Havayolu İşletmelerinde Operasyonel Planlama Dersi 1. Ünite Özet

Yönetime İlişkin Temel Kavramlar

Örgütler, amaç ve hedeflerine ulaşabilmek için, başta insan kaynağı olmak üzere, eldeki kaynaklarını ne zaman ne miktarda ve nasıl kullanacağını araştırmak durumundadırlar. Havayolu işletmeleri de birer iş örgütüdür ve yönetilmeleri gerekir.

Amaç belirleme, amaçlara varabilmek için kimin neyi, nerede, ne zaman, neden, hangi kaynaklarla ve nasıl yapması gerektiğini önceden kararlaştırma süreci olan planlama, yönetimin birincil işlevidir.

Yönetim : Bir örgütün ya da işletmenin, amaçlarını gerçekleştirmek için sahip olduğu üretim kaynaklarını (insan, uçak, slot, sermaye, bilgi gibi) etkili ve verimli bir şekilde kullanması olarak tanımlanmaktadır.

Yönetici: Yönetim süreci kapsamındaki işleri yapan kişiler ise yönetici olarak adlandırılır; kısacası başkaları aracılığıyla iş gören kişi yöneticidir.

Yönetimin İşlevleri: Amaçlara varmaya çalışırken yönetim kapsamında yürütülen faaliyetlerdir. Bu işlevler:

• Planlama
• Örgütleme
• Yöneltme
• Koordine etme
• Kontroldür.

Bu işlevleri kısaca tanımlayalım:

1. Planlama: İşletmenin amaçlarının belirlenmesi ve bu amaçlara ulaşabilmek için gerekli yol ve araçların tespit edilmesini kapsar.
2. Örgütleme: Planları hayata geçirecek yapının kurulması için yapılacak işlerin ortak özelliklerine göre bir araya getirilip işletmenin bölüm ve alt birimlerinin oluşturulmasını kapsar.
3. Yöneltme: İşleri yapacak çalışanları eyleme geçirme çabalarından oluşur.
4. Koordinasyon: İnsanların çabalarının birleştirilmesi, zaman bakımından ayarlanması, faaliyetlerin ortak amaca ulaşmak için düzenlenmesi ve birbirlerini desteklemelerinin sağlanmasıdır.
5. Kontrol; Performans ölçümü, sonuçların amaç ve hedeflerle karşılaştırılması, bunlardan geribildirim üretilmesi ve düzeltme gibi işlemleri kapsar.

Karar Verme: Bir problemi çözmek için ya da bir amaca ulaşabilmek için belirlenen alternatifler arasından seçim yapma süreci anlamına gelmektedir. Bu sürecin sonunda yapılan tercih ise karar olarak adlandırılır. Karar verme süreci şu şekildedir:

1. Amaç Belirleme ya da Sorunları Görme Konusunda Farkındalık
2. Algılama, Amaç Belirleme veya Sorun Tanımlama
3. Amaç veya Sorunları İrdeleme, Öncelik Belirleme
4. Alternatif Belirleme
5. Alternatifleri İrdeleme ve Değerleme
6. Seçim Ölçütünü Belirleme ve Seçim Yapma (ayrıca bakınız: s: 6, Tablo 1.1).

Kararları sahip oldukları bazı özelliklerine göre sınıflandırmak mümkündür. Bazı karar türleri şunlardır:

• Stratejik ve operasyonel kararlar,
• Yapılandırılabilen ve yapılandırılamayan kararlar,
• Alt ve üst kademe kararları,
• Belirlilik ve belirsizlik koşulları altında verilen kararlar.

Planlamaya İlişkin Temel Kavramlar

Planlama yönetimin birincil ve en önemli işlevidir. Planlama : Varılmak istenen yeri, gerçekleştirmek istenenleri, oraya varabilmek için ya da gerçekleştirmek istenenleri başarabilmek için kaynak dağılımının nasıl yapılacağını ve tüm bunlar için yapılması gereken işleri kararlaştırma sürecidir.

Plan: Bu sürecin sonucunda ise plan adı verilen kararlar topluluğu elde edilir. Planlama bir süreç, bu süreç kapsamında elde edilen plan ise bir sonuçtur.

Planlamanın Özellikleri : Karar alma ve planlamanın en önemli özellikleri geleceğe dönük süreçler olmalarıdır. Yönetimin kontrol işlevi geçmişe, örgütleme, yöneltme ve koordinasyon işlevi daha çok bugüne, planlama ise geleceğe bakmayı ifade eder. Kısacası planlama, geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme işidir.

Tahmin: Gelecekte ne olacağını kestirme işi iken planlama gelecekte olması beklenen durum karşısında işletmenin ne yapacağına ilişkin kararlar alma sürecidir .

Planlamanın Amaçları ve Faydaları:

Planlamanın temel amaçları şunlardır:

• İşletmenin amaçsız kalmasını engellemek,
• İşletmenin misyonu ve vizyonu doğrultusunda doğru amaçlar edinmesini sağlamak,
• Amaçlara kıt olduğu bilinen kaynakları etkili ve verimli bir şekilde kullanarak ulaşmak,
• Gelecekte ortaya çıkacak olumsuz durumların yarattığı güçlüklere karşı hazırlıklı olmak,
• Gelecekte ortaya çıkacak durumların fırsatlarından yararlanmaya hazırlıklı olmak.

Planlamanın getirdiği faydalar ise şunlardır:

• Meşruiyet sağlama,
• Motivasyon sağlama,
• Etkili ve verimli kaynak kullanımı
• Kararlar için rehberlik etme,
• Eylemler için rehberlik etme
• Performans ölçümü için rehberlik etme

Planlama Süreci

Planlama süreci amaçlar sisteminin en üstünde yer alan misyon açıklaması ve vizyon tanımı ile başlamaktadır. Misyon ve vizyon, sonrasında belirlenecek amaçlara ışık tutar.

Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi: Planlama sürecinin birincil aşaması amaç ve hedeflerin belirlenmesidir. Halihazırda planların en önemli işlevi amaç ve hedeflere götürecek yolları göstermesidir.

Amaç ve Hedeflerin Tanımlanması: Amaç, gelecekte ulaşılmak veya gerçekleştirilmek istenen bir durumu, bir büyüklüğü ya da bir yeri ifade eder. Hedefler amaçlara erişmek için gerekli olan daha kısa dönemli, daha açık, somut, sayısal olarak ifade edilebilen ve ölçülebilir sonuçlara işaret etmektedir. Hedefler amaçlara ulaşabilmek için geçilmesi gereken ara noktalardır.

Misyon ve Vizyon Açıklamaları: Misyon arayışındaki süreç içinde işletmenin; kimlere, nerede, hangi süreçlerle, ne tip ürünleri sunmak için var olduğu, bunları yaparken iş felsefesinin ne olduğu ve hangi değerlerle karar alıp hareket ettiği, aynı işi yapan diğer işletmelerden temel farkının ne olduğu sorularına yanıt aranmaktadır. Vizyon ise işletmenin gelecekte olmayı hayal ettiği yer anlamına gelir.

Amaçların Sahip Olması Gereken Özellikler: Amaçların bazı özelliklere sahip olmasında fayda vardır. Bunlar:

• Amaçlar ulaşılamaz olmamalı fakat işletmeyi zorlamalıdır.
• Amaçlar belirgin ve ölçülebilir olmalıdır.
• Amaçlara ulaşmada zaman sınırı konulmalıdır.
• Amaçlar arasındaki öncelik sıralaması belirlenmelidir.
• Amaçlar yönetici ve çalışanları motive edici olmalıdır.
• Amaçlar birbiriyle uyumlu olmalıdır.
• Amaçların işletmenin misyon, vizyon ve kültürüne uygun olması gerekir.

Amaçların Sınıflandırılması: Amaçlar, öncelikle stratejik nitelikler taşıyıp taşımadıklarına göre sınıflandırılabilir. Bu amaçlar hiyerarşisi için bakınız (s:15, Şekil 1.1).

Varsayımların Belirlenmesi: Tahmin sürecinden sonra çeşitli varsayımlar ortaya atılır. Kaynak dağılımının nasıl yapılacağı ve yapılması gereken işlerin belirlenmesi ortaya atılan varsayımlar altında gerçekleştirilmelidir.

Amaçlara Ulaştıracak Seçeneklerin Belirlenmesi ve Seçim Yapılması: İşletme alternatifler arasından seçim yapabilmek için seçenekleri öncelik sıralamasına koymalıdır. Bunun için, öncelik belirleme ölçütlerine ihtiyaç duyulur. Maliyetleri azaltmak, emniyeti, güvenliği, itibarı, gelirleri, operasyonel verimliliği artırmak ya da çevresel etkileri en aza indirmek bu tür ölçütlere örnek olarak verilebilir.

Plan Türleri

Planlar, kapsadıkları zaman aralığına, hiyerarşik açıdan hangi tür amaçları gerçekleştireceklerine ve tekrarlanma sıklıklarına göre sınıflandırılabilir.

Planlama Ufkuna Göre Planlar: Planlama ufku, planların ne kadarlık bir süreyi kapsayacak şekilde yapıldığını ifade eden bir kavramdır ve planlama ufku dar olanlar daha kısa süreli planlara işaret etmektedir. Bu durumda planları uzun, orta ve kısa vadeli planlar olarak sınıflandırabiliriz.

Hiyerarşik Açıdan Planlar: Stratejik amaçlara ulaştırması öngörülen planlar stratejik plan olarak adlandırılmaktadır. Bu üstünlüğü uzun vadede sürdürülebilir kılan nedir? İşletmeler bu iki soruya cevap ararlar. Stratejik planların özellikleri şunlardır:

• Örgüt faaliyetlerinin çok geniş bir bölümünü kapsar.
• Çoğunluklu geniş bir coğrafi alanı ilgilendirir.
• Örgüt içindeki herkesi içine alır ve etkiler.
• Büyük miktarlarda yatırıma ya da finansal kaynak kullanımına yol açar.
• Uygulaması uzun bir zaman dilimini gerektirir.
• Üst düzey yöneticilerin sorumluluğunda ve rehberliğinde hazırlanıp uygulanır.

Stratejik ya da genel amaçlara ulaşmak için üretime yönelik planların (operasyonel planların) etkili bir şekilde yapılması gerekir. Operasyonel planların özellikleri ise şunlardır:

• Kapsadığı faaliyet alanı stratejik planlarınkine göre daha dardır.
• Çoğunlukla örgütün bir işlevsel bölümünü dolayısıyla çalışanların bir bölümünü etkiler (Uçuş operasyon bölümü ya da pilotlar gibi).
• Stratejik planın bütçesine göre daha mütevazi harcamalar gerektirir.
• Gerçekleştirilmesi genellikle bir yıl civarında bir zaman alır.
• Orta düzey yöneticilerin sorumluluğunda ve rehberliğinde hazırlanıp uygulanır.

Havayolu işletmelerinde operasyonel planlar, havayolu taşımacılığı hizmetinin üretilmesine yönelik süreçleri kapsarlar.

Taktik Planlar: Düzensiz operasyonu içinden çıkılamaz bir hâle getirmeden ve bekleyen yolcuları daha fazla mağdur etmemek adına yapılan planlardır. Taktik planların özellikleri şunlardır:

• Taktik planlar amaçlar hiyerarşisi içinde en alttakileri gerçekleştirmek için yapılır.
• Örgütün daha küçük bir kısmını ilgilendiren faaliyetleri içine alır.
• Sadece birkaç kişinin katılımı ile sınırlı kalabilir.
• Birkaç gün veya birkaç haftayı kapsayacak kadar kısa dönemli kararları kapsar.
• Alt düzey yöneticilerin sorumluluğunda ve rehberliğinde hazırlanıp uygulanır.

Tekrarlanma Sıklığına Göre Planlar: Plan tek bir kullanım için mi yoksa pek çok kez kullanılmak ve uzun bir süre kullanımda kalması için mi yapılır? Bu soruya verilecek cevap sürekli plan ve tek kullanımlık plan türlerini ortaya çıkartmaktadır.

Sürekli Planlar: Bir kez yapılıp uzun süre kullanımda kalan, kolay kolay değişmeyen, bu uzun zaman dilimi içinde ortaya çıkan pek çok ihtiyaç için sürekli kullanılan planlardır. Politika, başta yöneticiler olmak üzere, örgüt çalışanlarına, karar alırken seçenekler arasından tercih yapma ölçütü sunan bir plan türüdür. Yöneticiler karar verirken politikalar belirlemelidirler. Bu politikaları belirlemenin faydaları şunlardır:

• Benzer durumların her birinde tekrar karar almayı önler,
• Objektifliği ve tutarlılığı sağlar,
• Yöneticilerin karar ve davranışlarını tahmin edilebilir kılar,
• Yöneticiyi inisiyatif kullanması için teşvik eder,
• Kurumsallaşmayı destekler,

Tek Kullanımlık Planlar: Tek kullanımlık planlar zaman içinde tekrarlanmayan amaçlara ulaşmak için yapılan planlardır. İşletmelerde sıklıkla kullanılan programlar, bütçeler ve projeler tek kullanımlık plan kapsamına girerler.

Program : bir durumun ince detaylarını yer, zaman, şahıs ve yöntem göstererek belirleyen bir plan türüdür .

Bütçe: Tek kullanımlık bir plan çeşidi olan bütçe ise bir planda (örneğin bir programda) belirlenmiş her faaliyettin neden olacağı giderler ile sağlanacak gelirlerin rakamsal olarak parasal anlamda ifade edilmiş hâlidir.

Proje: Programla benzerlik gösteren proje diğer tek kullanımlık bir plandır. Proje, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde belirlenmiş amaçları gerçekleştirmek üzere kaynak ve faaliyetlerin planlanması sonucunda oluşan kararlar bütünüdür .