Genel Muhasebe 1 Dersi 4. Ünite Özet

Muhasebe Süreci

Muhasebe, bir sistemdir ve her sistem gibi;

• Girdileri,
• Girdilerin işlendiği bir süreci,
• Çıktıları vardır.

Muhasebe sisteminde girdileri belgeler; süreçte bu belgeler kayıt edilmekte, sınıflandırılmakta ve çıktısı ise finansal tablolardır.

Muhasebe süreci, yeni kurulan işletmelerde kuruluş işlemleri tamamlandıktan sonraki açılış kaydı ve kuruluş bilançosu ile faaliyetine devam eden işletmelerin dönem başı yevmiye kayıtları ile başlar.

Süreç; dönem içi mali olaylara ait belgelerin toplanması, kaydedilmesi, sınıflandırılması ve mali tabloların düzenlenmesine kadar devam eder. Sürecin ara noktalarında, işlemlerin matematiksel doğruluğunun sağlanması için geçici (ara) mizanlar düzenlenir. Dönem sonunda kayıtların özeti, genel geçici mizan şeklinde alınır. Son şekil verildikten sonra kesin mizan ve mali tablolar hazırlanır.

Mizanlar üçe ayrılır:

• Geçici Mizan,
• Genel Geçici Mizan,
• Kesin Mizan.

İşletmelerde muhasebe sürecinin aşamaları şunlardır:

1. Açılış kayıtları: Yeni kurulan işletmede yapılacak envanter çalışması ve düzenlenecek açılış bilançosundan hareketle, faaliyetine devam eden işletmelerde ise dönem başı bilançosundan hareketle yapılan kayıttır.
2. Dönem içi mali işlemlerin kayıtları: Dönem içi işlemler, önce yevmiye defterine maddeler şeklinde ve yevmiye defterinden büyük deftere kaydedilir.
3. Ara mizanlar: Yevmiye defterinden büyük deftere aktarılanların matematiksel doğruluğunu test etmek için kullanılır.
4. Genel geçici mizan: İşletmenin muhasebe dönemi içinde kayıtlı durumunu gösterir.
5. Envanter ve envanter kayıtları: Hareketler incelenir, işletmenin varlıkları sayılır, ölçülür, tartılır ve değerlendirilir.
6. Kesin mizan: Her dönem sonunda çıkarılan son mizandır.
7. Finansal tabloların düzenlenmesi: Finansal durum tablosu, kapsamlı gelir tablosu, nakit akış tablosu, öz kaynaklar değişim tablosu, kesin mizandan sonra düzenlenir.
8. Kapanış kayıtları: Dönem sonu bilançosundan hareketle yapılır. Dönem sonu bilançosunun pasifi yevmiye kaydının borç tarafına, aktifi alacak tarafına kayıtlanır.

Muhasebe Bilgi Akışı

Muhasebe süreci aslında verileri bilgiye dönüştüren bir sistemdir. Girdiler, belirli yasal ve işlemsel süreçlerden geçirilerek sistemin çıktısına dönüştürülür.

Muhasebe sürecinin girdileri belgeler; çıktıları ise finansal durum tablosu, kapsamlı gelir tablosu, nakit akış tablosu, öz kaynaklar değişim tablosu ve açıklayıcı notlardır.

Bilgi akış sürecinde toplanan belgeler, muhasebe ilke ve kuralları ile yasal düzenlemelerin öngördüğü süreler dâhilinde, tutulması zorunlu veya isteğe bağlı defterlere kayıtlanır ve sistematik bir şekilde dosyalanır.

Belgedeki tutar ile kaydedilen tutarın karşılıklı doğrulanması amacı ile ara dönemlerde veya dönem sonu itibarıyla mizanlar düzenlenir.

Sürecin çıktı sürecinde elde edilen finansal tabloların analiz ve yorumlanması, bilgi akışının son ve en anlamlı noktası olacaktır.

Belgeler

Mali olaylara ait ve ispat edici özelliği olan unsurlara belge denir.

Belgelendirme, mali nitelikli bir işlemin tarafları, tarih, içerik, miktar ve tutar olarak belirlenmesi işlemidir. Düzenlenecek belgeler, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu gibi yasal düzenlemelerden kaynaklanacağı gibi, işletmelerin kendi ihtiyaçlarından da ortaya çıkıp şekillenecektir.

Yasal düzenlemeye tabi belgeler ve işletmenin düzenlediği belgeler muhasebede kullanılan belgelerdir. Yasal düzenlemelere tabi belgeler; fatura, sevk irsaliyesi, irsaliyeli fatura, yazar kasa fişi, perakende satış fişi, gider pusulası, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, taşıma belgeleri, adisyonlar, senetler, çeklerdir. İşletmelerin düzenlediği belgeler: tahsilat ve tediye makbuzları, çek alındı verildi makbuzları, işletme içi sevkiyat belgeleri, mutabakatlaşma mektupları, cari hesap kartları, stok kartlarıdır.

Defterler

Kayıt yapmak, finansal bir olayın işletmeyi nasıl etkilediğini belirlemek ve kurumsal hafıza oluşturmak için gerçekleştirilen bir faaliyettir.

Kayıt işlemi, muhasebenin temel yapı taşıdır.

Belgelere dayanan mali olaylar, yasalarda belirlenen sürelerde tutulması zorunlu defterlere; işletmelerde belirlenen iç kontrol uygulamaları doğrultusunda ise, zorunlu olmayan defter veya çalışma tablolarına kayıtlanacaktır.

Yasalarda tutulması zorunlu defterleri;

• Türk Ticaret Kanunu’na Göre Tutulması Gereken Defterler,
• Vergi Usul Kanunu’na Göre Tutulması Gereken Defterler ve
• İşletmelerce İsteğe Bağlı Tutulan Yardımcı Defterler olarak sınıflandırabiliriz.

Türk Ticaret Kanunu’na Göre Tutulması Gereken Defterler: Her tacir; ticari defterlerini tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle mal varlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartları hükümleri başta olmak üzere Türk Ticaret Kanunu’na göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.

Defterler; üçüncü kişi uzmanların, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur.

İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.

Ticari defterler, açılış ve kapanışlarında noter tarafından onaylanır. Kapanış onayları, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılır.

Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.

Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, Türkçe tutulur.

Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir.

Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar; eksiksiz, doğru ve zamanında ve düzenli olarak yapılır.

Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez.

Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılamayan değiştirmeler yasaktır.

Vergi Usul Kanunu’na Göre Tutulması Gereken Defterler: Vergi usul Kanunu’na göre işletmeler; vergi ile ilgili hesap durumunu, faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek, vergi ile ilgili muameleleri belli etmek, işletmelerin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek, işletmelerin hesap ve kayıtları aracılığıyla üçüncü şahısların vergi durumunu kontrol etmek ve incelemek amaçlarıyla defter tutarlar.

Vergi Usul Kanunu’na göre işletmeler, defter tutma bakımından yasada belirlenen ölçüler çerçevesinde;

• Birinci sınıf işletmeler,
• İkinci sınıf işletmeler olarak iki gruba ayrılmaktadır.

Birinci sınıf işletmeler, bilanço esasına göre defter tutarlar; ikinci sınıf işletmeler ise işletme hesabı esasına göre defter tutarlar.

Birinci sınıf işletmeler, bilanço esasına göre aşağıdaki defterleri tutmak zorundadırlar:

a) Yevmiye Defteri,
b) Defteri Kebir,
c) Envanter Defteri olup bunlardan yevmiye ve envanter defteri tasdike tabidir.

İkinci sınıf işletmelerin işletme hesabı esasına göre tutmak zorunda olduğu ve tasdike tabi defteri, işletme hesabı defteri dir.

İşletmelerce İsteğe Bağlı Tutulan Yardımcı Defterler: İşletmeler; yasal olarak belirtilen defterler dışında kendi ihtiyaçları doğrultusunda cari hesap, stok, kıymetli evraklar ve kasa hareketlerini izlemek amacı ile yardımcı defter tutarlar.

Yasal Defterler

Vergi Usul Kanunu, yevmiye ve envanter defteri için tasdik zorunluluğu getirirken, Türk Ticaret Kanunu’na tabi tüm defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerini zorunlu kılmıştır. İşletmeler Vergi Usul Kanunu’na göre defterlerin tasdik işlemini belirli hallerde notere yaptırmak zorundadır. İşletmelerin muhasebe organizasyonları ve muhasebe bilgi süreci bu alandaki yazılımlarla birlikte bilgisayar ortamında yürütülmektedir.

Yevmiye Defteri (Günlük Defter): İşletmenin karşılaştığı finansal nitelikli bir işlemi borç ve alacak ilişkisini birlikte değerlendirerek madde adı verilen alan içinde gösteren ve tutulması yasalarca zorunlu olan fiziki veya elektronik bir defterdir.

Yevmiye defterinin özellikleri;

• Sayfa numaraları, sıra numarası şeklinde takip eder,
• Yevmiye defterine kayıtlar, madde şeklinde yapılır. Yevmiye defterine yapılan kayıtlara yevmiye maddesi denir.

Aşağıda belirtildiği gibi üç farklı yevmiye maddesi yapılmaktadır:

a. Bir hesap borçlu iken bir hesap alacaklı ise basit madde,
b. Bir hesap borçlu iken birden çok hesap alacaklı ise veya birden çok hesap borçlu iken bir hesap alacaklıysa bileşik madde,
c. Birden çok hesap borçlu iken birden çok hesap alacaklı ise karışık madde yapılır.

• Yevmiye maddesinde borç-alacak sütunları toplamı eşit olur. Yevmiye defterindeki borç ve alacak kalan toplamı, aynı zamanda dönem sonunda düzenlenen mizanın borç ve alacak toplamına eşit olacaktır.
• Yevmiye defterine yapılan yanlış kayıtlar tespit edildiğinde, yine usulüne uygun olarak, kayıt şeklinde düzeltme işlemine tabi tutulur.
• Usulüne uygun tutulan yevmiye defteri kayıtları, kayıtların büyük defterlere daha az hata ile kaydedilmesine, büyük defterdeki yanlışlıkların daha kolay bulunmasına yardımcı olur.

Büyük Defter (Defter-i Kebir): Hesaplanın işleyişini gösteren yasal deftere ise büyük defter veya defter-i kebir adı verilmektedir.

Büyük defterin özellikleri:

• Büyük defterin sayfa numaraları sıra olarak değil karşılıklı olarak devam eder.
• Kayıtlarını bilgisayar ortamında tutan işletmelerde sayfa numaraları, sıra olarak devam eder.
• Karşılıklı sayfaların sol tarafına borç, sağ tarafına alacak kısmı denir.
• Maddeler şeklinde yevmiye defterine yapılan kayıtlar, yevmiye defterinden hesap şeklindeki büyük defterin borç alacak sütunlarına aktarılır.
• Büyük defterde meydana gelen yanlışlıklar, muhasebe usul ve esaslarına göre, yanlış rakam okunacak şekilde tek çizgi ile çizilir ve uygun yere doğru rakam yazılır.
• Büyük defterde her bir hesap için ihtiyaç duyulacak kadar sayfa ayrılarak kayıtlar yapılır.
• Dönem sonunda her bir hesabın borç ve alacak toplamları alınır.
• Yevmiye defterine yapılan kayıtlardan, büyük defterlere rakamların matematiksel olarak doğru geçtiğinin kontrolü için mizanlar düzenlenir.
• Düzenlenen mizanda borç ve alacak tutar toplamları eşit çıkarsa yevmiye defterinden büyük deftere rakamların doğru aktarıldığı kabul edilir.

Envanter (Bilanço) Defteri: Saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle bilanço akşamı işletmenin varlık ve kaynaklarının doğru olarak belirlenmesi için yapılan işlemlere; envanter adı verilir.

Envanter defterinin sayfaları; sıra numara takip eder. Envanter çalışması sırasında tutulan envanter listeleri, envanter defterine kaydedilir. Envanter defterine yıl sonu itibariyle envanter çalışmasından sonra kayıtlar yapılır.

İşletme Hesabı Esası Defteri: Vergi Usul Kanunu’na göre belirlenen yıllık alım satımı, belirlenen tutarların altında kalan ikinci sınıf işletmelerin tutacağı defter; işletme hesabı esası defteri dir.

Defter sayfalarının sol tarafına elde edilen giderler, sağ tarafına ise yapılan gelirler kaydedilir.

Yardımcı Defterler: Tutulması zorunlu yasal defterler dışında işletmeler, ihtiyaçları doğrultusunda, ana hesaplara ilişkin ayrıntılı bilgi gösteren yardımcı hesapları yardımcı defterlere kaydederler.

Ana hesabı oluşturan birden çok unsur var ise her bir unsura ait mali olayları takip edebilmek amacıyla, zorunlu olmasa da, yardımcı defterlerin ve yardımcı hesapların kullanılması gerekmektedir.

Muhasebe Fişleri

Mali nitelikli işlemlere ait belgelerin doğrudan defterlere kaydedilmesindeki olası hataları azaltmak, muhasebede fiş kullanılması ile mümkündür.

Muhasebe fişleri;

• Tahsil fişi; para tahsilatlarına ait belgelerin toplandığı fiştir.
• Tediye fişi; çeşitli nedenlerle yapılan ödemelere ait belgelerin toplandığı fiştir.
• Mahsup fişi; mali olay gerçekleştiği anda işletme kasası ile ilgisi yoksa bu tip mali olaylara ait belgelerin toplandığı fiştir.

İşletmelerin muhasebe sisteminde fiş kullanılması, tutulması zorunlu defterlere kayıtların daha düzenli ve daha az hata ile yapılmasına yardımcı olur.

Mizanlar

Mizan, yevmiye defterinden büyük deftere rakamların matematiksel olarak doğru aktarıldıklarını belirlemek için düzenlenen çizelgedir (S:87, Şekil 4.9).

Her ay sonu düzenlenirse aylık mizan veya geçici mizan adı verilir.

Bütün işletmeler, 31 Aralık’ta mutlaka bir mizan düzenler. Bu mizana, genel geçici mizan denir.

Kesin mizan dönem sonu envanter ve düzeltici kayıtlardan sonra düzenlenir. İşletmenin dönem sonu bilançosu kesin mizandan çıkarılır.