Verimlilik Yönetimi Dersi 7. Ünite Özet

Ekip Çalışması ile İlgili Kavramlar

Milattan önce beşinci yüzyılda yaşayan Konfüçyüs’ün en önemli kitabı olan “Konuşmalar”da ekip çalışması ile ilgili olarak şu ifadeler yer almaktadır: “Kimi insanlarla birlikte çalışabiliriz ama asıl konularda birlikte olmadığımızı anlarız. Asıl ilkelerde birlikte olabiliriz ama bunları uygulama konusunda anlaşmaya varamayız. Bunları uygulama konusunda anlaşsak da olaylar için yargıda bulunmakta ayrılabiliriz”. Ekip çalışmasının verimli ve yüksek performanslı olması isteniyorsa Konfüçyüs’ün şu sözleri akıldan çıkarılmamalıdır “Söyle ki duyayım. Göster ki göreyim. Bırak yapayım ki anlayayım”.

Ekip çalışmasıyla ilgili olarak sıkça karşılaşılan kavramlar; ekip, ekip geliştirme, ekip türleri, ekip ilişkilerinin analizi, ekip üyelerinin özellikleri başlıkları altında incelenebilir.

Ekip, ortak hedefleri olan ve bu hedeflere hizmet eden işler için çalışan bir grup bireyden oluşmaktadır. Ekiplerin varlık sebebi olan örgütsel görevler sona erdiğinde ekiplerin de yaşam seyri sona ermektedir.

Belirli bir grup insansan oluşan “ekip” kavramı açıklanırken genellikle şemsiye (kapsayıcı, geniş anlamlı) kavram olarak “grup” terimi kullanılmaktadır. Gruplar, informal ve formal olmak üzere iki ana kategoride değerlendirilmektedir. İnformal gruplar, bilinçli ve planlı kararlarla değil, örgüt içinde kendiliğinden, doğal olarak ortaya çıkan gruplardır. Formal gruplar, örgütün yapısı ve görev dağılımına göre oluşmuş yapılardır. Formal grupların bağlayıcı kuralları, hiyerarşik biçimi ve güç ilişkilerini düzenleyen bir yapısı bulunmaktadır.

Ekip ilişkilerinin analiz edilmesi, sosyometri gibi yöntemler aracılığıyla sağlanabilmektedir. Deneysel sosyoloji yöntemlerini uygulayarak ekip faaliyetlerini yürüten küçük gruplar arasındaki ilişkiler, bu tür yöntemler sayesinde ortaya çıkarılabilmektedir. Sosyometri, grup ilişkilerindeki sosyal ağların haritasını analitik olarak ortaya çıkaran bir tekniktir.

Yöneticiler, ekip çalışması bakımından olumsuz özelliklere sahip bireylere karşı dikkatli davranmak durumundadır. Ekip çalışanı olarak düşük verimlilikte çalışan birey, kişisel çalışmaları konusunda titiz olabilmektedir. Bu nedenle, bireyin kişisel (münferit/ferdi) çalışma ahlakı ve verimliliği ile ekip içerisindeki verimliliği arasında hiç umulmadık farklar ortaya çıkabilmektedir.

Ekip Çalışmasının Gereği ve Önemi

Ekip çalışması; yönetimin temel işlevlerinden biri olan “yöneltme/yürütme”nin bir gereği olup en zor ve aynı zamanda en önemli işlevlerinden biri olarak ön plana çıkmaktadır. Ekip çalışması denilince, belirli bir amaç için bir araya gelen bireylerin verimli bir şekilde çalışmaları ve bu çalışmaların etkinlik düzeylerini belirlemeye yönelik çabalar ifade edilmektedir.

Verimlilik sağlamada ve sorunları çözmede ekip çalışmasının çok büyük bir önemi vardır. Ekip çalışmasının yararları şunlardır:

• Ekip ve bireyler için gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler koyulabilir, bu hedeflere ulaşırken kendilerini geliştirebilirler.
• Çalışanlar ve işverenler, ekibin başarısı için birbirlerine destek olurlar.
• Ekip üyeleri birbirlerinin önceliklerine saygı duyar ve güçlük çıktığında el birliğiyle çözümlemeye çalışırlar.
• İletişim olanaklarının açılması ile yeni fikirlerin ifade edilmesi, daha gelişmiş çalışma yöntemlerinin uygulanması, sorunların ve kaygıların açıkça ve ayrıntılı olarak ortaya konulması teşvik edilir.
• Ekibin sahip bulunduğu uzmanlık sayesinde sorun çözümünde daha fazla etkinlik sağlanır.
• İhtilaf, doğal bir insani reaksiyon ve yeni fikirler için fırsat olarak değerlendirilir.
• Açık tartışmalar yoluyla sorunlar, fazla tahrip edici olmadan çözülür.
• Ekip üyelerinin bireysel ihtiyaçlarının tatmini ile grup üretkenliği arasında denge sağlanır.
• Ekip üyeleri, disiplinli çalışmanın önemini bilirler ve ekip standartlarını yakalamak için davranışlarını ayarlarlar.
• Ekip olarak etkili çalışmayı öğrenmek, kurumlar arası ilişkiyi geliştirir ve verimliliği artırır.

Ekipte bütünleşme ve iş birliği sağlayan başlıca etmenler;

• Ekip homojenliği
• Ekip olgunluğu
• Ekip büyüklüğü
• İç faaliyet sıklığı
• Net ekip hedefleri
• Rekabet veya dış korku

Ekip Çalışmasının Önündeki Engeller

Ekiplerin, pozitif sinerji oluşturma avantajları bulunmasına karşın, ekip kimliğinin, üyeleri tarafından benimsenememesi gibi nedenlerden dolayı bu durum olumsuzluğa dönüşebilmektedir.

İşletmelerde sıklıkla karşılaşılan ve ekip çalışması bakımından engel teşkil eden başlıca konular şu başlıklar altında incelenmektedir:

• Bireyden kaynaklanan engeller
• Gruptan kaynaklanan engeller
• Örgütten kaynaklanan engeller
• Yöneticiden kaynaklanan engeller

Ekip İçi Süreçler

Ekip çalışması, yönetimin çalışanlara olan güvenini göstererek bu sayede onlara karar verme ve sorunları düzeltme fırsatını vererek kalitenin iyileşmesi, verimliliğin ve kârlılığın artması gibi konularda sorumluluk yükleyen bir çalışma biçimidir. IBM, Hewlett-Packard, Toyota, Sony vb. lider firmalar gerek ürün kalitelerinin ve gerekse iş hayatının kalitesinin artırılması amacına yönelik olarak ekip çalışmasını yıllardır kullanmaktadırlar. Bu uygulamalar, insanı problemlerin kaynağı değil, çözümün bir parçası olarak gören ve yönetsel başarıyı sağlayan anlayışın tipik örnekleridir. Ekip işi süreçler; sorun çözme ve karar verme süreçlerinden oluşmaktadır.

Sorun Çözme Süreçleri

Genel anlamıyla sorun, bilinmeyen, yeterince anlaşılmamış bir konu, çözüm bekleyen, belirsizlik gösteren bir plan veya durumdur. Tanımlanan sorunlar, sorunu oluşturan alt başlıklara bölümlenerek çözümlenmelidir. Basit veya karmaşık olmasına bakılmaksızın bütün sorunların çözümü için planlama yapılmalıdır.

Organizasyonlarda ve ekiplerde istenmeyen sorunların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Sorunların nedenleri genellikle; değişiklik, belirsizlik, bilgi eksikliği, kaynak amaç uyumsuzluğu olarak belirtilmektedir.

Sorun çözme aşamalarında aşağıdaki sıra takip edilmelidir:

1. Sorunu tanımlama
2. Sorunun nedenlerini belirleme
3. Alternatif çözümleri belirleme
4. En uygun alternatifin seçimi ve uygulanması
5. Değerlendirme

Ekip çalışmasına katkı sağlayabilme potansiyeli bakımından ve yaygın olarak kullanılan başlıca sorun çözme teknikleri şunlardır:

• Etkileşim ekipleri
• Beyin fırtınası
• Nominal Grup Tekniği
• Elektronik toplantı

Karar Verme Süreçleri

Karar verme, istenilen amaca ulaşmak için var olan alternatifler arasında bir seçim yapmak üzere gerçekleştirilen zihinsel faaliyetleri ifade etmektedir. Karar verme, “seçim yapma” ile sonuçlanan bir süreçtir. Karar verme, özellikle yönetime konu olan her alanda olduğu gibi ekip çalışması alanında da kendine özgü bir husus olarak gündeme gelmektedir. Karar verme süreçleri alanındaki çalışmalarıyla Nobel ödülü alan Herbert A. Simon, “Yönetim, karar vermedir” diyerek bilinçli olarak tek yönlü bir vurgulama yapmış ve karar vermenin önemini ön plana çıkarmıştır.

Kararları, çeşitli kriterlere göre gruplandırmak mümkündür. En çok kullanılan sınıflandırma şu şekildedir:

• Kişi ve grup kararları
• Alt ve üst kademe kararları
• Stratejik ve operasyonel kararlar
• Programlanabilen ve programlanamayan kararlar
• Belirlilik ve belirsizlik şartları altında verilen kararlar

Ekip Çalışmasında Verimlilik

Ekip çalışmasının başta gelen özelliklerinden biri, ekip üyelerinin, kendi ekiplerinin üretimi ile bunun organizasyonun bütünsel üretim ve dışsal başarılarına katkısı arasında bağlantı kurmalarına yardımcı olmasıdır. Elde edilen başarıların tüm örgüte yansıması ve bunun görülebilmesi, çalışanların ekibe katkılarını artırmakta ve şevklendirmektedir. Ekiplerin, üstlendikleri faaliyetleri, iyi belirlenmiş hedefler doğrultusunda yürütmeleri ve diğer ekiplerin varlığının yarattığı rekabet duygusu, bireylerin içsel motivasyonları ve verimliliği için ön şartlardır.

Ekip çalışmasının verimliliğine yönelik olarak yürütülen araştırma sonuçları, uyumlu ekiplerin daha üretken olma konusunda önemli bir potansiyele sahip olduğu, ancak böyle bir ekipte verimlilik derece ve düzeyinin çalışma ekibi ile yönetim arasındaki ilişkilere bağlı olacağını öngörmektedir.

Yüksek verimlilik gösteren bir ekibin oluşabilmesi için belirli şartların yerine gelmesi gerekmektedir. Yüksek performanslı bir ekipte ortak hedefler ekip üyeleri tarafından tam olarak benimsenmektedir. Yüksek performanslı ekip oluşturabilmek için aşağıdaki unsurların yerine getirilmesi gerekmektedir:

• Ekip oluşturmak için planlama
• Ekip üyelerinin görevlendirilmesi
• Başlangıç toplantısı düzenleme
• Ekibin güçlü ve zayıf yönlerini teşhis etme
• Ekip havası oluşturma
• Etkili iletişim sağlama
• Etkili bir ödül sistemi oluşturma
• Ekip üyelerinin kaygılarını giderme

Gruplar ve ekipler yönetim açısından oldukça önemli olarak görülmektedir çünkü yöneticinin kendisi de bir gruba dahil olabilmektedir. Her yönetici, grup ve ekipleri yönetmek, bazı kararlarında ise hiç olmazsa onların varlığını ve tepkilerini dikkate almak zorunda kalmaktadır.