Profesyonel Yaşamda İmaj ve İtibar Yönetimi Dersi 2. Ünite Özet

İletişim ve İletişim Unsurları

İletişim bir kişi ya da topluluğun diğer bir kişi ya da topluluk üzerinde belli bir etki yaratmak için bazı bilgi, bulgu ve izlenimlerini aktarması sürecidir. İletişime ilişkin yapılan tanımlarda iki temel bakış açısı ortaya çıkmaktadır. Bu bakış açılarından ilki iletişim sürecini taraflar arasında ileti alışverişi ele almaktadır. Klasik anlamda Kaynak-Mesaj-Kanal-Alıcı modelinde yer aldığı şekliyle taraflar arasında fikir, duygu, tutum vb. gibi unsurların nasıl aktarıldığına odaklanılmaktadır.

Diğer bakış açısı ise taraflar arasında anlam paylaşımını, birlikte algılamayı ve karşılıklılığı esas almaktadır. Burada iletişim sürecine geri bildirim boyutu eklenmiştir. İletişim sürecinin kesintiye uğraması da “gürültü” kavramıyla ifade edilmektedir.

Bu iki bakış açısını birlikte ele aldığımızda iletişimin anlatma ve anlaşılma esasına dayandığını görürüz. İletişim sürecinin sağlıklı gerçekleşebilmesi ve tarafların anlatma ve anlamaya dayalı anlam paylaşımı sağlamaları için dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Bu noktalar aşağıdaki gibidir:

• İletişimde başlangıç önemlidir.
• İletişim yalnızca bilgi alışverişi değildir.
• İletişim kişiyle yapılır.
• İletişim bir bütündür.

Uzun yıllar boyunca çalışma hayatı içinde yer alan bireyler farklı kişi veya gruplarla etkileşimde bulunmaktadır. Bu etkileşim sürecinde taraflar arasındaki mesaj alışverişi yalnızca sözel öğelerden oluşmamaktadır. Sözel öğelerden daha fazla anlam barındıran sözsüz iletişim unsurları iletişim sürecindeki sözel iletinin içeriğine de katkı sağlamaktadır. Bireyler iletişim sürecinde bilinçli veya farkında olmadan sözsüz iletişim öğelerini kullanmaktadırlar.

Sözsüz İletişim

İletişim sürecinde sözsüz iletişim unsurlarıyla verdiğimiz mesajlar anlamın ortak paylaşımını sağlamada en temel unsurlardan biridir. Çevremizdeki bireylerle ve farklı ülkelerde yaşayanlarla etkileşime girdiğimizde beden dilini hem anlamada hem de anlaşılmayı sağlamada kullanırız. Sosyal psikolog Albert Mehrabian’a göre, bir mesajın toplam etkisi %7 kullanılan kelimelere, %38 ses tonuna, % 55 yüz ifadesi, el hareketleri, beden duruşu ile diğer sözsüz iletişim biçimlerine dayanmaktadır.

Sözsüz iletişim jestler, alan kullanımı veya konuşmanın sözsüz unsurları gibi sunumsal kodlar aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Sunumsal kodlar enformasyon taşımak ve bireylerarası etkileşimi yönetmek için kullanılmaktadır. Sunumsal kodlar yoluyla iletişim sürecindeki taraflar birbirleri hakkında bilgi edinir ve birbirlerini tanıma fırsatı bulur.

Sözsüz iletişim biçimleri genel olarak aşağıdaki unsurlardan oluşmaktadır:

• Jestler ve mimikler
• Yüz ifadeleri ve baş hareketleri
• Bireylerarası mesafe, bedensel temas ve alan kullanımı
• Yönelme ve duruş
• Giyim ve görünüm
• Konuşmanın sözsüz görünümü

Şimdi tek tek bu unsurları ele alalım:

Jestler ve mimikler iletişim sürecinde taraflara görsel mesajlar gönderen hareketlerimizdir. Yüz kaslarının anlatım amaçlı kullanımı mimikleri; baş, el, kol, ayak, bacak ve bedenin kullanımı da jestleri oluşturur. Jestlerin amaçları şunlardır:

• Günlük konuşma dilindeki kullanıma benzer biçimde bir nesneyi işaret etmede veya izlemede işimize yaramaktadır.
• Bireylerin duygularını açığa çıkarmada ve onları somut hale getirmede rol oynayabilirler.
• Karşı tarafa vermek istediğimiz mesaj jest ve mimiklerin kullanımıyla anlam kazanmakta ve doğru anlaşılmasını sağlamaktadır.

Jestler; anlatım jestleri, sosyal jestler ve mimik jestleri olarak üçe ayrılmaktadır.

• Anlatım jestleri: Gündelik yaşamımızda iletişim sürecinin temel işaretlerini oluşturmaktadır.
• Sosyal jestler: Olandan daha çok olması gerekeni ortaya koyan jestlerdir. Belirli bir durumda bireyin yerine getirmesi gereken sosyal rolünü ifade eder.
• Mimik jestleri: taklit etme ve tanımlama amacıyla kullanılır. Mimik jestlerin özellikleri şöyledir:
  1. Sahne sanatlarında kullanılan tiyatroya özgü jestler
  2. Doğaya veya hayvanlara özgü seslerin çıkarılmasında kullanılan taklit jestler
  3. “Sus” işareti gibi kısaltma ve özetlemeye ilişkin şematik jestler
  4. Belirli bir meslek grubunun kendi arasında kullandığı jestler

Jestler kültüre bağlı olarak farklı anlamlar içerebilmektedir. Bu nedenle farklı kültürlerden bireylerle kuracağımız ilişkilerde jest ve mimiklerimize dikkat etmeliyiz.

Bireylerarası iletişimde yüz ifadeleri ve baş hareketleri sıklıkla kullanılmaktadır. İletişim sürecinde alıcıya en fazla mesaj aktaran organlarımızın çoğu yüzde bulunur. Yüz ifadelerinin bir bölümü evrensel olmakla beraber kültüre bağlı olarak şekillenebilmesi de mümkündür. Konuyla ilgili yapılan çalışmalar dünya genelinde tanına ve anlaşılan altı yüz ifadesi bulunduğunu ortaya koymaktadır. Bu ifadeler: sevinç, üzüntü, şaşkınlık, korku, tiksinme ve öfkedir.

Sözsüz iletişim içerisinde gözler bedenin diğer uzuvlarından daha fazla mesaj verebilmektedir. Utanma, can sıkıntısı, öfke ve sevgi gibi bireyin duygusal durumunu anlatan hisler farklı bakışlarla karşımızdakine aktarılabilir. Göz temasında kaçınmak genellikle nezaketsizlik ve samimiyetsizlik olarak algılanmaktadır.

Yüz ve baş hareketleri bilinçli bir şekilde kullanılmanın yanında kendiliğinden de anlık tepki olarak ortaya çıkabilmektedir. Kendiliğinden gelişen yüz ifadeleri genelde ani gelişen durumlara verilen duygusal tepkiyle ilgilidir.

Bireylerarası Mesafe, Alan Kullanımı ve Bedensel Temas, b ireylerarası iletişimde taraflar içinde bulundukları ortamda mekân kullanımıyla da bazı mesajlar vermektedirler. İletişim sürecinde alıcıya olan uzaklığımız ve yakınlığımız aradaki ilişkinin düzeyini de belirlemektedir. Bireylerarasındaki mesafenin ne kadar yakın olacağı karşınızdaki kişiyle olan bağınızın da bir göstergesi olmaktadır. Kişisel mekân kullanımı aslında psikolojik bir mekân algısını yansıtmak ve bireyin kendini görülmeyen bir sınırla korumasına dayanmaktadır. Bireylerarası iletişimin düzeyini de tanımlayan dört farklı alan ve mesafe biçimi ortaya çıkmaktadır. Bu alanlar;

• Mahrem alan: Bireyin duygusal ilişkide olduğu bireylerle paylaştığı alandır. Bu alan aile fertlerine ve yakın arkadaşlara ayrılmıştır. Güveni temsil eder. Mahrem mesafenin ihlal edilmesi ve istenmeyen kişilerin bu alana girmesi sıkıntı, gerginlik ve huzursuzluk hali ile saldırganlık eğiliminde artışa neden olur.
• Kişisel alan: Bireylerin tanıdığı ve yakın ilişkide olduğu kişileri tutmak istediği alandır.
• Sosyal alan: Tanıdığımız kişilerle ve alışveriş yaptığımız perakende mağaza gibi yerlerdeki bireylerle aramızda oluşan mesafedir.
• Genel alan: Birbirini tanımayan insanların halka açık mekanlarda korumaya çalıştıkları alandır.

Bu alanların kullanılmasında toplumsal farklılıklar bulunmaktadır.

İletişim sürecinde bedensel temas taraflar arasında önemli mesajlar aktarabilmektedir. Bedensel temas hem duyguların dile getirilişinde hem de ilişkilerin tanımlanmasında bilinçli ya da farkında olmadan mesaj ileten sunumsal bir kod işlevi görmektedir. Hangi amaçla, kime, ne zaman, nasıl ve nerede temas ettiğimiz sözsüz iletişim biçimleri arasında kültüre göre en fazla farklılık gösterendir.

İş Yerinde Bireylerarası Mesafe ve Alan Kullanımı iletişimde önemlidir. Bu yüzden iş yerinin fiziksel olarak düzenlenmesi genel olarak kullanılan ofisin büyüklüğü ve kullanılan mobilyaların tasarımıyla ilgilidir. Bir statü göstergesi olarak kabul edilen bu durum bireyin iş yerindeki pozisyonuna göre değerlendirilmektedir. Bir iş yerinde çalışanlara ve yöneticilere ulaşılabilir olmak iletişimin tarafları açısından çeşitli şekillerde değerlendirilebilir. Genel itibariyle bir işletmede alt düzeyde bir personele ulaşmak daha kolay olmaktadır. Yönetim hiyerarşisinde üst basamaklara doğru çıkıldıkça kişiye ulaşılabilirlik bazı fiziksel ve psikolojik bariyerler yoluyla kapatılmış olmaktadır.

Hedef kitlelerini etkilemek, samimi ve sıcak bir izlenim sağlayarak “ben sizdenim” mesajı politikacıların tokalaşma tekniklerini doğru kullanmalarıyla mümkündür.

İş hayatında tokalaşma da diğer beden hareketlerimiz gibi muhatabımıza sözsüz kodlar aracılığıyla mesajlar vermektedir. Tokalaşma da aşağıdaki noktalar dikkaet etmek gerekir:

• El sıkışırken doğrudan muhatabınızın gözlerinin içine bakın ve ona gülümseyin.
• Biriyle tanıştırılırken ve ona elinizi uzatırken ayağa kalkmayı ihmal etmeyin.
• Gerektiği zaman tokalaşmak için sağ elinizin sürekli serbest olduğundan emin olun.
• Muhatabınızı selamlamadan önce eşyalarınızı sol elinize doğru geçirip hazır bekleyin.
• Muhatabınızın avuç içi ve parmaklarıyla sizinkilerin temas etmesini sağlayın.
• Elinizi uzatırken yan durmasına dikkat edin.
• Tokalaşmanın sıkı ve sağlam bir biçimde yapılması güvenli ve kendinden emin olarak algılanmaktadır.
• Tokalaşmanın sıkı ve sağlam bir biçimde yapılması güvenli ve kendinden emin olarak algılanmaktadır.
• Muhatabınızın elini normal olarak tuttuğunuz süreden biraz daha fazla tutmak dikkati üzerinizde toplamak ve daha samimi olunduğunu gösterme imkânı sağlayabilecektir.
• Sizinle tanıştığıma çok memnun oldum gibi ifadeler kullanmadan önce biraz konuşmak uygun olacaktır.
• Tokalaştığınız kişinin yanından ayrılırken yere değil onun yüzüne doğru hafifçe tebessüm ederek bakın. Yere doğru bakmak lüzumsuz tevazu göstermek şeklinde algılanabilmektedir.

Yönelme ve Duruş Bireylerarası ilişkilerde arkadaşlık, samimiyet, hoşlanmama veya üstünlük duyguları duruşla gösterilebilir. Bireylerarası ilişkilerde bedenin nereye doğru yöneldiği bireyin aklından geçenleri ve duygularını dışa vurmasında önemli bir unsurdur. Gündelik yaşamda çeşitli davetlere katılırız veya işimizle ilgili toplantı ve kokteyllerde bulunmamız gerekebilir. Benzer ortamlarda bireyler küçük gruplar içerisinde (üç veya daha fazla kişiden oluşan) belli bir konu üzerinde konuşmaktadırlar. Grup içerisinde bireylerin bedenlerinin aldığı duruşlar üçe ayrılmaktadır:

1. Kabul eden-dışlayan duruş: Bu duruş biçimi bir grubun kişi veya kişilere karşı takındığı tavrı tanımlamaktadır.
2. Yüz yüze veya paralel duruş: Taraflar arasında bir etkileşim olduğunu göstermektedir.
3. Uyumlu-uyumsuz duruş: Grup üyelerinin birbirlerini taklit edebilme yeteneklerini ifade etmektedir.

Sözsüz iletişimde bireyin duruş biçimlerini açık ve kapalı duruş olmak üzere ikili bir genel sınıflandırmaya da tabi tutmak mümkündür. Kapalı beden duruşunda, kollar kıvrılmış, bacaklar çapraz biçimde ve beden ters dönüktür. Bedenin üst kısmını ters yöne doğru döndürmek ve elleri gizlemek de kapalı duruşun işaretleri olabilmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta kapalı duruşa ait beden dili hareketleri mutlak doğruluk anlamı taşımamaktadır.

İletişim sürecinde özellikle ilk izlenimin oluşumunda dış görünüş çeşitli mesajlar verebilmektedir. Giyim ve görünüm bireyin kişiliği, toplumsal statü ve topluma uyum sağlama konusunda mesajlar göndermektedir. Elbiseler, saç şekli, cilt bakımı, aksesuarlar ve makyaj kontrol edilebilen görünüm biçimleridir. Bireyin kilosu ve boyu gibi görünüme ait unsurlar ise genetik faktörler ile çevresel değişkenlerin neden olduğu daha az kontrol altında tutulabilen görünüm biçimleridir. Kıyafet tercihi ve giyim hem bireyin kendisin, hem de muhatabını etkilemektedir. İçinde bulunulan duruma uygun kıyafet tercihi kişilere gösterilen saygının bir ifadesi ve o durumun sizin açınızdan ne kadar değerli olup olmadığı hakkında bilgi vermektedir.

Giyim ve görünüm üzerine yapılan araştırmalar bireylerin ilk izlenimde başkaları hakkında yedi saniye içerisinde yargıya vardıklarını ortaya çıkarmaktadır. Olumlu bir ilk izlenim bırakmak için şunlara dikkat etmek gerekir:

• Tutumun ayarlanması
• Tebessüm
• Göz Teması Kurmak
• Kaşları Kaldırmak
• Tokalaşmak
• Öne doğru hafifçe eğilmek

İletişim sürecinde konuşmanın sözsüz biçimleri iki kategoride incelenmektedir. Bunlardan ilki kullandığımız sözcüklerin anlamını etkileyen, sözcüklerin yükseltme, alçaltma veya vurgulama biçimleriyle birlikte büründüğü anlamı kazanma durumudur (prosodic). Diğeri ise konuşmacı hakkında alıcıya enformasyon aktaran ve bir şeyin söylenme tarzını ifade eden durumdur (paralinguistic). Konuşmacının ses tonu, sesinin yüksekliği, aksanı, konuşma hataları onun duygusal durumunu, kişiliğini, toplumsal konumunu, içinden geldiği sosyal sınıfı ve dinleyenleri nasıl değerlendirdiğini göstermektedir.

Kültür ve Sözsüz İletişim

Kültür bir grup insan tarafından sahip olunan ve paylaşılan ortak değerler bütünüdür. Bu değerler bireylerin kültürel kimliklerini tanımlamada, düşüncelerini, eylemlerini ve başkalarına olan bakış açılarını etkilemektedir. Sözsüz iletişim biçimleri içerisinde yer alan bütün sunumsal kodlar kültüre bağlı olarak anlam kazanmaktadır. Aynı kültürü paylaşan bireylerin kullandıkları sözsüz iletişim biçimleri de genel itibariyle birbirine benzerdir. Bu durum anlama ve anla- şılmada tara ara kolaylık sağlamaktadır. Sözsüz iletişim biçimleri içgüdüsel ve edinilmiş olmak üzere iki alt boyutta değerlendirilebilir. Edinilmiş sözsüz iletişim biçimleri sosyal ortamlarda üretilmektedir. Beden dilimizin kültürel olarak farklılaşması bu durumdan kaynaklanmaktadır. Bu nedenle aynı beden dili hareketi farklı toplumlarda farklı anlamlara gelebilmektedir. çgüdüsel beden dili ise farklı toplumlardaki ortak noktalara işaret etmektedir. Bazı durumlarda edinilmiş beden dili farklı kültürde yaşayan bireylerarasında yanlış anlaşılmalara sebep olabilmektedir. Kendi kültürümüz içinde yadırgadığımız bir beden dili hareketi bir başka kültürde gayet olumlu karşılanabilmektedir. Birey farklı kültür gruplarına girdikçe sözsüz iletişim mesajlarının ayrıntılarını değerlendirmek zor- laşmaktadır. Bu nedenle farklı kültür gruplarının beden dilini anlamak için bilgilenmeye ihtiyaç duyulmaktadır. Zaman içinde farklı kültürlerin sözsüz iletişim biçimleriyle ilgili değerlendirme ve yorumları öğrenildiğinde tara ar arasında daha sağlıklı iletişim kurmanın yolu açılmış¸ olacaktır.

Bireyin ait olduğu kültüre özgü¨ ve belirli bir grubun üzerinde anlaşarak bilinçli bir şekilde kelimelerin yerine kullandığı bazı sembolik işaretler bulunmaktadır. Bu sembolik işaretler sosyal ortamlarda öğrenilmekte ve kültürden kültüre hem benzerlik hem de farklılık göstermektedir. Benzerlik genelde kültürlerarası etkileşim sonucu ortaya çıkmaktadır.