Performans Yönetimi Dersi 2. Ünite Özet

Performans Yönetim Sürecinin Kapsamı

Performans yönetimi süreci, insan kaynağının bireysel katkılarını ya da grup içindeki becerilerini geliştirerek ve performanslarını artırarak, işletme verimliliğini yükseltmeyi amaçlayan stratejik bir yönetim sürecidir. Örgütler açısından; insan kaynaklarının bireysel ya da gruplar halinde başarılı bir şekilde yönlendirilerek, örgütsel performansın daha ileri noktalara taşınması için etkili bir performans yönetimi sürecine ihtiyaç bulunmaktadır. Performans yönetimi süreci, çalışanları, yöneticileri ve işletmeyi kapsayan bir süreçtir. Her üçünün de bu süreçten farklı amaç ve beklentileri bulunmaktadır. Genellikle yönetimin liderliğinde kurulan bir sürecin çalışanlar tarafından kabulü ve benimsenmesi çok kolay değildir. Bunun sağlanması için performans yönetimi süreciyle ilgili tüm uygulama alanlarının çalışanlara ayrıntılı olarak anlatılması gerekmektedir. Ayrıca performans yönetim süreci içinde yer alan, performans değerleme uygulamasının, değerlendiren ve değerlendirilenlere sağlayacağı katkılar örnekleriyle birlikte açıklanmalıdır. Performans yönetimi sistemi uygulamasının sadece işletmeyi değil çalışanları da geliştireceği ve çalışma koşullarını iyileştirebileceği gerçeği ortaya konmalıdır. Performans yönetim süreci genel olarak üç aşamada yürütülmektedir. Bu aşamaların tamamında örgüt çalışanları dikkate alınarak sürece dahil edilmeleri için gerekli düzenlemeler yapılmalıdır. Performans yönetimi sürecinin yürütülmesinde; yöneticiler, işletme çalışanları, sendika temsilcileri ve insan kaynakları uzmanlarından oluşan bir proje takımı görev almaktadır.

Performans Yönetim Sürecinin Tasarlanması

Mevcut Sistemin Analiz Edilmesi: Mevcut sistemin analiz edilmesi aşamasında yapılan analizler, performans yönetimi sisteminin etkili tasarımı için gerekli olan bilgileri ortaya koyacak şekilde yapılmalıdır. Bu nedenle analiz aşamasına yöneticilerin ve tüm işletme personelinin katılımı sağlanmalıdır. Gerektiğinde işletme dışından kişilerin de görüşlerine başvurulmalıdır. Bu aşamada gözlem yöntemi kullanılabilir, geçmiş kayıtlar incelenebilir, kişisel görüşme ya da anket yoluyla personelin görüşleri alınabilir ve çalışma gruplarının oluşturulmasıyla personelin katılımı sağlanabilir. Bu çalışmanın kapsamı işletme büyüklüğüne, süreye, eldeki uzman sayısına ve maddi olanaklara göre farklılık gösterebilir. Ancak burada önemli olan konu, mevcut durumu bütün gerçekliğiyle ortaya koyabilmektir.

Mevcut sistemde analiz edilmesi gereken noktalar şunlardır: Geçmiş yıllarda uzun, orta ve kısa dönemli planların yapılıp yapılmadığı; hangi alanlarda planlardan sapmalar olduğu ve bunların giderilmesi yönünde ne tür çalışmaların yapıldığı ve örgütün amaçlarının herkesçe bilinmesi ve benimsenmesi durumu. Yönetimin ve personelin benimsedikleri değerler ve tutumlar ile bunlar arasındaki farklar; insanların başarı, örgütsel bağlılık, uzmanlık, güç ve iş ahlakı açısından davranışları ve birbirleriyle ilişkileri; Örgütsel çalışma ortamının yapısındaki risk, sıcaklık, yakınlık, destek, standartlar, çatışma ve kimlik gibi temel belirleyicilerin durumu; motivasyon faktörleri, iletişim, etkileşim, etkileme süreci, karar verme, hedef oluşturma ve denetim gibi liderlik süreçleri. Örgütün amaçlarına ulaşmasını sağlayacak, liderlerin, personelin ve diğer kaynakların mevcudiyeti. Mevcut sistem analiz edilirken sistemde, “neyin veya nelerin problem olarak görülmesi gerekir?” sorusu cevaplandırılmalıdır. Bu soru belirli bir alanda problem olduğuna inanmak için dikkatli olunması gerektiğini ifade eder.

Performans Yönetimine İlişkin Beklentilerin Saptanması: Performans yönetimi sisteminden yöneticilerin, personelin ve sendikaların çeşitli beklentileri bulunmaktadır. Performans yönetim sistemi oluşturulurken bu beklentilerin dikkate alınması, sistemin başarısı açısından büyük önem taşımaktadır. Üst yönetimin beklentileri: Örgüt personelinin işletme hedefleri doğrultusunda çalışmalarını sağlamak işletme üst yönetiminin en önemli sorumluluğudur. Bu sorumluluğun yerine getirilmesinde performans yönetimi sisteminin kullanılması üst yöneticilerin personelin işletme amaçları doğrultusunda çalışma beklentisini karşılayacaktır. Orta ve alt düzey yöneticilerin beklentileri: Sistemin kullanımının kolay olması, personelden beklenen performansın açıkça tanımlanması, kendilerine iletilmesi ve kabullerinin sağlanması, sorumluluk alanlarındaki personelin performansının iyileşmesi ve artması, insanlar arasındaki çatışmaların önlenmesidir. İnsan kaynakları yöneticilerinin beklentileri: Performans yönetim sistemi oluşturulurken önemli bir sorumluluk üstlenen insan kaynakları bölümünün konuya işletmelerin uzun dönemli hedefleri açısından bakması gerekmektedir. O an için ihtiyaç duyulmayan bir konu, ilerleyen dönemlerde örgütsel bir gereklilik olarak ortaya çıkabilecektir. Yönetici olmayan personelin beklentileri: Performans yönetim sistemlerinden etkilenen gruplar içinde sayısal olarak en büyük grubu, yöneticiler dışında kalan personel oluşturmaktadır. Dolayısıyla bu personelin de kurulacak sistemden önemli beklentileri bulunmaktadır. Bu beklentileri karşılayacak bir sistemin kurulması, uygulamada sistemin başarılı olma şansını artıracaktır. Sendikaların beklentileri: Performans yönetimi sisteminden sendikaların temel beklentisi üyelerinin maddi ve manevi çıkarlarının korunmasıdır. Ayrıca performans kriterlerinin ve standartlarının objektif ve adil olması; yönetim tarafından kendilerine gerekli açıklamaların yapılması; performans ölçme ve değerlemede geçerli ve güvenilir yöntemlerin kullanılması, olumsuz sonuçlar konusunda kendilerinin bilgi ve belgelerle ikna edilmesi gibi beklentileri olacaktır.

Performans Yönetimiyle İlgili Görev, Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmesi: Performans yönetimiyle ilgili yönetimin temel görev ve sorumlulukları genel olarak üç ana başlık altında toplanmaktadır. Bu görev ve sorumluluklar şunlardır: Örgütün temel amaçlarını örgütü oluşturan en alt sistemlere kadar, bu sistemlerin özel amaçlarını da içerecek şekilde tüm örgüte yaymak ve benimsetmek. Örgüt içinde yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru karşılıklı bilgi akışını sağlayacak bir iletişim sistemini geliştirmek. Yönetilen birimlerin performanslarını sürekli geliştirmek, bu amaçla işletmenin tümü ya da istenen bölümleri için performans ölçme ve değerleme sistemi kurmak ve uygulamaktır. Performans yönetimi sisteminin başarısı burada açıklanan kişi veya grupların görev yetki ve sorumluluklarını kendilerinden beklendiği şekilde yerine getirme derecelerine göre artar ya da azalır. Onlar kendilerinden beklenenleri yerine getirmedikleri takdirde sistem beklenen başarıyı sağlayamaz ve sistemden farklı beklentileri olan hiç kimse mutlu olamaz.

Performans Yönetim Sisteminin Uygulanması

Performans yönetimi sürecinde örgüt basamağının değişik kademelerinde görev yapan yöneticiler, yukarıda sıralanan görev ve sorumluluklarını yerine getirirken, klasik yönetim fonksiyonları olan planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim fonksiyonlarını etkili bir şekilde kullanmak durumundadır.

Performansın Planlanması: Performans yönetimi sürecinin en önemli aşamalarından biri performansın planlanmasıdır. Planlama, örgütün ve personelin performansının iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için ne yapılması gerektiğinin nasıl yapılacağının, ne zaman harekete geçileceğinin ve sorumlulukların kimler tarafından üstlenileceğinin belirlenmesi sürecidir. Planlama süreci, örgütün amaçlarını ve politikalarını belirleyen ve bunlara ilişkin stratejilerin ve taktiklerin neler olacağını kararlaştırmaya yardım eden bilgilerin toplanmasıyla başlar. Yapılan araştırmalardan ve toplanan bilgilerden yararlanılarak geleceğe yönelik tahminlerde bulunulabilir. Daha sonra amaçlar ve hedefler belirlenir ve bunlara ulaşılması için gerekli faaliyetler ve bu faaliyetlerden hangi sonuçların beklendiği ortaya konulur.

Performansın Ölçülmesi: Bütün bunlar yapıldıktan sonra, işletme faaliyetlerinin başarılı olup olmadığının, başarılı olunmuşsa, ne derecede ve hangi personelin katkılarıyla başarılı olunduğunun bilinmesi gerekir. İşletme faaliyetleri devam ederken düşük performansın ve başarısız personelin erken tanınması önlem alınmasını kolaylaştırmaktadır. Personelin performans derecelerinin bilinmesi ve düşük performansa neden olan durumların ortaya çıkarılması, ilerleyen dönemlerde geliştirilecek benzer faaliyetlerin daha gerçekçi esaslarla planlanmasına yardımcı olacaktır. Düşük performansın belirlenmesi ve başarısız olan personelin tanınması, ancak personelde meydana gelen davranış değişikliklerinin ölçülüp değerlendirilmesiyle mümkün olabilir. Performans ölçme işleminin sağlıklı bir tanımlama yapabilmesi için üç temel faktörü çok iyi kontrol etmesi gerekir. Bu faktörler:

• Ölçülen özellik,
• Ölçen kişi
• Kullanılan ölçme aracıdır.

Performansın Değerlenmesi: Performans değerlemesi esas olarak performansı geliştirmek ve performans değerlemesi sonuçlarına dayalı olarak, ücret, terfi, işten çıkartma gibi idari kararları vermek amacıyla yapılır. Performansın değerlenmesi süreci sonunda, bazı personel daha düşük performans gösterirken bazıları yüksek performans gösteriyorsa, performans farklılıkları ortaya çıkar ve performansı engelleyici nedenler saptanır. Performansı artırmak için pozitif güçlendirme, pozitif disiplin programları, eğitim programları, kendi kendine kontrol sistemleri, cezalandırma, transfer etme, işten geçici uzaklaştırma ya da işten çıkartma gibi önlemler alınır. Performans yönetiminin etkililiğini belirleyecek olan performans değerleme sistemi dikkatle planlanmalı ve uygulanmalıdır. Çünkü performans değerleme sistemindeki herhangi bir aksaklık, performans yönetimiyle ilgili çabaları boşa çıkaracak, olumsuz sonuçlar doğuracaktır.

Performans Yönetim Sisteminin Değerlenmesi

Etkili bir performans yönetimi sistemi, dinamik bir süreç olup, sürekli dikkat ve değişiklik gerektirir. Bu nedenle, sistem kurulup uygulandıktan sonra sürekli değerlenmelidir. Dinamik bir sistem olan performans yönetimi sürekli dikkat ve değişiklik gerektirir. Bu nedenle, sistem kurulup uygulandıktan sonra sürekli değerlenmeli, aksayan ya da problem üreten noktalar için düzeltici önlemler alınmalıdır. Uygulanmakta olan performans yönetimi sisteminin etkili olabilmesi için, personelin örgütsel performansa yaptığı katkının artırılması gerekir. Performans yönetim sistemiyle bu katkının artıp artmadığına ilişkin bir takım göstergeler bulunmalıdır. Bu göstergeler genellikle etkili insan kaynakları ve performans yönetimiyle elde edilecek sonuçlardır.Performans yönetimi sistemi her yönüyle analiz edildikten sonra, sürecin başına dönülerek aynı aşamalar izlenir ve gelecek dönem için yeni bir performans yönetim sistemi tasarlanır.

Performans yönetimi sisteminde değerlemeye “Niçin bir performans yönetimi sistemi olmalıdır?”, “Sistemin etkililiğini sağlayacak şey nedir?”, “ Yöneticiler hangi rolü oynamalıdır?” gibi soruların cevapları aranarak başlanmalıdır. Değerlemede temel amaçlar;

• Yönetimin ve personelin performans yönetimi sürecinden beklentilerini saptamak,
• Mevcut sisteme yönelik tutumları değerlemek,
• Performans yönetimi sürecinde kullanılan yaklaşımların personel tarafından kabul edilme eğilimini test etmek.
• Beklentiler ile mevcut sistemin bu beklentileri karşılama yeterliliği arasındaki farkları kesin olarak belirlemek olmalıdır.