Proje Yönetimi Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Günümüzün modern işletmelerinde proje kültürü öylesine yaygınlaşmıştır ki işletme faaliyetlerinin büyük bir kısmı, işletme içindeki (üretim, Ar-Ge, pazarlama vb.) farklı bölümlerde ve gerektiğinde işletme dışındaki kişi ya da işletmelerce geliştirilen projeler yoluyla gerçekleştirilmektedir. Bu gibi yenilikçi işletmelerin sözü edilen proje kültürüne sahip çalışanlara ihtiyaç duyduğu açıktır. Bu nedenle çalışanların olduğu kadar iş arayışındaki insanlarında bu konuda uzmanlaşmaları, kendi kişisel iş kariyerleri için önemli avantajlar sağlamaktadır.

Projenin PMI tarafından yapılan tanımı “Proje, benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimdir” biçimindedir. Bu tanıma göre geçici olması nedeniyle her bir projenin tanımlanmış bir başlangıç ve bitiş zamanı olmalıdır. Projelerin en önemli özelliklerinden biri de özgün bir ürün, hizmet ya da sonuç üretmesidir. Bu özelliğinden dolayı her ne kadar projenin tamamlanması geçici süreye sahip olsa da projenin çıktıları uzun yıllar kalıcı olabilmekte, toplum üzerindeki etkisi uzun süre devam edebilmektedir.

Projelerin sahip olması gereken temel nitelikler özetle aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Her projenin sonucunda, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkar.
• Projeler geçici bir süre içinde gerçekleştirildikleri için her projenin bir başlangıcı ve bitişi vardır.
• Projelerin tanımlanmış bir bütçeleri ve hedefleri bulunur.
• Projeleri oluşturan faaliyetler tıpatıp aynı değildir.

Projeleri belli özelliklerine göre sınıflandırma ve proje yönetimini de bu proje tiplerine göre odaklama, projelerin başarıyla yürütülmesi ve sonuçlanması için daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Projelerin sınıflandırılmasında, projenin işletme için değerinin (yüksek, orta ve düşük gibi) yanı sıra kullanılabilecek diğer özellikleri aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

Karmaşıklık Derecesi: Projeler karmaşıklık derecelerine göre; Çok düşük, Düşük (İşletme içinde tek bir birimce yapılabilen parçaları bir araya getirme, montaj projeleri vb.), Orta (Sistem projeleri) ve Yüksek (Dizin –array projeleri) olmak üzere 4 grupta değerlendirilebilir.

Teknoloji Seviyesi : Projelerin gerektirdiği teknoloji seviyeleri; Pratik bilgi, Mevcut teknolojinin en iyisi, İleri teknoloji ve Yeni geliştirilecek ileri teknoloji ve Buluşlar olmak üzere 4 sınıfta toplanabilir.

Risk Seviyesi: Projeler risk seviyelerine göre; Çok düşük, Düşük, Orta ve Yüksek seviyede riskli olarak 4 seviyeye ayrılabilir.

Proje Süresi: Projeler proje sürelerine göre; Kısa (3 aydan daha kısa), Kısa-Orta (3 aydan daha uzun 9 aydan daha kısa), Orta-Uzun (9 aydan daha uzun 18 aydan daha kısa) ve Uzun (18 aydan daha uzun) olarak sınıflandırılabilir.

Projeler; karmaşıklık derecesi, teknoloji seviyesi, risk seviyesi ve proje süresine bağlı olarak 4 farklı sınıfta değerlendirilmektedir. Projeler A, B, C ve D olmak üzere 4 farklı tipte gruplandırılmaktadır.

A tipi projeler: Küçük ölçekli projelerdir. Buna rağmen yine de projenin tanımlanmasına ve kapsamının belirlenmesine gerek vardır.

B tipi projeler: İşletmelerde yaygın olarak kullanılan nispeten kısa süreli projelerdir. B tipi projelerde genellikle var olan ve bilinen teknolojinin en iyisi kullanılır. Bu projelerin başlangıcında, proje kapsamlarında ufak açık noktalar bulunabilir ancak bu projelerin risk seviyesi C ve D tipi projelere göre yine de oldukça düşüktür.

C tipi projeler: A ve B tipi projelere göre daha uzun süreli ve daha karmaşık yapıya sahip projelerdir. Bu tip projeler ilgili alanda yüksek teknolojilerin uygulanmasını ve denenmesini gerektirdiğinden projelerin sonuçları her zaman önceden kestirilemeyebilir.

D tipi projeler: Gerçekleştirilmesi en güç projelerdir. Buna rağmen D tipi projeler işletmelere ya da insanlığa şimdiye kadar elde edilmemiş kazançlar ve yararlar sağlayacak niteliktedir. Bu tip projeler pek çok farklı disiplinden insanın bir arada çalışmasını ve en yüksek teknolojik uygulamaların hatta yeni buluşların proje içinde bulunmasını gerektirmektedir. Bu nedenle bu projeler oldukça riskli ve geniş bütçeli projelerdir.

Proje yönetimi, projenin hedeflerine ulaşması için gerekli ihtiyaçlarını karşılamak üzere ilgili tüm bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje faaliyetlerine uygulanmasıdır. Proje yönetimi, projenin fikir aşamasından kapanış aşamasına kadar geçen tüm faaliyetleri kapsar.

İşletmelerde Proje Yönetimi

Projelerin karmaşıklık derecesi, teknoloji seviyesi, risk seviyesi, süre ve bütçe kriterlerine göre yapılan genel sınıflandırmalarına ek olarak işletme özelinde de bir sınıflandırma yapılabilir. Buna göre işletmelerin portföylerinde yer alan projeler, işletmeye sağlayacağı yararlar göz önünde bulundurularak uyum (compliance) ve acil (yapılması zorunlu must do); operasyonel ve stratejik projeler biçiminde sınıflandırılabilir. Uyum ve acil sınıfındaki uyum projeleri, faaliyet gösterilecek bölgedeki satış şartlarını ve gerekli standartları yerine getirmek amacıyla gerçekleştirilen projelerdir. Bu nedenle yapılmaları zorunludur. Acil projelere örnek olarak yanan bir fabrikanın yeniden inşa edilmesi (ki bu da zorunlu bir iştir) verilebilir. Uyum ve acil sınıfındaki projelerin zamanında gerçekleştirilememesi işletmenin kayıplar yaşamasına sebep olabilir. Operasyonel projeler ise işletmenin mevcut yürütülen faaliyetlerini desteklemek üzere gerçekleştirilen projelerdir. Bu projelere örnek olarak maliyetlerin düşürülmesi ve verimliliğin arttırılması projeleri verilebilir. Toplam Kalite Yönetimi (TQM: Total Quality Management) ve Toplam Üretken Bakım (TPM: Total Productive Maintenance) projeleri operasyonel projelerdir. Son proje grubunu oluşturan stratejik projeler ise işletmenin uzun vadedeki hedeflerini desteklemeye yönelik projelerdir. Bu projelerin amacı genellikle işletmenin gelirlerini veya pazar payını arttırmaya yöneliktir. Stratejik projelere, yeni ürün geliştirme ve araştırma geliştirme projeleri örnek olarak verilebilir.

İşletmeler portföylerine bir projeyi almadan önce çok sayıdaki proje fikri arasından stratejik değeri olabilecekleri belirlemeli ve projeler arasında bir önceliklendirme yapmalıdır. Uyum ve Acil sınıfındaki projeler, yapılması zorunlu projeler olduklarından, proje seçim ve önceliklendirme sürecinin dışında tutulur. Zira bunlar, zamanında yapılmadıklarında işletmeleri kesin olarak kayıplara uğratabilecek projelerdir. İşletmelerin stratejik veya operasyonel proje seçiminde kullandığı pek çok farklı kriter olmasına rağmen en genel hâliyle seçim kriterleri finansal ve finansal olmayan kriterler biçiminde ikiye ayrılır. İşletme yöneticilerinin çoğu projelerin değerlendirilmesinde finansal kriterleri kullanmayı tercih eder. Bu kriterler genellikle proje çıktılarının gelecekteki nakit akışı ile ilişkilendirilebildiği durumlar için uygun olabilmektedir. Finansal olarak proje değerlendirilmesinde paranın zaman değerini dikkate almayan Geri Ödeme Süresi ve paranın zaman değerini dikkate alan Net Bugünkü Değer (NBD) yöntemleri yaygın olarak kullanılmaktadır.

Proje Yönetiminin Süreçleri ve İşlevleri

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında göz önünde bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler; Kapsam, Kalite, Zaman, Kaynaklar, Maliyet ve Risk olarak sıralanabilir.

Kapsam projede neyin yapılıp neyin yapılmayacağını, böylelikle projenin sınırlarını belirleyen çerçevedir. Kapsamın adlandırılması alandan alana farklılıklar gösterebilmektedir.

Kalite ise iki türde incelenmelidir. Bunlardan birincisi projenin yürütülmesi sırasındaki proje yönetimine ait süreç kalitesiyken ikincisiyse proje sonucunda ortaya çıkan ürün, hizmet ya da sonucun kalitesidir ki bu, projenin başarısını da gösteren önemli bir parametredir.

Zaman parametresi içinde proje süresi, proje başlangıç ve bitiş tarihleri ele alınır. Zaman, proje çıktısını kullanacak kurum içindeki bölüm ya da müşteri tarafından belirlenir.

Kaynaklar , projede kullanılacak personel, ekipman, fiziksel mekânlar gibi tüm unsurları kapsamaktadır. Bu kaynakların bir kısmı projenin yapılacağı işletmede bulunamayabilir. Bu durumda ihtiyaç duyulan kaynaklar, bir dış kaynaktan kiralama yoluyla sağlanıp projede kullanılabilir.

Maliyet projeyi tanımlayan önemli parçalardan biridir. Proje için ne kadarlık bir harcamanın gerekli olduğunu belirtir.

Risk ise tüm bu proje yönetim sürecinde yaşanabilecek zorlukları ve bunların projenin diğer kısıtları üzerindeki etkilerini ve buradan da projenin yürütülmesinde karşılaşılacak güçlükleri değerlendirmektir.

Proje yönetiminde göz önünde bulundurulması gereken kısıtlar değerlendirildiğinde bir proje öncesinde sorulması gereken 4N1K şeklinde temel sorular aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

Ne?

Bu soru grubunda;

“Projenin amacı nedir?”,

“Projeden beklentiler nelerdir?”,

“Projenin kapsamı ve boyutu nedir?”,

“Projenin çıktıları neler olacaktır?”,

“Projede karşılaşılabilecek engeller nelerdir?”, “Varsayımlar nelerdir?” gibi temel sorular yer almaktadır.

Neden?

Bu grup;

“Proje neden yapılmaktadır?”,

“Projenin getireceği kazançlar nelerdir?”,

“Projenin sonucunda seçeneklerin artması söz konusu mudur?”,

“Projeden elde edilecek çıktılar maliyet ve zaman avantajları sağlayacak mıdır?”

“Proje sonucunda elde edilecek gelirler proje için yapılacak harcamaları karşılayacak mıdır?” sorularından oluşmaktadır.

Kim?

“Projede kimler yer alacaktır?”,

“Proje paydaşları kimlerdir?”,

“Proje yöneticisi kimdir?”,

“Proje ekibinde kimler vardır?”,

“Projeyi destekleyen kurum ve kuruluşlar (sponsorlar) kimlerdir?”,

“Proje organizasyon şemasında kimler yer almaktadır?” soruları “kim?” başlığı altında toplanmaktadır.

Nasıl ve Ne zaman?

Bu gruptaki sorularla proje faaliyet ve süreçlerinin nasıl, ne zaman gerçekleştirilecekleri belirlenir. Bu grupta;

“Hangi temel faaliyet ve süreçler hangi sırayla ve ne kadar sürede yapılacaktır?”,

“İş takvimi nasıldır?”,

“Gelişmeler proje kontrolü olarak nasıl izlenecek, iletişim nasıl kurulacaktır?”,

“Çıktıların kalitesi nasıl belirlenecek ve takip edilecektir?” gibi sorular yer almaktadır.

Proje yönetim sürecine genel olarak bakıldığında iki boyutun varlığından söz etmek mümkündür. Bunlar; yönetim sürecinin Teknik boyutu ve Sosyokültürel boyutudur. Teknik boyut, proje yönetim sisteminin prosedürel olarak takip edilen proje kapsamını, iş kırılım yapısını, kaynakların proje içinde dağılımlarını, proje takvimini, bütçe ve proje ilerleme raporları gibi bölümlerini içermektedir. Proje yönetimi sürecinin ikinci boyutu olan sosyokültürel boyut ise teknik boyuta (planlama ve kontrol) göre daha karmaşık olan projeyi yürütme sürecini kapsar. Bu boyutun odağında geniş işletme yapısı içinde farklı yeteneklere sahip profesyonellerden geçici bir süreliğine küçük bir sosyal grup oluşturup bu şekilde projenin tamamlanması yer alır.

Proje yönetiminin üç temel işlevi bulunmaktadır. Bu işlevler; projenin tanımlanması, projenin planlanması ve proje sürecinin kontrolüdür.

Projenin tanımlanması, projenin amaç ve hedeflerinin, kapsam, maliyet ve kalite kısıtlarının belirlendiği faaliyetleri içermektedir. Bunlar; kısıtların belirlenmesinde kullanılan “Ne?”, “Neden?”, “Kim?” ve “Ne Zaman?” sorularının cevaplandığı faaliyetlerdir.

Proje için tanımlanan hedeflere kapsam, maliyet, kalite, zaman, kaynaklar ve riskler gibi kısıtlar doğrultusunda nasıl ulaşılacağıyla ilgili ayrıntıların oluşturduğu faaliyetler, proje yönetiminin, proje planlamasındaki temel işlevini yerine getirmektedir. Bu işlev yerine getirilirken proje yönetimi için sorulan sorulardan özellikle “Kim?”, “Nasıl?” ve “Ne Zaman?” soruları cevaplandırılmaktadır.

Projenin yürütülmesi sürecinde projenin planlandığı şekilde yürüyüp yürümediğinin denetlendiği, yürümediğinde bunun sebeplerinin tespit edilip gerekli noktaların iyileştirilmesiyle ilgili tüm faaliyetler bu temel işlevi oluşturmaktadır.

Proje yaşam çevrimi, bir projenin başlangıcından sonuna kadar proje ile ilgili olarak gerçekleştirilen tüm faaliyetleri kapsayan bir süreçtir.

Proje yaşam çevrimleri için 3 aşamalı (fazlı) sistemi kullanan kurumlarda, bu aşamalar başlangıç, ara ve son biçimindedir. Proje yaşam çevrimi için 4 aşamalı sistemi kullanan kurumlardaysa bir projenin yaşam çevrimi temel olarak 4 ana aşamadan oluşur:

• Başlangıç/Tanımlama
• Planlama
• Uygulama
• Kapanış

Başlangıç aşamasını bir veri toplama faaliyeti olarak değerlendirmek mümkündür. Başlangıç aşamasındaki toplantılar sonucunda hazırlanan proje özeti, projenin bir uygulama özetidir ve fizibilite çalışması ile bütünleştirildiğinde bir proje beratına dönüşür. Tanımlama ise başlangıç aşamasında elde edilen verileri sadece umut ve hayal olmaktan çıkarıp gerçekleşmesi mümkün hedefler hâline dönüştürme sürecidir.

Plan, projede ulaşılmak istenen hedefler için bir yol haritası niteliğindedir. Proje yönetim planı oluşturulması ayrıntılı bir çalışma gerektiğinden tanımlama belgesinde eksik ya da hatalı olan proje ayrıntıları da bu aşamada tamamlanır ya da düzeltilir.

Uygulama aşaması, proje yönetim planında kesinleşen faaliyetlerin yerine getirildiği aşamadır. Bu aşama projenin genel süresinin büyük bir bölümünü kapsar ve hedeflenen çıktılara ulaşıldığında tamamlanmış olur.

Projeler genellikle bir kapanış toplantısıyla sona erdirilir. Bu toplantıda planlanan ve gerçekleştirilen faaliyetlerin örtüşmeleri, alınan çıktılarının hedeflenenlerle uyumu, bu projeden elde edinilen deneyimler, yaşanan güçlükler ve bundan sonra bu projenin yeni bir proje olarak devam edip etmeyeceği gibi konular değerlendirilir.

PMI tarafından yayınlanan PMBOK (A Guide to Project Management Body of Knowledge – Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu) adlı kaynağa göre proje yönetim süreçleri temel olarak proje yönetimi süreç grupları olarak adlandırılan 5 gruba ayrılmaktadır. Bunlar:

• Başlangıç/ Tanımlama Süreç Grubu
• Planlama Süreç Grubu
• Yürütme Süreç Grubu
• İzleme ve Kontrol Süreç Grubu
• Kapanış Süreç Grubu

Proje Yönetimi Bilgi Alanları

PMI metodolojisine göre proje yönetiminde süreçlerin başarıyla yönetilmesi için 10 farklı yönetim bilgi alanının kullanılmasının gerekliliği vurgulanmaktadır. Bu 10 proje yönetim bilgi alanı şunlardır:

• Proje Entegrasyon Yönetimi
• Proje Kapsam Yönetimi
• Proje Zaman Yönetimi
• Proje Maliyet Yönetimi
• Proje Kalite Yönetimi
• Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
• Proje İletişim Yönetimi
• Proje Risk Yönetimi
• Proje Tedarik Yönetimi
• Proje Paydaş Yönetimi