda düzenleme yapılır:

1. Tedarik miktarı oranı (tek seferde daha çok tedarik maliyetlerde etkilidir. Büyük miktarlardaki siparişlerde birim başına sabit maliyet kaynaktan hedef noktaya doğru düşer)
2. Miktar indirimi (stok için satın alınan miktar arttıkça pazarlık gücünden doğan indirim avantajı söz konusu olur)
3. Ekonomik sipariş miktarıyla ilgili diğer uygulamalar (perakendecinin kendine has rekabet avantajı kaynakları. Üretim miktarı, farklı ürün satın alma, sınırlı sermaye, özel taşıma kamyonları vb. ilave uygulamalar)

Stok Kontrol Yöntemleri

Perakende işletmeleri stok miktarı karar ve zamanını belirlerken bazı yöntemler kullanır. Bunlar:

• Gözle kontrol yöntemi (perakende stokları depo sorumlusu ve reyon sorumlusu tarafından gözden geçirilir. Önce raflardaki stoklar sonra depodaki stoklar kontrol edilir. Bu stoklar belli düzeyin altına inmişse yeni sipariş verilir)
• Çift kutu yöntemi (stoklar iki bölmeli bir kutuda muhafaza edilir. Birinci kutu tamamen bittiğinde yeni sipariş verilir. İkinci kutudaki miktar sipariş teslim alınıncaya kadar perakendecinin ihtiyacını karşılayacak nitelikte olmalıdır)
• Sabit sipariş periyodu yöntemi (stok yönetimi zaman esaslı yapılır. Stok yapılacak her bir ürün kalemi önceden saptanmış bir süre sonunda sipariş edilir. Periyot günlük, haftalık ya da aylık sabit zaman aralıklarında olabilir. Temel ürünlerde daha uygun bir yöntemdir. Stok kontrol sıklığı ürünün raf ömrü ve talep düzeyine bağlıdır. Sipariş karşılama süresi gibi durumlarda emniyet stok miktarı arttırılabilir)
• Sabit sipariş miktarı (perakende stokları belli bir düzeye indiğinde toplam stok maliyetini minimum yapacak şekilde önceden saptanmış sabit bir miktar sipariş edilir)
• ABC yöntemi (stok tutulacak ürünler arasındaki kararın miktar ve değere göre belirlenmesini esas alır. 80/20 Pareto prensibinden yola çıkarak az sayıda üründen çok, çok sayıda üründen az kazanç sağlama prensibine dayanır. A grubu stok kalemleri toplam miktarın 15-20% sine, toplam değerin 75-80%’ini; B grubu stoklar miktarın 30- 40%’ına değerin 10-15%’ine; C grubu stoklar ise miktarın 40-50%’sine, değerin 5-10%’una karşılık gelen paya sahiptir. Yöntemde esas düşük değerli kalemlerden bol; yüksek değerli kalemlerden düşük miktarda tutup kontrolü sıkılaştırmayı gerekli görür)
• Tam zamanlı stok yönetimi (stok bulundurma çok sınırlıdır veya yoktur. İdeal stok miktarı sıfırdır. Bu sayede stok tutma kaynaklı elde bulundurma/bulundurmama maliyeti, sipariş maliyeti ortadan kalkar. Tam zamanlı tedarik sistemi RFID teknolojisi ile birlikte kullanılmaktadır. Ürün üzerine yerleştirilen etiketlerle raftaki veya depodaki ürün miktarı kolaylıkla okunur ve bilgisayara kaydedilir. Bu bilgiler raftaki veya varsa depodaki stok miktarını gösterecektir ve perakendeci belirlediği kriterlere göre yeniden sipariş verebilecektir.

Bahsedilen tüm bu yöntemler perakende yöneticilerine stoktaki ürün listesi, ürünlerin günlük, haftalık, aylık satış miktarını öğrenme, stok devir hızı ile belli bir dönemdeki satış ve stok düzeyini tespit etme, raftaki stok ve depoya gelecek stokları izleme, sipariş verilen ürün miktarı, çeşidi, hedefe ulaşma düzeyi, satış tahmini vb. konularda bilgi verir.

Ayrıca tedarikçiler de perakende mağazalarında veya genel müdürlük ofislerinde kendi ürünlerinin stok yönetimi çalışmalarını yaparak stok yönetimine aktif olarak katılırlar.

Stok yönetiminde bir başka uygulama ise perakendecilerin hiç stok tutmayarak tüketici siparişlerini doğrudan üretici veya tedarikçiye bildirerek satışa aracılık etmeleridir. Üretici ve tedarikçiler ürünü tüketiciye gönderir ve stokla ilgili riski üstlenir. Bu yönteme mağazasız perakendecilik denir.

Stok Yönetimini Etkileyen Faktörler

Perakendeciler hangi ürün miktarından ne zaman ve ne kadar stok tutacağına karar verirken satış rakamlarının ürünlere göre dağılımına bakarlar. Yine geçmiş dönem satış rakamlarını kullanarak bir sonraki döneme ait tahmini satış miktarını kestirebilirler. Stoklanan her bir ürüne ait geçmiş dönem detaylı miktar, zaman, fiyat gibi satış bilgileri her bir ürün hattının tahmini satış miktarının belirlenmesinde yardımcı olur. Tahmin edilen gelecek dönem satış düzeyini karşılayacak miktarda stok tedarik edilebilir.

Perakende işletmelerinde satışları etkileyen stokla ilgili faktörler şunlardır:

• Tüketiciler (tüketicilerin talep yapısını belirleyen nedenler yaş, cinsiyet, aile büyüklüğü, göç, eğitim düzeyi gibi demografik etkenler , gelir düzeyi, ekonomik sektörlerin dağılımı, ekonomik durum, ekonomik sektörlerin dağılımı gibi ekonomik etkenler , iklim etkisinin yaşanan tedarik esnekliğine etkisi, iklime bağlı olarak tüketici talebinin değişmesi, önemli günlerin etkisinin görüldüğü mevsimsellik etkisi, modanın değişmesinden kaynaklanan moda kaynaklı etkenler )
• İşletmenin yapısı (işletmenin özellikleri, kaynakları, rekabet durumu, perakende işletmesinin finansal kaynakları, depolama imkânları, yönetsel yetenekleri, dağıtım kanalındaki diğer üyelerle ilişki türü ve düzeyi gibi etkenler)
• Tedarikçiler (tedarikçilerin ürünü istenilen standartta, yerde, zamanda sunabilme yeteneği, tedarikçileri etkileyen kendine has durumları, tedarikçilerin hız ve esnekliğe sahip olup olmaları, ulaştırma maliyetlerinde olası maliyet artışı, ithal ürünün tedarik edilmesi durumunda ürünün tedarik ve fiyat güvenirliği vb. etkenler)