Halkla İlişkiler Uygulama Teknikleri Dersi 5. Ünite Özet

Heyecanı Yenmek

Heyecan, insanların kendilerini stres altında hissettikleri an ortaya çıkan doğal bir tepkidir. Sunuş yapmak da genelde strese neden olur. Heyecanımızı kontrol edebilmek için sunuşun hazırlık aşamasında uygulayabileceğimiz bazı teknikler şunlardır:

• Düşüncelerimizi Düzenlemek
• Hayalimizde Canlandırmak
• Prova Yapmak

Düşüncelerimizi Düzenlemek: Konuyu ne kadar iyi bilirsek bilelim, eğer neler aktaracağımızı bir düzene koymadan sunuşa başlarsak heyecanlanabiliriz.

Hayalimizde Canlandırmak: Sunuş öncesinde salona girdiğimiz andan sunuşu bitirdiğimiz zamana kadar her aşamayı zihnimizde canlandırmak daha kontrollü olmamıza ve heyecanı yenmemize yardımcı olacaktır.

Prova Yapmak: Prova ayakta, sanki dinleyicilerin önünde konuşuyormuş gibi gerçekleştirilmelidir. Araştırmalar, sunuş öncesinde en az iki kez bu tür prova yapmanın, sunuşun etkisini artırdığını ortaya koymaktadır.

Sunuşun hemen öncesinde heyecanı azaltabilmek için aşağıdaki tekniklere başvurmak mümkündür:

• Derin Nefes Almak
• Kasları Gevşetici Hareketler Yapmak

Derin Nefes Almak: Ayakta dik ama rahatlamış biçimde durmalı ve kendimizi iyi hissedene kadar derin nefes alıp vermeliyiz.

Kasları Gevşetici Hareketler Yapmak: Oturduğumuz yerde ayak ya da el bileklerimizi ve boynumuzu sağa sola yukarı aşağıya hareket ettirmek kaslarımızın gevşemesine ve heyecanımızı kontrol etmemize yardımcı olabilir.

Sunuş sırasında heyecanımızı yenmek için uygulayabileceğimiz teknikler ise şunlardır:

• Hareket Etmek
• Göz Teması Kurmak

Hareket Etmek: Sunuş sırasında, doğal ve abartıdan uzak olmasına dikkat ederek ellerimizi, kollarımızı ve başımızı hareket ettirebiliriz, ileri ya da iki yana doğru bir kaç adım atabiliriz.

Göz Teması Kurmak: Göz teması, bizi dinleyicilerden daha az soyutlayacağı için rahatlamamızı sağlar.

Sunuşa Hazırlık

Planlama, sunuşa hazırlık sürecinin önemli bir aşamasıdır. Planlama aşamasında dört temel soruya cevap ararız. Bunlar:

1. Kime sunuş yapacağım?
2. Neden bu sunuşu yapacağım?
3. Neyi sunacağım?
4. Nasıl sunacağım?

Dinleyicileri Tanımak (Kime Sunuş Yapacağım?): Dinleyicilerimizi tanıma sürecinde dört farklı alana ilişkin bilgi toplamaya çalışırız. Bunlar değerler, gereksinimler, sınırlılıklar ve özellikler başlıkları altında toplanabilir. Dinleyicilerimizin değerlerini, gereksinimlerini, sınırlılıklarını ve özelliklerini öğrenebilmek için aşağıdaki soruların ya da benzerlerinin cevaplarını aramalıyız:

1. Sunuşa kaç kişi katılacak?
2. Nerede çalışıyorlar? Ya da ne iş yapıyorlar?
3. Kaçı konuya ilişkin deneyimli?
4. Sunuşa neden katılacaklar?
5. Sunuş sonunda bu bilgileri nerede, ne zaman ve neden kullanacaklar?
6. Sunuşta aktaracağım görüşlere ne oranda katılabilir ya da karşı olabilirler?
7. Sunuşta beni zorlayabilecek ne tür sorular sorabilirler?

Sunuş Nedenini Saptamak (Neden Bu Sunuşu Yapacağım?): Sunuşu gerçekleştirme nedenimiz çeşitli olabilir. Ancak bu amaçları aslında dört genel amaca indirgeyebiliriz. Bunlar eğlendirmek, eğitmek, ikna etmek ve bilgilendirmektir. İletişim alanında bir sunuş ya ikna etmek ve bilgilendirmek amaçlarından birine sahiptir.

Düşüncelerimizi (İçeriği) Düzenlemek (Neyi, Nasıl Sunacağım?): İçeriği düzenlemek için sekiz basamaktan oluşan şu tekniği izlemek mümkündür:

1. Beyin Fırtınası Gerçekleştirmek
2. Destekleyici Düşünceleri Saptamak
3. Kazançları Belirlemek
4. Görsel Materyalleri Tasarımlamak
5. Dinleyici Notları Hazırlamak
6. Çarpıcı Bir Giriş Planlamak
7. Akılda Kalıcı Biçimde Sonlandırmak
8. Dinleyicilerin Sorularına Hazırlanmak

Birinci adımda, beyin fırtınası gerçekleştirilmektedir. Bu adımda aktarmak istediklerimizin ve gerekli olduğunu düşündüklerimizin hepsini yazmalıyız. Olabildiğince çok düşünceyi yazdıktan sonra, sunuşta vurgulamamız gereken önemli ana düşünceleri çekip çıkarmalıyız.

İkinci adımda, destekleyici düşünceleri saptamalıyız. Bu adımda ana düşünceleri destekleyecek veriler, istatistikler, görüşler, araştırma sonuçları gibi açıklamalara yer verilmelidir.

Üçüncü adımda, kazançları belirlemek gerekmektedir. İnsanlar sunuşlara katıldıklarında ne gibi kazançlar elde edeceklerini öğrenmek isterler. Özellikle ikna etme hedefi olan sunuşlarda dinleyicilere istediklerimizi yaptıklarında ne kazanacaklarının açıkça belirtilmesi gerekir.

Dördüncü adımda, görsel materyalleri tasarımlamak yer almaktadır. Sözel açıklamalarımızı destekleyen bu görseller, tahta ya da panoya asılan basit bir çizimden, saydam, dia, elektronik görüntü ve hatta videodaki bir hareketli görüntüye kadar çeşitli biçimlerde olabilir.

Beşinci adımda, dinleyici notları hazırlanmalıdır. Sunuşa katılan dinleyicilere sunuş notlarını dağıtmanın önemli noktaların vurgulanması, yapılması gerekenlerin adım adım özetlenmesi, sunuş sırasında kullanılan görsel materyallerde yer verilemeyen verilerin sunulması gibi çeşitli yararları vardır.

Altıncı adımda, çarpıcı bir giriş planı yapmak vardır. Girişlerin sunuşa ilişkin ön bilgi vermek ve dikkati çekmek olmak üzere iki temel işlevi vardır. Çarpıcı bir giriş için sık yararlanılan yöntemlerden bazıları anekdot anlatmak, fıkra ya da şaka ile sunuşa başlamak, soru sormak, bilimsel bir veri kullanmaktır.

Yedinci adımda, akılda kalıcı biçimde sonlandırmak yer almaktadır. Sunuşu akılda kalıcı biçimde sonlandırmak çarpıcı bir giriş yapmak kadar önemlidir. Bu bölümde, sunuşta vurgulanan ana düşüncelerin tekrarlanması gerekir. Eğer gerekirse, geleceğe ilişkin kestirimlere ve dinleyicileri düşünmeye itecek sorulara da bu bölümde yer verilebilir.

Sekizinci adımda, dinleyicilerin sorularına hazırlanmak gerekmektedir. Dinleyiciler, sunuşa ne kadar etkin katılırlarsa sunuşlar o kadar etkili olur. Dinleyicilerin soru sorması, sunuşun herhangi bir anında olabileceği gibi sunuş sonuna da bırakılabilir. Dinleyicilerin sorularını ne zaman sormalarına fırsat tanıyacağınıza karar verdikten sonra, ne tür soruların sorulabileceğini kestirmeli ve bunları nasıl cevaplayacağınızı düşünmelisiniz.

Görsel Materyalleri Geliştirmek Ve Kullanmak

Görsel materyaller, tahta ya da panoya asılan basit bir çizim, saydam, dia, elektronik görüntü ve hatta videodaki bir hareketli görüntüye kadar çeşitli biçimlerde olabilir. Artık günümüzde çoğunlukla bilgisayar ve veri/görüntü yansıtıcı yardımıyla elektronik görüntüler kullanılmaktadır.

Görsel Materyalleri Oluşturmak: Görsel materyalleri oluştururken dikkat edilecek temel kural basit ve sade olmalarına dikkat etmektir. Görsel materyallerin basit ve sade olmasını sağlayabilmek için şu noktaları göz önünde bulundurmalıyız:

• Kullanacağınız görsel materyal sayısında cimri davranın.
• Olabildiğince iletileri görselleştirin, metinlerden kaçının.
• Her görselde yalnız bir düşünceyi vurgulayın.
• Metin ve sayıların görünür olmasını sağlayın.
• Renk kullanımında dikkatli davranın.
• Görülmesi kolay resim ve çizimleri tercih edin.
• “Olsun” diye görsel kullanmayın.
• Görsel algıyı kolaylaştırın.
• Tutarlı davranın.

Görsel Materyalleri Kullanmak: Sunuş sırasında kullanacağımız araçların bizim önümüze geçmesine engel olmalı ve dinleyicilerle göz temasını kaçırmamaya dikkat etmeliyiz.

Sunuşu Gerçekleştirmek

Etkili bir sunuş gerçekleştirmenin temel koşullarından biri görünüm ve konuşma açısından olumlu bir izlenim yaratmaktır.

Görünüm: Görünümünüz ile dinleyicilerde olumlu bir izlenim yaratabilmek için uyulması gereken ana kural aşırılığa kaçmamaktır. Bayanlar için görünüme ilişkin şunlar önerilmektedir:

• Giysiler, ne bol ne de çok dar olmalı, tam vücuda oturmalıdır.
• Dikkatin dağılmasına yol açabilecek olan tür kumaşlardan yapılmış giysiler tercih edilmemelidir.
• Hareket ile birlikte ses çıkaran, ışık altında çok parlayan, sağa sola sallanan takıların dikkatin dağılmasına yol açabileceği unutulmamalıdır.
• Makyaj, kişiye katkı sağlayacak biçimde ve sade olmalıdır.
• Saç rengi, giysiler ve takılar arasında renk uyumuna dikkat edilmelidir.

Erkeklere yönelik öneriler ise şunlardır:

• Takım elbiseler tercih edilmelidir.
• Dinleyicilere bağlı olarak ceket düğmeleri iliklenebilir.
• Kravat rengi seçerken, göz ve yüz rengi uyumuna dikkat edilebilir.
• Ayakkabılar, giysilere uygun renkte ve modelde, rahat ve boyalı olmalıdır.
• Saç, sakal, bıyık yeni kesilmiş ve taranmış olmalıdır.

Konuşma: Bazı kültürlerde farklılık göstermesine karşın çoğunlukla, konuşurken karşıdaki kişinin gözlerine bakmak kendine güven izlenimi ve samimiyet duygusu oluşturur. Göz teması gibi olumlu izlenim yaratmayı sağlayan diğer bir etken de ses tonudur. Monoton bir ses, dikkatin kolay dağılmasına yol açabilir. Normal konuşma hızından daha hızlı ya da yavaş konuşmak da sunuşun etkili olmasını engelleyebilir. Yüz hareketlerinden (mimiklerden) yararlanılırken aşırıya kaçılmamasına ve doğallıktan uzaklaşmamaya çalışılmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

İçeriğe ilişkin sık yapılan hatalar şunlardır:

• Net ve açık bir hedef belirlememek
• Dinleyicilerin özelliklerini dikkate almamak
• Sunuşun başında dinleyicilere konuyu uygun biçimde tanıtmamak
• Anahtar kavramları ya da teknik terimleri tanımlamamak
• Sunuş için öngörülen zamana sığmayacak kadar çok bilgiyi aktarmaya çalışmak
• Kendini tekrar etmek
• Zamanı doldurmak için içeriği yaymaya çalışmak
• Çok fazla ve gereksiz ayrıntıya girmek
• Çok fazla ya da yetersiz sayıda görsel materyal kullanmak
• Soru ve tartışmalara olanak tanımamak
• Ana düşünceler arasında geçişi vurgulamamak

Düşünce ve bilgilerin aktarımında ise karşılaşılan hatalardan bazıları şunlardır: Konuyu istekli bir biçimde sunmamak, ses tonunu ayarlayamamak, dinleyicilerin ilgisini dağıtacak hareketlerde bulunmak, sunum esnasında uygun yerde durmamak, dinleyicilerle göz temasında bulunmamak, “ııı”, “aaa” gibi duraklama sesleri çıkarmak, dinleyicilerin anlamayacağı bir dil kullanmak.