Kamusal Halkla İlişkiler Dersi 8. Ünite Özet

Giriş

Devletlerin demokratik karakterlerinin güçlenmesiyle birlikte, tüm kamu kurumları için topluma daha iyi hizmet etmek, bir varoluş nedeni olarak görünür olmaya başlamış, kurumlar için bu çağın en önemli meselesinin halkın devlete karşı güvenini arttırmak olduğu anlaşılmıştır. Özel sektörden pek de farklı olmayan bir biçimde kamu kurumları da hizmetlerinin anlaşılmasına tanınmasına ve bilinmesine ihtiyaç duymaktadır. Bu ihtiyaç kamu kurumlarını da etkin bir ilişki yönetimi stratejisini geliştirmeye zorlamaktadır. Zira yeni küresel düzende kamu kurumlarının, Ivy Lee’nin İlkeler Deklarasyonu’nda sözünü ettiği açık ve şeffaf bilginin en iyi bilgi olduğu görüşünden daha öteye geçmeleri gerekmektedir.

Kamusal Halkla İlişkiler Uygulamalarını Etkileyen Faktörler

Kamusal halkla ilişkiler uygulamalarının etkin bir biçimde sonuç vermesi için bu uygulamaların önünde engel oluşturan çeşitli faktörlerin olduğunu bilerek hareket etmek ve bunların çözümüne yönelik önlemler almak oldukça önemlidir. Bu engelleri ya da faktörleri aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

Kamu kurumlarındaki bürokrasi ve aşırı formalite sorunu: Bürokrasi devletin idari yapısı içinde uyulması gereken kuralları bütününü anlatmaktadır. Ancak bürokrasi gündelik yaşamın içinde kurallar bütününden daha çok, gereksiz ve aşırı formaliteler, hatta kırtasiyecilik olarak algılanmaktadır. Bürokrasi ve formalitelerin altında yatan en önemli neden olarak ise kamu kurumlarındaki aşırı merkeziyeti yapı gösterilebilir. Aşırı merkezi yapı, yetki devrini yok etmiş, sorunların çözümü için sürekli merkezdeki kamu kurumlarına başvurular, işlerin geç yürümesi ve sonuçlanmasına, çoğu zamansa tıkanmasına neden olmaktadır. Bu merkezi yapı beraberinde önemli bir sonucu daha getirmektedir; halkın aldığı hizmet yavaşladıkça kamusal halkla ilişkilerin hem örgütü tanıtmaya hem de itibarını korumaya yönelik tekniklerinin etkisi zayıflamaktadır. Bu temel meselenin izinden gidilerek, daha özelde kamusal halkla ilişkilerin en öncelikli görevlerinden biri de kamu kurumlarından hizmet alan halkın kurumu doğru tanımasına, yeteneklerini ve hizmeti alırken ve sonuçlandırırken hangi kurallara uyulması gerektiğinin anlaşılmasını sağlamasıdır. Bu, halkla ilişkilerin “iletişim” boyutuna da vurgu yapmaktadır. Halkla ilişkilerin adında var olan “ilişkiler”e ise iletişim uygulamalarının sonuçları planlı bir şekilde değerlendirilerek halk ile etkileşimler yaratıldığında ulaşılabilir. Ancak bürokrasinin, kırtasiyeciliğin, bugün git yarın gel yaklaşımın hâkim olduğu kamu kurumları için halkla ilişkilerin bu öncelikleri nasıl gerçekleştirebileceği ciddi bir soru(n)dur.

E-Devlet: Dijital devlet olarak da bilinen E-devlet kavramı kamu kurumlarının işleyişlerini elektronik ortamda yürütebilecekleri, iş akış süreçlerinin hızlanmasını, kırtasiyenin azalmasını ve şeffaf yönetim anlayışını etkin kılan bir modeldir.

Halkın kamu kurumlarının halkla ilişkiler uygulamalarından habersiz oluşuna ilişkin sorunlar: Kamusal halkla ilişkilerde ortaya çıkan sorunlarda bir diğeri, halkın kamu kurumlarının halkla ilişkiler uygulamalarından hatta halkla ilişkiler departmanlarının var olduğundan bile habersiz oluşudur. Bu duruma neden olan faktörlerin başında kamu kurumlarında var olan gizlilik ve içe dönüklük sorunu gelmektedir.

Oligarşinin Tunç Kanunu: Bir sistemdeki birey sayısı belli bir miktarın üzerine çıktığında, bireyler arasında iletişim sorunları yaşanmaya başlamakta, bu sorunun üstesinden gelinmek üzere gruplar oluşturulduğunda ise grupların kendi arasındaki iletişim mekanizması, bürokrasi ile birlikte kendilerine özel bir dil yaratmaktadır.

Kamusal halkla ilişkilerin karşılaştığı sorunlardan biri, gizlilik meselesi, başka bir boyutla daha kendini göstermektedir: yetkinin astlara devredilememesi. Halkla ilişkiler uygulayıcıları dengeyi gözetmek üzere gizliliği aşmaya çaba gösterse bile halka sağlanacak bilgi akışında öncelikle yöneticilerden, gerekli bilgilerin verilmesinde inisiyatif kullanmaları beklenmektedir.

Halkla ilişkiler uygulayıcılarının halkın beklentilerinden habersiz oluşuna ilişkin sorunlar: Halkla ilişkiler uygulayıcılarının farklı yöntemler kullanarak halkın beklentilerini öğrenmesi mümkündür. Dilek/şikâyet kutuları ve danışma hatlarındaki bilgilerin değerlendirilmesi, anketler, referandumlar, medya analizleri bu yöntemlerden bazılarıdır.

Halkla ilişkiler uygulayıcılarının halkın beklentilerini öğrenebilmek için kullandığı her bir yöntem ancak kurumun politikalarında gerçek bir dönüşümün yolunu açabilmiş ise gerçek amaca da ulaşılabilmiş demektir. Bu iki yönlülük özellikle sorunların çözümü için de halkla ilişkiler uygulayıcısına yol göstermektedir.

Araştırma aşaması : Bir problemin varlığında ya da bir problemi tespite yönelik nitel ve nicel yöntemler kullanılarak sistematik bilgi toplanması sürecidir.

Halkın beklentilerini öğrenmeye yönelik araştırmaların amaçları, ulaşılabilir, somut, ölçülebilir ve ekonomik olarak anlamlı (araştırmanın sonunda sağlanacak fayda araştırmanın maliyetinden fazla) olmalıdır.

Kamu kurumlarında halkla ilişkiler departmanlarının örgütlenişindeki sorunlar: Halkla ilişkilerin sadece kamu kurumlarında değil diğer örgütlerde de yapısal sorunlarından biri–belki de en önemlisi-departmanın nasıl örgütlendiğidir. Önemidir, çünkü halkla ilişkilerin üstlendiği misyon stratejik değer taşımaktadır ve spesifik kabiliyetler gerektirir.

Kamusal halkla ilişkiler uygulamaları halkın beklentilerini karşılamalıdır. Bu basit bir söylem gibi görünse de buzdağının görünen kısmına benzeyen, derinde yoğun anlamlar taşıyan bir ifadedir.

• Halkın neyi beklediğini bilmek öncelikli sorundur. Kamusal halkla ilişkiler departmanları bağlı bulundukları kamu kurumunun görev alanları ile ilgili olarak halkın ne beklediğini tespit etmek durumundadır. Bu aşama başlı başına kritik bir yönetim işlevidir; maddi kaynakları ve yönetsel iradeyi gerektirir. İki yönlü uygulamaların da başlangıcını oluşturur.
• Beklentilerin karşılanması ise halk ihtiyaçlarına yönelen halkla ilişkiler çıktılarını ifade eder. Bu çıktıları planlamak karar kademelerinin onayıyla mümkün olmaktadır. Ancak tepe yöneticisine erişemeyen bir halkla ilişkiler fonksiyonunun, farklı düzeylerdeki güç hiyerarşisi içinde sıkışıp kalması, planlanan çıktıların amacından uzaklaşmasına neden olabilmektedir. Diğer taraftan uygulama aşaması uzmanlaşmamış kişilerce gerçekleştiğinde amacından uzaklaşan pratiklerle karşılaşılabilmektedir. Dolayısıyla kamu kurumlarında bir halkla ilişkiler fonksiyonu görevini yerine getirebilmek için yönetsel özerkliğe ve kendi kaynaklarına sahip olmalıdır.

Kamu kurumlarında yönetsel alt sistemlerin bir parçası olamayan halkla ilişkiler, teknisyen-görevce halkla ilişkiler rolünden öteye geçememektedir. Bunun anlamı, başkaları tarafından alınmış kararların uygulayıcısı olan bir halkla ilişkiler departmanıdır. Teknisyen rolde amacından uzaklaşan, hatta amacının ne olduğu dahi belli olmayan halkla ilişkiler uygulamaları karşımıza çıkmaktadır.

Karar kademelerine erişen, kurmay yetkilerle donatılmış, danışmanlık görevini yerine getiren, iş gücü ve maddi kaynaklara sahip bir halkla ilişkiler birimi departmanlaşmıştır ve uygulayıcısı yönetici rolündedir. Günümüzde Türkiye’de kamu kurumlarında halkla ilişkiler departmanı müşavirlik, müdürlük, başkanlık gibi başlıklarda örgütlenmiştir.

Kurmay yetki: Örgüt hiyerarşisinde ast üst ilişkisi içinde yer almayan, danışmanlık görevleri ile biçimlenmiş yetkidir.

Medya ilişkileri halkla ilişkiler fonksiyonun görevlerindendir. Ancak halkla ilişkiler departmanlarının “Basın ve Halkla İlişkiler” ifadeleriyle örgütlenmesi, kamu kurumlarında halkla ilişkilerin medya işleri ile özdeşleştirildiği algısını yaratmaktadır ki bu durum halkla ilişkileri teknisyen rolüne indirgemek anlamına gelebilmektedir.

Kamusal halkla ilişkilerde uygulayıcıların yeterliliklerine ilişkin sorunlar: Halkla ilişkiler kamu ve hitap ettiği kitlelerle ilişkilerin yönetimidir. Kamu kurumlarında da esas sorumluluğu tüm iletişim çalışmalarının yürütülerek halk ile ilişkilerin geliştirilmesidir.

Profesyonelliğin öncü şartlarından biri mesleki eğitimdir. Halkla ilişkilerin üstlendiği misyonları kavramak, yaratıcı çözümler üretebilmek ve uygulama yönetimini gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan teorik birikim, bilgi ve beceriler mesleki eğitimle gerçekleştirilir. Uygun eğitimi almış uygulayıcının sonraki aşamada elde edeceği mesleki deneyim, halkla ilişkiler performansını arttıran önemli bir değişkendir. Profesyonel, İngilizce “ profession ” meslek, “ professional ” ise uzmanlaşmış meslek sahibi anlamına gelmektedir.

Mesleki eğitim ve meslek deneyimi uygulayıcının yeterliliği konusunda başlıca referanslardır. Halkla ilişkilerin stratejik yönetimi, farklı değişkenleri bir arada yürütebilmeyi, analiz edebilmeyi ve doğru kararları alabilmeyi gerekli kılmaktadır. Bir uygulayıcının yeterliliği ve meslekleşme ilişkisi kaynağını meslek sosyolojisinden; Wilensky’in (1964) meslekleşme modelinden almaktadır. Kurum ve halk arasındaki bu bağlar sosyal (sosyal destek), bilgisel (uzmanlığa dayalı destek) psikolojik (itibar ile ilişkili güvence) ya da ideolojiktir (etik uygunluk) tanımlanmaktadır. Dolayısıyla kamusal halkla ilişkilerin karşılaştığı en önemli sorunlardan biri uygulayıcıların yeterlilikleri ile ilgilidir. Profesyonellikten uzak uygulamacılar ilişkileri ve iletişim uygulamalarını da yönetmekten uzak olacak hatta teknisyenlik düzeyinde bile işlevsiz kalacaktır.

Kamu kurumlarında halkla ilişkilere yeterince önem verilmemesi sorunu: Örgütün üzerindeki ortam baskısını dengeleyerek örgütsel meşruiyeti sağlamak halkla ilişkilerin görevidir. İletişim boyutunda ortaya çıkan halkla ilişkiler uygulamaları bazı özel durumlarda üretim, pazarlama, finans gibi konularda kararlara danışmanlık yapmaktadır. Özellikle kriz zamanlarında halkla ilişkiler, örgütsel yönetim kademelerin tümünde etkisini hissettirmektedir. Çünkü kriz zamanları örgütsel devamlılığın tehlikeye düştüğü zamanlardır. Dolayısıyla, özellikle büyük ölçekli ticari örgütlerde halkla ilişkiler, yönetim anlayışlarının temeline yerleşmiştir. Böylece örgütler, halkla ilişkiler fonksiyonundan örgütsel krizlere karşı bir süspansiyon işlevi olarak faydalanırlar.

Kamusal halkla ilişkilerin önemsizleştirilmesi başlı başına yönetimsel bir hatadır. Çünkü her örgütün toplumsal kabul görmeye ihtiyacı vardır.

Birçok akademik araştırma, sermaye ve işgücü küçük ama halkla ilişkiler yönetimi başarılı olan örgütün, sermaye ve işgücü büyük ama halkla ilişkiler yönetimi olmayan örgütten daha itibarlı algılandığını ve daha çok tercih edildiğini göstermiştir. Kamusal halkla ilişkilerde de aynı durum geçerlidir.

Sonuç olarak halkla ilişkilere gereken önemi veren kamu kurumları:

• Meşruiyet kazanır; halk ile kurum arasında uyum artar; kurum kabul edilen, tasdik edilen bir yapıya kavuşur.
• Arzulanır; halkın iş yapmaktan, paylaşımda bulunmaktan mutlu olduğu kurumlara dönüşürler.
• Krizlere karşı direnç kazanır; çalkantılı dönemlerde, daha önce kazandıkları itibarın korumasında olurlar. Halk itibarlı kamu kurumlarına karşı daha yüksek tolerans gösterir.
• Bilinirliği artar; halk kamu kurumunun ne iş yaptığını ve hangi toplumsal faydayı sağladığını öğrenir.