İş ve Yaşamda Motivasyon Dersi 4. Ünite Özet

Örgütsel İletişim Kavramı

İletişim, insanların toplu halde yaşamaya başlamalarından itibaren toplumsal etkileşimlerde rol oynayan sembolik mesajların karşılıklı ulaştırılmasıyla, bazı anlamları aralarında paylaşmaları sürecidir. Rekabetin yoğun yaşandığı iş ortamında kurumsal başarı, çalışanın işinden edindiği tatmin ve doyumun sonucunda ulaşılabilecek bir nokta niteliğindedir. Bu tatmin ve doyumun, diğer bir deyişle, iş gören motivasyonunun sağlanmasındaki önemli kaynaklardan biri çalışanların zamanında ve etkin bir biçimde bilgilendirilmesi ve boşlukların sağlıklı yollarla doldurulmasıdır. İş hayatında iletişim önemli bir yere sahiptir. Aşağıda iş hayatındaki beş önemli nokta sıralanmıştır:

• Çalışanlar patronlarıyla nasıl iletişimde bulunacaklarını öğrenmelidirler.
• Çalışanlar üstlerinden gelen mesajı almalı ve tepki göstermelidirler.
• Çalışanlar halkla nasıl iletişimde bulunacaklarını bilmelidirler.
• Çalışanlar iş arkadaşlarıyla nasıl uygun iletişimde bulunacaklarının yollarını bilmelidirler.
• Çalışanlar iletişimde kullanılan çeşitli elektronik aletleri nasıl kullanacaklarını bilmelidirler.

Örgüt (organizasyon), özünde bir grup insanın belli amaçlar doğrultusunda tasarlanmış işbirliğine dayanan birlikteliği ile oluşan toplumsal bir sistemdir. Örgütlerin değişim süreçleriyle ilgili çalışmaları çerçevesinde yapılan araştırmalarda saptanan sorunların başında “iletişimsizlik” yer almaktadır. İletişim sistemine ihtiyaç duyulmayan hiçbir sosyal oluşum ve iş düşünülemez. İletişim, kurum ya da birim yöneticisinin iş yaptırmak için kullandığı temel araçtır.

Ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen bireyler, gruplar, topluluklar ve örgütler için iletişim hayati bir öneme sahiptir. Bu da ancak örgütsel iletişim ile sağlanabilir. İletişimin yeterli olduğu bir örgütte, örgütün amaçlarının doğru olarak anlaşılmış ve kavranılmış olması, örgüt üyelerinin bu ortak amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda işbirliği içinde eşgüdümlü olarak davranma eğilimi içinde olmaları beklenilmektedir. Örgütte meydana gelen olaylar, interaktif olarak birbirini etkiler. Türk Dil Kurumu örgütü “Ortak bir amacı veya işi gerçekleştirmek için araya gelmiş kurumların veya kişilerin oluşturduğu birlik, teşekkül, teşkilat” olarak tanımlamaktadır. Türkçe Sözlükte ise örgüt kavramı, “ortak bir amacı ya da eylemi gerçekleştirmek gereğiyle bir araya gelmiş kurumların ya da kişilerin oluşturduğu birlik” olarak tanımlanmaktadır. Buna göre her an birlikte yaşadığımız, iç içe olduğumuz üniversite, belediye, fabrika, toplumsal yarar amacına yönelik dernekler gibi toplumsal birer örgüt olarak tanımlayabiliriz. Biçimsel örgüt olarak da adlandırılan bu toplumsal birimlerin gerçekleşmesi için örgütü oluşturan bireylerin ortak bir amacı, bu bireylerin işbirliği ve iletişim içinde olmaları gerekmektedir.

Örgütsel iletişim algılamalarına farklı görüşler bulunmaktadır. Bunlar:

• Örgütsel iletişim; içsel ve dışsal çevrenin her ikisi tarafından da etkilenen ve bu çevrelerin her ikisini de etkileyen birden çok ögeden oluşan açık bir sistemde ortaya çıkar.
• Örgütsel iletişim mesajları ve onların akışını, amacını, yönünü ve aracını içerir.
• Örgütsel iletişim insanları ve onların tutumlarını, duygularını, ilişkilerini ve becerilerini kapsar.

Örgütsel iletişim, hem yöneticinin iş göreni etkilemesini, hem de iş görenin yöneticiye yanıtını içeren çift yönlü bir iletişim süreci olarak gerçekleşmektedir.

Örgütsel iletişim ile ilgili farklı bir çok tanım bulunmaktadır. Bu tanımlarda ortak olan ve gereksinim duyulan noktalar ise şu şekilde sıralanabilir:

• Örgüt amaçlarını yerleştirme ve yayma,
• Örgütün başarısı için planlar geliştirme,
• İnsan ve diğer kaynakları en etkili ve verimli biçimde organize etme,
• İnsanların katkıda bulunmak isteyeceği bir iklim yaratma,
• Performansı kontrol etme.

Örgütsel iletişimin özellikleri şunlardır:

• Örgütsel iletişim, örgütsel amaçların gerçekleştirilmesiyle ilgilidir.
• Örgütsel iletişim, örgütü oluşturan öğeler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasını sağlar.
• Örgütsel iletişim, gelişmelere (toplumsal ve teknolojik açıdan) uyum sağlamaya çalışan bir sistemdir.
• Örgütsel iletişim, örgütün verimli ve etkin olarak yönetilmesine imkan sağlayan araçtır.
• Örgütsel iletişim tek yönlü değildir. Çünkü örgüt dinamik bir yapı içinde yer almaktadır.

Örgütsel İletişimin Amacı

Örgütsel iletişimin temeldeki amacı örgütsel amaçların başarılması ve bu yolda iletişimin temeli olan bilginin aktarılmasıdır. Bu noktada örgüt çalışanlarının gereksinim duydukları bilgiler şu şekildedir: Üst kademe yönetici gereksinimleri, orta kademe yönetici gereksinimleri , çalışanların iş hakkındaki bilgi gereksinimi, çalışanların kurum hakkındaki gereksinimleridir.

Örgütlerde interaktif iletişimin önemli olan 4 temel amacı şunlardır:

İşlerin koordinasyonu: Örgütsel ve yönetsel işlerin etkin olarak koordinasyonuna katkı sağlar,

Problem çözme: Örgütte çıkan problemleri aşmak,

Bilgi paylaşımı: İletişim, örgüt üyelerinin elde etmiş oldukları yeni bilgilerin diğer üyelerle paylaşımını sağlar,

Çatışmanın çözümü: Bireyler, gruplar ve departmanlar arasındaki çatışmanın giderilmesi etkin bir iletişim sayesinde olabilir.

Örgütsel İletişimin Önemi

Organizasyonlarda etkin iletişim iki nedenden dolayı önemlidir. Bunlardan ilki, iletişim sayesinde yönetimin planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontrol fonksiyonunu başarıyla yerine getirilir. İkincisi ise iletişim, yöneticilerin koordinasyon için zamanlarının büyük bir kısmını ayırdıkları bir yönetsel aktivitedir.

Örgüt içinde iyi düzenlenmiş bir iletişim ağı, çalışanlar için olsun, yöneticiler için olsun güdüleyici bir niteliğe sahiptir. Çalışanların algıladıkları örgütsel etkinlik ise kurumsal bağlılık ve motivasyon düzeylerine olumlu yönde katkı sağlamaktadır. Kurum üyeleri örgütsel rolleriyle ilgili olarak, kendilerinden beklenen görevlere ve örgütsel işlere katılımlarına ilişkin yararlı ve yeterli bilgi almaları durumunda, kurum üyeliğinin değerini algılamalarında da artış gerçekleşecektir.

Örgütsel İletişim İşlevleri

İletişimin Bilgi Verme İşlevi: Bu işlev kişiye dönük, yansız ve açıklayıcıdır. Çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri için onların ihtiyaç duydukları bilgiyi sağlama işlevini yerine getirir.

İletişimin Düzenleme İşlevi: Bu işlev, iletişimin kurumda düzenleyici politikaları yönetmesi ya da mesajların kurumun devamlılığını sağlamasıdır.

Bütünleştirici İşlevi: Ortak bir hedefe doğru görevlerin eş güdümüne, iş bölümüne, grup eş güdümüne ya da iş birimlerinin birleştirilmesine odaklanır.

Yönetim İşlevi: Üç amacı yerine getirmeye çalışır. İletişim; personelin neye ihtiyacı olduğuna, onları daha iyi duruma getirecek bilgiyi öğrenmeye, personelle ilişkiler geliştirmeye odaklanır.

İletişimin İkna Edici İşlevi: Yönetim işlevinin bir sonucudur. Burada yönetici çalışana özel bir şey yaptırma çabası içerisindedirler.

Sosyalleştirme İşlevi: Bu işlev kurumda iletişim ağlarıyla bütünleşme anlamına gelir. Bu işlev kimin kimle ne konuşması gerektiğini ayrıca ne konuşması gerektiğini ayrıca ne konuşmaması gerektiğini de belirtir. Kurumun resmi olmayan kurallarını belirtir.

Örgütsel İletişim Türleri

Temel olarak örgüt içindekiler ve dışındakiler olmak üzere ikiye ayırılmaktadır.

Örgüt İçi İletişim: Örgüt içinde biçimsel ya da biçimsel olmayan mesajların alınıp verilmesi örgüt içi iletişim olarak adlandırılmaktadır. Diğer bir değişle örgüt içi iletişim, bir kurum içinde bilgi ve fikirlerin alınıp verilmesine karşılık gelmektedir. Örgüt içi iletişim, bireysel, bireylerarası ve gruplar arası iletişim boyutlarının yanı sıra örgütün dış çevre ile olan iletişim boyutunu da kapsar (Gürgen, s. 33).

Örgüt Dışı İletişim: Dış iletişim örgütün etkileşimde olduğu toplumun farklı katmanlarını içerebilir. Dış iletişimde şirketler sürekli olarak müşterilerle, satıcılarla, dağıtıcılarla, yatırımcılarla, gazetecilerle, topluluk temsilcileriyle, diğer ticari kuruluşlar ve hükümet görevlileriyle mesaj alışverişinde bulunurlar.

Kurumlarda İletişim Sürecinin İşleyişi

Örgütsel iletişim, örgüt yönetiminin en önemli aracı olup planlama, eşgüdüm, karar verme, güdüleme ve iletişim işlevinin sürdürülmesinde etkin bir rol oynar. İletişim ve bilgi işleme teknolojilerindeki gelişmelerin genel olarak yaşamı ve özel olarak organizasyon yapıları ve işleyişini büyük ölçüde etkilediği bilinmektedir. Bu gelişmeler sonucu “bilgi toplumu” ortaya çıkmıştır.

Yapısal bakımdan biçimsel ve biçimsel olmayan iletişim kanalları olarak ikiye ayrılır.

Formel (resmi-biçimsel) iletişim, örgütte örgütsel kurallar içinde ve örgütün amaçları doğrultusunda belli kalıplara göre işleyen iletişim biçimidir.

Biçimsel iletişimin amacı, grup için gerekli bilgi ve anlayışı sağlamak, çalışanların işten tatmin olmaları için istenen tutumu oluşturmak ve ilgililere gerektiğinde bilgi üretmektir. Biçimsel iletişim kanalları şunlardır:

Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim: Üstten asta doğru bir iletişim mevcuttur. Çalışanlar ast, gözetimciler, yöneticiler veya patronlar ise üsttür. Örgütte bütünlüğün sağlanması için yukarıdan aşağıya doğru gelişen otorite ilişkilerinin iyi düzenlenmesi gerekir. Bu iletişim aşağıdaki amaçların gerçekleştirilmesine yönelik bilgi akışını sağlamaktadır:

• Göreve ilişkin buyruklar ve görevin nasıl yürütüleceğini betimleyen yönergeler
• Çalışma koşulları konusunda gerekli bilgiler,
• Astların başarılarının değerlendirilmesi,
• Örgütün amaçlarının kurum üyelerine benimsetilmesi için gerekli bilgiler,
• Yürütülen görevin bütün örgüt içindeki yerini ve görevin neden var olan yöntemlerle yürütülmesi gerektiğini betimleyen bilgiler,
• Geri besleme bilgileri bu amaçlar arasında yer almaktadır.

Yukarıdan aşağıya iletişim çeşitli şekillerde gerçekleşir bunlar: İş emirleri, Emirlerin gerekçeleri, Örgüt prosedürleri ve politikaları, Örgüt amaçları, Performans değerlendirmesidir.

Aşağıdan Yukarıya Doğru İletişim: Daha alt birimlerde çalışanlardan üstlerine doğru gerçekleşen iletişimdir. İş görenlerin yöneticileriyle kurduğu iletişimi kapsar ve temel amacı yönetimi örgütsel çalışmalarla ilgili olarak bilgilendirmektir. Katz ve Kahn’a göre aşağıdan yukarıya doğru iletişimde;

• Bireyin kendisi, performansı ve sorunları hakkında bilgiler,
• Diğer çalışanların sorunları hakkında bilgiler
• Örgütsel politika ve uygulamalar hakkında bilgiler,
• Yapısal işlerin nasıl yapıldığı ve nasıl yapılacağı konusunda bilgiler akar.

Aşağıdan yukarıya doğru iletişimi engelleyen etmenler şunlardır: Fiziksel uzaklık ve erişilmezlik, her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması, yöneticinin davranışı, yöneticinin statüsü ve gelenekler.

Yatay İletişim: Yatay iletişim, aynı kademedeki yöneticilerin, ortaklaşa bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan karşılıklı olarak kendilerini ilgilendiren konularda işbirliği yapmaları durumunda gerçekleşen kurumsal iletişim biçimidir.

Çapraz (Diyagonal) İletişim: Örgüt hiyerarşisinin farklı düzeydeki departmanlarının, basamaksal kanalları kullanmadan gerçekleştirdikleri iletişimdir. çoğunlukla uzun olan dikey iletişim kanallarının sakıncalarının giderilmesi ve olağanüstü durumlarda kısa sürede iletişimin gerçekleştirilebilmesi açısından önem taşımaktadır. Çapraz iletişim, farklı çalışma birimlerindeki birbirinin astı ya da üstü olmayan çalışanlar arasındaki bilgi alışverişidir.

Kurumlardaki iletişim kanallarından ikincisi de biçimsel olmayan iletişim kanallarıdır. Enformel (resmi olmayan) iletişim, resmi yollarla kurulmayan, yüz yüze veya telefonla örgütün farklı kademeleri arasındaki çalışanlar arasında gerçekleşen iletişimdir. Biçimsel iletişim, örgütün faydacı gereksinimlerini karşılarken, biçimsel olmayan iletişim, iş görenlerin insani amaçlarla iletişim kurma gereksinimlerinin sonucunda gerçekleşir. Biçimsel yapı “olması gerekeni”, biçimsel olmayan yapı ise “olanı” gösterir. Biçimsel olmayan iletişimin temel işlevi, sosyal ilişkilerin korunması, kişisel bilgi, dedikodu ve söylentinin örgüt içinde yayılmasıdır

Kurumlarda İletişim Biçimleri ve Araçları

Örgütlerde kişilerarası iletişim genel olarak sözlü, sözsüz ve yazılı olmak üzere üç biçimde gerçekleşir.

Sözlü İletişim: Konuşma dili olarak da adlandırılır. Sözlü iletişim; yüz yüze görüşmeler, sözlü sunumlar, telefonla görüşmeler, komiteler ve oryantasyon programları VB. gibi çeşitli biçimde kurulur.

Sözsüz İletişim: Yüzdeki anlamları, göz hareketlerini, duruşu, giyinmeyi, sesin özelliklerini içeren birçok yönleriyle en ilkel toplumsal davranış diye tanımlanan “beden dili” olarak da bilinir. Sözsüz ileti kaynakları görünüşü, davranışları; dokunuşu; yeri ve zamanı kullanışı içerir.

Yazılı İletişim: Örgütsel açıdan yazılı iletişim, hiyerarşik basamaklarda mesajın tahrip edilmesini önlediği için son derece önemli görülmüştür. Mektuplar, memorandumlar, raporlar, özetler, makaleler, tutanaklar, basın bildirileri ile el yazısı, basılı notlar ve bilgisayar ağı gibi elektronik ortamla gönderilen çeşitli yazılı mesajları içerir.

Örgütsel iletişim araç ve yöntemlerini tek ve çift yönlü olmak üzere iki grupta toplayabiliriz:

• Tek yönlü iletişim araç ve yöntemleri: Örgüt içi süreli yayınlar, broşür, bülten, el kitapları vb., mektuplar, afişler ve duyuru panoları, dilek kutuları, eğitsel faaliyetler-konferans ve seminerler, telefon enformasyonu, kapalı devre radyo ve televizyondur.
• Çift yönlü iletişim araç ve yöntemleri: Danışma ve iş görenlerle ilişki büroları, üst düzey yöneticilerinin bölümleri ziyaretleri, iş görenlerin ailelerine yönelik iletişimdir.