Yönetim Bilimi 1 Dersi 5. Ünite Özet

Denetim Kavramı

Mirze’ye göre denetim, işletmedeki performansların, önceden belirlenmiş amaç, hedef veya standartlara göre durumunu, uygulanan planların ve seçilen yolların doğruluğunu belirlemek amacıyla yapılan bir faaliyettir.

Marshall E. Dimock’a göre ise denetim, hizmet veya mal üretiminin her aşamasında elde edilen verileri ölçmemize ve ulaşmayı planladığımız amaçlarımıza herhangi bir zamanda ne derece yaklaşmış olduğumuzu anlamamıza yarayan bir yönetim fonksiyonudur.

Denetim, mevcut iş başarısının ölçülmesi ve başarı ile belirlenen hedeflerin gerçekleşme olasılığının saptanması olarak da tanımlanabilir. Denetim işlevi, bir faaliyeti daha önceden belirlenen amaçlara yöneltmede işletmelere rehberlik eden bir işlevdir. Planlama sürecinde belirlenen amaçlar denetleme işlevi ile faaliyet sonuçlarının karşılaştırılmasını sağlar.

İşletmeler faaliyetlerini sonuçlar gerçekleşmeden önce, faaliyet esnasında ve sonuçlar gerçekleştikten sonra olmak üzere üç aşamada incelerler:

İleriye Yönelik Denetim: Bu denetime “ön denetim” veya “önleyici denetim” de denilmektedir. İşletmede faaliyetler gerçekleşmeden önce kullanılacak girdilerin denetlenmesi ile yapılır.

Eşzamanlı Denetim: Birbiri ile bağlantılı ve eş zamanlı faaliyetlerin her aşamasındaki işler incelenir ve eğer aşamalarda sorunlar saptanırsa eş zamanlı olarak çözümlenmesi sağlanır.

Geriye Yönelik Denetim: Faaliyet sonuçlarına odaklanan ve sorunları gerçekleştikten sonra çözen ve en yaygın biçimde kullanılan geleneksel denetimdir.

Denetim Sürecinin Temel Aşamaları

Denetim süreci, mevcut faaliyetteki sapmaları düzeltmek amacıyla önceden belirlenmiş standartlarla faaliyetleri karşılaştırma sürecidir. Bu nedenle denetim birtakım süreçlerden oluşur. Denetim süreci başlıca dört aşamadan oluşur. Bunlar; amaç, plan ve politikaların ışığında standartların belirlenmesi, yapılan faaliyetlerin ölçülmesi, yapılan faaliyetlerin sonuçlarının önceden belirlenen standartlarla karşılaştırılması ve düzeltme kararı verme aşamalarıdır:

1. Standartların Belirlenmesi: Etkin bir denetim gerçekleştirebilmek için öncelikle açık bir biçimde standartlar belirtilmelidir. İşletme standartları, işletmelerin amaç, plan ve politikaları doğrultusunda belirlenir ve faaliyet sonuçları bu doğrultuda karşılaştırılır.
2. Yapılan Faaliyetlerin Ölçülmesi: Gerçekleşen performans sonuçlarını elde edebilmek için zamanında sağlanmış yeterli bilgiler gerekmektedir. Bu nedenle yöneticiler astlarının görevlerini yapıp yapmadıklarını düzenli olarak denetlemek zorundadırlar.
3. Faaliyet Sonuçlarının Standartlarla Karşılaştırılması: Bu aşama, denetim sürecinin temel aşamasıdır ve önceden belirlenmiş arzulanan sonuçlar ile performans sonuçları karşılaştırılır.
4. Düzeltme Kararının Verilmesi: Karşılaştırmanın amacı düzeltmeleri saptayabilmektir. Karar aşamasında verilecek yanlış kararlar işletme açısından olumsuz sonuçlar oluşturabilir. Bu aşamada yöneticiler iki önemli hatadan birini yapabilirler. Bunlardan ilki düzeltme gerekmediği hâlde harekete geçmek, ikincisi ise harekete geçmek gerektiği hâlde hiçbir şey yapmamaktır.

Denetim Alanları

İşletmelerde genel olarak denetim alanları dört başlık altında toplanmaktadır. Bunlar; mali denetim, hukuki denetim, idari denetim ve mesleki denetimdir.

İşletmelerde Denetim Sistemleri

Rekabet ortamında ayakta kalabilmek için işletmeler sürekli olarak “ne yaptıkları, nasıl yaptıkları ve rakiplerin neyi nasıl yaptıkları” konuları üzerine yoğunlaşırlar. Bu yüzden iş süreçlerini sürekli olarak gözden geçirirler. Bu gözden geçirme; yönetim denetim sistemi, operasyonel, Finansal denetim sistemi ya da toplam kalite yönetimi adı altında olmaktadır.

İşletmelerde etkili bir denetim sistemi için aşağıdaki koşullar dikkate alınmalıdır:

• Anlaşılabilirlik
• Örgütsel Yapıya Uygunluk
• Esneklik
• Ekonomiklik
• Düzeltici Eylemi Göstermesi

Yönetim Denetim Sistemleri

Yönetim denetim sistemleri, işletmenin tüm fonksiyonel bölümlerinin performanslarını denetlemesine yardımcı olmak için, üst düzey yönetimin kullanması için tasarlanan sistemlerdir. İşletme üst düzey yöneticileri, işletmenin yaşamını sürdürebilmesi ve rekabette üstünlük sağlayabilmesi için temel performans faktörlerini izler ve değerlendirirler. Başlıca temel performans faktörleri yatırım gelirleri, pazar payı, müşteri ilişkileri, büyüme ve kârlardır.

Operasyonel Denetim Sistemleri: İşletmelerde her yönetim aşamasında gerçekleştirilen faaliyetleri ve işlemleri denetleyebilmek için çeşitli operasyonel araç ve teknikler bulunmaktadır. Verimlilik analizi ile program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği en yaygın kullanılan operasyonel denetim teknikleridir.

Finansal Denetim Sistemleri: Finansal denetim sistemleri işletme içi yöneticiler ve işletme dışı birçok paydaş grubu tarafından takip edilir. İki önemli Finansal denetim tekniği “Bütçeler ve Finansal analizdir”.

Denetimde Yeni Yaklaşımlar

Yeni denetim yaklaşımlarından en önemlileri bürokrasi odaklı denetim sistemi, yerinden yönetimli denetim sistemi ve toplam kalite yönetimidir.

Bürokrasi Odaklı Denetim Sistemi, merkezi odaklı bir sistemdir ve çalışanların önceden belirlenen kurallara ve yönetmeliklere uymaları beklenmektedir. Bu denetim sistemi ile çalışanların davranışlarını etkilemek, işletmenin amaç ve hedeflerine ulaşmak ve genel başarıyı değerlendirmek hedeflenir.

Yerinden Yönetimli Denetim Sistemi ise işletmelerde sorun veya sapmaların çalışanları güçlendirme (empowerment) yolu ile çalışanlarca ve faaliyetlerin yürütülmesi esnasında ortaya çıktıkça çözülmesini öngören bir denetim sistemidir.

Toplam Kalite Yönetimi günümüzde birçok işletme tarafından kullanılan yeni denetim sistemi yaklaşımlarındandır. Toplam kalite yönetimi yaklaşımında istenilen sonuç, takım çalışmasına, çalışanların güçlendirilmesine, müşterilerin memnuniyetinin artırılmasına ve işletme içi sürekli gelişim (kaizen) ve iyileştirmeye yönelerek hata sapmalarını azaltıp (altı sigma) verimliliği arttırarak rekabette üstünlük sağlamaktır.

Kurumsal Denetim

Kurumsal denetim yönetim denetiminin mantıksal bir sonucudur. Denetçiler, işletmenin maddi varlıklarından maddi olmayan varlıklarına yönetim anlamında yapılan faaliyetlerden işletme içindeki bilgi akışının güvenilirliğini test etmeye kadar birçok önemli görev üstlenmektedir.

Kurumsal denetimde amaç, çalışanları korkutarak işin doğru yapılmasını sağlamak değildir. Hataların tekrarlanmaması için gerekli önlemlerin alınması ve düzenlemelerin yapılarak eksikliklerin giderilmesi amaçlanmaktadır.

Kurumsal denetim ile yapılan işlerin amaçlara, yönetimsel ve hukuki kurallara uygunluğu araştırılıyorsa örgütün tüm düzeylerinde geniş bir kapsama sahip olduğu görülmektedir.

Kurumsal Denetimin Unsurları

Kurumsal denetimin unsurları şunlardır:

Önceden belirlenmiş standartlar (ölçütler): Kanunlar, anlaşmalar, yönetim tarafından saptanmış hedefler ve muhasebe ilkeleri işletmeler için önceden belirlenmiş ölçütlerdir.

Tarafsızca kanıt toplama ve değerlendirme: İşletmelerde denetçiler işletme ile ve işletme ile ilgili kurumlar hakkında tarafsızca bilgi edinmeli ve topladığı bilgileri tarafsız olarak değerlendirmelidir.

Denetim süreci: İşletmelerde denetim süreci önceden belirlenmiş bir plan doğrultusunda gerçekleştirilmelidir.

İlgilileri bilgilendirme: Denetçiler, elde ettikleri sonuçları yazılı bir rapor halinde ilgililere bildirmelidir.

Kurumsal Denetimin Faydaları

Kurumsal denetim ile birlikte:

• Planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme süreçlerinin tümünde daha etkin ve verimli kontroller yapılması sağlanır,
• Yöneticiler tüm birimleri ve işleri kolaylıkla denetleyebilirler,
• Çalışanların davranışlarında iyileşme yaratır,
• Yöneticiler tarafından verilen kararların doğruluğu artmakta ve olası yönetsel kararlardan doğacak hatalar ortadan kalkar,
• İşletmeler yasal yükümlülüklerini de doğrudan yerine getirmiş olur.

Kurumsal Denetim Teknikleri

Kurumsal denetim ile işletmeler çalışanlarının işletme ile ilgili performanslarını denetlerler. Kurumsal denetim tekniklerini şu şekilde sıralamak mümkündür: Çalışanların değerlendirilmesi, sınıflandırılması, iş planlarının yapılması, idari el kitaplarının hazırlanması ve ast-üst toplantıları

Çalışanların Değerlendirilmesi

Çalışanların değerlendirilmesi ile ilgili genel kabul görmüş iki görüş vardır. Bunlardan ilki klasik görüştür. Klasik görüşe göre çalışanların özellikleri değerlendirilir. Bu değerlendirmede çalışan kişinin işletmeye sadakati, girişimci özelliği, yetenekleri, dış görünüşü ve iş arkadaşlarıyla ilişkileri gibi birtakım kişisel ölçütler değerlendirmeye alınır. Modern görüş ise iş ile ilgili çalışanın Şili performansının sonuçlarını ölçmeye dayalı bir sistemdir. Bu değerlendirme sisteminde çalışanın önceden belirlenmiş hedeflere uygunluğu işi yapması esnasında incelenir. Bu görüşün en önemli sonucu çalışana kendi görev ve amaçlarını ortaya koyarak bu görev ve amaçlara ulaşma fırsatı tanınmasıdır.

Çalışanların Sınıflandırılması ve İş Planlarının Hazırlanması

Çalışanların yürütmekte olduğu işlerin aksamaması için çalışacak kişileri işin gerektirdiği niteliklere ve mesleklere göre sınıflandırmak gerekmektedir. İşletmelerde denetimi sağlayan asıl mekanizma iş planlarıdır. İş planları, bir işin yapılmasında nelerin, ne zaman, ne kadar ve kimler tarafından yapılacağını gösteren yönlendirici şemalardır.

İdari El Kitapları

El kitapları çalışanların işletmeyi tanımalarına, işletme ile ilgili genel bilgileri öğrenmelerine, görev ve yükümlülüklerinin neler olduğunu bilmelerine olanak sağlar. El kitaplarında genel olarak görevler, işletmenin izlediği politikalar, işin yürütülmesi ile ilgili usuller ve her bir alt birim ile ilgili ayrıntılı bilgiler yer alır.

Ast-Üst Toplantıları

Yöneticiler ile çalışanların yapacakları toplantılar iş birliği ve ortak karara varmak koşuluyla denetime yardımcı olurlar. Ast-üst toplantıları işletmenin her kademe yöneticisi ile her kademe çalışanı arasında yapılabilir. Bu toplantılar sonucunda her kademedeki sorunlar ayrı ayrı ortaya çıkar ve çözümlenmesi sağlanabilir.

İç Denetim ve Sertifikasyonu

İş hayatında kurumsal işletmeler kendilerini denetlemek için süreçler hazırlamışlardır. Bu süreçlere göre kendi bünyelerinden yetiştirdikleri yöneticiler periyodik olarak işletme bünyesinde denetimler yapmaktadırlar. Bu denetimlerde her bir iç süreç ele alınmaktadır. Bu kişilere “iç denetçi” adı verilmektedir. İç denetçiler neyi nasıl denetleyeceklerine ilişkin eğitim almakta, sonra da bu birikimlerini belgelendirmektedirler. Bu belgeler denetçi sertifikası olarak adlandırılmaktadır. Sertifikasyonlar şunlardır: Sertifikalı İç Denetçi (CIA) unvanı, Sertifikalı Kontrol Öz değerlendirme Uzmanı (CCSA) unvanı, Sertifikalı Mali Hizmetler Denetçisi (CFSA), Sertifikalı Kamu Denetçisi (CGAP).

Dengeli Başarı Göstergesi

Dengeli başarı göstergesi, finansal ölçümlere dayalı performans sistemlerinin eksikliklerini kapatmak ve işletmelerde performansı farklı açılardan artırmak amacıyla geliştirilmiş araçtır.

Dengeli başarı göstergesi en genel anlamda işletmelerin vizyon, misyon ve stratejilerinin fiziksel ölçüler haline dönüştürülerek ifade edilmesidir. Dengeli başarı göstergesi, işletmelerin geçmişte finansal olarak elde ettikleri performansa ait ölçütlerin gelecekteki performanslarını sağlayacak koşullarla bütünleşmesini sağlayan bir sistemdir. İşletmelerin geçmişte nerede olduklarını, şu anki durumunu ve gelecekte nereye gideceklerini görmelerine olanak tanır.

Dengeli Başarı Göstergesi Yaklaşımı, amacı itibariyle hem çeşitli performans göstergelerini kullanan bir denetim ve performans ölçüm değerleme aracı; hem bütünleşik bir yönetim aracı ve hem de “kurumsal öğrenme” aracıdır.

Dengeli Başarı Göstergesinin Boyutları

Dengeli performans göstergesi yaklaşımı stratejik kararların sonuçlarının değerlemesi ile ilgili olarak şu dört alanda hedef belirlenmesini öngörmektedir: Finansal nitelikli göstergeler, müşterilerle ilgili göstergeler, içsel süreçlerle ilgili göstergeler, kurumsal öğrenmeye ilişkin göstergeler.

Finansal Boyut

Dengeli başarı göstergesi ile belirtilmek istenilen, tüm işletmeler için tek bir finansal ölçü yoktur ve tek bir finansal ölçü için tek bir hedef belirlenemez.

Finansal boyut, genellikle işletme geliri, sermayenin kârlılık oranı gibi ölçülebilen karlılıkla ilgilidir. İşletmelerin finansal geliri ne kadar başarılı olursa diğer üç boyut da o derece etkili olacaktır.

Finansal boyut göstergeleri strateji uygulamaları sonucunda ulaşılan ve finansal nitelikteki değişkenlerle ilgilidir. Bu göstergeler, işletmenin, hissedarlara veya sahiplere nasıl göründüğünü gösterir.

Müşteri Boyutu

Müşteri boyutu en genel anlamda hedef pazarın koşullarına göre gelecekte kârı en yükseğe çıkarmak hedefi ile ilgilidir. Bu durum ise müşteri memnuniyetini ölçerek sağlanır. İşletmeler müşteri boyutunda tüketici ve pazar kesimini rekabet ettikleri konu doğrultusunda seçerler. Müşteri boyutunda tüketici tatmini, tüketicinin işletmeye sadakati, süreklilik kazanma ve hedef pazarla uyumlu hâle gelme gibi temel ölçütler kullanılır. İşletmeye sadık müşteri, hizmetten veya üründen memnun olmuş müşteri ve sayıca fazla müşteri gibi sonuçlara bakılarak işletmenin geleceği ve kârlılık oranı ortaya çıkarılmaya çalışılır.

İçsel Süreçler Boyutu

İçsel süreçler boyutu, işletmenin hem uzun dönemde hem de kısa dönemdeki verimlilikleri ile ilgilidir. İşletmeler bu aşamada süreci ölçerek birimler arası veya yönetim ile ilgili aksamış veya eksik kalmış her türlü konuyu tespit edebilir. Bu ölçüm sonucunda aksayan veya eksik kalan konular ve aksama sonucu etkilenen birimlerin tespit edilmesi sağlanır.

Öğrenme Boyutu

Öğrenme boyutunda yer alan amaçlar ise diğer boyutlarda belirlenmiş hedeflere ulaşmayı gerçekleştirecek alt yapıyı sağlamaktadır. Öğrenme ve gelişme boyutu kısaca uzun vadede işletmenin büyümesi için ölçmesi gerekli olan tüm ölçütler olarak özetlenebilir.

Kamuda Denetim

Kamu işletmeleri ve kamu kurumları aynı özel işletmeler gibi denetime tâbidir. Bu kurumlar özellikle kamu kaynaklarını, fonlarını nasıl kullandıkları yönünden denetlenirler. Bu denetimin mali boyutu Sayıştay tarafından yürütülür.

Kamuda İç Denetim

İç denetim, kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. İç denetim, iç denetçiler tarafından yapılır. İç denetçi görevlerini, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen ve uluslararası kabul görmüş kontrol ve denetim standartlarına uygun şekilde yerine getirir.