Kriz İletişimi Ve Yönetimi Dersi 5. Ünite Özet

Giriş

İşletmeleri, hazırlıklı olup olmamalarından bağımsız olarak olumsuz etkileyebilen kriz süreçlerini en az zararla atlatabilmek, etkin bir kriz yönetimiyle mümkündür.

İşletmeler, kriz dönemlerinde normal dönemlerden farklı stratejiler geliştirmeli, öncelikle kriz nedenlerini tanımlamalı ve bu nedenler doğrultusunda uzun vadeli çalışmalar ve çözümler uygulamalıdır.

Kriz dönemlerinde doğru politikaları üretebilmek için krizin boyutları tespit edilmeli, kurum imajı korunarak güçlendirilmeli ve çalışan motivasyonu korunmalıdır.

Kriz Boyutlarının Belirlenmesi

Kriz boyutlarının belirlenmesi, kriz etki değerini hesaplamak ve kriz barometresi hazırlama aşamalarından oluşmaktadır.

Kriz etki değerini hesaplamak, İşletme

• Krizin şiddeti gittikçe artıyor ise işletme ne düzeyde bir şiddete ne kadar süreyle dayanabilecektir?
• Krizle ilgili olarak medya ve devlet ne düzeyde krizle ilgilenecektir?
• Kriz işletmenin olağan faaliyetlerini ne düzeyde kesintiye uğratacaktır?
• Kriz işletmenin kamuoyu önündeki imajını ne ölçüde zedeleyecektir?
• Krizin işletmeye temel olarak yaratacağı zararın düzeyi ne olacaktır? sorularına 0 ve 10 arasında puanlar vererek bir değerlendirme yapar. Değerlendirme sonucunda verilen puanlar toplanır. Toplam puan beşe bölünerek krizin işletme üzerindeki etki değeri hesaplanmış olur.

Kriz barometresi oluşturmak, önceki krizler ve krizin işletmeye etkisi gibi etkenler de göz önünde bulundurularak kriz etki ölçeğine yatay eksende kriz olasılık faktörünü hesaplamak için yüzde olarak 0) ile 100 arasında değerlerden oluşan kriz ihtimal faktörleri ölçeği eklenerek oluşturulur (S:81, Şekil 5:2)

Kriz barometresinde en tehlikeli bölge kırmızı, en güvenli bölge yeşil, yüksek kriz etki değeri ve düşük kriz olasılık faktörü olan bölge sarı, düşük kriz etki değeri ve yüksek kriz olasılık faktörü olan bölge ise gridir.

Kriz barometresi ve kriz etki ölçeği yardımıyla krizlerin tanımlanması, hangi krizlerin tehlikeli olduğunu ve hangi çözümlerin etkili olacağını gösterir.

Kriz Dönemlerinde Liderlik

Krizlerin işletmelerde, motivasyon düşüklüğü, gerilimin artması ve kararların niteliğinin bozulması gibi olumsuz etkilerinin oluşmaması yöneticilerin liderlik vasfına ve etkin kararlar alabilmelerine bağlıdır.

Liderler kriz dönemlerinde işletmenin geleceği açısından doğru kararlar verip sorumluluk almalı, çalışanların motivasyonunu yüksek tutup onlara güven vermelidir.

Liderlik vasfına sahip yöneticiler krizden koruyucu önlemler veya krizi denetim altına alan kararlar alıp, işletmeyi ve çalışanları eski istikrarına getirerek standart yöneticilerden ayrılırlar.

Krizler değişim gerektirdiği için değişimci olması gereken liderler, kriz sürecinde zaman baskısından dolayı otokratik lider tarzını, kriz sonrası çalışanlarla birlikte yeni planlar oluşturulması için ise demokratik lider tarzını benimseyebilirler.

Kriz yönetiminin safhalarında gerekli liderlik yetenekleri:

1. Kriz sinyalinin alınması yeteneği; mantıklı olmak
2. Kriz önleme yeteneği; sorunu kavrama, yaratıcılık
3. Kriz denetim altına alabilme yeteneği; cesur ve riskli karar alabilme
4. Normal duruma geçiş yeteneği; örgütsel esneklik
5. Öğrenme ve değerlendirme yeteneği; öğrenme odaklılık

Kriz Dönemlerinde Karar Alma

Karar alma bir tercih sürecidir. Kriz dönemlerinde acil kararlar alınması gerekmektedir. Bu süreçte hızlı bilgi akışı sağlayarak etkin ve doğru karar alınmasına destek verecek olan Karar Destek Sistemlerinden (KDS) yararlanılmaktadır.

Krizde, karar alma süreçleri sekteye uğrar, zaman baskısı oluşur, karar alma süreci merkezileşir ise etkin karar almak daha önemli hala gelir.

Etkili karar almayı ve katılımı sağlamak için oluşturulan karar destek sistemleri somut verilere dayalı karar almanın tüm evrelerinde, kriz ekibine(tüm yöneticilere) yarı veya tam programlanabilen kararların alınmasında destek sağlar İyi bir kararda aranan nitelikler şunlardır:

1. Kuruluşun amaçlarını dikkate almalı
2. En az harcamayla en iyi sonucu vermeli
3. Fazla gecikmeden zamanında alınmalı
4. Gerçekçi olmalı
5. Zaman geçmeden uygulanıp sonuç alınmalı

Yöneticiler belirlilik ortamında verdikleri kararın sonucunu bilir, risk ortamında verilen kararın belirsizliğini ölçebilir ama belirsizlikte sonuçları hiç tahmin edemez.

Krizler zaman baskısının olduğu riskli ve belirsiz dönemler olduğundan kararlar ekip olarak alınabilir ve böylelikle sorumluluk paylaşılır, çalışanların motivasyonu artar.

Stratejik düşünme yöntemi , sezgilere dayalı kararlar alınarak krizlerin çözülmesi için temel stratejiler belirlenmesi yöntemidir.

Beyin fırtınası yöntemi , sorunlarla ilgili mümkün olduğunca çözüm yöntemleri üreten yaratıcı bir grup çalışmasıdır.

Delphi yöntemi , çözüm için uzman kişilerin görüşlerinin alınması ve uzlaşmayla karar verilmesi yöntemidir.

Karar konferans yöntemi , özel olarak kriz sorunu üzerine yoğunlaştıran, kriz ekibine uzmanların alındığı ve iş ortamından farklı bir yerde toplanıldığı yöntemdir.

Kriz Ortamlarında Stres ve Zaman Yönetimi

Kriz ve stres yönetimi

Belirli değişimlerin kişilerin hayatını etkilemesi sonucu oluşan stres, bir dereceye kadar olumlu etkiler yaratırken belli bir aşamadan sonra olumsuz etkiler yapabilir.

Kriz, yöneticiler ve özellikle çalışanlar üzerinde, işletmenin küçülmesine bağlı işten çıkarmalar gibi nedenlerle strese yol açar.

Zaman baskısı, hızlı karar verme, işten çıkarmalar ve çalışanlardan gelen baskı gibi durumlar kriz döneminde yöneticilerde yoğun strese neden olur. Stresi ortadan kaldırmak için atılacak adımlar:

1. Çalışanlar örgüte ve yöneticilere güvenmeleri
2. Birlik ve beraberlik duygusunun korunması
3. Çalışanların işten atılma korkusu yerine ‘işletmeme ne katabilirim’ düşüncesinde olması
4. Ekip çalışmasının desteklenmesi
5. Sorumluluk bilincinin yerleşmesi
6. Kuşku ve kötümserliğe yer verilmemesi

Kriz ve zaman yönetimi

İşletmelerde geleceklerini tehdit eden krizi atlatmak ve izlenecek stratejileri ortaya koyabilmek için çok zaman yoktur. Bu nedenle krizlerde zaman yönetiminin önemi daha da artmaktadır Yöneticiler, krizlerde daha önemli hale gelen zaman yönetimini, yapılacakların önem sırasına göre kısa dönem orta dönem ve uzun dönem olmak üzere yapabilir (S:86, Tablo 5:2) Kriz yönetiminde kısa dönemde ilkönce yapılması gereken ise kriz ekibinin harekete geçirilmesidir.

Kriz Dönemlerinde İnsan Kaynakları Yönetimi

Krizde genelde ihmal edilen insan kaynakları yönetimi, krizin çalışanlara beraber atlatılacağı ve sonrasında da birlikte çalışılacağı gibi nedenlerle daha önemli hale gelir.

Kriz dönemlerinde son çare olarak başvurulması gereken işten çıkarmaların sistematiği sırayla şöyle olmalıdır:

1. İzin: Yıllık izin, askerlik izni gibi yollar denenmelidir
2. Emeklilik: Emeklilik süresi dolanlarla öncelik verilmelidir.
3. İşten ayrılma: Performans değerleme sonuçları diğer kriterlerle birlikte değerlendirilmelidir.
4. Mevcut performans verileri: Performans verileri yanında yeni beceriler kazanmaya istekli olma, değişimi fırsata çevirme ve belirsizliğe tolerans gibi beceriler de dikkate alınmalıdır.

Krizde yaşanan stresin çalışan verimliliğini düşürmemesi için sağlanan psikolojik destek şu şekilde uygulanabilir:

1. Krizin çalışanların ruh sağlığına etkisi göz önünde bulundurularak, krizin çözümü kolaylaştırılabilir.
2. Çalışanların kriz sırasında duygusal açıdan sağlığını anlayarak, kriz daha etkin yönetilebilir.
3. Çalışanların kriz sırasında lidere bağlılıktan doğan iç huzur içinde bulunması sağlanarak, krize daha kolay çözüm bulunabilir.
4. Kriz sırasında yetişmiş insan gücünün kaybedilmesi engellenerek, krizin maliyeti azaltılabilir.
5. Kriz sırasında çalışanların fiziksel açıdan sağlığını anlayarak krizin derinleşmesi önlenebilir.
6. Kriz sırasında çalışanlar bilgilendirilip rahatlatılarak, krizin örgütsel değerleri olumsuz etkilemesinin önüne geçilebilir.

Kriz Dönemlerinde İletişim ve Halkla İlişkiler

İşletmenin doğrudan veya dolaylı ilişki içinde olduğu iç ve dış paydaşlar, kriz döneminde işletmeyle ilgili karalarını vermek için güvenilir, hızlı ve net bilgilere sahip olmak isterler.

Kriz dönemlerinde işletmenin imajını sarsacak söylenti ve güvenilir olmayan bilgilerin önüne geçmek için kriz iletişim planı oluşturulmalı, paydaşlara bilgiler doğru zamanda ve tutarlı şekilde gönderilmeli ve ilişkilerin olumsuz etkilenmesi engellenmelidir.

Kriz iletişim planında ilk olarak işletme adına bilgileri kimin ileteceği belirlenir, kriz kontrol merkezinin yeri ve görevlileri belirlenir ve daha sonra internet aracılığıyla kriz planı ve bilgiler medya ve paydaşlara ulaştırılabilir.

Kriz öncesi, kriz dönemi ve kriz sonrası gibi üç kriz döneminde halkla ilişkilerin çalışmaları, krizin kabul edilip bilgi toplanması ve kriz ekibinin harekete geçirilmesi şeklinde iki aşamada ele alınır ve işletme imaj kaybı, krize hazırlıksız yakalanma gibi olumsuz durumlardan korunmuş olur.

Krizde iletişim açısından önemi artan halkla ilişkiler faaliyetleri internet ortamına taşınabilir, paydaşlarla etkileşim ortamı kurulabilir ve böylelikle kriz iletişiminin etkinliği artırılabilir.