Otel Yönetimi Dersi 8. Ünite Özet

Otel Yönetiminde Denetim İşlevinin Anlam ve Önemi

Planlama işlevi kapsamında, amaçları ve bunlara ulaştıracak yolları belirlenmiş, buna bağlı olarak örgüt yapısı oluşturulmuş ve uygun araç ve yollarla harekete geçirilmiş bir otel işletmesinde, yöneticilerin dikkate alması gereken son işlev denetim işlevi olacaktır. Denetim işlevi, hangi yönetim kademesinde olursa olsun her yöneticinin yapmakla yükümlü olduğu sorumluluklardan biridir. Otel yönetiminde planlama yönetim işlevlerinin ilkini oluştururken, denetim ise son işlevi oluşturmaktadır.

Denetim, örgüt içindeki faaliyetlerin planlandığı gibi gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesi ve bu planlardan önemli sapmalar olması halinde gerekli düzeltmelerin yapılmasından oluşan bir süreçtir.

Bir otel işletmesinde, yöneticilerin dikkate alması gereken son işlev denetim işlevidir. Denetim işlevi, hangi yönetim kademesinde olursa olsun her yöneticinin yapmakla yükümlü olduğu sorumluluklardan biridir. Bir otel işletmesinde denetim işlevi ile işletmenin planlama aşamasında belirlediği amaçlara ne ölçüde ulaşıldığı ve alınan kararların ne düzeyde başarıya ulaştığı ortaya konulur. Diğer yönetim işlevleri ne kadar etkin yürütülürse yürütülsün, denetim işlevi gerçekleştirilmediği sürece bunların etkinlik düzeyini gerçekten anlamak söz konusu olmayacaktır.

Denetim öncelikle, planların etkili bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını anlayabilmek açısından önemlidir. Denetim, otel işletmelerinin maddi ve beşeri kaynaklarının korunması açısından da önemlidir. Çevrenin korunması, iş kazalarından ve meslek hastalıklarından kaçınma, yasalara uyma, saygın işletme imajını koruma ve daha da önemlisi işletmenin geleceğini güvence altında tutmak açısından denetim vazgeçilmez bir yönetim işlevidir. Denetim işlevinin önemini ortaya koyan bir diğer konu, denetimin yöneticilerin pozisyonları gereği kendilerine verilen yetki ve sorumluluklarının bir gereği olmasıdır. Yöneticiler sahip oldukları yetkilere bağlı olarak aynı zamanda sorumluluk da taşırlar. Yetki devredilebilse bile, sorumlulukları devretmek söz konusu olamayacağından dolayı yöneticiler, sorumluluklarının bir gereği olarak denetimi gerçekleştirmek durumundadırlar.

Otel Yönetiminde Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri

Bir otel işletmesinde etkin bir denetim sisteminin kurulabilmesi ve bu sistemden istenen faydaların sağlanabilmesi için aşağıdaki ilkelerin dikkate alınması gerekir:

• Denetim sistemi biçimsel olmalıdır ve denetimin hangi amaçlarla, nasıl ve kimler tarafından yapılacağının ilgili kişiler tarafından açık olarak anlaşılması sağlanmalıdır. Denetimden sağlanacak faydaların ilgili kişilere açık ve net biçimde aktarılması, bu konudaki önyargıları, korkuları ve bunların getirebileceği direnci büyük ölçüde azaltacaktır.
• Denetim sistemi otelin örgütsel yapı ve işleyiş özelliklerine uygun olmalıdır.
• Denetim geleceğe yön verecek nitelikte olmalıdır. Denetim işlevinden elde edilen veriler, planlama işlevine girdi teşkil eder. Dolayısıyla elde edilen sonuçlar planlama işlevinin etkinliğini artırabildiği ölçüde önemlidir ve yararlıdır.
• Denetim faaliyeti bütün örgütü kapsamalıdır. Denetim, örgütte belirli birimler, süreçler, faaliyetler veya kişilerle ilgili olmayıp, tüm örgütü kapsayacak şekilde yürütülmelidir.
• Denetim için önemli olan kritik noktalar belirlenmelidir. Örgütsel başarı açısından kritik öneme sahip noktaların neler olduğunun belirlenmesi ve bunların denetim altında tutulması önem taşır.
• Denetim tarafsız olmalıdır. Denetim işlevini yürüten kişi, duygusal unsurlara yer vermeden, tarafsız bir biçimde, arzulanan standartlarla gerçekleşen standartları karşılaştırmalı ve eğer sapmalar varsa bunları doğru bir biçimde yorumlamalıdır.
• Denetim, denetlenen kişilere geri bildirim olanağı sağlamalıdır. Çalışanlara gösterdikleri performans ve standartlara ulaşma konusunda bilgi vererek kendi kendilerini denetlemelerine olanak sağlamalıdır.
• Denetim sistemi yeterli ölçüde esnek olmalıdır. Değişen iç ve dış çevre koşullarına hızlı uyum sağlayabilecek nitelikte olmalıdır.
• Denetim sistemi ekonomik olmalıdır. Denetim sürecinde katlanılan maliyetler ile denetimden elde edilen yararlar sürekli göz önünde bulundurulmalı ve denetim olabildiğince en düşük maliyetle gerçekleştirilmeye çalışılmalıdır.

Otel Yönetiminde Denetim Sürecinin Aşamaları

Bir otel işletmesinde bir denetim işlevinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi aşağıdaki dört ana aşamanın gerçekleştirilmesi ile mümkün olabilir:

Denetime Temel Oluşturacak Standartların Belirlenmesi: Denetim işlevinin arzu edilen biçimde yerine getirilebilmesi için bazı ölçütlere gereksinim duyulur. Belirlenen standartlar sayısal ya da niteliksel olabilir. Sayısal standartlar; fiziksel, maliyet, finansal ve gelir standartları şeklinde de olabilir. Niteliksel standartlara ise müşteri şikâyetlerindeki azalma ya da övgülerde artma, alınan ödüller vb. örnek olarak verilebilir.

Mevcut Durumun Ortaya Konulması: Bu aşama, uygulamadan elde edilen sonuçların belirlenmesiyle ilgilidir ve ortaya çıkarılan mevcut durumun ilk aşamada belirlenen standartlar ile karşılaştırılması amacıyla yapılır.

Standartlarla Mevcut Durumun Karşılaştırılması: Denetim sürecinin bu aşamasında, daha önce belirlenen standartlarla mevcut durum karşılaştırılarak, varsa aradaki farklılıklar ve nedenleri tespit edilir. Söz konusu farklılıklar olumsuz ise bunların nedenleri, önem dereceleri ve ne ölçüde denetim altında tutulabileceği ele alınmalıdır.

Düzeltici Önlemlerin Alınması: Denetim sürecinin bu son aşamasında, ortaya çıkarılan sapmaların düzeltilmesine yönelik önlemlerin alınması söz konusudur. Denetim sürecinin bu aşamasında alınacak düzeltici önlemler, en az emek ve maliyetle ve en kısa sürede sapmaların nedenlerini ortadan kaldıracak nitelikte olmalıdır.

Otel Yönetiminde Örgütsel Denetim Çeşitleri

Otel işletmelerinde denetim işlevi üç ayrı boyutta ele alınabilir.

Üretim Aşamalarına Göre Denetim Çeşitleri: Denetim, mal veya hizmet üretiminin öncesinde, üretim sırasında veya sonrasında yapılabilir. Bu üç denetim biçimi ön denetim, süreç denetimi ve son denetim şeklinde ifade edilebilir (kitabınızın 181. sayfasında yer alan şekil 8.1’e bakınız).

• Ön denetimler, örgütsel amaçların etkili bir biçimde başarılabilmesi için kullanılacak maddi ve beşeri üretim faktörlerinin, üretim sürecine girmeden denetlenmesini ifade eder.
• Süreç denetimi, üretim sürecinin belirli aşamalarında, gerek çalışanları gözlemleyerek gerek onlardan bilgi alarak gerekse belirli örnekler seçilerek denetim yapılmasını ifade eder.
• Son denetimler, bir faaliyet dönemi sonunda, yapılan işlemlerin ve elde edilen sonuçların daha önce belirlenen standartlara uygun olup olmadığını ölçmek amacıyla yapılan denetimlerdir.

Yönetim Kademelerine Göre Denetim: Denetim, yönetim kademeleri açısından, üst kademe yönetim tarafından yapılan denetim, orta kademe yönetim tarafından yapılan denetim ve alt kademe yönetim tarafından yapılan denetim şeklinde ele alınabilir.

• Üst Kademe Yönetim Tarafından Yapılan Denetimler: Yönetim kurulu başkanı ve üyeleri, genel müdür, genel müdür yardımcısı, genel direktör, işletme müdürü gibi unvanları taşıyan yöneticiler üst kademe yönetimi oluştururlar. Bir otelin üst kademe yöneticileri, stratejik planlarla finansal planların denetiminden en üst düzeyde sorumlu olan kişilerdir. Bu planlardan sapmaları, gerek kendi incelemeleri gerekse kendilerine ulaşan raporlar aracılığıyla sürekli izler, düzeltici önlemlerin alınması yönünde karar, teklif ve uyarılarda bulunurlar.
• Orta Kademe Yönetim Tarafından Yapılan Denetimler: Orta kademe yönetim, örgütsel hiyerarşide üst kademe ile alt kademe arasındaki yönetim düzeyini temsil eder. Taktiksel yöneticiler olarak da bilinen orta kademe yöneticiler, başlıca örgüt birimlerinin yönetiminden sorumludurlar. Orta kademe yöneticiler kendilerine bağlı birimlerin denetimden de sorumludurlar.
• Alt Kademe Yönetim Tarafından Yapılan Denetimler: Temel işlevleri, orta kademe yönetim tarafından geliştirilen plânların uygulanmasını sağlamak ve yönetici olmayan çalışanların yönetiminden sorumlu olmaktır. Alt kademe yönetim operasyonel düzeydeki faaliyetlerin ve kendilerine bağlı çalışanların sürekli olarak izlenmesi ve denetiminden sorumludurlar.

Bağımsızlık Durumuna Göre Denetim: Bağımsızlık durumuna göre denetim türleri, işletme içi ve işletme dışı denetim olmak üzere iki başlıkta incelenebilir.

• İşletme içi denetim, işletmenin kendi birimleri, yöneticileri ve çalışanları tarafından gerçekleştirilen denetimlerdir.
• İşletme dışı denetim, denetimin örgütün dışındaki bir kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından yapılması ya da yaptırılmasını ifade eder.