Proje Yönetimi Dersi 8. Ünite Sorularla Öğrenelim

Projenin kapatılması sürecinin girdileri nelerdir?

Girdiler
• Proje yönetim planı
• Nihai ürün bilgisi
• Kurumsal süreç varlıkları

Projenin kapatılması sürecinin çıktıları nelerdir?

Çıktılar
• Nihai ürün ya da servis
• Kurumsal süreç varlıkları güncellemeleri

Proje yönetiminde etkin olarak kullanılan proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının alt süreçleri nelerdir?

Proje yönetiminde etkin olarak kullanılan proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının alt süreçleri, proje başlangıç süreç grubunda proje başlatma belgesinin geliştirilmesi; planlama süreç grubunda proje yönetim planının oluşturulması; yürütme süreç grubunda projenin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi; izleme/kontrol süreç grubunda proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrol edilmesi, bütünleşik değişim kontrolünün gerçekleştirilmesi ve kapanış süreç grubunda projenin veya proje aşamasının kapatılmasıdır.

Projenin tamamlanma biçimler nelerdir?

• Faz kapatma
• Proje sonlandırma
• Proje kapatma

Projenin kapatılması için gerçekleştirilmesi beklenen faaliyetler nelerdir?

Projenin kapatılması için gerçekleştirilmesi beklenen faaliyetler genel olarak izleyen seçenekler olarak sıralanabilirler.
• Paydaşlar ile bir araya gelinerek projenin son onayı alınır.
• Ortaya çıkan yeni sorumluluklar ilgili birimlere veya kişilere aktarılır. Örneğin
yeni bir ürün geliştirme projesi sonunda elde edilecek ürünün üretilip piyasaya
sürülebilmesi için üretim bölümüne aktarılması gerekir. Ürüne ilişkin tüm bilgi
ve belgelerin üretim bölümüne doğru ve eksiksiz bir şekilde aktarılması beklenir.
Başka bir örnek olarak bir firma için gerçekleştirilen güvenlik yazılımının, müşteri
bilgisayar sisteminde kullanılabilmesi için yazılıma ait kullanım bilgisinin, müşteri
bilgi işlem yetkililerine aktarılması gerekir.
• Tüm sözleşmeler kapatılır. Tüm ödemelerin yapıldığı, gerekli faturaların alındığı,
muhasebe kayıtlarının tamamlandığından emin olunur.
• Proje çalışanlarına görevlerinin tamamlanma tarihi tam olarak iletilir. Yeni projelerde birlikte çalışılacak görevlilere yeni projenin ne olduğu ve ne zaman tekrar
birlikte çalışılacağı bilgisi verilir.
• Tüm sonuçlar belgelenir. Hazırlanacak raporların ne kadar ayrıntılı olacağı projenin büyüklüğüne göre farklı olacaktır.
• Projenin tamamlanması kutlamaları yapılır. Bu kutlama son birtoplantı olabileceği
gibi bir eğlence olarak da düzenlenebilir.

Proje kapsamında tanımlanmış bir problem için sorulabilecek sorular nelerdir?

Proje kapsamında tanımlanmış bir problem için sorulabilecek sorular:

• Problem ve etkisi nedir?: Bu problemden dolayı projede ne tür sorunların ortaya
çıktığının öğrenilmesi, problemin tüm açılardan ele alınması gereklidir.
• Problemin ortaya çıkma nedeni ne olabilir?: Problemin nedenini bulmak için algılanan veya bilinen etkinin ne olduğu araştırılır. Problemin nedeni araştırılırken harcanacak zaman ve maliyetlerin problemin çözümü ile elde edilecek faydaya değip değmeyeceği araştırılır.
• Problem neden daha önce tespit edilemedi?: Projenin izleme ve kontrol süreci
doğru kurgulanmamış olabilir. Bu nedenle izleme ve kontrol sistemlerinin doğru
çalıştığından emin olunmalıdır. Ayrıca performans raporlarının doğru yazıldığı ve
ilgili bireylere zamanında ulaştırılıp ulaştırılmadığı araştırılmalıdır.
• Problem kişisel performansa bağlı olabilir mi?: Söz konusu problem sadece bir
proje çalışanının performans düşüklüğünden kaynaklanmış olabilir.
• Gelecekte bu problem bertaraf edilebilir mi?: Bazen söz konusu problemin tekrar
ortaya çıkmasını engellemek imkânsız olabilir. Bu durumda gelecekte aynı problem ile karşılaşmamak için projede yapılması mümkün tüm değişikliklerin neler olduğu tespit edilmelidir.
• Bertaraf edilemez bir problem ise erken tespit mümkün müdür?: Bu aşamada proje
ekibi ile beraber izleme, kontrol, raporlama ve kalite kontrol süreçleri yardımıyla
problemin ortaya çıkışının mümkün olan en erken sürede anlaşılabilmesi için alınması gereken tedbirler gözden geçirilir

Proje yöneticisi projenin güçlü ve zayıf yanlarını nasıl ortaya çıkarır?

Proje yöneticisi bir SWOT analizi veya proje yaşam çevrim süreci boyunca tutulan not ve raporlar yardımıyla projenin güçlü ve zayıf yanlarını ortaya çıkararak raporuna ekler.

Nihai proje raporunun içerisinde yer alması gereken ana başlıklar nelerdir?

İyi hazırlanmış bir nihai proje raporunun projeye ilişkin birçok bilgiyi içermesi beklenmekle birlikte temel olarak rapor içerisinde yer alması gereken ana başlıklar izleyen biçimde sıralanabilir.
• Projenin genel başarısı
• Projenin genel organizasyonu/düzeni
• Projenin güçlü ve zayıf yanları
• Proje ekibine ilişkin tavsiyeler
• Sonuç veren teknikler

Projenin kapatılmasının kutlanması için neler yapılabilir?

Kutlama için örnekler izleyen biçimde sıralanabilir.
• Tüm proje ekibi ile birlikte güzel bir restoranda akşam yemeği yenilebilir.
• Birlikte piknik organize edilebilir.
• Kurum yemekhanesinde proje ekibi için çeşitli yemekler hazırlatılıp bu yemekleri paydaşlar ve müşteriniz ile birlikte proje ekibine servis ederek birlikte yemek yiyebilirsiniz.
• Daha geniş kapsamlı bir kutlama için bir eğlence parkına gidilebilir. Proje ekibi kendi aile fertlerini de yanlarında getirebilirler.
• Proje kapsamında değerlendirilen tüm paydaşların da kutlamalara katılmaları sağlanabilir

Faz kapatma nedir?

Faz kapatma; kimi projelerde proje yöneticisi projenin başlangıç/tanımlama süreç
grubu işlemleri sırasında projeyi çeşitli fazlara bölebilir. Bu fazların her biri küçük
projeler olarak düşünülür. Her faz kendi içerisinde tüm proje süreç gruplarını içerir. Bu tür durumlarda projenin kapatılması sadece o fazın kapatılması anlamı taşıyacaktır. Tamamlanan faza ilişkin girdi ve çıktı kontrolleri organizasyonun kendi içerisinde gerçekleştirilir. Bu aşamada eğer faz sonucu ortaya çıkacak ürünün müşteriye ulaştırılması söz konusu ise müşterinin onayı da alınır. Hem iç kontrol hem
de müşteri onayı alındıktan sonra projede bir sonraki aşamaya veya faza geçilir.

Proje sonlandırma nedir?

Proje sonlandırma; kimi durumlarda çeşitli sebeplerden dolayı proje kapsamında
üretilmesi amaçlanan üründen beklentiler sağlanmayabilir. Beklentilerin sağlanmaması durumu müşterinin kendisine sunulan ürünü reddetmesi olarak ortaya çıkabilir. Müşteri ürün üzerinde değişiklikler talep edebileceği gibi ürünü tamamen reddederek proje ile olan bağını kopartabilir. Projenin proje ekibi tarafından başarıya ulaştırılmamış olması veya müşteri beklentilerinin karşılanmamış olması yasal bazı problemleri de ortaya çıkarabilir. Kimi durumlarda ise proje sponsorunun veya müşterinin projenin istenen kapsam, zaman ve maliyet içerisinde tamamlanamayacağını belirtmesi ile proje sonlandırılabilir. Her durumda proje yöneticisinin projenin kapatılması işlemlerini mutlaka gerçekleştirmesi gerekir.

Proje kapatma nedir?

Proje kapatma; tek fazlı veya çok fazlı olunmasına bakılmaksızın proje sonucu
elde edilecek ürünün hazır olması durumunda proje kapatılır. Böyle bir durumda
projenin kapatılması süreci, projenin gerçekten kapatılması anlamını taşır. Temel
olarak ürün müşteriye teslim edilir, tüm onaylar alınır, belgelendirmeler gerçekleştirilir, kutlamalar yapılır ve proje tamamlanır.

Müşteri onayı alınırken genellikle hangi iki durum ortaya çıkar?

Müşteri onayı alınırken genellikle iki durum ortaya çıkar. İlk olarak müşteri ve proje ekibi arasında bir tören düzenlenir. Bu törende müşteri ürünü kabul eder ve proje ekibine teşekkür eder. Bu tören sırasında herhangi bir belge imzalaması yapılmaz. İkinci durum ise ürünün resmi kabulünün gerçekleştirilmesidir.

Öğrenilmiş dersler belgesi nasıl oluşturulur?

Öğrenilmiş dersler belgesi oluşturulurken proje yöneticisi temel olarak kendisi ve ekibinin karşılaştığı problemleri belirler ve bu problemlerden gelecek projelerde nasıl kaçınabileceğini kurgularsa çok daha faydalı bir belge ortaya çıkar. Öğrenilmiş dersler belgesinin hazırlanması da aslında projenin ilk aşaması ile başlayacaktır. Proje yaşam çevrimi süresince ortaya çıkan problemlerin ve bu problemlerin nasıl çözümlendiğinin arşivlenmesi, öğrenilmiş dersler belgesinin hazırlanması sürecini hızlandıracaktır. Proje yöneticisi karşılaştığı her problem için izleyen kesimde sıralanan soruları sorarak gelecekte benzer sorunlar altında kalmayacak veya benzer sorunlar ile karşılaşıldığında ne yapacağını bilecektir.

Öğrenilmiş dersler yardımıyla kurum içerisinde fayda sağlanması isteniyor ise hangi konulara dikkat edilmelidir?

Öğrenilmiş dersler yardımıyla kurum içerisinde fayda sağlanması isteniyor ise bazı konularda dikkatli olunmalıdır. Öncelikle kazanılmış dersi sadece ilgili problem kapsamında değil daha geniş bir açıdan bakarak kaleme almakta fayda vardır. Bu şekilde öğrenilmiş ders için çok daha geniş bir uygulama alanı elde edilebilir. Öğrenilen dersin sadece basit bir şekilde bir cümle halinde sunulması büyük fayda sağlamayacaktır. Problemden kaçınmak için neler yapılabileceğinin ve problemin ortaya çıkması durumunda ise nasıl çözüme ulaştırılacağının mümkün olduğunca ifade
edilmesinde fayda vardır. Öğrenilmiş dersler proje yönetimi çalışmalarında son süreç olan projenin kapatılması sürecinde yer alır. Ancak yeni bir projeye başlanırken benzer projelerden oluşturulmuş öğrenilmiş dersler belgelerinin proje yönetim planına dahil edilerek daha ilk aşamada bilinmesi projenin başarısına büyük katkı yapacaktır.

“başarılı insanlar kendi hataları ve başkalarının hatalarından ders alırlar” sözü kime aittir?

Yatırımcı ve işadamı Sir John Templeton, “başarılı insanlar kendi hataları ve başkalarının hatalarından ders alırlar” diyerek öğrenilmiş derslerin önemine vurgu yapmıştır.

Dışarıdan görevlendirilmiş proje ekip üyeleri proje sona erdiğinde ne yaparlar?

Kimi durumlarda proje ekip üyeleri sadece o proje için dışarıdan görevlendirilmiş
olabilirler. Bu tür durumlarda projenin tamamlanması ile beraber bu bireylerin görevleri
de sona ermiş olur. Görevi sona eren bu bireyler, eğer proje sonucu ortaya çıkan ürünün günlük hayattaki kullanımında görev almak isterlerse kurum içerisinde çalışmaya devam edebilirler.

Proje bireyi hakkında sorulabilecek örnek sorular neler olabilir?

Bu aşamada kullanılabilecek sorulara örnekler, izleyen biçimdedir.
• Proje yöneticisinin proje değişiklikleri hakkında iletişimlerinde zamanlamasını
1’den 5’e kadar derecelendirebilir misiniz? ( 1- çok kötü, 2- kötü, 3- fikrim yok, 4-
iyi, 5-çok iyi)
• Proje yöneticisinin liderlik vasıflarını geliştirmesi için önerileriniz nelerdir?
• Genel olarak düşündüğünüzde, proje yöneticisinin proje yönetimi yetenek ve bilgisini nasıl değerlendirirsiniz?
• Proje çalışanı kendisine verilen görevleri zamanında tamamlamakta mıdır?
• Proje çalışanı takım çalışmasına ayak uydurabilir mi?
• Proje çalışanının gerektiğinde projenin iyiliği için inisiyatif kullanma özelliği var mıdır?
• Sizce proje yöneticisi projeye katkısı olan tüm bireylerin katkılarını takdir etmiş midir?

Proje nihai raporunun içinde neler yer alabilir?

Projenin kapatılması sürecinde proje nihai raporu oluşturulması amacıyla izleyen
içindekiler yapısı oluşturulabilir. Projenin türüne ve büyüklüğüne göre rapor daha da ayrıntılı hâle getirilebilir.
• Proje adı ve tarih: Projenin açık ismi, varsa proje numarası ve raporun hazırlanma
tarihi burada verilir.
• Projenin kapatılmasına ilişkin betimleyici istatistikler: Gerçekleşen maliyet değeri,
plana göre projenin tamamlanma tarihi, ekibin performansı ve kalite başarım miktarı.
• Varsa ilk faydalar: Proje sayesinde elde edinilen faydaların birçoğu ilk anda ortaya
çıkmayabilir. Eğer proje kapatılması sırasında kazanılmamış faydalar olduğu düşünülüyor ise proje yöneticisinin proje kapatıldıktan ve bu faydalar ortaya çıktıktan
sonra bir rapor hazırlaması beklenir. Bu rapora proje tespit raporu adı verilir.
• Öğrenilmiş dersler: Hazırlanmış öğrenilmiş dersler belgesi nihairaporiçerisine eklenir.
• Proje yöneticisinin projeye ilişkin görüş ve önerileri: Proje sürecinde nelerin yolunda gittiği, nelerin yolunda gitmediği ve kazanılmış dersler kapsamına girmeyen
ama projeye ilişkin olarak değerlendirilmesinde fayda olan konular ele alınır

Proje kapatılması sürecinin son aşaması nedir?

Projenin kapatılması sürecinin son aşaması kutlama yapılmasıdır. Çoğunlukla proje tamamlandığı için proje ekibi bir an önce hayatlarına devam etme eğilimindedir. Ancak tüm şartlar zorlanarak projenin bir kutlama ile kapatılmasının büyük faydaları vardır.