Yönetim ve Organizasyon 1 Dersi 8. Ünite Özet

Denetim-Planlama İlişkisi

Denetim örgütsel amaçlara ulaşılabilmek amacıyla çeşitli standartların belirlenmesi, örgütsel performansın veya başarının bu standartlarla karşılaştırılması ve eğer herhangi bir sapma var ise, çeşitli düzeltici tedbirlerin alınmasını içeren düzenleyici bir yönetsel süreçtir. Etkili planlama denetim sürecini, etkili denetim de planlama sürecini olumlu yönde geliştirmektedir. Bu açıdan planlama ve denetim arasında mutalist bir ilişki olduğu belirtilebilir. Planlama geleceğe ilişkin bir çerçeve ortaya koymakta ve bu yolla, aslında denetim süreci için de etkili bir yol haritası ortaya konmuş olmaktadır. Denetim fonksiyonu kaynakların etkili ve verimli kullanılması yönünde işletmeyi yönlendirerek, planlama sürecine katkı sağlamaktadır. Günümüzün oldukça karmaşıklaşmış işletmecilik ortamı, yöneticilerce yürütülen denetim fonksiyonunu oldukça zorlaştırmıştır. (s:150, Şekil 8.1)

Bazı durumlarda denetim sürecinin yeniden tasarlanması oldukça maliyetli olmaktadır. Yöneticiler denetim fonksiyonu bağlamında herhangi bir karar vermeden önce, denetim sürecinin faydası ve getireceği ek maliyeti karşılaştırmalıdır. Eğer denetim fonksiyonunun maliyeti faydasını aşıyorsa, yeni bir denetimsel düzenlemenin gereği yoktur. Ayrıca yöneticilerin üzerinde durmaları gereken bir başka nokta da, denetimin arzu edilmeyen bazı sonuçlar doğurabilmesidir. Artan denetim bazı durumlarda, çalışanların verimliliğinin düşmesi veya etik dışı yollara sapılması gibi beklenmedik sorunlara yol açabilir.

Denetim Fonksiyonu

İşletmelerde denetim fonksiyonu denetim sistemleri aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Denetim sistemleri işletmenin planlanan başarı düzeyine ne ölçüde ulaştığını ölçmek ve eğer istenilen performans seviyesi yakalanamadı ise, gerekli düzeltici önlemlerin alınmasının sağlanabilmesi amacıyla tasarlanmaktadır. Denetim sistemlerinin temel görevi planlama sürecinde öngörülen hedeflerden sapma varsa, bu sapmaları tespit etmektir.

Herhangi bir işletmede etkili bir denetim sisteminin var

olmamasına neden olan temel etkenler şu şekilde sıralanabilir:

• Üst yönetimin umursamazlığı
• İşletme politikalarının belirlenmemiş olması
• Başarı standartlarının belirlenmemiş olması
• İletişim kanallarının kapalı olması
• Düzenli olarak değerlendirme yapılmaması
• Etik olmayan örgüt kültürü

İşletmelerde denetim fonksiyonu temel olarak üç tür denetim yaklaşımını baz alarak yürütülmektedir. Bu yaklaşımlar; bürokratik denetim, piyasa denetimi ve klan denetimi olarak isimlendirilmektedir (s:151, Tablo 8:1).

Denetim Süreci

Tipik bir denetim fonksiyonu dört basamaklı, döngüsel bir süreç olarak düşünülebilir. Bu süreç hem dinamik hem de sibernetik özellikler göstermektedir. Denetim sürecinin dinamik olması, sürecin devamlılık arz etmesiyle ilgilidir. Denetim bir kez yapılan bir iş değil, işletme faaliyetleri sürdükçe yapılması gereken temel bir yönetsel fonksiyondur. Denetim sürecinin sibernetik olması ise, sürecin sürekli kendini düzeltme eğiliminde olmasından kaynaklanmaktadır.

Denetim süreci temel olarak aşağıda yer alan basamakları içermektedir;

• Başarı standartlarının belirlenmesi,
• Gerçekleşen durumun incelenmesi,
• Gerçekleşen durumla başarı standartlarının karşılaştırılması,
• Sapmalar kabul edilemez düzeyde ise gerekli düzeltici önlemlerin alınması şeklinde özetlenebilir.

Başarı Standartlarının Belirlenmesi

Standartlar çeşitli örgütsel süreçlerde elde edilen başarının tatmin edici olup, olmadı ğını belirmeye yarayan nirengi noktalarıdır. Standartlar örgütsel hedeflere erişim açısından oldukça önemlidir. Belli bir standardın yakalandığı fakat örgütsel amaçlara erişilemediği durumlarda standartlar derhal yeniden gözden geçirilmelidir. Örgütler müşterilerine kulak vererek veya rakiplerini izleyerek standartlar belirleyebilirler. Bu bağlamda standartların belirlenmesinde izlenebilen yollardan birisi işletmeler arası karşılaştırmalardır. İşletmeler arası karşılaştırmalarda, belli bir alandaki en iyi uygulama, süreç veya standart belirlenmekte ve bu uygulama, süreç veya standardın kendi işletmemiz için uyarlanması söz konusu olmaktadır.

Standart Türleri

standartlar belli bir işletmenin bir bölümü için belirlenebileceği gibi, tüm işletme için de belirlenmiş olabilir. Örgütsel başarıya ilişkin standartlar temelde nicelik, kalite, zaman veya maliyetle ilişkilendirilerek belirlenmektedir. Örneğin üretim miktarı nicelik temelli bir standarttır. Bitmiş ürüne ilişkin hata payı ise kalite temelli bir standart olarak düşünülebilir.

Fiziksel standartlar; uzunluk, genişlik, hacim, renk, koku, miktar gibi genellikle beş duyu organımızla ölçebileceğimiz standartlardır. Üretilen ürünlerin kokusu, yumuşaklığı veya tadı fiziksel standartlara örnek olarak verilebilir. Üretim süreçlerinde kullanılan bu tür standartların yanında, belli bir işte çalışacak kişiler için, iş gerekleri nedeniyle belli bir boy veya kilo seviyesinin öngörülmesi de fiziksel açıdan belirlenmiş bir standart olarak düşünülebilir.

Maliyet standartları; maliyet standartları belli bir işletmecilik faaliyeti için kullanılması planlanan kaynakların parasal olarak ifade edilmiş halidir. Maliyetler doğrudan veya dolaylı maliyetler, sabit veya değişken maliyetler, birim veya toplam maliyetler gibi çeşitli şekillerde sınıflandırılabilirler.

Kalite standartları; Kalite standartları genellikle bir işin ve bu iş sonunda ortaya çıkan mal veya hizmetin nasıl olması gerektiğiyle ilgili standartlardır.

Zaman standartları; Zamana ilişkin standartlar genellikle belli bir işin ne zaman yapılacağını veya ne kadar hızlı bir şekilde yapılacağını belirlemektedir.

Finansal standartlar; Bu tür standartlar genellikle "işletmenin dili" olarak betimlenen muhasebe bilgisinin çeşitli biçimlerde yorumlanmasıyla ortaya konan standartlardır. Finansal standartlar işletmenin belli bir dönemde elde etmek istediği kâra ilişkin olarak belirlenebileceği gibi, işletmecilik süreçlerinin en önemli girdilerinden birisi olan sermayenin, bu sermayeyi sağlayanlara dönük getirisine ilişkin olarak da belirlenebilir.

Davranış standartları; davranış standartları çalışanların neleri yapıp, neleri yapmaması gerektiğiyle ilgili standartlardır. Bu tür standartlar hem üretim işletmelerinde hem de hizmet işletmelerinde çalışan bireyler için geçerli olmaktadır.

Eğitim ve geliştirme standartları; denetim süreci açısından insan kaynaklarının eğitim seviyesi ve gelişim ihtiyacı oldukça önemle üzerinde durulması gereken bir standarttır.

Sosyal sorumluluk standartları; İşletmelerin faaliyetleri kapsamında, topluma sağladıkları faydanın veya zararın farkında olmaları, denetim süreçlerinde üzerinde düşünülmesi gereken standartlar arasında yer almaktadır. İşletmeler faaliyetlerinde topluma verdikleri zararı azaltan ve aynı zamanda toplumsal faydalarını geliştiren yollar aramalıdırlar.

Denetim Türleri

Bürokratik denetim zaman boyutu itibariyle geçmişe, geleceğe veya şimdiki zamana odaklanmış olabilir. Bürokratik denetim bağlamında temel olarak üç farklı denetim türünün varlığından söz edilmektedir.

Gelecek Odaklı Denetim

Denetimin amacı herhangi bir sorunun ortaya çıkmadan önce önlenebilmesidir. Faaliyet sonuçlarının beklenmesi ve bu sonuçların standartlarla karşılaştırılması yerine, yöneticiler faaliyetlere ilişkin çeşitli yönetsel kararlar alarak, olası sapmaların önüne geçmeye çalışmaktadırlar.

Eş Zamanlı Denetim

Denetim sürecinin zaman odağı şimdiki zamandır. İşletme faaliyetleri sürdürülürken, bir başka deyişle plan uygulanırken, denetim yapılması söz konusudur. Herhangi bir üretim tesisinde temel hedef belli bir zaman diliminde, doğru miktar ve kalitede üretim yapılmasıdır.

Geçmiş Odaklı Denetim

En yaygın görülen denetim türü geçmiş odaklı denetimdir. Bu tür bir denetim sürecinde, faaliyet sonuçlarına ilişkin veriler elde edilmekte, analiz edilmekte ve sonuçlar sürece ilişkin düzeltici tedbirlerin alınabilmesi için ilgili yerlere iletilmektedir.

Denetimin Kalite Boyutu

Toplam Kalite Yönetimi

İşletme bünyesinde yürütülen tüm faaliyetlerin kalite düzeylerinin arttırılması felsefesine dayanır. TKY kalite çemberleri ve sürekli iyileştirme gibi çeşitli tekniklerin kullanımını içeren bir kalite denetim yaklaşımıdır.

Altı Sigma

İstatistikte, belli bir süreçteki standart sapmanın tahmini değerini göstermek amacıyla kullanılmaktadır. Sigma seviyesi belli bir süreçte hatanın ne sıklıkla oluşacağını göstermektedir. Sigma seviyesi ne kadar yüksek olursa, hata payı o oranda azalacaktır (s:159: Tablo 8.2).

Kalitenin Sertifikalandırılması

Kalite kavramının istatistiksel bir denetim yaklaşımından çıkarak, bir yönetim felsefesine dönüşmesi nedeniyle, işletmelerin kalite yönetimi uygulamalarına rehberlik yapmak üzere bazı kılavuzlar geliştirilmiştir. Kılavuzlar işletmelerin müşteri beklentilerini karşılayabilme ve bu beklentilerin ötesine geçebilme konusunda neler yapmaları gerektiğine ilişkin bir takım standartlar getirmektedir.

Denetimin Finansal Boyutu

Bütçeler Aracılığıyla Denetim

Bütçe genel anlamda, tutar olarak ifade edilen ve bir hesap dönemi içindeki gelirler ile harcamaların, kârlar ile maliyetlerin tahminini içeren bir faaliyet planıdır. Bütçe işletmelerde yöneticilerin sorumluluk alanlarına ilişkin denetim yapmalarını kolaylaştırmaktadır. Bütçelenmiş sayısal değerler ile gerçekleşen sayısal değerlerin karşılaştırılması, sapmaların ortaya konması için ilk adımdır.

Bazı Temel Bütçe Türleri

Genel bütçe, satış bütçesi, üretim bütçesi, maliyet bütçesi, nakit bütçesi, yatırım bütçesi olarak sıralanabilir.

Faaliyete Dayalı Maliyet Sistemi

Maliyetlerin önce faaliyetlere, daha sonra da, faaliyetlerden maliyet nesnelerine atanması söz konusu olmaktadır. Sistem, genel üretim giderlerinin daha iyi anlaşılmasını, maliyet denetiminin daha etkin bir şekilde yürütülmesini ve yöneticilerin maliyet bilgilerine daha kolay erişebilmeleri gibi konularda geleneksel maliyet sistemlerinden farklılaşmaktadır.

Temel Finansal Tablolar

Bütçeler ve çağdaş maliyet hesap yaklaşımlarına ek olarak, finansal tablolar da işletmelerde finansal denetim aracı olarak kullanılabilmektedir.

Bilanço: bir işletmenin belli bir tarihte sahip olduğu varlıklar ile bu varlıkların sağlandığı kaynakları gösteren tablodur.

Gelir tablosu: belli bir dönemde, işletmenin kâr veya zarar durumunu belirleyen hasılat ve gider bilgileri gelir tablosunda özetlenmektedir.

Nakit akış tablosu: işletmenin nakit akışlarına ilişkin bilgiler, işletmenin nakit ve nakit benzeri yaratma yeteneği ve işletmenin bu kaynakları ne yönde kullandığına ilişkin bilgiler edinilebilir.

Finansal Oranlar

İşletmenin faaliyet alanlarındaki olası zayıf ve güçlü yönleri ortaya çıkartabilir. Birçok önemli finansal oran, bilanço ve gelir tablosunda yer alan çeşitli alt bileşenler, gruplar veya bölümler arasında matematiksel ilişkiler kurulması yoluyla hesaplanmaktadır.

Likidite oranları: likidite; kısa vadeli yabancı kaynakları vadelerinde karşılayabilme bakımından dönen varlıkların kalite ve yeterliliğinin bir ölçüsü olarak tanımlanmaktadır. En çok bilinen likidite oranı "Cari Oran"'dır. Bu orana çalışma sermayesi oranı adı da verilmektedir. Bu oran varlıkların ne seviyeye kadar düşebileceğini ve kısa vadeli borçları ödeyebileceğini göstermektedir.

Mali oranlar: işletmenin finansmanında yabancı kaynaklardan ne derece yararlanıldığını gösteren oranlardır. Bu oranların en önemlilerinden birisi "Borçların Öz Kaynaklara Oranı"'dır.

Kârlılık oranları: işletme yönetiminin satışlar ve yatırımlar aracılığıyla sağladığı gelire işaret etmektedir.

Faaliyet oranları: işletmenin aktif kıymetlerinin, işletme faaliyetlerinde kullanımları sırasındaki etkililik derecesini göstermektedir.

Denetimin Davranışsal Boyutu

Davranışsal denetim yöntemleri bireylerin örgütsel amaçlara erişilebilmeleri adına motive edilmeleri, yönlendirilmeleri ve eğer amaç dışı davranışları var ise, disipline edilmelerini öngören çeşitli yöntemlerdir.

Koçluk

Koç bireyi davranışları itibariyle belli bir performans seviyesinden, arzu edilen daha üst seviyelere taşıyan kişi olarak tanımlanabilir. Koçluk, bireylere motive edici geribildirimlerde bulunarak başarı seviyelerinin korunması ve bu seviyenin daha üst düzeylere çıkartılması süreci olarak düşünülebilir.

Koçluk Süreci

Koçluk süreci birbirini izleyen dört basamakta ele alınabilir:

• Var olan başarı düzeyinin belirlenmesi
• Beklenen başarı seviyesinin tarif edilmesi
• Çalışanların değişim yönünde ikna edilmesi
• Ulaşılan sonuçların irdelenmesi

Gezinerek yönetim

Bireyleri örgütsel amaçlar doğrultusunda hareket etme konusunda yol gösteren bir diğer davranışsal denetim uygulamasıdır (s:166, Şekil 8.7).

Toplam Dengeli Başarı Göstergesi

Örgütsel performansı eşit düzeyli dört temel bileşen açısından değerlendirmektedir. Bu bileşenler finansal, müşteriler, iç faaliyetler ve yenilikçilik/öğrenme şeklinde sıralanmaktadır. Bu bütüncül bakış açısı sayesinde, yöneticiler geleneksel performans ölçümlerinin ötesine geçebilmekte ve işletmenin performansını daha dengeli bir şekilde belirleyebilmektedirler (s:168, Şekil 8.8.).

Bürokratik Denetimin Olumsuzlukları

Bürokratik denetim örgütleri oldukça mekanik birer yapı olarak değerlendirmektedir. Denetim sistemleri çalışanların bu sistemlerin getirdiği baskılardan kurtulmak için uygun olmayan davranış kalıpları geliştirmelerine neden olabilir. Herhangi bir denetim sistemi, insanların sisteme ilişkin algı ve beklentileri düşünülmeden tasarlanırsa, kaçınılmaz olarak etkililiğini yitirecektir.

Çalışanların davranışlarının etkili bir şekilde denetlenebilmesi için, yöneticiler bireylerin denetim fonksiyonuna ilişkin olarak geliştirdikleri üç farklı tepkisel davranışa dikkat etmelidirler:

• Katı kuralcı davranış
• Taktiksel davranışlar
• Denetime karşı direnç

Denetim Yaklaşımları: Piyasa ve Klan

Birçok işletme örgütsel hiyerarşilerindeki seviyelerin sayısını düşürme eğilimine girmekte, özellikle genel merkeze bağlı çalışan sayısını azaltmakta, alt düzeyli çalışanlara yetki devretmekte ve bu çalışanları karar verme noktalarında olabildiğince özgür bırakmaktadır. İşletmeler yaygın bir biçimde, işletmecilik faaliyetlerini kendi kendini yöneten ekipler aracılığıyla gerçekleştirmeye başlamışlardır. Bürokratik denetim yaklaşımına ek olarak, işletmelerde karşılaşabileceğimiz diğer denetim alternatifleri olan piyasa denetimi veya klan denetimi yaklaşımları şunlardır:

• Piyasa denetimi
• Kurumsal seviyede piyasa denetimi
• İşletme seviyesinde piyasa denetimi
• Bireysel seviyede piyasa denetimi
• Klan denetimi

Etkili Bir Denetim Sisteminin Koşulları

• Başarı standartlarının doğru belirlenmesi
• Yeterli bilgi akışının sağlanması
• Çalışanların denetimin gerekliliğine ikna edilmesi
• Tarafsızlık
• Çok boyutlu yaklaşım.