Performans Yönetimi Dersi 3. Ünite Sorularla Öğrenelim

Niçin geleceğe dönük planlamalara ihtiyaç duyulur?

Son yıllarda hem toplumsal hem de iş hayatında hızlı ve önemli değişimlerin yaşanması iş yapma yöntemlerinin de değişmesine neden olmuştur. Bu nedenle işletmeler açısından geleceğe dönük planların yapılması; eylemlerin bu planlar doğrultusunda yönlendirilmesi ve geliştirilmesi ayakta kalmanın şartı olarak görülmeye başlanmıştır.

Bir işletme kendi visyon ve misyonlarını belirlemek ve amaçlarına ulaşmak için neler yapmalıdır?

Bir işletme birtakım amaçları gerçekleştirmek için kurulmaktadır. İşletme bu amaçlarını gerçekleştirmek için misyonunu, vizyonunu, amaçlarını ve hedeflerini doğru olarak belirlemek ve gerekli planları, politikaları, prosedürleri, kuralları ve projeleri hazırlamak zorundadır. Üst yönetim tarafından belirlenen işletme stratejisi, işletmede bulunan her çalışanı ilgilendirir. İşletmedeki her çalışan planlanan performansı gösterdiği takdirde işletme hedeflenen amaçlara ulaşabilir.

Bir işletmenin amaçlarına ulaşmasından kimler sorumludur?

Her ne kadar işletmenin vizyonu, misyonu, vizyonu veya stratejik amaçları üst yönetimi ilgilendiriyor gibi gözükse de bu amaçlara ulaşılması işletmenin en alt kademesinden, en üst kademesine kadar tüm çalışanların performansının doğru şekilde planlanmasına, yönetilmesine ve gerçekleştirilmesine bağlıdır.

Bir işletmenin amaçlarına ulaşması için öncelikle neler yapması gerekir?

Bu doğrultuda iyi bir performans planlanması  ilk olarak  da örgütsel performansı planlanması  ile başlar. Örgütsel performansı belirlerken öncelikle örgütün misyonu, vizyonu, amaçları, hedefleri ve stratejileri belirlenmelidir. Sonuçta çalışanların performansları, nihai olarak işletmenin performansı ile ilişkilidir.

Bir işletmenin tepe yönetimi stratejik planlama yaparken neleri belirtmesi gerekir?

Öncelikle, şirketin misyon ve vizyonu belirlenip, işleteminin kurumsal olarak uzun vadeli amaçları, stratejileri, fonksiyonel amaçlar olarak hedefleri ve bunların uygulanması, operasyonel planları, grupların veya ekiplerin performansı, amaçları, kriterleri, standartları, bireylerin ayrı ayrı performansları, amaçları tepe yönetimini ve örgüt kültürünün de etkisiyle belirlenir.

Bir işletme için vizyon ne anlama gelir?

Vizyon, işletme ile ilgili olarak hayal edilen gelecektir. Vizyon kavramı, yöneticinin zihnindeki, başında bulunduğu birimin gelecekteki konumu ve görünümü ile ilgili hayali ifade eder. Bu anlamda vizyon aynı zamanda bir liderlik kavramı olarak da ele alınabilir. Vizyon, işletmelerin gelecekte olmasını arzu ettikleri durum olarak da ifade edilebilir. Yani vizyon işletmelerin gelecekte varmak istedikleri yeri ve bunun hayalini tanımlar. Vizyon kavramı işletmenin uzun vadeli geleceğiyle   ilgilidir. Bu öngörü¨ şirketin tüm faaliyetlerine aynen bir kutup yıldızı gibi yol gösterir.

İşletmeler kendi vizyonunu geliştirirken nasıl bir yola izlerler?

İşletmeler vizyonlarını oluştururken iki temel yol izleyebilir. Bunlardan ilki kurucu veya lider tarafından önceden belirlenmiş¸ bir vizyonun diğer örgüt üyeleri ile paylaşılması ve geliştirilmesidir. Diğeri, vizyonun çalışanlarla birlikte geliştirilmesidir. Belirli bir vizyonun çalışanlarla paylaşılması ve geliştirilmesi farklı noktalara özen gösterilmesini gerektirir. Bu yöntemin başarılı olabilmesi, şirketin en üst düzey yöneticisinin liderlik yeteneğine bağlıdır. Vizyonun çalışanlarla birlikte geliştirilebilmesi için çok sağlıklı bir iletişim ortamının yaratılmış olması önkoşuldur.

Eğer bir firma çalışanların paylaşımı ile vizyonunu geliştirmek isterse bunu nasıl yapmalıdır?

Bir işletme önceden belirlediği bir vizyonunu çalışanlara anlatılarak paylaşmak ve geliştirmek isterse;  

• İfadeler ve amaç açık olarak ifade edilmelidir.
• Vizyona temel oluşturan gerçekler açık bir şekilde ve sürekli olarak vurgulanmalıdır.
• Vizyonun ancak çalışanlarla hayata geçebileceği, dolayısıyla çalışanların değerli olduğu sık sık belirtilmelidir.
• Vizyona ulaşmak için“biz” anlayışıyla çalışmaktan gurur duyulduğu ve bunun kuruma neler kazandıracağı üzerinde durulmalıdır.
• Vizyon hakkında çalışanların da görüşleri istenmeli, onlara danışılmalı ve bu görüşler dikkate alınmalıdır.

Ve herkesin görüşüne önem verip bunu sadece vizyon tartışması değil aynı zamanda gerçek bir vizyon oluşturmalı ve hayal edilen bir seviyeye ulaşmaktır.

Bir işletme için misyon ne anlama gelir.

İşletme yönetimi açısından misyon, bir işletmeye yön vermek ve anlam kazandırmak amacıyla belirlenmiş¸ ve o işletmeyi benzerlerinden ayıran görev ve ortak değerlerdir. Misyon, bir işletme veya örgütün kuruluş ve varoluş nedenini açıklayan, temel amaç ve hedeflerini net bir şekilde koyan bir ifadedir. İşletme kimlere, nerede, hangi süreçlerle ne tip ürünleri sunmaktadır? Bunları yaparken iş felsefesi nedir, hangi değerlere sahiptir ve aynı işi yapan diğer işletmelerden farkı ne olacaktır? İşte bu sorulara verilen cevaplar işletmenin misyonunu açıklar.

Bir işletme için doğru misyon ne gibi fayalar getirecektir?

Doğru ve gerçekçi vizyonu işletmeye sağlayacağı faydalar;

• İşletmelerin toplumdaki imajını belirler.
• İşletmeleri yap-boz’lardan ve zik-zak’lardan kurtarır.
• Çalışanların motive edilmesi ve etkili ekip çalışması yapılması için uygun bir ortam hazırlar.
• İşletmeler stratejik plan ve programları daha rahat yapma ve değerleme olanağına kavuşurlar.
• İşletmeler faaliyet sonuçlarını daha sağlıklı ve kolay bir şekilde değerlenir.

Kamuoyu işletmeleri daha iyi değerleyebilir ve halkla ilişkiler daha rahat yürütülebilir.

Bir işletmenin stratejik amaçları nelere göre belirlenir?

İşletmeler stratejik amaçlarını belirlerken kârlılık, büyüme ve süreklilik gibi ekonomik amaçların yanında çıkar grupları ve sosyal paydaşlarının beklentilerini karşılamak gibi ekonomik olmayan amaçlar da belirleyebilmektedir. Kârlılık işletmenin kuruluşunun en temel amaçlarındandır. Kâr, genel anlamda maliyet ile satış fiyatı arasındaki farktır. Başka bir deyişle, işletmelerin gelirlerinden giderlerinin çıkarılması sonucu elde edilen pozitif değerdir. Genel olarak, toplam gelirlerin toplam giderlerden büyük olması kârlılık olarak tanımlanabilir. Her işletme temelde kâr elde etmek için kurulur. Aynı zamanda kârlılık işletmelerin yeni yatırım kararları alabilmesi ve faaliyetini sürdürebilmesi için önemlidir. Bunun yanında kârlılık işletmenin bir faaliyet dönemi sonundaki başarısını özetleyen bir denetim aracıdır.

Bir işletmenin stratejik amaçlar olarak stratejik amaçların yanında fonksiyonel amaçları da ne olabilir?

İşletmenin bir bütün olarak ulaşmak istediği sonuçlar üst yönetim düzeyinde belirlenir. Bu amaçlar stratejik amaçlar olup işletmenin tümünü ilgilendiren amaçlardır. Ayrıca orta ve alt yönetim düzeylerinde stratejik amaçlarla uyumlu olarak her işlevsel bölümün kendi iş birimlerindeki etkinlikleri sonucu elde etmek istedikleri amaçları vardır. Bu amaçlar ise işlevsel (fonksiyonel) amaçlar olup, daha belirgin alanlarda, işletmedeki işlevsel etkinlikler sonucu elde edilmesi beklenen sonuçlardır. Bu anlamda işlevsel amaçlar, işletmenin çeşitli işlevleriyle ilgili olarak önceden konulan belirgin ve ölçülebilir amaçlar olduğundan bir ölçüt veya standart olarak kabul edilmekte ve böylece işletmelerin performans değerlemelerinde kullanılmaktadır.

Bir işletmenin hedefleri nasıl tanımlanmalıdır?

Hedefler daha kesin ve ölçülebilir özellikte olmalıdır. Hedefler belirlenirken her yönetim kademesi için farklı nitelikte hedefler belirlenmek zorundadır. En üst kademenin belirleyeceği hedefler ancak alt kademelerde belirlenecek olan alt hedefler sayesinde gerçekleştirilebilmektedir. Hiyerarşik açıdan yukarıdan aşağıya doğru olarak stratejik hedefler, taktik hedefler ve operasyonel hedefleri  belirlenmelidir.

Bir işletmenin stratejik hedefleri nasıl tanımlanmalıdır?

Stratejik hedefler işletmenin bütünüyle ilgili olup onun yaşamını devam ettirmesi ve rekabet üstünlüğü sağlaması için beklediği sonuçları ve gelecekte neye ulaşmayı hedeflediğini belirten genel kapsamlı açıklamalardır. Stratejik hedefler bölüm veya birimlerdeki uygulama ve faaliyetleri içermezler.

Bir işletmenin taktik hedefleri nasıl belirlenmelidir?

İşletme içindeki bölüm ve birimlerin, stratejik hedeflerle uyumlu olması ve ulaşmaları gereken kendi sonuçları vardır. Bunlar taktik hedefler olarak anılır ve orta kademe yönetim düzeyinde belirlenir. Böylece stratejik hedeflere varmak için orta düzey yönetim kademelerinde bulunan bölüm ve birimlerin de ulaşmaları gereken sonuçlar tanımlanır.

Bir işletmenin operasyonel hedefleri nasıl tanımlanmalıdır?

Çalışma grupları ve bireyler gibi örgütsel hiyerarşinin alt kısımları ve birimleri de stratejik ve taktik hedeflerle uyumlu, onları gerçekleştirmeye yardımcı olacak, genellikle kısa vadeli kendi hedeflerini belirlerler. Bunlara da operasyonel hedefler adı verilir.

SMART nedir?

Belirlenen tüm hedeflerin başarıya ulaşması için birtakım özellikleri taşıması gerekir. Bunlar İngilizce baş harfleri “SMART” olarak kısaltılan şu beş¸ özellikten oluşmaktadır:

• Belirgin (Specific): Hedefler belirgin olmalı, açık olarak tanımlanmalıdır. Ne, ne zaman, nerede, nasıl, kiminle gibi sorularını yanıtlamaladır.
• Ölçülebilir (Measurable): Hedefler ölçülebilir olmalıdır. Hedefler sayısal olarak ifade edilebilmelidir.
• Ulaşılabilir (Attainable): Hedefler ulaşılabilir olmalıdır. Çalışanlar tarafından hedefi gerçekleştirmek ulaşılabilir boyutta olmalıdır.
• Gerçekçi (Realistic): Hedefler gerçekçi olmalıdır. İşletmenin kaynaklarına uygun gerçekçi bir plan üzerine kurulmalıdır.
• Zaman Sınırlı (Time Bounded): Hedefler zaman sınırlı olmalıdır. Hedeflere ulaşmak için gerekli olan zaman süreci tanımlanmalıdır.

İşletmenin belirleyeceği bir stratejinin nasıl özellikleri olmalıdır?

Amaç ve hedefler belirlendikten sonra işletmenin izleyeceği yola en genel anlamıyla strateji denmektedir. Yani stratejiler işletmenin amaç, hedef ve görevlerini gerçekleştirirken kullanacağı yöntemleri içermektedir.

Stratejinin belirli bazı özellikleri bulunmaktadır: 

• Strateji, açık bir sistemde faktörler arası mantık ilkeleri ve ilişkileri üzerine kurulmuş¸ karar verme ve kararlar içindeki engellerin kaldırılmasıyla ilgili bir analitik düşünme yöntemidir.
• Strateji, doğrudan amaçlarla ilgilidir; bir organizasyonun stratejisi onun genel amaçlarına hizmet eder ve kaynakların bu amaçlar etrafında toplanmasını sağlar.
• Strateji, organizasyonun çevresiyle olan karşılıklı ilişkilerini düzenler; ekonomik, teknolojik, politik ve sosyal çevredeki değişimlerin kavranmasına, organizasyon üzerindeki olumsuz etkilerinin giderilmesine ve olumlu etkilerin de zamanında farkına varılarak, onlardan yararlanılmasına fırsat yaratır.
• Strateji, günlük olarak tekrarlanan işlerin dışında, uzun dönemli geleceğe bağlı bir düzeni ilgilendirir. Stratejik seçimler, organizasyonun uzun dönemde izleyeceği politikalarla ilgili olduğu için günlük olağan kararlardan ve işlerden kesinlikle farklıdır.
• Strateji, organizasyonun bütün finansal ve insan kaynaklarını uyum içinde yöneten ve eyleme geçiren bir güçtür. Organizasyonun günlük etkinlikleri içinde devam eden olayların ve alınan kararların yönlendiricisi ve yol göstericisidir. Strateji, yönetim oyununun kurallarını belirlemekte, belirsizliği azaltmakta, izlenecek yolları ve yöntemleri açıklığa kavuşturmaktadır.
• Strateji, karmaşık ve dinamik bir çevrede organizasyonun faaliyet alanlarını belirler. Organizasyonun varolan kaynaklarından nasıl yararlanılacağını ve uzun dönemde kimler tarafından, nasıl ve ne zaman kullanılacağını belirler. Bu kararlar dizisi, organizasyonun çıkarları gözetilerek ayrıntılı olarak yapılmış bir projeksiyondur.

Strateji, karmaşık ve dinamik bir organizasyonda çalışanları cesaretlendirme ve eyleme geçirme aracıdır. Bu açıdan strateji, yönlendirici ve motive edici bir faktördür. Kişiler, belirsizlik ortamında daha karamsar davranırlar. Gelecek hakkında belirsizliği giderici veya azaltıcı bilgiler sunulduğunda ve ulaşılacak amaçlar kesin bir şekilde belirlendiğinde çalışanların hırsları ve cesaretleri artacaktır. Ayrıca, kişisel amaçlarla organizasyonun genel amaçlarının uyumlaştırılması da daha kolay olacaktır.

Faaliyet planları, işletmelerin hedeflerine ulaşmaları ve stratejilerini gerçekleştirebilmeleri için hazırladıkları planlardır. Bu tanıma göre faaliyet planları nasıl hazırlanır?

Planlama herhangi bir konuyla ilgili olarak; “ne”, “ne zaman”, “nasıl”, “nerede”, “kim tarafından”, “neden”, “hangi maliyetle”, “hangi sürede” gibi soruları yanıtlamaya çalışır. Eğer herhangi bir yönetici bu sorulara yanıt verebiliyorsa o konuya ilişkin plan yapılmış¸ demektir. Planlama, yönetim işlevinin temel fonksiyonu olarak karşımıza çıkmaktadır. Öyle ki planlamanın varlığı diğer yönetim fonksiyonlarının da gerçekleşmesini sağlar. Planlama yapmadan bir örgüt yapısı belirlemek ya da yapılan işleri denetlemek mümkün değildir. Planlama yaparken bazı ilkelere de uymak gerekir.

Faaliyet planları hazırlanırken, hangi ilkeleri göz önünde bulundurmak gerekir?

Bir işletme  kendi faaliyet palanların hazırlarken  dikkat etimsi gerekli ilkeler;

• Gerçekçi kaynak kullanımı: Yöneticiler, kaynaklara ulaşabilme ya da onları kazanabilme konusuna, gerçekçi bir şekilde yaklaşmalıdırlar.
• Yürürlükteki kanunlara uygunluk: Planlar kesinlikle kanun, yönetmelik ve yönergelere uyumlu olmalıdır. Aksi takdirde planların hayata geçirilmesi mümkün olamayacaktır.
• Örgütün strateji ve politikalarına uygunluk: Yöneticiler örgütün stratejileri rehberliğinde planlarını yaparlar, bu nedenle çoğu kez bu politika yöneticiler üzerinde bir baskı unsuru olarak ortaya çıkmaktadır.
• Esneklik: Planlama yapılırken enflasyon, grevler, ekonomik krizler, işten çıkarmalar gibi öngörülemeyen olaylar için yeterli esnekliğe izin verilmelidir.
• Doğru zamanlama: Planlama belli bir bölüm, iş veya olaya ilişkin gerçekleştirildiği için, o bölümün, işi n ya da olayın etkisi kaybedilmeden, doğru zamanda yapılmalıdır.
• Uygulanabilirlik: Yöneticiler planlama yaparken, organizasyonun, planın gelişimini gözlemleme, çevredeki değişikliklere hızlıca reaksiyon verme ve önceden kestirilemeyen problemlere ve umulmadık olaylara karşı planı adapte edebilme yeteneğini de göz önüne almalıdırlar.
• Uygun maliyet: Yöneticiler plan yaparken, olumsuz sonuçlara karşı işletmenin, başarısızlığın bedelini taşıyıp taşıyamayacağını düşünmelidirler. Bazı durumlarda, başarısızlığın bedeli, iflas ya da başka bir firmayla birleşme zorunluluğu ile sonuçlanabilir.

İyi bir faaliyet planı nasıl olmalıdır?

İşletmeler planlama sürecinde oluşturdukları vizyon ve misyonu, belirledikleri amaçları, hedefleri ve stratejileri gerçekleştirmek için faaliyet planları hazırlamak zorundadırlar. Faaliyet planları hazırlanmazsa bunlar sadece bir hayal olarak kalacak ve işletmeye bir fayda sağlamayacaktır. Faaliyet planları işletmelerin hedeflerine ulaşmaları için, stratejilerini gerçekleştirebilmeleri için hazırladıkları planlardır. İyi bir plan anlaşılır, açık, kesin, mantıklı ve değişen koşullara uyabilecek esnekliğe sahip olmalıdır. Rasyonel olmalı ve uygulamaya konulduğunda yüksek maliyetli olmamalıdır. Optimal bir sürede hazırlanmalı ve uygun bir süre içinde geçerli olmalıdır. Faaliyet planları hazırlanırken bu özellikleri taşıması gerekmektedir. Planda ne yapılacağı nasıl ve kim tarafından yapılacağı açıkça belirtilmelidir. Ayrıca planda maliyetler doğru olarak hesaplanmalı, yüksek maliyetli olmamalıdır. Bunlara ek olarak plandaki zaman kavramının uygun şekilde belirlenmesi çok önemlidir.

Yöneticiler tüm faaliyet ve eylemleri için ayrı ayrı planlar yapmak yerine daha kullanışlı ve sürekli bir planı nasıl hazırlamalıdır?

Yöneticiler bütün faaliyet ve eylemleri için ayrı ayrı planlar hazırlaması tümüyle mümkün olamaz. Bunu önleyebilmek ve yöneticiye kolaylık sağlamak için, benzer durumlarla karşılaşıldığında devreye girecek planlar hazırlanır. Bunlara sürekli planlar denir. Örgüt politikaları ve standart işlemler ile bir işin en iyi yapılacağını gösteren standart yöntemler bu tip planlardandır. Bunlar yöneticinin boşuna zaman ve emek harcamasını önleyeceği gibi, yetki devrini kolaylaştırma, uzun süre denenerek geçerlik kazanan yöntemlerin kullanılmasını sağlama, gereksiz masrafları önleme, eşgüdüm ve denetime yardımcı olma gibi yararlara hizmet ederler. Sürekli planlar işletmelerde devamlı ve tekrarlayan faaliyetlere ışık tutması ve rehberlik etmesi için hazırlanan ve her an yararlanılan planlardır. Bu nedenle sürekli planlar özel durumlar için değil, benzer durumlarda uygulanabilecek genel planlardır. Sürekli planlar gereksiz zaman ve para kaybını önlemekte, işletme içi denetim ve kordinasyonu yardımcı olmaktadır.

Politikalar bir işletmeye yol gösteren kavramsal rehberdir denilirken bundan ne kast edilmektedir?

Politikalar çalışanlara ve işletme içi ve dışındaki diğer paydaşlara yol gösterir, ışık tutar. Ancak politikaların kavramsal niteliklerinden dolayı bu rehbere uygun olarak uygulama yapanlar, çeşitli durum ve koşullarda takdir ve insiyatifleri dahilinde yorumlar yaparak davranışlarını belirleyebilirler. Politikayı işletme veya örgütlerde arzulanan amaçlara ulaşılabilmesi için belirlenen stratejilerin uygulanması sürecinde çalışanların vermesi gerekli olan kararlara ve yapılması gerekli faaliyetlere yol gösteren bir düşünce tarzı, rehber olarak tanımlayıp pusulaya benzetebiliriz. Çalışanlar bulundukları işletmede işlerin nasıl yapılacağını veya yapılması gerektiğini bu rehber aracılığı ile öğrenir ve kararlarını bu doğrultuda vererek işlerini yaparlar. Politika, yol gösteren bir bilgiler dizini olması nedeniyle genellikle tekrar edebilen, sık sık değişmeyen yönetim uygulamalarıyla ilgili olarak hazırlanır. Politika, işletmede işlerin nasıl yapılacağını bildiren bir kurallar dizisi değildir. Bu nedenle emredici değildir. Çalışanlar, politikanın öngördüğü sınırlar dahilinde kendi konularında takdir haklarını kullanma yetkisine sahiptirler. Bu açıdan politika, “işletmeyi amaçlarına yönlendirecek strateji ve faaliyetlere uyumlu ve genellikle değişmeyen durumlarla ilgili olarak alınması gereken kararlar ile gerçekleştirilmesi gereken faaliyetlere rehberlik eden, çalışana iki sınır arasında takdir hakkı veren bir yol” olarak da geniş ve farklı bir şekilde tanımlanabilir. Bu tanımıyla politika, stratejiye oranla daha yeterli tanımlanmış ve gerekli bilgilerle donatılmış olan belirlilik ortamında alınan kararlardan oluşur.

Başlıca işletme politikaları neler olmalıdır?

Başlıca işletme politikaları;

• Satış politikalarıSatış biçimine yönelik politikalar, mal ve hizmet politikaları,  müşterilere yönelik politikalar  ve reklam politikaları.
• Finansman politikaları olarak kredi kaynaklarına yönelik politikalar,    kâr dağıtım politikaları.
• Üretim politikaları olarak, üretim teknolojisini sürekli geliştirme, kaliteden ödün vermeme, siparişten sonra iki ay içinde malı teslim etme, iş kazalarını önleyecek her türlü önlemi alma.
• Son olarak da personel Politikaları hazırlanırken, personel bulma ve seçme politikaları ücret ve maaş politikaları,   eğitim politikaları.

Prosedür, nasıl bir standart bir faaliyet rehberidir?

Prosedür çok açık ve seçik olarak faaliyet aşamalarını içerdiğinden, çalışanların işlerini yaparken yorum yapmasına veya takdir ve insiyatif kullanmasına gerek yoktur. Politikalar işleri genel hatlarıyla planlarken, prosedürler işlerin daha ayrıntılı bir biçimde planlanmasına yardımcı olmaktadır. Prosedürler, işletmenin bütününü ilgilendirmeyebilir. Prosedürler, politikaların uygulanmasına yardımcı olan, nasıl uygulanacağını gösteren, politikanın bir uzantısı veya görüntüsü olarak tanımlanabilmektedir. Prosedürler sayesinde yapılacaklar adım adım belirlenmiş ve standart haline getirilmiştir. Prosedürlerle işlerin yapılması düzene konulur. İşlerin yapımında tasarruf sağlanmış olur, işlerin birbirine karışması önlenir. Çeşitli iş ve görevlerin nasıl yürütülmesi gerektiği de açıklanır. Prosedürler koordinasyonu kolaylaştıran ve diğer yönetim faaliyetlerine yardımcı olan bir araçtırlar.

Kurallar neden esnek olmayan planlar olarak tanımlanır?

Kuralların kapsamı politika veya prosedürden daha dardır. Kuralların geçerli olduğu durumlarda sorumlu personelin takdir hakkı veya insiyatif kullanmasına izin verilmez. Başka bir deyişle, kurallar eylemlere ışık tutan çok açık ve ayrıntılı belirlemelerdir. Takdir yetkisi de tanımazlar. Bununla birlikte yöntemlerle yakından ilişkilidir. Neyin yapılıp yapılmayacağı konusunda faaliyetlere ışık tutarlar.

İşletmede kuralları belirlerken birtakım konuları dikkat etmek gerekmektedir.

• Kurallar doğrudan ya da dolaylı olarak örgütsel etkililiğe katkı yapmalıdır. Böyle bir katkısı olmayan kuralların uygulanmaması gerekir.
• Kurallarda devamlılık esastır. Bu nedenle bir kuralın geçerliliği sürekli olmasına bağlıdır. Ancak bu kuralların değiştirilemeyeceği anlamına gelmez.
• Kurallar açık ve kesin bir şekilde ifade edilmeli, herkes için aynı şekilde anlaşılır olmalıdır.
• Kurallar yazılı hale getirilmelidir. Kuralların yazılı olması itiraz edilmesi durumunda inkâr edilmesini engelleyeceği gibi yasal açıdan korunma sağlar ve sendikalarla olabilecek anlaşmazlıkları önler.

Bir işletme için programlar, neden ayrıntılı programlar olarak tanımlanır?

Programlar bir planın gerçekleştirilmesi ile ilgili aşama ve adımları, herbirinden sorumlu olan kişileri ve herbirinin zamanını belirleyen planlardır.   Tamamlanması birkaç yıl alabilecek, ancak tek bir amaç veya hedeflere yönelik veya tek seferlik önemli bir işle ilgili kapsamlı ve karmaşıklık derecesi yüksek olabilen planlardır. Programlar, planların zaman boyutunda ayrıntılandırılması çalışmalarını içerirler. Belirli bir amacı gerçekleştirmek için hazırlanan an programları, bu amacı gerçekleştirirken izlenecek yolları, sorumlulukların kimler olacağını ve yapılacak işlerin sürelerini belirtir. Genel plan olarak da adlandırılabilecek bu programlara en iyi örnek örgütün kuruluş planıdır.  Programlar ana  ve  alt programlar  olarak sınıflandırılabilir. Ana programın altında alt programlar gerekli olabilir.  Programlar oluşturulurken politikalar, yöntemler ve bütçelerden yararlanılır.

Etkili bir program için hangi adımlar önemlidir?

Etken bir programın hazırlanabilmesi için aşağıdaki süreçler önemlidir.

• Amaçların ve gerekli hareketlerin saptanması,
• Önemli adımların belirlenmesi,
• Zaman tablosunun hazırlanması,
• Gözden geçirme ve düzeltme işlemlerinin yapılması.
  Programlar sayesinde işletme kaynakları daha verimli olarak kullanılabilmektedir.

Projeler kapsamlı planlar olarak nasıl hazırlanmalıdır?

Projeler, genel bir programın birbirinden kesin bir şekilde ayrılan kısımlarıdır. Genel bir programın gerçekleştirilebilmesi için projeler oluşturulur. Burada esas olan başlangıcı ve bitişi belli, önceden tarif edilebilir işler topluluğunun (projenin) birbirleriyle ilişkilendirilmesi ve her iş ile ilgili zaman ve kaynak tahminlerinin yapılmasıdır. GANNT şemaları ve PERT şebekeleri bu konuda kullanılan temel araçlardır. Her projenin başına bir proje yöneticisi getirilir. Yönetici, projede çalışacak uzmanları seçer. Projenin, programın sınırları içinde tamamlanması gerekir.

Bütçeler nedir ve nasıl hazırlanır?

Bütçeler planın daha çok bir işletmenin muhasebe yanını temsil eder. Çünkü bütçe beklenen veya tahmin edilen sonuçların işletme faaliyetleriyle ilgili olarak tahmin edilmesidir. işletme içinde bir bölümün bütçesi çıkarıldığında bunun anlamı, o bölümün belirlenen sürede yapmayı planladığı faaliyetlerin para olarak ne kadar tutacağının belirlenmesidir. Bütçeler bir ay, üç ay, altı ay ya da çoğunlukla bir yıllık süreleri kapsarlar. Bu açıdan bütçeler kısa vadeli plan olarak nitelendirilebilirler. İşletmeleri sayısal tahminde bulunmaya yönelten bütçeler, esnek olmalı, sık sık gözden geçirilmeli ve gerektiğinde düzeltmeler yapılmalıdır.

Bütçe türleri nelerdir?

İşletmelerde hazırlanan başlıca bütçe türleri şunlardır;

1. Satış Bütçesi: İşletmelerde bölümler, bölgeler ya da kişiler itibariyle yapılması öngörülen satış miktarlarını ortaya koyar. Gelecek dönemde satılması düşünülen mal ve hizmet miktarı sayı ya da nakit olarak tahmin edilir.
2. Reklam Bütçesi: Gelecek dönemde yapılması öngörülen reklam faaliyetlerinin parasal tutarını gösterir.
3. Üretim Bütçesi: Beklenilen satışların karşılanabilmesi için eldeki stokları ve minimun stok bakiyesini gösterir. Üretimin başlama ve tamamlanma süreleri ile teslim günlerini belirtir.
4. Hammadde Bütçesi: Üretim için gerekli olacak hammadde ve yardımcı maddelerin miktar ve tutarlarını gösterir. Gelecekteki fiyat değişiklikleri de öngörülerek hammadde ve malzeme fiyatları belirlenir.
5. Maliyet Bütçesi: Üretim, reklam ve dağıtım vb. bölüm maliyetlerinin zaman itibariyle tahmin edilmesini sağlar. Hem direkt maliyetleri hem de genel üretim maliyetlerini işletme ve bölümler bazında gösterir.
6. Nakit Bütçesi: İşletmeler günlük, haftalık ve aylık faaliyetlerini yürütebilmek için belli bir nakte ihtiyaç duyarlar. Bütçeler, işletmelerin gelecekteki nakit giriş ve çıkışlarını gösterirler. Böylece nakit sıkıntısı doğmadan gerekli önlemlerin alınmasını sağlarlar.

Bir işletmede performans kriterleri nedir?

Performans kriterleri denildiğinde ilk akla gelen performansın nasıl değerlendirileceği konusudur. Daha açık bir ifadeyle, gösterilen performansların hangi kritelere göre başarılı  ya da  başarısız  sayılacağı kritelerin doğru tespit edilmesiyle yakından ilgilidir. Performans kriterlerinin doğru olarak belirlenmesi, çalışanların performanslarını değerlendirirken elde edilecek sonuçları güvenilir ve geçerli kılmaktadır. Performans kriterleri işletmenin her bölümü için ayrı ayrı belirlenmekte, bu doğrultuda bölümler değerlendirilebilmektedir.

Kişilik özelliklerine dayalı kriterler nelerdir?

Kişilik özelliklerine dayalı kriterler, personelin istenen performans düzeyini belirlemeye yardımcı olacak kişilik özellikleri üzerinde durur. Bunlar doğruluk, dürüstlük, güvenirlik, nezaket, zekâ, hız, ataklık, dayanıklılık, temizlik ve düzenlilik, dış görünüm” gibi özellikleri kapsar. Özelliğe dayalı kriterler kolayca saptanabilir. Ancak saptanan bazı özellikler iş performansı için geçerli kriterler olmayabilir. Ayrıca kişisel özelliklerle performans arasındaki bağlantı, çoğu zaman zayıftır ve bunların ölçümleri farklı sübjektif yargıları içerir. Kişilik özelliklerine dayalı kriterler daha çok soyut kavramları içermektedir. Bu nedenle bu kriterleri gözlemlemek ve değerlendirmek oldukça zordur.

Davranışa  dayalı kriterlerden  ne anlaşılır?

Davranışlara dayalı kriterler, iyi ya da kötü olarak görülen kritik insan davranışlarını içerir. Bu kriterler personelin davranışının türüne, niteliğine ya da her ikisine de önem verir. Davranışlara dayalı kriterler inisiyatif sahibi olma, ortak çalışma, takım ruhunu hissetme, işbirliği yapma, dostça ya da insancıl davranma  gibi soyut unsurlarla ilgili olabilirler. Bu
tür kriterler özellikle insanlararası ilişkilerin yoğun olduğu işler için önemlidir. Böyle işler için personeli istenen davranışlara yönlendirmek amacıyla spesifik bir davranış listesi hazırlanır. Davranışlara dayalı kriterlerin belirlenmesi ve personelin bu kriterlere uygun olarak çalıştırılması, performansın artmasına yardımcı olmaktadır. Davranışlara dayalı kriterler iş gereklerini etkin bir şekilde yerine getirmek için gerekli davranışları içermektedir. Bunun yanında personelin motivasyonu ve birbirleriyle olan ilişkileri bu kriterler çerçevesinde şekillenmektedir.

Yeniliklere dayalı kriterler nedir?

Yetkinliklere dayalı kriterler, personelin bilgisini, becerisini ve davranışlarını içeren sergilenebilir özelliklerini tanımlar. Bir bireyin sahip olduğu yetkinlikler, tek bir işten ya da bir pozisyondan bağımsız olarak, bir işten diğerine transfer edilebilir niteliktedir. Performans yetkinlikleri, işler arasında transfer edilebilen becerilerdir. Bunlar, çoğunlukla insan yaşamının ilk yıllarında kazanılmış ya da öğrenilmiş inançların ve genel tutumların eyleme dönüşmesidir. Bir işin nasıl yapılması gerektiğine ilişkin tutumları, davranışları çalışanın o işi nasıl yaptığını yansıtır. Yönetici, çalışanı ile görüşürken belirli performans becerilerinin önemli olduğunu ve ölçüleceğini kendisine iletmelidir. Bir işin başarılı bir şekilde yerine getirilmesi açısından gerekli yetkinlikler (performans becerileri) çeşitli başlıklar altında belirlenmiş olabilir. Bu becerilerin çalışanlara anlatılması ve benimsenmesinin sağlanması gerekir. Performans yetkinliklerine örnek olarak analitik düşünme, iletişim, sürekli gelişim, işbirliği, müşteri duyarlılığı, karar alma, kararlılık, esneklik, insan ilişkileri, organizasyon ve planlama, iş ilişkileri, rehberlik ve geliştirme, yetkilendirme, stratejik liderlik  verilebilir.

Performansa dayalı kriterler olarak çıktılara  ve sonuçlara göre kriterler neler olabilir?

Çıktılara dayalı kriterler, gerçekleştirilen etkinliklerin genellikle miktarı ya da ne kadar az girdiyle ne kadar çok çıktı üretildiği üzerinde durur. u kriterler işin nasıl yapıldığından ya da nasıl başarıldığından daha çok elde edilen ürünler ya da başarılan işler üzerine odaklanır. Çıktıya dayalı kriterler yönetimin kaliteye ya da müşteri memnuniyetine önem vermediği durumlar için uygun olabilirler. Eğer kalite ve müşteri memnuniyeti önemliyse, sonuçların dikkate alınması gerekir. Çıktılara dayalı kriterler diğer kriterlere göre daha somut ve ölçülmesi daha kolay kriterlerdir. Diğer kriterler işin nasıl yapıldığı, işi yapanların özellikleri ile ilgilenirken, çıktılara dayalı kriterler işin yapılması sonrasında ortaya çıkan çıktıyla ilgilenmekte, performans bu çıktılar yardımıyla değerlendirilmektedir. Sonuçlara dayalı kriterler, çıktının örgütsel amaçlara ve stratejilere uygunluğunu esas alır.

Performans kriterleri belirlenirken hangi konular önemlidir?

Performans kriterleri saptanırken aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gerekir:

• Performans değerlendirme sürecinde ölçülen şeyin mutlaka örgütün misyonuna ve stratejik amaçlarına paralel olarak hazırlanmış amaçlarla ve hedeflerle ilgili olması gerekir.

• Performans değerlendirmesinde tek bir kriter değil, birden fazla kriter kullanılmalıdır. Çünkü işler genellikle birbirleriyle ilgili farklı görevlerin bileşiminden oluşur.  
• Kriterlerin saptanmasında personelin katılımı sağlanmalıdır. Onların görüşleri ve eleştirileri dikkate alınmalıdır. Aksi halde personelin belirlenen bu kriterin gerekliliğine inanması, kabul etmesi ve bu kriterleri karşılamayı taahhüt etmesi sağlanamaz.
• Kriterler gözlemlenebilmeli ve objektif olarak ölçülebilmelidir. Herhangi bir değişken gözlenemiyorsa, varlığı bilinse bile ölçülemez.  
• Performans kriterleri güvenilir olmalıdır. Farklı zamanlarda aynı personele ya da farklı personele uygulandığında performans düzeyi ile ilgili tutarlı bilgiler sağlanmalıdır.
• Personelin performansını dış ve iç çevresel koşulların etkisi gibi personelin kontrol edemeyeceği faktörlerden arındırarak değerlendirmeyi mümkün kılmalıdır.  

Performans standartlarında miktar standardı nedir?

Miktar standartları (sayısal ya da niceliksel standartlar), çıktıların ya da sonuçların kontrolüne kolaylık getiren sayısal kurallar koyar. Buna göre performans standardı, belli bir yöntemi bilmeleri ve uygulamaları, işlerine kendilerini verebilmeleri için özendirilmiş olmaları koşuluyla nitelikli personelin aşırı bir çaba göstermeksizin bir iş günü ya da vardiya süresince, doğal olarak erişebilecekleri ortalama üretim (çıktı) düzeyini gösteren ölçüdür. Miktar standartları ölçülebilir yani sayısal nitelikteki standartlardır. Üretim işletmeleri için bu standartlar kolayca koyulabilmektedir. Fakat hizmet işletmeleri için miktar standartlarını koymak daha güçtür. Miktar standartları belirlenirken önemli olan nokta ise standartların miktarının ne çok az ne de çok fazla konulmaması, optimum noktanın bulunmasıdır. Çalışanların performansları planlanırken doğru miktar standartları oluşturmak, işletmenin gelecekteki başarısında büyük önem taşımaktadır.

Performans standartları olarak kalite standardı nedir?

Kalite standartları (niceliksel ya da kalitatif standartlar) ürün ya da hizmet planlarından çıkarılan ölçülerdir. Ancak fiziksel kaliteyle ilgili standartları belirlenmesi daha kolayken, hizmetle ilgili olanların belirlenmesi zordur. Ancak hizmet kalitesiyle ilgili standartların öznel olmalarından ve subjektif yargılar içermelerinden dolayı özel dikkat gösterilerek kullanılmaları gerekmektedir. Çünkü hizmetin insana ilişkin yönleriyle ilgili standartları saptamak, bu standartlara erişilme düzeyini ölçmek ve değerlendirmek oldukça güçtür.

Performans standartlarından  zaman standardı nedir?

Zaman Standartları bir işin standart performansla tamamlanması gereken zamanı ya da nitelikli bir personelin verilen bir işi tamamlama süresini gösteren ölçüdür.  Zaman standartları belirlenirken önemli olan nokta çok düşük veya çok yüksek zaman standartları belirlenmemesidir. Çalışanların verilen zaman standartları içinde ürün veya hizmeti üretememesi ya da bu zaman içerisinde ürün veya hizmeti çok kolayca üretebilmesi istenilmeyen durumlardır. Zaman standartları belirlenirken optimum zaman bulunmalı, zaman standartları ona göre konulmalıdır. Böylece çalışanların performansı planlanırken, çalışanların göstermesi gereken performansın süresi belirlenmiş olmaktadır.

Performans standartlarında maliyet standardı nedir?

Maliyet standartlarının saptanmasında iki yaklaşım vardır. Bunlardan birincisi, tahmini maliyetler ikincisi ise standart maliyetlerdir. Tahmini maliyetler geçmiş dönemlerin sonuçlarının, gelecekteki olası gelişmelere göre istatistiki birtakım hesaplara bağlı olarak tahmin edilen maliyetlerdir. Bu tür maliyetler işletmeler için gerçekleşmesi beklenen bir tür ortalama maliyet niteliğinde oldukları için, standart maliyetlere göre planlama ve kontrol değerleri yüksek olmaktadır. Standart maliyetler ise bilimsel ve teknik temellere dayanılarak hesaplanan ve belirli koşullar altında gerçekleşmesi beklenen maliyetlerdir. Bu tanımdan da anlaşılacağı gibi standart maliyetleri, tahmini maliyetlerden ayıran temel fark standart maliyetlerin bilimsel ve teknik esaslara göre belirlenmesi, tahmini maliyetlerin ise gerçekleşmesi beklenen maliyetler olmasıdır.