Kurumiçi Halkla İlişkiler Dersi 5. Ünite Özet

Kurumiçi Halka İlişkilerin Amaçları

Bir kurumda halkla ilişkilerin fonksiyonları, hedef kitle ile ilgili araştırma yapmak, kurumun iletişim planını belirlemek, gerçekleştirmek ve uygulamak, üst yönetime danışmanlık yapmak, kurumun iç çevresi (çalışanlar, çalışanların aileleri, paydaşlar, ortaklar vb.) ve dış çevresi (medya, müşteri, hükümet, yatırımcılar vb.) ile iletişim kurmak ve sürdürmek, kurum ile ilgili konuları önceden öngörmek ve bu konuların yönetimini gerçekleştirmek olarak ifade edilebilir. Seitel (1992), bir kurumun dış halkla ilişkilerde başarılı olabilmesinin iç halkla ilişkiler faaliyetlerinde başarılı olmasına bağlı olduğunu açıklamaktadır. Halkla ilişkiler kavramı, sürekli değişen ve gelişen bir çevrede faaliyet gösteren kurumların yönetimi ile doğrudan ilişkili bir kavram olduğu için tanımlanması ve alan sınırlarının belirlenmesi her geçen gün daha da zorlaşmaktadır. Kurumiçi halkla ilişkiler, stratejik bir yönetim çabası olarak değerlendirildiğinde, iç hedef kitlenin istek, beklenti, ihtiyaçlarının analiz edilerek doğru olarak tanımlanması ve bu doğrultuda iletişim planlarının hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi odak noktası olmaktadır. Kurumiçi halkla ilişkilerin en önemli amacı, kurumun proaktif bir yaklaşım içerisinde olabilmesi için kurumiçi hedef kitleyi ve kurumun içinde yer aldığı çevreyi sürekli değerlendirerek karşılaşabilecek kriz ya da olumsuz durumları doğru analiz etmektir. Kurumiçi halkla ilişkiler stratejik bir yönetim çabası olarak değerlendirildiğinde, iç hedef kitlenin istek, beklenti, ihtiyaçlarının analiz edilerek doğru olarak tanımlanması ve bu doğrultuda iletişim planlarının hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi odak noktası olmaktadır. Halkla ilişkiler faaliyetleri (kurumun stratejik hedefleri doğrultusunda belirlenen amaçlarla uyumlu olarak) tanımlanan amaçlar doğrultusunda, bu amacın gerçekleştirilmesini sağlayacak ya da kolaylaştıracak araç ve ortamlar yardımı ile gerçekleştirilmektedir. Halkla ilişkiler birimi tarafından belirlenen amaçlar, hangi araç / ortamın mesajı hedef kitleye doğru olarak iletebileceği konusunda bir belirleme yapılmasını sağlamaktadır.

Kurumiçi İletişim ve Kurumiçi Halkla İlişkiler İlişkisi

Kurumiçi halkla ilişkiler ve kurumiçi iletişim kavramları iki farklı kavram olmasına rağmen, çoğu zaman eş anlamlı kavramlar olarak değerlendirilmekte birbirlerinin yerine kullanılmaktadır. Bilgi çağında kurumsal iletişim bir kurum için stratejik bir öneme sahip olup, kurum stratejilerinin bir parçası olarak tanımlanmaktadır. Kurumiçi hedef kitle ile iletişim stratejik ve taktik olmak üzere iki ana eksende gerçekleşmektedir. Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetleri ile kurumiçi iletişim mesajlarının birbirleri ile bağlantılı, planlı ve stratejik kararlar doğrultusunda ilerlemesine dikkat edilmesi gereklidir. Kurumiçi halkla ilişkiler çalışmalarının kurumlarda halkla ilişkiler birimi ve halkla ilişkiler yöneticisinin ya da kurumsal iletişim birimi ve kurumsal iletişim yöneticisinin sorumluluğunda olması gerekmektedir. Kurum içerisindeki iletişim resmi ve resmi olmayan olmak üzere iki şekilde gerçekleşmektedir. Resmi iletişim kanalı, işe ilişkin süreçler ve işleyiş ile ilgili konuların hiyerarşi temelinde iletilmesini sağlamaktadır. Resmi olmayan iletişim kanalı ise, hiyerarşiyi dikkate almaksızın iş dışındaki konuların iletilmesini ve paylaşılmasını sağlar. Bir kurumda kurumiçi iletişimin koordinasyon ve düzenleme, sosyalizasyon, yenilik ve değişimlerin gerçekleştirilmesi olmak üzere üç temel fonksiyonu vardır. Bir kurumun halkla ilişkiler çalışmaları öncelikle kurumun iç çevresinde başlayıp dış çevresine doğru yayılan bir nitelik taşımalıdır. Halkla ilişkiler biriminin kurumiçi halkla ilişkiler amaçları; kurumiçi bilgilendirici etkinliklerde bulunmak, çalışan-yönetici, birimler arasında ve birimdeki çalışanlar arasında koordinasyon sağlamak, çalışanlara kurumu benimsetme yönünde etkinliklerde bulunmak, gerçekleştirilecek faaliyetlerde yönetime danışmanlık yapmak olarak açıklanmaktadır.

Kurumiçi Halkla İlişkilerde Kullanılan Araç ve Ortamlar

Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde iletilmek istenen mesajı sadece tek bir araç seçerek iletmek yerine birkaç araç / ortamdan yararlanarak iletmeyi planlamak verimli sonuçlar elde edilmesi açısından önem taşımaktadır. Kurumiçi halkla ilişkilerde kullanılan araçları / ortamlar, tek yönlü iletişim sağlayan araçlar/ ortamlar ve çift yönlü iletişim sağlayan araçlar / ortamlar olarak sınıflandırılabilir. Kurumiçi halkla ilişkiler araçlarını yazılı araçlar (çalışan el kitabı, broşür, kurum gazetesi, raporlar, yıldönümü yazıları vb.), sözlü araçlar (toplantılar, komisyonlar, kişisel görüşmeler, kurslar vb.), görsel araçlar (afişler, sergiler, film, televizyon vb.) olarak sınıflandırılabilir (Scior, 1982’den akt: Okay ve Okay, 2011: 270).

Kurumiçi Halkla İlişkilerde Tek Yönlü İletişim Sağlayan Araç ve Ortamlar

Tek yönlü iletişim, mesajın kaynaktan alıcıya doğru iletilmesini ifade etmektedir. Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde kurumiçi halkla ilişkiler amaçları doğrultusunda iç hedef kitleye sadece belirlenen mesajın iletilmesi planlandığında tek yönlü iletişim araç ve ortamlarından yararlanılmaktadır.

Kurum yayını: Kurum yayını, kurumun halkla ilişkiler ya da kurumsal iletişim birimlerinin hazırlayıp kurum gazetesi ya da kurum dergisi olarak yayınlanan süreli yayınlardır. Kurum yayını (kurum gazetesi / dergisi) yönetim ve çalışanlar arasında iyi iletişimin kurulup sürdürülmesinde çalışanların kurumu tanımaları ve kurum ile ilgili bilgileri edinmeleri için çok önemli birer araçtır.

Kurum kitapları: Kurum kitapları, kurumda çalışanların kurum ile ilgili bilgiler ile ilgili başvurabilecekleri bir referans kaynağı olarak tanımlanabilir. Kurum el kitapları kurum hakkındaki bilgilerin (kuruluşu, kronoloji tarihi, birimler ve görevleri vb.) istatistiklerin, elde edilen başarıların, yeni ürün ya da hizmetlerin, iş birliklerinin, gerçekleştirilen projelerin vb. bilgilerin detaylı bir şekilde iletilmesini sağlamaktadır. Kurum el kitapları, kurumiçi halkla ilişkiler araçlarından en önemlilerinden biri olarak kabul edilmektedir.

Yıllık: Yıllık, bir kurumun bir yıl süresince gerçekleştirdiği tüm çalışmaları kronolojik bir sıra ile aktardığı bir anlamda detaylı bir rapor niteliğine sahip yazılı iletişim aracıdır.

Raporlar: Raporlar hem kurumun iş süreçlerinin sonuçlarının ortaya konulmasını hem de kurumun değerlendirilmesini sağlamaktadır. Kurumiçi halkla ilişkiler çalışmalarında, halkla ilişkiler uygulayıcısının kurumun belirlediği üç aylık, altı aylık vb. periyotlarda hem halkla ilişkiler faaliyetleri ile ilgili raporlar hazırlayarak ilgili birimler ve üst yönetim ile sonuçları paylaşması hem de kurum adına tüm birimlerin faaliyetlerinin yer aldığı yıllık raporları da düzenlemesi söz konusu olmaktadır. Yıllık raporlar, kurumun çalışanları, müşterileri, tedarikçileri, paydaşları vb. hedef kitleleri ile ilgili gelişmeler, kurumun başarıları, yeni projeleri, problem ve çözümler gibi konularda hazırlanmaktadır. Yıllık rapor bir kurumun bir yıl içerisinde ne yaptığının adeta bir fotoğrafı olup, kurumun içinde bulunduğu durumu ve geleceğe ilişkin planlarını aktarması için proaktif bir halkla ilişkiler çabası olarak değerlendirilebilir.

Broşür: Broşür, kurumun hedef kitlesine istenilen bilginin aktarılmasını sağlayan, sayfa sayısı az, küçük bir kitapçıktır. Broşürlerde aktarılmak istenen bilgiler görsellerle (ürün, bina, makine vb. fotoğraflar) ile desteklenmekte, böylece hedef kitlenin mesajı algılaması kolaylaşmaktadır.

Afişler: Afişin halkla ilişkiler faaliyetlerinde kullanılmasındaki amaç kişilerin hareket halinde iken mesaja dikkatlerinin çekilerek mesajın çok sayıda kişi tarafından okunmasını sağlamaktır.

Mektuplar: Mektuplar, sadece bir kişiyi ilgilendiren bir konuda kişiye özel olarak hazırlanarak sadece o kişiye ya da belirli bir konu hakkında standart bir mesaj olarak hazırlanarak belirlenen hedef kitleye gönderilebilir. Bilgi iletişim teknolojilerinin gelişmesi ile birlikte basılı mektuplardan daha çok e-mail ile gelen ve genellikle emaillerde ek dosya halinde gönderilen mektuplar söz konusu olmaktadır.

Duyuru panoları: Duyuru panosu, üzerine yazı, resim, fotoğraf, şema, grafik, afiş vb. bilgilerin hedef kitleye iletilmesini sağlayan ayaklı ya da sabit duran tablo / levhalar olarak tanımlanabilir (Çamdereli, 2005: 98). Duyuru panoları, özellikle belirli bir zaman süresine sahip ve tüm çalışanları ilgilendiren konularda bilgi iletimini en düşük maliyetle sağlayan oldukça işlevsel araçlardır. Duyuru panosunda yer alan bilgilerin hedef kitlenin dikkatini çekerek okumasını sağlamak amacı ile ilgi çekici bir tasarımla hazırlanması ya da panonun bu amaçla düzenlenmesi gereklidir.

Kapalı devre radyo ve televizyon film-cd-ses ve görüntü kayıtları: Kuruma ait bilgiler (kurumun kuruluşu, yöneticileri, başarıları, eğitim malzemeleri, raporlar vb.) cd’ler ile çalışanlara verilebilmekte bu da kurumun açık ve şe af olduğunu ve çalışanlarına değer verdiğini göstermektedir. Kapalı devre radyo / televizyon kurumun hazırladığı özel amaçlı programların yayınlanmasını, kurum ile ilgili günlük iş akışına ilişkin bilgilerin paylaşılmasını, kurumun amaçları ve politikaları ile ilgili bilgilerin aktarılmasını sağlamaktadır.

Dilek ve öneri kutuları: Dilek ya da öneri kutuları, kurumlarda yönetim tarafından gerçekleştirilecek faaliyet ve çalışmalarda, alınacak kararlarda çalışanların görüşlerinin alınmasını sağlayan, çalışanların görüşlerini, düşüncelerini, duygularını paylaştıkları kutulardır.

Kurumiçi Halkla İlişkilerde Çift Yönlü İletişim Sağlayan Araç ve Ortamlar

Çift yönlü iletişim, kaynaktan alıcıya bir mesaj gönderildiğinde, mesajın alıcı tarafından kodunun çözülerek sözlü, sözsüz, yazılı bir biçimde bir geribildirim verilmesi ile gerçekleşmektedir. Çift yönlü iletişim araç ve ortamları ile gerçekleştirilen halkla ilişkiler faaliyetlerinde iç hedef kitle ile birebir ya da grup olarak iletişim kurulması mümkün olabilmekte ve sonuçta bir yanıt elde edilmesi sağlanabilmektedir.

Eğitim seminerleri: Eğitim semineri, bir kurumda çalışanların görevleri ile ilgili konularda bilgi, beceri ve tutumları kazanmaları amacı ile düzenlenen eğitimdir. Eğitim seminerleri, kurumlar tarafından çalışanların kuruma uyum sağlaması, kurumun işleyişi hakkında bilgi sahibi olması, işi ile ilgili detaylı bilgileri ve gelişmeleri öğrenmesi, kişisel gelişimini sağlaması vb. amaçlarla düzenlenebilir.

İletişim büroları: Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinin en önemli amaçlarından birisi çalışanlarla ilişkileri güçlendirmek ve etkileşim sağlamaktır. Çalışanlarla yüz yüze iletişimi sağlamak amacıyla danışma / iletişim bürolarının kurulması ve işlevsel hale getirilmesi gerekmektedir.

Kurumiçi kutlamalar/ törenler/ ritüeller: Kurum tarafından düzenlenen kutlama / tören / ritüeller kurumdaki iletişimi pekiştirici, destekleyici, birleştirici bir nitelik taşımakta ve uyumlaştırıcı bir işlev üstlenmektedir. Shone ve Parry (2005) kurum içinde düzenlenen etkinlikleri boş zaman etkinlikleri (eğlence, spor etkinlikleri vb.), kişisel etkinlikler (doğum günü, başarı kutlamaları vb.), kurumsal etkinlikler (satış, ticari başarıların kutlamaları vb.), kültürel ve sanatsal etkinlikler (konser, sergi vb.) olmak üzere dört kategoride değerlendirmektedir. Her bir kutlama ya da tören, davet etme, duyurum, alan /yer planlama, yiyecek içecek ikramı, ulaşım, hediye / ödül, film gösterisi / müzik, görevlilerin belirlenmesi, maliyet hesaplanması vb. çok sayıda unsurun bir arada planlanmasını gerektirir. Kurumiçi tören / kutlamaların planlanması aşağıdaki sorulara yanıtlara bağlı olarak gerçekleştirildiğinde verimli sonuçların elde edilmesi mümkün olabilmektedir (Balta Peltekoğlu, 2014: 334):

• Kim katılmalı?
• Ne olmalı?
• Ne zaman olmalı?
• Nerede olmalı?
• Niçin düzenlenmeli?

Toplantılar: Toplantılar iş yaşamında yüz yüze iletişim kurmanın ve işe ya da iş süreçlerine ilişkin fikir paylaşımlarının yapılmasını sağlayan çift yönlü bir iletişim ortamıdır. Toplantılar, çok sayıda kişinin katılımı ile birlikte bir konu hakkında duyguların ve düşüncelerin paylaşılmasını mümkün kılarken aynı zamanda da karşıt fikirlerin ya da tepkilerin ortaya konulmasını sağlamaktadır. Toplantının amacının ve toplantıda ele alınacak konuların, katılımcılardan beklenen / istenilen görev ya da sorumlulukların belirlenmesine toplantı gündemi adı verilmektedir. Toplantılar, amaçlarına göre (bilgi alışverişi, eğitim, ekonomi vb.), yere göre ( ulusal, uluslararası, bölgesel, kurum içi), konularına göre (hukuk, ulaşım, finans vb.), katılımcı sayılarına göre (kongre, konferans, kurul vb.), düzenlenme sıklıklarına göre (yıllık, iki yıllık vb.) olmak üzere sınıflandırılabilmektedir (Tavmergen ve Aksakal, 2004: 34-35). Toplantı yönetimi sürecinin halkla ilişkiler birimi tarafından toplantı öncesi, toplantı sırasında, toplantı sonrasında olmak üzere planlanması sürecin işlerliği ve kontrolü açısından oldukça önemlidir. Toplantı tutanağı, toplantı gündemi doğrultusunda toplantıdaki katılımcıların katkıları, toplantıda alınan kararlar ve toplantı sonrasında verilen görevler, var ise diğer toplantı tarihi ile ilgili bilgileri içeren bir rapordur.

Kişisel görüşmeler: Kişisel görüşmeler çalışanlara önem ve değer verildiğini, var ise problemlerinin önemsendiğini, istek, şikâyet ve taleplerinin değerlendirilmek istendiğini hissetmesini sağlamaktadır. Kişisel görüşmeler, halkla ilişkiler biriminin ya da kurum çalışanlarının talebi doğrultusunda gerçekleşebilir.

Bilgi iletişim teknolojileri: Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinde bilgi iletişim teknolojileri aracılığı ile kullanılan araç ve ortamları kurumsal web sitesi, intranet, kurumsal bloglar, kurumun sosyal ağ sitesi / siteleri, kısa mesaj, sosyal medya haber odaları, elektronik mail (email) olarak ifade etmek mümkündür.

Kurumsal web sitesi: Kurumsal web sitesi, bilgi iletişim teknolojisinin gelişimi ile içerik, tasarım, işlem yapma biçiminin özellikleri ile kurumların iç ve dış hedef kitle ile iletişim kurduğu yeni bir ortam olarak değerlendirilebilir. Kurumsal web sitesi, genel olarak kurumun tarihi, misyonu, vizyonu, ürün ve hizmetleri, kurum ile ilgili gelişmeler, reklamlar, departmanlar ve görevleri vb. çok sayıda bilginin hedef kitle ile paylaşılmasını sağlamaktadır. Kurumsal web sitesi, kurumun hem iç hem de dış çevreye açılan bir kapısı niteliğini taşımakta olup, halkla ilişkiler açısından günümüzde vazgeçilmez bir iletişim ortamı olarak kabul edilmektedir.

İntranet: İntranet, kurumlarda farklı birimlerdeki hatta şehirlerdeki kurum çalışanları arasında bilgi paylaşımını ve işbirliğini kolaylaştırmak amacı ile kullanılan web temelli bir bilgi sistemidir (Lai, 2001). İntranet bir anlamda kurumsal iletişim ağı / kanalı olarak da adlandırılabilir.

Kurumsal blog: Kurumsal bloglar, kurum tarafından hedef kitleleri ile iletişim kurmak ve etkileşim yaratmak, bir lobi oluşturmak, topluluk kurmak, kurum ile ilgili konuşma ya da tartışmalar gerçekleştirmek gibi birçok amaçla oluşturulmaktadır. Kurumsal blog adeta kurumun insani bir nitelik kazanmasını sağlamakta bu anlamda da kurumun hedef kitlelerle doğru bilgilere dayanan dürüst ve samimi iletişim kuran bir kişi gibi algılanmasını sağlayabilmektedir.

Kurumsal sosyal ağ sitesi: Sosyal ağ sitesi, kullanıcılarına kendi profillerini oluşturma ve bilgilerini istediği kişiler ile paylaşma, kendi arkadaş listesini oluşturma, diğer kullanıcıların profilleri ile bağlantı kurma olanağı sunan web temelli bir hizmet olarak ifade edilebilir. Kurumlarda sosyal ağ sitelerinin yazılım ve donanımına ilişkin yönetiminden bilgi işlem birimleri sorumludur. Sosyal ağ sitesinde kurumun bir birey gibi diğer kişilerle iletişim kurmasına olanak tanıyan ve bu iletişimi yöneten ise halkla ilişkiler birimidir.

Kısa mesaj: Kurumlar, çalışanlarına bir konu hakkında haber vermek, çalışanların kararlara katılımını sağlamak, tüm çalışanlara aynı anda aynı mesaj ile ulaşabilmek amacı ile cep telefonlarının mesaj gönderme / alma özelliğinden yararlanarak kısa mesaj (SMS/ Short Messages Service) göndermektedir.

Sosyal medya odaları: Sosyal medya haber odaları kurum ile ilgili haberlerin paylaşıldığı, bilgilerin aktarıldığı bir anlamda basılı iletişim aracının yerine geçen sanal bir iletişim ortamı olarak değerlendirilebilir. Sosyal medya haber odası, hedef kitleler ile diyaloga dayalı bir iletişim kurulmasını ve geribildirim elde edilmesini sağlamaktadır.

Elektronik posta(e-mail): Elektronik posta, kurumların iç ve dış hedef kitlesi ile iletişim kurmak için yararlandığı bir iletişim teknolojisi olup, mektupların hatta çoğu zaman kişisel görüşmelerin yerine kullanılmaya başlanmıştır. Elektronik posta, bir ön yazı oluşturularak kişiye özel ya da kurumsal olarak hazırlanmış mektupların iletilmesine ve buna yanıt alınmasına olanak tanımaktadır.