Yönetim ve Organizasyon 2 Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

Grup iki veya daha fazla kişinin ortak bir amaçla bir araya geldiği bir yapıdır. Gruplar ikiye ayrılır. Birincisi biçimsel gruplar ikincisi ise biçimsel olmayan gruplardır. Biçimsel gruplar işletmelerin öncelikle oluşturdukları biçimsel yapılar söz konusudur. Ekipler biçimselleşmenin olumsuz yönlerini azaltmak için ortaya çıkan ve yatay örgüt yapısından yararlanmak amacıyla post modern yönetim teorileri içinde en güncel olanlardan biridir. Ekip tanımı ise ekip üyelerinin birbirlerini etkiledikleri ve örgütsel amaçlara ulaşmaları için bir araya geldikleri bir gruptur.

Grup Kavramı

Grup Tanımı: Grup iki veya daha fazla kişinin ortak bir amaçla biraraya geldiği bir yapıdır. Grup ortak çıkarları, zevkleri, ümitleri ve beklentileri olan kişiler tarafından veya bazı benzer düşünceleri nedeniyle biraraya gelen kişilerden oluşur. İnsanlar gruplara girerken bazı nedenleri vardır. Bunlar arasında yer alan nedenlerden bazıları şunlar olabilir.

1. Ortak hareket etme,
2. Emniyet içinde olmak,
3. Kendilerini güçlü hissetme,
4. Amacına grup yoluyla ulaşmak,
5. Yalnızlıktan kurtulmak,
6. Bir grubun üyesi olmaktan zevk almak,
7. Sorunlarını çözmek için gruba girebilir.

Grubun Özellikleri

1. İki veya daha fazla kişinin sosyal etkileşim içinde olduğu bir yapı anlaşılır.
2. Grubun kendine özgü bir ilişkiler sistemi olduğu kadar misyonu söz konusudur.
3. Grubun ortak amaçları vardır. Her üye ortak amaç için çaba harcar bunun aksi olduğu takdirde grup söz konusu olamaz.
4. Grupta dengeli bir yapı vardır bu dengenin yeterli olması ve her üye tarafından desteklenmesi ile grup başarılı olabilir.
5. Grupların bir önemli özelliği üyelerin ihtiyaçlarını karşılamasıdır. İhtiyaç karşılama bazen maddi olarak düşünülür ancak maddi olmayan ihtiyaçların karşılanması da söz konusudur.
6. Grubun üyelerinin paylaştıkları ortak çıkarlar söz konusudur. Ortak çıkarların paylaşılması grubun başarısının en önemli temellerinden biridir.
7. Grup üyelerinin ortak ilgi alanlarının güçlü bir şekilde ortaya konması önemlidir.
8. Grup olabilmek için grup üyelerinin kendilerini grup üyesi olarak algılamaları önemlidir.
9. Grup kararları rasyonel görüşmelerle alınır. Azınlıkta olanların görüşleri ve istekleri yerine getirilmeye çalışılır. Kararların zorlama ile kabul ettirilmesi söz konusu olmamalıdır.
10. Sorun çözmenin grubun temel ilkesi olmalıdır. Çatışma olsa bile ortak bir kararda birleşmek için çaba harcanmalıdır.
11. Grubun en önemli özelliklerinden biri de sürekliliktir. Grup üyelerinin belli bir zaman içerisinde bir arada kalmaları, onları sosyal yığınlardan ayırır.
12. Grubun başarısı grup üyelerinin başarısına bağlıdır. Grup üyeleri birlikte istenilen hedeflere ulaşıldığı durumda etkinlik sağlanabilir.

Biçimsel Gruplar

İşletmelerin öncelikle oluşturdukları biçimsel örgütler söz konusudur. İşletme kurulurken işletme sahibi veya işletmeyi kurmakla görevli yöneticinin yapacağı iş işletmenin biçimsel yapısını oluşturmaktır. Bunu yaparken işletmenin amacına uygun olarak hangi işlerin nasıl ve kimler tarafından yapılacağına ve araç ve gereçleri nasıl elde edeceğine karar verir. Geleneksel örgüt kuramının biçimsel yaklaşımında temel faktörler arasında yapı, insan faktörü, liderlik ve karar alma yer alır.

Biçimsel Olmayan Gruplar

Biçimsel olmayan örgüt yapısı çoğunlukla biçimsel örgüt gibi bilinçli faaliyetler dizisinden veya bazı kuralların yerine getirilmesinden oluşmaz, bazen kendiliğinden veya insan ilişkilerinden oluşur.

Biçimsel olmayan örgütün temelinde yatan faktörleri dört kısımda inceleyebilir.

1. Çıkarlar: Aynı çıkarların peşinde koşanlar gruplaşarak çıkarların gerçekleşmesi için birbirini destekler. Yönetici ile ters düşen veya yöneticiden kötülük gören dört astın aleyhine çalışmaları veya en azından yöneticiyi zor durumda bırakmaları söz konusu olabilir. Astların birlikte hareket etmelerinin temelinde ortak çıkarlar yatar.
2. Yöre: İnsanlar çeşitli kentlerde çalışmakta veya öğrenciler değişik kentlerden gelmektedir. Aynı yöreden olan kişiler karşılaştıklarında aralarında yakınlık doğar bu yakınlığın temelinde ise yöre etkilidir.
3. Meslek: Aynı mesleği yapan kişiler aralarında meslekten doğan çekişmeler veya kıskançlık yoksa bir araya gelip mesleki konulara ağırlık vererek konuşmalar yapabilirler. Doktorların, mühendislerin, ekonomistlerin, bankacıların bir araya gelip meslekleriyle ilgili tartışmalar yapmaları iyi bir örnektir.
4. Özel durumlar: Bazen işletmelerde kişilerin özel durumlarıyla ilgili yakınlaşmalar söz konusu olabilir veya sürtüşmeler ortaya çıkabilir. Belli meraklar veya hobiler etkili olabilir. Spor yapanlar, konserlere gidenler, bilardo oynayanlar, geziye çıkmayı isteyenler arasında biçimsel olmayan ilişkiler doğar.

Ekipler

Ekipler örgütlemenin en son uygulaması olarak post modern yönetimde önemli bir yer tutmaktadır. Önce grupları önceledik nedeni ise grup ve ekip kavramları birbirine çok benzemekte ancak temelde farklıdır ve ayrı ayrı incelenmesinde yarar vardır. Her grup bir ekip değildir ve ekip çok farklı bir kavramdır. Öncelikle ekibin tanımları farklı olduğundan ekip tanımlarını görmekte yarar vardır.

1. Ekip ortak amaç için bir araya gelen insanlardan oluşur.
2. Ekip üyelerinin birbirlerini etkiledikleri ve örgütsel amaçlara ulaşmaları için bir araya gelen bir gruptur.

Ekip kavramı ile sık sık karşılaşmamız genellikle spor ekipleri (takımları) ile aşina olmamızdandır. Spor ekiplerinin iş ekipleri ile çok benzerlikleri vardır ancak iş ekipleri kendine özgü özelliklerinden dolayı farklıdır. “Ekipler amaca ulaşmaktan sorumlu bireylerden oluşan biçimsel gruplardır”.

Ekiplerin Kurulma Nedenleri

Ekip kurmak eğer uygun koşullarda oluşturulursa önemli ölçüde yarar sağlar. Bu görüş açısından bakıldığında ekip kurmanın çeşitli nedenleri vardır.

1. Örgütün amaçlarına ulaşması yalnız dikey yapıda ve üst ast ilişkilerinin yürütülmesi ile sağlanamaz. Ekipler kurulursa hedeflerin daha isabetli seçilmesi ve grup çalışmasın yararlanılması kolaylaşır.
2. Örgütlerde görevlerin yapılması bireysel olmakta verilen emirlerin yerine getirilmesi çalışma yapılmasıdır. Böyle bir çalışma düzeninde sinerji etkisi yaratmak zordur. Diğer bir deyişle ekiplerin sağlayacağı yaratıcılık imkanı azalır.
3. Ekiplerden ekibin kuruluş amacına bağlı olarak yaratıcı olma yanında sorun çözücülük ve sorunlara başka bir açıdan bakmak özelliği kazanılabilir.
4. Ekipte çeşitli kişiler ve fikirler bazen birbirini tamamlayan bazen çelişik durumlar yaratır ve çatışma ortamı çıkar. Fonksiyonel çatışmanın olması post modern yönetim de desteklenen bir durumdur.

Ekiplerde ortak amaç örgüt yapısından çok farklı geliştiği için sorumluluk daha başarılı bir şekilde paylaşılır. Ekibin elde ettiği başarı bir veya birkaç kişinin başarısı olarak kabul edilemez ekibin başarısı olarak düşünülür.

Ekip Oluşum Sistemi: Ekip oluşturulurken bazı aşamalardan geçmek gerekir. Ekipler bazen isteğe bağlı olarak kurulduğu gibi yönetim tarafından örgütlenerek kurulan ekiplerdir. Ekiplerde temel görev (ekibin eski veya yeni olmasına bağlı olarak) normlar ve ekibin görevlerinin çok açık bir şekilde ortaya konacağı misyonun belirlenmesi gerekir.

Kuruluş: (Forming) Ekip üyeleri bir araya gelir ve ilk görüşme ve tanışma evresidir.

Karmaşa (Storming): Ekip kurulduktan sonraki aşama (ekip oluştuktan sonra) ekip üyeleri arasında zıtlıkların başladığı dönemdir.

Biçimlenme (Norming) Evresi: Bu evrede önemli bazı değişimler yer alır. Bunlardan bazıları şunlardır.

1. Bireyler arası dengeler kurulmaz veya çoğunlukla anlaşma sağlanmıştır.
2. Üyeler kendi rollerini benimsemeye başlamışlardır.
3. Ekip üyeleri sürtüşmeleri arkadaşlık ilişkilerine döndürmüşler veya bu yolda önemli adımlar atmışlardır.
4. Ekip gerçek anlamda fonksiyonlarını yerine getirmeye başlar çatışmanın azalmasıyla denge kurulması kolaylaşır.
5. Lider yönetimin atadığı bir kişi veya üyelerin seçtiği olsun bu aşamada denge sağlamaya çalışır. En azından demokratik ve dengeli davranış içinde olması gerekir. Liderin üzerinde durması gelen konular arasında ekip rollerinin çok açık ortaya konması ve normların şekillenmesi ve değer sisteminin oluşturulmasıdır.
6. Ekibin bir bütün olarak ve liderin otoritesini ortaya koyarak yaptığı hamlelerin tek başına başarılı olması yeterli değildir. Aynı zamanda ekip üyelerinin diğer üyelerle yakın ilişki kurmaları veya bu konuda çaba harcamaları çok önemlidir.
7. Normların geniş çapta kabul edilmesinin sağlanması ödül ve destek vermek ile sağlanır.
8. Bu aşamada üyelerin bir yandan ekip misyonu kazanmaları diğer yandan ekip üyelerinin birebir ilişkileri desteklenmelidir.
9. Bu aşamada ekip bağlılığı sağlanmalıdır.

Dağılma evresi (Adjourning): Bu evre her türlü ekiplerden çok genelde geçici ekiplerde görülür. Örnekler içinde proje ekipleri, iş grupları veya komiteler sayılabilir. Ekibin bir amaç için kurulması durumunda amacın gerçekleşmesi veya gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması durumunda söz konusu olabilir. Aşağıda bazı örnekler görülmektedir.

1. Hastanelerde bulaşıcı hastalıkların tamamının tedavi edilmesi,
2. Bir otelde özel misafirlerin ağırlanması için bir ekip kurulması,
3. Bazı personelin eğitilmesi için oluşturulan süresi belirli olan ekipler,
4. İşyerlerinde eğitim yapmak için oluşturulan ekipler.

Uygulama Evresi ( Performing): Ekibin etkin bir çalışma ortamına girdiği bir aşama olup grubun tam olarak bir ekip olarak çalışmaya başladığı bir dönemdir. Artık sorun çözme ve verimli bir çalışma ortamının oluştuğu bir döneme girilmiştir. Ekibin ve üyelerinin ekibin şu konularda başarıya ulaştıkları görülür.

1. Ekibin rolleri: Ekibin ne için kurulduğu amaçlarının neler olduğu konusunda başarı sağlamaya çalışırlar.
2. Ekibin beklentileri : Ekip artık anlaşmış ve anlaşmaya varmak üzere olduğu döneme girildiği durumda ekipte beklentiler söz konusudur.
3. Normların oluştuğu aşama: Ekibin başarısı sadece biçimsel kurallarla sağlanamaz ancak normlar oluşturularak başarı arttırılabilir.

Ekip Türleri

Yönetim ve Üst Yönetim Ekipleri

Yönetim ekipleri orta ve alt kademelerde yöneltme ve koordinasyon görevi yaparlar. Bu ekipler yetkileri hiyerarşiden almakta ve işin yapıldığı yere yakınlığı dolayısıyle çok yararlı olmaktadırlar. Bu ekipler tepe yönetiminde yer alan ekipler ve üst yöneticilere çok yararlı temel bilgi ve tecrübeleri sağlar.

Üst Yönetim Ekipleri : Bütün yetkilerinin CEO üzerinde toplanması alınarak kararların kalitesini olumsuz yönde etkiler.

1. CEO (Başkan)
2. İnsan kaynakları üst yöneticisi
3. Pazarlama yöneticisi
4. Üretim yöneticisi
5. Politika ve strateji yöneticisi
6. Fon müdürü
7. Faaliyet yöneticisi

Üst yönetim ekiplerinin en önemli işleri arasında işletmenin örgütsel performansını etkileyecek kararları alması ve kararların kalitesinin arttırılmasıdır. Son yıllarda stratejik yönetim uzmanları üst yönetim ekiplerinin iki önemli misyonu üzerinde durmaktadır.

• Strateji belirleme
• Örgütsel performans

Kendi Kendini Yöneten Ekipler

Bu ekipler yüksek performans beklenen ekiplerdir. Son yıllarda yönetimin güdümünde (emir komuta sisteminde) kurulan ekiplerden ayrılmaktadır. Farklı özelliklerinden en önemlileri şunlardır:

1. Ekip elemanları güçlendirilmiştir.
2. Ekip yönetiminde atanmış bir yönetici yoktur.
3. Yönetici olmadığı için ekip üyeleri bütün ekibin yaptıklarından veya yapamadıklarından sorumludur.
4. Bu ekipler geleneksel ekiplere karşın ekip davranışını gerçek anlamda gösterirler.

Çapraz Fonksiyonlu Ekipler

Bu ekiplerin iki önemli özelliği vardır.

• Aynı hiyerarşi seviyesindeki üyelerin olması,
• Değişik bölümlerden üretim, finans, pazarlama, insan kaynakları, ayrıca tedarik bölümünden, büyük müşterilerden danışmanlardan vb. gerekli üyelerden oluşur .

Proje Ekipleri

Bu ekipler biçimsel yapının dışında ortaya çıkan sorunlara çözüm getirecek bir ekip türüdür. Projenin gereklerine uygun olarak değişik fonksiyonlardan özellikle teknik bölümlerden gelen kişilerin yenilik temelli bir çalışmaya başlamaları ile ortaya çıkar.

1. Mühendislik
2. Tasarım
3. Üretim
4. Pazarlama
5. Finans