Proje Analizi ve Değerlendirme Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Proje, belirli bir amaç doğrultusunda, belirli bir süre içerisinde, belirlenmiş kaynaklar kullanılarak, belirlenmiş görevlerin bir defalığına yapıldığı bir iş türüdür. Projeler, bir işte hata, eksiklik ve karmaşadan kaynaklanabilecek başarısızlık ihtimalini düşürmek amacıyla sistematik bir biçimde gerçekleştirilir. Öte yandan, insanların yaşam standartlarını daha iyi halde getirmek amacıyla, birikimlerini kazanç getirecek alanlara yönlendirmesi de yatırım kavramını oluşturmaktadır. Yeni bir işletme kurmak ya da mevcut bir işletmeyi geliştirmek de yatırım seçenekleri arasındadır. Böylesi bir yatırımın başarıya ulaşabilmesi için, yatırıma dair çalışmaların bir proje olarak ele alınması oldukça yararlı olacaktır. Bu bağlamda, bu ünite kapsamında, proje ve yatırım kavramları hakkında temel bilgiler verilerek bu iki kavram arasındaki ilişkiler incelenecektir.

Proje Kavramı

Hayatımız boyunca gerçekleştirdiğimiz işleri, süregelen (rutin) işler ve proje işleri olarak temelde iki çeşide ayırabiliriz. Süregelen işler, kısaca, tekrarlanan, hep yapılan ve değişmeyen işler olarak açıklanabilir. Örneğin, bir ev hanımının gün boyu ev işlerine dair yaptıklarının tümü rutin işlerdir. Ancak günlük yaşamda da, iş yaşamında da, belirli bir amaç için, bir defaya mahsus ve belli bir sürede tamamlanması gereken, kişinin daha önce hiç yapmadığı bazı işler karşısına çıkabilir ki, bu tür işleri genel olarak proje işleri olarak açıklayabiliriz. Proje, bir iş yapma ve sistemli çalışma türüdür ve şu şekilde tanımlanır: “Proje, belirlenmiş bir amaç için, belirlenmiş bir zaman aralığında, belirlenmiş kaynaklar kullanılarak, belirlenmiş görevlerin bir defalığına (geçici olarak) yapıldığı bir iş türüdür.”

Projenin Unsurları: Bir proje işi, rutin bir işten beş farklı noktada farklılaşmaktadır. Bu noktalar; amaç, zaman, kaynak, kapsam ve yöntemdir (S:4, Tablo 1.1). Bu beş nokta aynı zamanda, projenin unsurları olarak da adlandırılır ve bir işin proje olarak kabul edilebilmesi için bu beş unsurun tamamına sahip olması gereklidir. Bu unsurları kısaca açıklayalım:

• Amaç: Bir projede, benzeri olmayan bir ürün, hizmet ya da sonuç üretmek amaçlanır. Amaç belirlenirken, amacın net, ölçümlenebilir, üzerinde hemfikir olunmuş ve gerçekçi olmasına dikkat edilir.
• Zaman: Bir projede, işin başlangıç ve bitiş zamanı belli olmalıdır. Ayrıca, bir projenin bir kez yapılması ve tekrarlanmaması, zaman unsuru içindeki diğer önemli özelliğidir.
• Kaynak: Bir projede, yalnızca o işe tahsis edilmiş belirli kaynaklar kullanılır ve bu kaynaklar, insan kaynağı, araç-gereç kaynağı, malzeme kaynağı ve para kaynağı olmak üzere dört grupta toplanabilir.
• Kapsam : Bir projenin başarıya ulaşması için yapılacak işler ve o işlerin nasıl yapılacağı doğru ve net bir biçimde belirlenmelidir.
• Yöntem: Proje, belirli bir amaç doğrultusunda kısıtlı zaman ve kaynaklarla yürütüleceğinden, en uygun ve doğru şekilde yapılmasını sağlayacak yöntemlerin belirlenmesi de önemli bir unsurdur.

Projelerde, bahsi geçen her bir unsurun diğer unsurlarla ilişki içerisinde olduğu da açıktır.

Proje Süreci: Süreç kavramı, devam eden faaliyetler dizisi olarak tanımlanır. Dolayısıyla, bir proje, başı ve sonu olan bir süreçtir ve kendi özel amaçları olan ayrı ayrı süreçler boyunca ilerler. Bir proje, birbirini takip eden ve her biri yarı bir süreç olan beş adımdan oluşur:

• Başlatma süreci
• Planlama süreci
• Yürütme süreci
• İzleme ve kontrol süreci
• Sonlandırma süreci

S:6, Şekil 1.1’den de görülebileceği gibi proje sürecinin her bir adımı, kendi içinde yine bu aşamalardan oluşmaktadır. Ek olarak, proje sürecinde planlama, yürütme ve izleme-kontrol süreçleri arasında bir döngünün bulunduğuna dikkat edilmelidir. Bir projenin türü ne olursa olsun bahsi geçen proje sürecinin takip eder. Ancak bazı projelerde başlatma aşamasından sonraki aşamalar yer değiştirerek tekrarlanabilir. Sürecin her bir aşaması tamamlandığında, diğer aşamaya geçip geçmeme kararı verilir ve bu yüzden proje sürecinin her bir aşaması sonraki aşamaya geçme veya projeye devam etme kararlarının verildiği kontrol noktaları olarak düşünülebilir. Şimdi, bu süreçleri kısaca açıklayalım:

• Başlatma Süreci: Başlatma süreci, proje sahiplerinin başlatma kararını vermesi ile gerçekleşir ve projenin hayata geçirilmeye değer olup olmadığının belirlenmesini kapsar. Bu süreç sonunda ya başlatma kararı verilir ya da projenin beklentileri karşılamaktan uzak olduğuna karar verilerek süreç durdurulur.
• Planlama süreci: Projenin en önemli sürecidir, çünkü bu süreç sonunda projeyle ilişkili olan herkese neyin nasıl yapılacağı açıkça söylenmiş olur. Bu süreçte üretilen dokümanlar, diğer süreçlerde faaliyetlerin yerine getirilmesi ve proje ilerleyişinin izlenmesinde kullanılır.
• Yürütme süreci: Bu süreç, proje işlerinin üretildiği, yani planlama sürecinde planlanan işlerin eyleme dönüştüğü ve proje kaynaklarının çoğunun kullanıldığı süreçtir.
• İzleme ve kontrol süreci: Bu süreç, proje planı ve yürütülmesinin sürekli izlenerek, önceden belirlenmiş ölçütlerden sapmalar olduğunda düzeltici müdahalelerin yapıldığı bir süreçtir. Bazı durumlarda, planlama ve yürütme süreçlerinin gözden geçirilmesini gerektirir.
• Sonlandırma süreci: Projenin sonlandırılmasına ilişkin prosedürlerin yerine getirildiği ve projenin bitişinin tüm taraflara resmen ilan edildiği süreçtir.

Proje Yönetimi: Proje yönetimi, proje amacının gerçekleştirilebilmesi için, proje süresince ve projeye ait kaynaklar kullanılarak planlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol olarak sıralanan yönetim fonksiyonlarının yürütülmesi demektir. Proje yönetiminde, en önemli sınırlayıcılar olan kapsam, zaman ve maliyet kavramlarına özellikle dikkat edilir. Proje sürecinde rol ve sorumluluklar üç kademeli bir yapıda dağılır:

1. Proje sahibinin (kaynak sağlayanın) rol ve sorumlulukları:

Proje sahibinin en önemli rolü, projenin yüksek kalitede ve düşük maliyette yapılmasını sağlamaktır. Proje sahibi, yürütme ile ilgili sorumluluğu proje yöneticisine devretmiş olsa da projenin tüm sorumluluğu aslen kendisindedir. Proje sahibinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Projenin başlatma, sürdürme ve sonlandırılmasına ilişkin kararların verilmesi,
• Projenin beklentiler doğrultusunda yürüdüğünün doğrulanması,
• Projeye kaynak sağlaması,
• Proje yürütücülerinin taleplerine cevap vermesi,
• Fırsatların değerlendirilmesi ve risklerin kontrol edilmesi.

2. Proje yöneticisinin rol ve sorumlulukları:

Proje yöneticisinin en önemli rolü, proje ekibini yöneterek sonuçları proje sahibine iletmek ve proje ekibine liderlik etmektir. Proje yöneticisinin başlıca sorumlulukları şunlardır:

• Projenin amacına ulaştırılmasının sağlanması,
• Projeye ilişkin görev ve yetkilerin dağıtılması,
• Proje yürütücüleri ile sürekli iletişim kurulması ve motive edilmesi,
• Projenin sağlıklı yürütülmesi için gerekli yönetim araçlarının kullanılması,
• Sonuçların değerlendirilmesi, gerekli değişikliklerin yapılması.

3. Proje yürütücülerinin (proje ekibi) rol ve sorumlulukları: Proje ekibi bir projenin hayata geçirilmesinde en önemli role sahiptir. Bu sebeple, proje yürütücüleri projenin amacını iyi kavramalıdır. Bunun yanında, proje ekibinin

• Faaliyet ve görevlerin belirlendiği şekilde yürütülmesi,
• Projenin her aşamasına katkı sağlayacak önerilerde bulunması,
• Proje süresince ortaya çıkabilecek fırsat ve tehditler karşısında, proje yöneticisinin uyarılması şeklinde sıralanabilecek sorumlulukları vardır.

Proje sürecinde yapılacak yönetimsel işlemler: Bir projenin başarıya ulaşması; proje işlerinin ciddiye alınarak sistematik bir şekilde yapılmasına, proje sürecinin her bir adımının amacının iyi anlaşılmasına, o amacın yerine getirilmesi için nelerin, nasıl ve ne sürede yapılacağının net bir biçimde ortaya konulmasına bağlıdır. Bu bağlamda, kitabınızda (S:9-10 Tablo 1.2 ve Tablo 1.3) tipik bir proje sürecinin her bir sürecindeki yönetimsel işlemler ana hatları ile açıklanmıştır. Tablodan anlaşılacağı üzere, işlemsel açıdan en yoğun süreç planlama süreci, en yoğun kişi de proje yöneticisidir. Ayrıca, projenin başarıya ulaşması tüm süreçlerin başarıyla yürütülmesine bağlı olduğundan, planlamanın yetersiz ve hatalı olduğu bir projede, diğer aşamalar da bu olumsuzluktan etkilenecek ve projenin başarılı olma olasılığı oldukça azalacaktır.

Yatırım Kavramı ve Yatırım Çeşitleri

Yatırım, paranın veya sermayenin kazanç elde etmek için finansal araçları veya diğer varlıkları satın almak üzere bağlanması şeklinde tanımlanabilir. Yatırım sonucu elde edilen kazançlar yatırım aracına bağlı olarak faiz, kâr payı, değer artışı ya da gelir gibi isimler alabilir.

Öte yandan, yatırım ve tasarruf kavramları birbirleri ile karıştırılabilen kavramlardır. Tasarruf, yatırımdan farklı olarak, anaparayı arttırmayı amaçlamayan pasif bir eylemdir.

Yatırımlar türleri açısından iki temel gruba ayrılır:

• Sabit getirili yatırımlar: tahvil, bono vs. satın almak gibi,
• Değişken getirili yatırımlar: gayrimenkul satın almak, mevcut bir işletmeye tek başına ya da ortak olarak sahip olmak, yeni bir işletme kurmak veya mevcut bir işletmeyi geliştirmek gibi.

Burada, yeni bir işletme kurma ve mevcut bir işletmeyi geliştirme yatırımları göz önüne alınacaktır.

Yeni yatırım (Yeni bir işletme kurmak): İnsanların gereksinimlerini ekonomik bir bedel ödeyerek karşılamaları, insanların bir kısmı tarafından kazanç elde etme fırsatı olmaktadır. Girişimci denilen bu kesim, çok ciddi bir ticari potansiyel gördüğünde kâr etmek amacıyla yeni bir işletme kurar. İşletme, girişimci tarafından gereksinimleri karşılayacak ekonomik değeri olan mal ve hizmetleri üretip, bunları ihtiyaç duyanlara ulaştırarak kâr amacıyla doğal kaynaklar, emek ve sermaye adı verilen üretim faktörlerinin bilinçli bir şekilde bir araya getirildiği sistemli ve organize şekilde faaliyette bulunan ekonomik bir kişiliktir. Yeni bir işletme kurulması şeklinde yapılan yatırım, yeni yatırım veya işletme kurma yatırımı olarak adlandırılır.

Geliştirme yatırımı: İşletmeler kurucularından ayrı bir kişiliğe sahiptir ve ömürlerinin kurucularından bağımsız olarak sonsuz olduğu kabul edilir. Geleneksel olarak, işletme yaşam evresinin Başlangıç, Gelişme, Büyüme, Olgunluk ve Gerileme evrelerinden geçtiği ifade edilir. Başlangıç evresi , işletmenin hayatta kalabilmek ve başabaş noktasını yakalayabilmek için mücadele ettiği, çok çaba ve az kazancın söz konusu olduğu, işletme sahibinin tüm kararlarda kesin söz sahibi olduğu evredir. Gelişme evresinde , işletme faaliyetleri sürekli gözden geçirilerek, gerekli düzeltmeler yerine getirilmeye çalışılır. Bu evrede, finansal yapısını güçlendirmek, kârlılığını arttırmak ve sürekliliğini garanti etmek isteyen işletme, pazarda kendini konumlandırmaya ve yavaş yavaş müşteri seçmeye başlar. İşletme sahibi hâlâ kararların odağındadır, ancak günlük düşünme yerine uzun vadeli stratejik düşünme söz konusudur. Büyüme evresi , işletmenin kurumsallaşmaya başladığı, finansal açıdan güvenli hale geldiği, büyüme ve gelişme amaçlı yeni yatırımlar için fonlar oluşturduğu evredir. Sahiplik ve yöneticilik ayrımı belirginleşmiştir ve rakipler karşısında daha sağlam bir duruş söz konusudur. Olgunluk evresinde , işletmenin tüm fonksiyonları olması gerektiği gibi çalışmakta, daha fazla büyümek ve gelişmek amacıyla çeşitli yatırımlar yapılmaktadır. Harcamalar dikkatle izlenirken, verimliliğe odaklanılan evredir. Son olarak, gerileme evresinde işletme ömrünün uzatılmasına odaklanılmıştır. Düşen verimlilik, artan maliyet ve harcamaların önlenmesi amacıyla küçülme yoluna gidilebilir. İşletme sahibinin işletmeden bağı zayıflar ve personelin motivasyonu azalır.

İşletmelerin kurulduktan sonra mevcut durumlarını korumak veya iyileştirmek ya da büyütmek için, yeni varlıklara sahip olmak şeklinde yaptığı yatırımlara geliştirme yatırımı adı verilir. Bir işletmenin geliştirilmesi, büyütülmesi veya güçlendirilmesi mevcut varlıkları yenileri ile değiştirmek veya mevcut varlıklara ilave yapmak suretiyle gerçekleşebilir.

Geliştirme yatırımları çok farklı başlıklar altında sınıflandırılabilir. Üretim işletmelerinde; kapasite, kalite ya da verimlilik yatırımları, üretimde geçen zamanın veya maliyetlerin düşürülmesi, eskiyen donanımların yenilenmesi, üretim tesislerinin büyütülmesi gibi birçok konuda yatırımlar yapılması söz konusudur. Ticaret işletmelerinin geliştirme yatırımlarında ise, büyüme ve verimliliği arttırmak için yapılan yatırımlarda bina, taşıt, demirbaş gibi maddi varlıklar söz konusudur. Patent, telif hakkı, kullanım hakkı, organizasyon gibi varlıklara yapılan yatırımlar da somut olmayan, ancak kârlılığa etki eden geliştirme yatırımlarıdır. Üretimin geliştirilmesi, yeni teknolojiler kullanılabilmesi ve benzeri amaçlarla telif ya da kullanım haklarına yatırım yapılabilir. Diğer yandan, insan kaynaklarına yapılan yatırımlar da işletmelerin geliştirilmesi açısından oldukça önemlidir. Çünkü nitelikli ve yeterli personel, ekipmanlar yetersiz bile olsa, işletmeyi çok iyi kâr rakamlarına ulaştırabilir.

Yatırım Projesi: Yatırım proje süreci, birkaç gün veya birkaç yıl sürebilecek çok sayıda davranış ve faaliyetin gerçekleşmesinin zorunlu kılar. Ancak, yatırım projelerinde başlatma, planlama, yürütme, izleme/kontrol ve sonlandırma süreçlerine büyük bir sadakatle bağlı kalınması beklenemez. Yatırım proje sürecini planlı, sistematik, önceden kararlaştırılmış, rasyonel davranış ve faaliyetlerle; tesadüfi, yaratıcı, deneyimlere dayalı, esnek davranış ve faaliyetler arasında gidip gelen bir mücadele olarak tanımlamak daha doğrudur. Dolayısıyla, yatırım yaparken, planlı, sistematik ve rasyonel davranmanın yanı sıra; bazı durumlarda “kalbimizin sesinin dinlemek” yani kişisel deneyimlere ve düşüncelere de yer vererek davranmak uygun olacaktır.

Yeni bir işletme kurma amaçlı bir yatırım projesi hazırlanmadan önce üç temel sorunun cevabının bulunması gerekir:

• Pazarda tutunabilme ihtimali nedir?
• Karşılaşılacak riskler nelerdir?
• Doğru işletmecilik modeli hangisidir?

Bu sorulara verilecek yanıtlar, ciddi zaman, emek ve maliyet gerektiren yatırım projesine başlayıp başlamama kararının verilmesini sağlar. Kitabınızda (S:13-15) bu üç ana soruya verilecek yanıtı netleştirmek için cevaplanması gereken bağlantılı sorular üç grup halinde verilmiştir. İlk grup sorulara verilecek cevaplar, yatırım fikrinin pazarda başarılı olabilme olasılığını; ikinci grup sorulara verilecek yanıtlar, yatırımın başarısızlık riskinin düzeyini; üçüncü grup sorulara verilecek cevaplar ise, söz konusu yatırım için gerekli işletmecilik donanımına sahip olunup olunmadığını değerlendirmeyi sağlayarak, yatırım fikrinin projelendirilip projelendirilmemesi kararının verilmesine dayanak oluşturur. Eğer bu üç temel sorudan herhangi birine olumsuz cevap veriliyorsa, yatırım fikrini projelendirmek için doğru zaman olmadığına karar verilmelidir. Eğer yanıtlar üç grupta da olumlu yönde çıktıysa yatırımın projelendirilmesi uygun olacaktır. Aşağıda yeni bir yatırım projesinde nelerin yapılacağı kısaca özetlenmiştir:

Başlatma süreci:

• Yeni yatırım fikrini/seçeneğini bul,
• Fikrin olabilirliğini analiz et (fizibilite analizi),
• Fikri hayata geçirmeye değer bulmadıysa yatırım projesini sonlandır, hayata geçirmeye değer ise projenin sonraki aşamasına geç.

Planlama süreci:

• İş planı yap (kaynak planı, tedarik planı, risk planı, kalite planı vb.),
• Bütçeyi oluştur,
• Ekibi kur, görev ve yetkileri belirle.

Yürütme süreci:

• Planı hayata geçir.

İzleme/kontrol süreci:

• Planlananlar yapılıyor mu takip et, gerekli değişiklikleri/düzeltmeleri yap ve bunların etkinliğini izle.

Sonlandırma süreci:

• Projeyi resmen bitir,
• Belgeleri arşivle.

Projede yapılacak yönetimsel işlemlerin verildiği Tablo 1.2 ve Tablo 1.3’de yapılan açıklamaları, yeni yatırımlar veya geliştirme amaçlı yatırımlar için uyarlayarak, kolaylıkla bir yatırım projesi oluşturabilirsiniz.