Yönetimde Güncel Yaklaşımlar Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

Sanayi ötesi çağ olarak da adlandırılabilecek 1990 yılından sonra küreselleşme, işletmeler ve yönetenler için devamlı değişen koşullara ayak uydurulmasını şart kılmıştır. Bu ihtiyacı karşılayabilmek için geleneksel yönetim anlayışları yerine modern “öğrenen örgütler” kavramı önerilmektedir.

Sanayi Toplumundan Sanayi Ötesi Topluma Dönüşüm

Sanayi devrimi sonucu üretim ve tüketim ilşkilerinde köklü değişimler meydana gelmiştir. Kırsal alanlardan kentsel alanlara doğru göçlerin yaşanması büyük şehirlerin oluşmasına ve şehirleşmeyle artan talebe cevap verebilecek büyük işyerlerinin ve fabrikaların kurulmasına sebep olmuştur. Bu işyerlerinde çalışanların örgütlenmesiyle ilgili sorunlar ortaya çıkmıştır.

Klasik yönetim kuramlarına göre örgütler kapalı ve makine gibi işleyen, insan davranışlarından bağımsız varlıklardır. Ancak bu tutum çalışanların üzerinde olumsuz etkiler bırakmış, yabancılaştırmıştır. Amerika’daki büyük buhranın bu sebeple başladığı düşünülmektedir.

Bu yaklaşım çevresel değişimi ve uyum gereksinimini yok saymış, çalışanları ise mekanik birer araç olarak görmüş diyebiliriz. Ancak İkinci Dünya Savaşı ardından değişen iş hayatı yönetimsel ve örgütsel açılardan yeni anlayışların geliştirilmesini zorunlu kılmıştır. 1920’lerin ortalarında başlayan İnsan İlişkileri Akımı’nın da çalışanların örgütler için önemli birer unsur olduğunu göstermiş olabilir.

Bu alanlarda farklı fikilerin gelişmesine önayak olan bir gelişme de biyoloji alanında gelişen genel sistem yaklaşımının etkili olmasıdır.

1950 ve 1960’lardaki durumsallık çalışmaları, örgütsel öğrenmenin nasıl olması gerektiğini kısmi olarak açıklamıştır. Takip eden yıllarda yaşanan teknolojik ve siyasi gelişmeler ve iş yaşamındaki çevresel belirsizliğin artışı örgütler için değişimi her çevresel koşulda geçerli hale getirmiştir. Dünya’da yeni pazarların oluşması, çok uluslu örgütlerin etkinliğinin artması ve teknolojik gelişmeler bilgiye dayalı bir toplum düzeni kurmuştur. Bu çağ gereklilikleri sanayi çağına göre çok farklıdır.

Öğrenme ve Bireysel Öğrenme

Öğrenme insanı hayvandan ayıran en önemli özelliktir. İş yaşamında öğrenme, koşulların zorlamasıyla planlı veya plansız gerçekleşebilmektedir. Öğrenme en genel biçimiyle insan davranışlarında değişik deneyimlerin sonucunda gerçekleşen kalıcı değişim olarak tanımlanmaktadır.

Watkins ve Marsick öğrenmenin üç düzeyde gerçekleştiğini ileri sürmektedir. Öğrenme; bireyler, gruplar ya da takımlar ve örgütlerde gerçekleşen bir süreçtir. İlkinden sonuncusuna ilerledikçe insanlar arası etkileşimin öğrenme üzerindeki rolünün arttığı ve sürecin karmaşıklaştığı söylenebilir. Bireysel öğrenme, diğer öğrenmelerin de temelidir ve bu olmadan öğrenen örgüt kavramı var olamaz.

Bireysel öğrenmeyle ilgili ilk ve en popüler kuram Pavlov’un klasik koşullanmasıdır. Bu, bir bireyin normalde vermeyeceği tepkiyi bir uyarıcı karşısında vermesidir. Kısaca, bir uyaranın başka bir uyaran yaratması demektir. Önce köpek deneyi, ardından başka deneyler sonucu Pavlov belirli uyaranlara karşı anlık tepkiler verildiğini farketmiştir. Klasik koşullanmada temel olan tepkini uyarana takiben oluşmasıdır. Tenefüs zili çalınca öğrencilerin sınıfa koşması iyi bir örnektir.

Bir diğer kuram davranışın sonuçlarının bir işlevi olduğunu ileri süren edimsel koşullanmadır. Skinner tarafından geliştirilen bu model, bir eylem sonunda ödül veya ceza olmasının o eylemin tekrar edilip edilmeyeceğini belirlediğini söyler. Burada davranış önce, uyaran sonradır. Başarılı çalışanlara prim verilmesi, iyi öğrencilerin burs alması birtakım örneklerdir. Davranış şekillendirmek için sık kullanılan bu model, ödül veya cezaların yönerge, kural ve talimatname gibi unsurlarla bilgilendirme amaçlı uygulanır. Ancak öğrenme sadece insanların kendilerini diğerlerinden yalıtarak gerçekleştirdikleri bir faaliyet değildir. Bireyler taklit ederek de öğrenebilir. Sosyal iletişim sonucu gözlem veya deneyimle gerçekleşen öğrenme sosyal öğrenmedir. Bireyler gözlemleyerek doğru ve yanlışı öğrenebilirler. İş yerindeki etkileşim çalışan davranışlarında kısıtlayıcı veya serbestleştirici olabilir. Örgütlerde çalışanların çoğunluğu sosyal öğrenme ile olur. İş üstünde eğitim, deneyimsiz çalışanın deneyimlilerden iş davranışını gözlemleyerek taklidiyle gerçekleşir.

Örgütlerde ekipler halinde öğrenme önemlidir ve farklı bölüm veya geçici görev gruplarının faaliyetleri çalışan ve örgüt arasında önemli bir bağdır.

Bireyler öğrenip örgüte katkıda bulunur, ekipler örgüt kaynaklarını kullanır ve öğrenen örgüt oluşur. Ekipler katkıları oranında ödüllendirilirse bu öğrenme çok daha hızlı gerçekleşir.

Bui ve Baruch ekiplerde öğrenmenin gerçekleşebilmesi için beş temel önkoşul oluğunu ileri sürmektedirler.

• Ekibin bağlılığı: Ekiplerde bireysel sorumluluk ve ekibe bağlılık olmalıdır. Ortak bir vizyon yoksa yetenekli bireyler bu yeteneklerini ekibe aktaramaz.
• Liderlik: Beraber öğrenen bir ekip oluşturulmalı, yenilikçi ve bilgi üreten, öğrenen bir ekip ruhu olmalıdır. Ekibin bir lidere ihtiyacı olmasa bile liderlik bunları mümkün kılar.
• Amaç Belirleme: Öğrenme çıktılarının ölçülmesi önemlidir. Amaçlar net ise katılım ve verim artar.
• Eğitim ve Geliştirme: Üyelerin ekibe yönelik yetenekler geliştirmesi gerekir. Eğitim işbirliği içinde öğrenimi sağlar. İş üstünde eğitim ise rekabet avantajı kazandırır.
• Örgüt Kültürü: Öğrenme, araştırma, yeniliği destekleyen; kolaylaştıran ve ödüllendiren; hatalardan öğrenen ve çalışanların iletişimini güçlendirip, refahlarını gözeten bir kültür olmalıdır.

Örgütsel Öğrenme ve Öğrenen Örgütler

Bu iki kavram birbirinden farklıdır. Geleneksel olarak örgütsel öğrenme yönetim çalışmalarıyla başlamıştır ve örgüt içindeki belirli bir faaliyeti tanımlar, kendiliğinden gelişen bir eylemdir. Öğrenen örgüt kavramı ise son 10 yılda geliştirilen yeni bir anlayıştır. Örgütsel öğrenme kavramı örgüt içerisinde gerçekleşen belirli bir faaliyeti tanımlarken öğrenen örgüt kavramı bir bütün olarak belirli bir tip örgütü nitelemektedir.

Örgütsel öğrenme Argyris ve Schön tarafından hatalardan deneyim kazanmak, Hedberg örgütte yeni yaklaşım ve anlayışların belirlenmesi, Huber çalışanların davranışlarının örgüt içine bilgi aktarımıyla gelişmesi tanımlamasını yapmıştır. Guns ve Anundsen günlük öğrenmenin bir bütünü olduğunu vurgulamış, Hodgkinson ise karşılıklı öğrenmeyi sağlayacak yaklaşımların geliştirilmesi sonucu elde edilen bilgi birikimi olarak tanımlamıştır. Çalışanlar örgütlerde insan kaynakları birimi ya da yöneticiler tarafından biçimsel olarak tanımlanmış planlı öğrenim faaliyetlerine dahil olabilecekleri gibi, işyerlerinde kendi belirledikleri şekillerde de deneyim kazanabilirler. Öğrenme örgütsel amaçlara katkı sağlamalıdır. Huber Örgüt düzeyinde öğrenmenin dört aşamadan oluştuğunu ileri sürmektedir.

• Bilginin kazanılması: Örgütsel öğrenme döngüsü dış ve iç kaynaklardan bilgi toplanmasıyla başlar Pazar araştırması, firma istihbaratları, basılı yayınlar dışarıdan bilgi elde etmenin kaynaklarıdır. Diğer örgütler ve yeni çalışanların deneyimlerinin öğrenilmesi önemlidir. Örgütler performanslarını artıracak deneyimlere; a)kısa vadede kendi deneyimleri, b) uzun vadede bulundukları endüstrinin deneyimleri ile ulaşabilirler.
• Bilginin dağıtılması: Bir sonraki aşama toplanan bilginin örgüt içine aktarılmasıdır. Bilginin dağıtılmasında üç önemli unsur vardır. Bunlar; mesajın yönlendirilmesi (bilginin örgüt içinde nereye ulaştırılacağı), mesajın gecikmesi (bilginin ilgili taraflara zamanında ulaşıp ulaşmadığı), mesajın bozulması (bilginin niteliğini kaybetmesi) olarak ifade edilir. Bu unsurlar; örgütteki iş yüküne, etkileşime, bilginin ilişkililiğine ve bilginin dağıtım maliyetine bağlıdır.

• Bilginin yorumlanması: Üçüncü aşamasında Bilgiye anlam kazandırılır. Bilgi hikaye, paradigma ve şemalara dönüştürülür, böylece örgüt içindeki mevcut yetenek ve alışılageldik iş yapma biçimlerinin geliştirilmesi sağlanır.

• Örgütsel hafıza: Son aşama üretilen bilgilerin örgütün hafızasına alınmasıyla ilgilidir. Ancak örgütler eskiden edindikleri bilgileri bir kenara atarak yeni davranışa uyum sağlama konusunda oldukça zorlanırlar. Bunu kırmak için örgüt kültürünün değiştirilmesi, bilgiye erişimin kolaylaştırılması, çalışanların deneyimleyerek öğrenmesi desteklenmelidir. Çalışanlar değiştikçe örgüt de değişir. Örgütsel hafıza, bilginin örgüt içerisinde nasıl bulunduğuyla ilgilenen bir kavramdır. Bilgi farklı birimlerde, bireylerde, iş yönergelerinde veya örgüt kültürüne yerleşik halde bulunabilir. Örgütsel hafıza bireylerin ve örgütün ortaklaşa eylemleri sonucunda oluşmaktadır.

Örgütler; krizler, verilen yanlış kararlar, hatalı stratejiler, çatışmalar veya mali sıkıntılar çalışanların hafızalarında kalıcı izler bırakarak benzer durumlarda nasıl davranılabileceği konusunda yöneticilere ipuçları sağlamaktadır. Örgütler genel olarak ekonominin seyrini takip ederek uygun yatırım koşullarının ne zaman ve ne şekilde oluşabileceğine yönelik fikir edinebilir. Sektörleri ve diğer firmaları gözlemleyerek, müşteri beklentilerini anlayarak, devlet düzenlemelerini izleyerek deneyim kazanabilir.

Uygulamada örgütsel öğrenmenin etkili olabilmesi için aşağıdaki soruların dikkate alınması gerekir.

• Örgütler piyasa eğilimlerine nasıl tepki verebilir? Gerekli süreç ve yönergeler nelerdir? Örgüt yeni bilgiyi nasıl içselleştirebilir?
• İçsel ve dışsal unsurlar öğrenme ve yaratıcılık için nasıl ilişkilendirilebilir? Çalışanlar sorumlu davranmaları için nasıl teşvik edilebilir?
• Örgütsel öğrenme için nasıl bir örgüt yapısı uydundur?
• Modern iletişim yöntemlerinden nasıl yararlanılır? Bunun için bilgi akışı nasıl düzenlenir?
• Deneyimle öğrenme için ne gibi eylemler gereklidir?
• Örgütün kullandığı performans ölçüm yöntemleri nelerdir?
• Çalışanlara daha esnek performans ölçütleri belirlenmeli midir? (iş tatmini, bağlılık…) Ve bunlar olumlu gelişmelerle nasıl ilişkilendirilebilir?

Öğrenen örgütler farklı şekillerde tanımlanmıştır. Moilanen öğrenme bireysel algılansa da örgüt yapı ve süreçlerinin önemli bir parçasıdır demiştir. Pedler’e göre öğrenen örgüt çalışanların öğrenmesini kolaylaştırır ve bilinçli şekilde kendisini ve çevresini dönüştürür. Peter Senge öğrenen örgütleri oluşturan üç unsur; (1)rehberlik eden fikirler, (2)kuram ve yöntemler, (3)altyapıda yeniliklerdir der. Burns ve Stalker’a göre örgütler duruma göre farklılaşabilmelidir. Örneğin çevresel belirsizliğin yüksek olduğu bilişim sektöründe esnek, düşük olduğu kereste sektöründe katı yapılanma gerekebilir. Örtenblad öğrenen örgütlerin, bir örgütün ulaşabileceği durumu tanıladığını söyler. Garvin’e göre öğrenme sürekli, bütüncül ve bilinçli olmalıdır ve çalışanların devamlı öğrenmeleri sağlanabilmelidir. Senge ise tahmin edilemeyen çevrelere rakiplerinden daha çabuk kendilerini uyarlayarak rekabet güçlerini yükselteceğini söyler.

Öğrenen örgütler, örgütsel öğrenme gibi kendiliğinden gelişmez; öğrenmeyi kolaylaştırıcı radikal düzenleme ve çabalar içeren yönetim uygulamaları sonucu ortaya çıkar. Çekirdek yetenek ve ürünlerin geliştirilmesine olanak sağlar. Örgütlerin öğrenen örgüt olabilmesi için yöneticiler tarafından gerçekleştirilebilecek uygulamalar:

• Ortaklaşa öğrenmeyi sağlayacak bir sistem kurulmalıdır. Fikirler yayılıp, paylaşılabilmeli; sonuçlar herhangi bir anda kullanabilmek üzere bir sistemde toplanmalıdır.
• Çalışanlar ortak bir vizyonda güçlendirilmelidir. Örgütün mevcut durumu ile yeni vizyonu arasındaki farklılıklar konusunda çalışanlardan geribildirim alınması faydalı olacaktır. Çalışanlar inisiyatif kullanabilir ve yönlendiricidir. Ortak bir vizyon olmaksızın başarı mümkün değildir.
• Örgütün çevre ile bağlantısı kurulmalıdır. İç çevrede çalışanların ihtiyaçları, dış çevrede müşteri talepleri örgütü, faaliyetleri, rekabet ve paydaşları etkiler.
• Örgütsel öğrenme stratejik liderlikle desteklenmelidir. Dinamizmi yönetecek, kolaylaştırıp, yaratacak lider gereklidir. Liderler değişim kaynağı olup, öğrenmeyi geliştirmelidir.

Örgütsel öğrenme, çalışanların fikir geliştirip sunabildikleri ve hatta uygulayabildikleri, her görüş ve fikre saygı gösterilen bir ortam gerektirir. Ancak bunu kısıtlayıcı pek çok unsur olabilir.

Senge’e göre öğrenim güçlükleri çalışanların sorumluk üstlenmede endişe duymaları, üst düzey yöneticilere inançları, yalnızca kendi işlerine odaklanmaları ve sadece deneyimle öğrenilebileceği gibi birtakım yanlış düşünceden ve örgütün eylemsizliğinden kaynaklanır. Çalışanlar; para-statü kaybı, belirsizlik ve alışkanlıklar gibi sebeplerden değişime direnç gösterebilir. Bu sebeplerden ötürü öğrenen örgüte dönüşüm, değişimin iyi yönetilmesini gerektirebilir.

Değişim kaçınılmazdır ve günümüz iş hayatında uyum sağlayabilmek son derece önemlidir. Öğrenen örgütler bunu mümkün kılar. Günümüzde bilgiye ulaşmak ve değişime ayak uydurabilmek rekabetin temel unsuru olmuştur.