Toplantı Ve Sunu Teknikleri Dersi 7. Ünite Özet

Giriş

Etkili bir sunum gerçekleştirmek öncesinde çalışma yapılmasını gerektirir. Bu çalışmaları sunum hazırlık sürecinde ele almak mümkündür. Sunum bileşenleri olarak sunumun planlanması, hazırlanması ve gerçekleştirilmesi aşaması sayılabilir. Planlama, başarılı bir sunum hazırlamada kritik bir adımdır. Etkili planlama, içeriğin toplanmasına, mantıklı bir sıralamaya konmasına ve sonuç odaklı bir şekilde sunulmasına yardımcı olur. Dinleyicileri etkileyen açık ve net bir sunum gerçekleştirmek için hazırlık yapılması gerekir. Anlatacaklar net değilse dinleyicilerin ikna edilmesi mümkün olmaz. Dinleyiciler ikna edilemezse, amacınızı gerçekleştiremezsiniz. Yani fikirler başkalarına ulaştırmalı ve bilgi paylaşılmalıdır. Etkili bir sunum yapmanın en iyi yolu kapsamlı hazırlık yapmaktır. Sunumun planlamasını ve hazırlığını ne kadar iyi yaparsak yapalım sunumu gerçekleştirme aşamasında topluluk önünde sunum yapacak kişilerin sıklıkla sıkıntı duyduğu heyecanla başa çıkma konusunda da kendimizi hazırlamamız gerekir. Etkili bir sunuş gerçekleştirebilmek için sunuma iyi hazırlanmanın yanı sıra kendimiz rahatlatma yollarını da kullanarak bu kaygının üstesinden gelmemiz gerekmektedir.

Sunuma Hazırlık

Sunumu gerçekleştirecek konuşmacının başarılı bir sunum yapmasındaki hazırlık sürecinde üç önemli adımdan söz edilebilir:

• Sunumu Planlama
• Sunum İçeriğini Hazırlama
• Sunumu Gerçekleştirme

Sunumların planlaması aşamasında öncelikle iletişim amacı belirlenmelidir ve bu amaca yönelik olarak hedef kitlenin analizi yapılmalıdır. Sunuş planını uygularken, sunum amacı, yeri, süresi dinleyici özellikleri, içeriğin hazırlanması görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir (Vural, 2007;86).

Bir sunumun planlanmasına yönelik üç önemli adımdan söz edebiliriz. Bu süreç, hedeflere ulaşan ve hedef kitlenin ihtiyaçlarını karşılayan bir sunum için gerekli zemini ortaya koymak üzere bir yönerge oluşturmaktadır.

• Sunum amacının belirlenmesi
• Hedef kitlenin özellikleri
• Görsel yardımcıların belirlenmesi

Sunum mümkün olduğunca basit ve amaca yönelik olmalıdır. Sunumlar genellikle büyük bir grup önünde sunulur ve sonuçlarının tartışılmasına olanak sağlar. Dinleyenleri etkilemek ve sunum amacına ulaşmasını sağlamak için verilecek olan bilginin sınırlandırılması gerekir. Çok temel noktalar ve onların alt noktalarıyla sınırlı biçimde yer verilmesi yeterli olacaktır. Bir sunum planında yapılacak ilk iş sunum amaç ve hedeflerinin tanımlanmasıdır. Birincil hedef, sunumun odak noktasını ve stilini belirlediğinden, birincil hedefin etki etmek mi yoksa bilgilendirmek mi olduğu belirlenmelidir. Sunum amacının belirlenmesi çalışması da bir süreç gerektirmektedir. Bu aşamada öncelikle sunum yapılacak konunun tanımlanması gerekir, konu çerçevesinde sunum hedefine karar verilir ve amaçlar saptanır. Bunlar sunuşun başarılı geçmesi için bir sunuş planlama aşamasında ilk olarak göz önünde bulundurulması gereken uygulamalardır. Sunum amacını belirlemek için üç nokta önemlidir.

1. Konunun tanımlanması
2. Hedefe karar verilmesi
3. Amacın belirlenmesi

Hedef kitlenin özellikleri hakkında da bilgi sahibi olunması sunumun planlanması aşamasında gereklidir. Dinleyicilerin ön bilgileri konusunda bilgiye ulaşılmalıdır. Ayrıca dinleyicilerin sayısının ve toplantıya kimlerin katılacağının önceden bilinmesinde yarar vardır.

Kitlenin özelliklerini, ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak, başarılı bir sunum yapmak için çok önemlidir. Kendinizi dinleyicinizin yerine koymak yerinde bir yöntemdir. Yapılacak olan sunuma katılacak olan dinleyiciler, görevler ve zorluklarla ilgili farklı düşünce, tutum ve yaklaşımlarla farklı insanlardan oluşur. Dinleyenlerin kim olduğu, ne bekleyebileceğini ve ne elde etmeye çalıştığını düşünerek tutum ve davranışlarındaki değişikliği etkilemek için ideal bir konuma gelinebilir. Hedef kitlenin düşünce ve duygularının nasıl değiştirilmesi gerektiğinin belirlenebilmesi için hedef kitlenin analiz edilmesi gerekir. Hedef kitleyi analiz ederken göz önüne almanız gereken dört öge vardır (Gerould, 1994:19):

1. Değerler
2. İhtiyaçlar
3. Kısıtlamalar
   • Siyasi
   • Mali
   • Bilgi
4. Demografik bilgi

Önemli olan bilgiyi her kitleye nasıl sunacağını belirlemektir. Sunum planlama sürecine hedef kitlenin özellikleri göz önünde bulundurularak başlanması gerekir. Bu amaçla bilinmesi gereken özellikler farklı açılardan da ele alındığında genel olarak şu özellikler karşımıza çıkmaktadır (Chan, 1998:27-28; Jacobs, 2004:20):

• Kitlenin boyutu
• Dinleyicilerin ilgili özellikleri
• Dinleyicilerin sunuşa katılma nedenleri
• Dinleyenlerin özel ihtiyaçları ilgi alanları ve endişeleri
• Dinleyenlerin hâlihazırdaki bilgileri
• Dinleyicilerden beklentiler
• Kitlenin konumu
• Sunucu ve dinleyici etkileşimi

Sunum İçeriğinin Hazırlanması

Sunum içeriğini oluşturmak için öncelikle hangi fikirlerin paylaşılacağına ve hangi ana noktaların önemli olduğuna karar verilmesi gerekir. Yapılacak sunumu sınırlandırmak ve etkili bir sunum gerçekleştirebilmek için belli noktalara odaklanılması gerekir. Sunumun planlama aşamasında bu odak noktaların saptanması işlemi gerçekleştirilmektedir. Bundan sonra yapılacak iş hedef kitle özelliklerini dikkate alarak sunumda verilecek bilgilerin yazılması yani sunum metninin oluşturulmasıdır. Sunulacak fikirlerin belli bir düzen içerisinde sunulması gerektiği unutulmamalıdır. Konunun düzgün ve etkili bir biçim ele alınmasını sağlayacak içerik oluşturulduktan sonra konuşma için de bir plan geliştirilmelidir. Konuşma sırasında açılış, geçişler ve sonuç bölümünde neler yapılacağını planlamak sorunsuz bir konuşma için önemlidir. Konuşmanın öncelikle gövde kısmının oluşturulması sonrasında giriş ve sonuç bölümlerinin tamamlanması önerilir. Bu gövdenin oluşturulmasına yardımcı olabilecek bazı öneriler şunlardır (Gerould, 1994:22-25; Silvis, 2014:5-13):

• Beyin fırtınası fikirleri: Sunumun gövde kısmına hangi bilgilerin ekleneceğine karar vermek ve bu bilgileri mantıksal bir sıraya göre düzenlemek için şu adımları izlenmelidir (Chan, 1998:37):
  • Birincil mesajınızı ifade eden bir cümle yazın
  • Birincil mesajınızı destekleyen gerçekleri ve fikirleri listeleyin
  • Anahtar noktaları belirleyin.
  • Anahtar noktaları özetleyip sıraya koyun.
  • Her anahtar noktasını destekleyen alt noktaları listeleyin
• İçerik Üzerine Karar Verme: Genellikle fikirleri hiyerarşik sıraya koymak için bir içerik planı oluşturmak yaygın bir uygulamadır (Vural, 2007:88): Sunumlarda ana noktaların sıralanmasında yol göstermesi açısından şu düzenlemelerden söz edilebilir (Vural, 2003:87; Gürüz&Eğinli, 2013:63):
  • Kronolojik düzenleme
  • Tarihsel düzenleme
  • Mekansal düzenleme
  • Konusal düzenleme
  • Neden-Sonuç ilişkisine göre düzenleme
  • İlişki ağları düzenlemesi
  • Problem-Çözüm düzenlemesi
  • Tümevarım yöntemiyle düzenleme
  • Alt Noktaların Belirlenmesi
• İçeriğin toplanması ve kaynak kullanımı: Bir sunum oluştururken yararlanılabilecek kaynaklar şunlar olabilir:
  • Konuşmacının deneyimi
  • Daha önce yapılmış araştırmalar
  • Yüzyüze görüşmeler
  • Kurumsal Bilgiler
  • İnternet

Etkili sunumların tümü, hedef kitle için uygun olan anlamlı içerikler üzerine kuruludur. Önemli bilgileri atlamaktan kaçınmak için, öncelikle her şeyin ayrıntılı bir listesini oluşturulmalı ve konuşulacaklar buradan seçilmelidir. Konu hakkında bilinenler gözden geçirilir ve mantıklı bir sırayla yazılır. Konu hakkında en yeni bilgiler araştırılarak bildiklerinize eklenir. Yenilikçi, orijinal bilgileri ortaya çıkarmak yeni bir perspektif sunacak ve hedef kitlenizle en son bilgileri paylaşmanıza fırsat sağlayacaktır. Kapsamlı araştırma, sunumun yapılması için sağlam bir temel sağlar ve önemli anahtar noktalardaki destekleyici verilerin yakalanmasına yardımcı olur. Araştırılan bütün bilgiler güncel ve güvenilir olmalıdır (Silvis, 2014:12).

Elde Edilecek Faydalar: İkna edici sunumlarda, dinleyenlere, sunduğunuz ya da önerdiğiniz şeyi yaparlarsa elde edecekleri faydaları özellikle belirtmek gerekir. Avantajlar genellikle sununun gövdesine yerleştirilir. İkna edici bir sunum düzenlemenin alternatif bir yöntemi, faydaları ana noktalar olarak kullanmanız olabilir. Bundan sonra sunuma ne ekleneceğine karar verilir. Sunum için bir düzen oluşturulduktan sonra, görsel yardımları nerede ve nasıl kullanılacağına karar verilmelidir (Gerould, 1994:25).

Konuşma Planı Oluşturma

İyi bir konuşma planı oluşturmak için giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin oluşturarak metin yazımı gerçekleştirilir. Sunumları planlarken, genel olarak giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin her birinde neler yapılması gerektiğine karar verilir. Giriş, kısa, ilgi çekici olmalıdır. Dinleyici ile olan bağı kurulmalı ve dinleyicilerin dikkatini çekecek biçimde sunulmalıdır. Ayrıca samimi bir yaklaşım izlenmelidir. Gelişme bölümünde ise bir fikir uyumu ve ortaklığını gözetecek biçimde bilgilerin sunumu gerçekleştirilir. Sonuç ya da kapanış bölümünde ise kapanış cümlelerine yer verilir ve önemli konuların vurgulanması gerçekleştirilir. Konuşma planı, dinleyenlerin ilgisini teşvik etmeye, bir bağlam oluşturmaya ve insanları ne söylemeyi düşünmenize yardımcı olabilir. Adım adım bir konuşma planı sürecini izlemek sunum taslağı geliştirmenize yardımcı olurken, benzer bir süreç sunum taslağını- zı bir senaryoya veya not setine genişletmenize yardımcı olabilir (Chan, 1998:37).

Giriş bölümünde, açılış konuşması yapılır sonra sunum hedefi verilir ve seyirci için önemine yer verilir. Sunumun ana hatları hakkında bilgi verilir. Başarılı bir giriş yapılabilmesi için kısa olmalı, ilgi çeken bir konuyla konuşmaya başlanmalı ve dikkat çekilebilmeli, samimi bir konuşma tonu kullanılmalıdır (Vural, 2007; 91). Giriş bölümünde öncelikle yapılacak sunumla ilgili tanıtımların yapılması gerekir. Tanıtımlar iki önemli işlevden oluşur(Gerould, 1994:27):

• Gerekli bilgileri sağlamak
• Dikkat: Dikkat çekilmesi aşamasında kullanılabilecek uygulamalar şunlar olabilir:
  • Teknik arka plan
  • Anekdot
  • Mizah
  • Soru sormak
  • Şok anlatımlar
  • Teklifler

Açılış, kitleyle iletişim kurduğunuz ve en önemli mesajınızı ilettiğiniz yerdir. İyi bir açılış seyirciyi rahatlatır, dikkatini çeker ve onlara ne anlatılacağı konusu için hazırlar. Etkili bir açılışın faydaları: (Chan, 1998:58)

Kitlenin dikkatini çeker ve insanların yerleşmesine yardımcı olur,

• Sesi ayarlar: resmî, gayrı resmî, güler yüzlü, rahat, eğlenceli, ciddi,
• Uyum kurmaya yardımcı olur,
• Gerekli arka plan bilgisi sağlar,
• Dinleyicilere kim olduğunuzu söyler ve itibarını belirler,
• Dinleyicilerin neden orada olduğunuzu söyler,
• Ana noktanın önemini ortaya koyar (Onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin),
• İnsanların endişelerini kabul etmenizi ve tanımlamanızı sağlar,
• Sunum içeriğinin ve biçiminin önizlemesini sağlar.

Gelişme ya da gövde bölümünde ise ana noktalar sıralanır. Her bir ana nokta alt noktalar içerebilir ve bu alt noktalar, çeşitli fikirlerle destelenmelidir. Planlama aşamasında bu ana başlıklar ve alt noktalar bir liste halinde sıralanır (Picardi, 2001;53). Destekleyici fikirlere ait ipuçları yine bu alt noktaların altında listelenmelidir. Gelişme bölümünde yer alacak metinleri planlarken fikir uyumu ve ortaklığına dikkat edilmelidir (Vural, 2007; 92). Konuşma süresinde ortaya konacak fikirler birbirini ve ana fikri destekleyecek nitelikte olmalıdır. Konunun özü bu gövde kısmında verilmelidir. Tüm konuşma bu mesaj etrafında geliştirilmelidir. Önemli noktaların tanıtılması dinleyenlere sunumla ilgili mesajınızın faydaları bu bölümde ele alınmaktadır. Konuşmanın bu kısmı sununun çoğunluğunu oluşturuyorsa da, mesajın açık ve kısa tutulması gerekir. Geçişler, bölümden bölüme ve noktadan noktaya düzgün hareket etmenize yardımcı olur. Geçişler, temel noktalarınızı birbirine bağlar ve dinleyenlere hareket edeceğinizi bildirir. Temel fikri, ana fikre taşıdığınızda ve bir tartışmadan bir etkinliğe geçtiğinizde geçişe ihtiyacınız olacaktır. Geçişler, mola vermek veya sorular ortaya çıkarmak için fırsatlar sunar. Bunları ayrıca etkinlikler ve konuşmacılar tanıtmak için de kullanırsınız. Konular arasında geçiş yaparken etkili bir bağlantıyı kullanmak gerektiğinde bazı olgulardan, dikkat toplayıcılardan yararlanılabilir (Chan, 1998:58):

• Kişisel deneyimler
• Gerçekler
• Alıntılar
• İstatistikler
• Tarihsel öyküler
• Örneklemeler
• Şaşırtıcı istatistikler veya olgular
• Son haberlere referans verme
• Anekdotlar

Sonuç bölümünde sunumun bir özeti sunulmalı ve önemine dikkat çekilmelidir. Raporda yer alan sonuç ve öneriler gibi kısa bir biçimde tekrar verilmelidir. Sunuş mutlaka kapanış cümleleri ile tamamlanmalıdır. Bazı sunumlar için kapanış neredeyse açılış kadar önemlidir. Kendi sunumunuz için kapanış hazırlarken göz önüne almanız gereken bazı noktalar şunlardır:

• Bir kapanış hazırlayın
• Ana noktayı ve belki de ana destek noktalarını daima yeniden ifade edin
• Sonar ne olacağını açıkça söyleyin
• Uygunsa harekete geçme çağrısı yapın
• Seyircilere teşekkür edin

Üç aşama hâlinde sunum dosyasında yer alacak bilgiler planlandıktan sonra, sunum dosyası hazırlanmaya başlanabilir. Yani raporun konuşma metnine çevrilmesi sağlanır. Ayrıca ayrıntıların eklenmesi, sunum yardımcılarının ve etkinliklerin sunuma dâhil edilmesi, her bölüm için süre tahmini sunumun düzgün işlemesi için unutulmaması gereken çalışmalardır (Chan, 1998:63):

• Ayrıntıların eklenmesi
• Sunum yardımcıları ve etkinliklerin dahil edilmesi
• Her bölüm için süre tahmini

Sunumlarda konuşma öncesinde, konuşma sırasında kullanacağız sunum kartlarının hazırlanması ve provanın yapılması gibi birtakım çalışmaların yapılması gerekir. Sunum sırasında önemli konuları ya da gerekli bilgileri unutmamak için sunuş kartları hazırlanmalıdır. Ayrıca sunuş etkili bir biçimde süreceğinden emin olmak için mutlaka prova çalışması yapılmalıdır. Sunum sırasında not kağıtlarının kullanımı seyirci ile devamlı bağlantı halinde olmanızı sağlar. Sunum kartları özgüven oluşturmak için de kullanılabilir. Son ana kadar düzeltme yapılmasına olanak sağlayabilir. Spontan görünmenize olanak sağlar. Önemli konuları hatırlamada yardımcı olur. Ayrıca sunum heyecanı nedeniyle elinizin titremesini ya da nasıl hareket ettireceğinizi bilemediğiniz durumlarda eli meşgul bir nesne olarak da işe yarayacaktır.

Sunum dosyası hazırlandıktan sonra öncelikle bu dosyanın düzgün çalışıp çalışmadığının kontrol edilmesi gerekir. Daha sonra izleyici karşısına çıkmadan önce bir konuşma provası yapılması gerekir. Konuşma provasının yapılması, konuşma sırasında notlarını okuma zorunluluğunu azaltacaktır. Ancak gereğinden fazla prova yapılması durumunda ise bu sefer konuşma kendiliğindenlikten kurtulacak ve ezber durumuna dönüşecektir (Adair, 2004:164). Prova yapmanın biçimlerinden söz edebiliriz (Olson, 1998:53):

• Yalnız prova yapma
• Arkadaş ya da aileler için prova yapma
• Görüntü veya ses kaydedici karşısında prova yapma
• Gayri resmi prova yapma
• Sunucuyla prova yapma

Prova yapılmasının sağlayacağı avantajlar prova yapmanın önemini daha çarpıcı bir şekilde ortaya koymaktadır:

• Gerektiği kadar prova yapılır.
• Yapıcı eleştirilerle sunuş geliştirilir.
• Kullanılacak alet ve görsel desteklerin kontrol edilmesine olanak sağlar.
• Takım sunuşlarında akıcılığı ve koordinasyonu arttırır.
• Konuşmanın süresi hakkında kanaat sağlar.
• Geçişleri kontrol etme olanağı sağlar.
• Konuşmayı okumak durumunda kalmamak için prova yapılır.
• Rahat hissedilene kadar en az 2-3 kere prova edilir.

Etkili İletişim Özellikleri

Herhangi bir sunum için son hedef, ikna veya hedef kitleyi gördükleri veya duydukları şeyleri temel alarak farklı düşünmelerini veya davranmalarını sağlamaktır. Etkili iletişimde özelikle dilin kullanımı önemli bir etkendir. Hedef kitle için uygun kelimelerin ve ifadelerin seçilmesi gerekir. Kolay anlaşılır kelimeler ve karmaşık olmayan cümleler kullanılmalıdır. Etkili iletişim, güçlü kişisel hikayeler veya etkileşimli grup tartışması gibi şeylerin kullanılması ile gerçekleşebilir. Bir sunumu unutulmaz kılan, anlatılanların arkasındaki duygu ve hikâyeler olduğu dikkate alınmalıdır (Zielinski, 2013:184). Sunum sırasında dinleyenlerin ikna edilebilmesi için en temel unsur güvenilir olmaktır. Güvenilir olmayı sağlayan özellikler konunun uzmanı olmak, dürüst davranmak ve istikrarlı olmaktır. Sunumlar için uygun şartların oluşturulması için dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır (Vural, 2007: 126)

• Karşılıklı iletişimin sağlanması,
• Düşüncelerin hedef kitleye yöneltilmesi,
• Uyarı ve önerileri dikkate alınması,
• Yanlış anlamaların önlenmesi,
• Düşüncelerin açık ve net olarak iletilmesi,
• Delillerin sağlanması.

Dinleyenlerin konu hakkında bilgi sahibi olabilmesi ve anlatılanları benimseyebilmesi için dikkatli bir sunuşun yapılması gerekir. Bunun için; (Vural, 2007: 131)

• Düşüncenin temellerini sunulur.
• Ana fikir çerçevesinde anlatım gerçekleştirilir.
• Zamanı dikkatli kullanmak önemlidir.
• Düşünceleri plan dahilinde sunması takibini kolaylaştırır.
• Amaçları sınırlamak sunuşu kolaylaştırır.
• Sebep –sonuç ilişkinin kurulması gerekir.
• Otoritelere dayanılması ve
• Örneklerin kullanımı anlatımı destekleyecektir.

Sunum Kaygısıyla Başa Çıkma

Bir topluluğun önünde konuşmak fikri pek çok kişi için rahatsız edici gelebilir. Konuş- maya başlarken ellerin titremesi veya ağzın kuruması gibi sorunlarla karşılaşılmaktadır. Bir sunum yapmadan önce hissettiğiniz endişeyi azaltmak ve kontrol altına almak için yapabilecek bir takım işlemler vardır. Sunum korkusu yaşayan insanların öne sürdükleri bazı gerekçeler şunlar olarak sıralanmaktadır (Chan, 1998:13):

• Buna layık olmadığından korkma
• Aptalca görünmekten korkusu
• Konuya yabancılık
• Yeterli planlama ve hazırlık eksikliği

Sunum öncesinde, sunum hazırlıkları aşamasında rahatlamaya yardımcı olacak önerilen uygulamalardan yararlanılabilir (Chan, 1998:16):

• Görselleştirme: Kendinizi sunum ortamında etkinlik içerisinde neler yapacağını- zı hayalinizde canlandırmanız anı yaşamanıza yardımcı olacaktır. Sunuyu yüksek sesle ve ayakta uygulanması faydalı olabilir.
• Meditasyon: Bazı kişilerin kendilerini rahatlatacak ve odaklanmasına yardımcı olacak meditasyon çalışmasına ihtiyacı olabilir. Bunun için sakin, özel bir yer bulunur, gözler kapanır ve aklımızdakiler boşaltılır. Bazı sunumcular, bir sunumdan önce veya sunumdan hemen önceki gece meditasyon yaparak sinirsel gerginlikten kurtulmaya ve heyecana odaklanmalarına ve kontrol etmelerine yardımcı olduklarını bulmuşlardır.
• Egzersiz yapma: Bazı insanlar için en iyi stres giderici uygulama fiziksel egzersizdir. Bazı sunum yapan kişiler gerginliklerini gidermek için tempolu bir yürüyüşe çıkmak, spor salonuna gitmek, hatta merdivenleri yukarı ve aşağı tırmanmak gibi egzersizleri denemektedir.

Bazı gevşeme stratejilerinin sinirlilik belirtilerini kontrol edilmesine ve sunuma odaklanılmasına yardımcı olduğu saptanmıştır. Sunuşun hemen öncesinde kendiniz için bu stratejileri denemeniz yararlı olabilir (Chan, 1998:18):

• Esneme
• Gerginlikten kurtulma
• Nefes alma
• Yüz kaslarını gevşetme
• Dinleyenlerle göz teması kurmak
• Sessizliği kullanmak
• Hareket etmek
• Sahne korkusunun farkına varmak
• Rahatlamak

Sunum öncesinde pratik yapılması yerinde bir uygulamadır. Yapılacak sunum için rahat davranmak ve hevesli olmak gerekir. Yeterli uyku alınamazsa veya konuşma neredeyse son dakikaya kadar ezberlenene kadar çalışılırsa sunum süresince yorgun ve sıkılmış bir görüntü içerisinde olmanıza sebep olacaktır. Bu nedenle sunumu birkaç gün öncesinden hazırlamak ve gözden geçirmek sunuşa başlamadan önce bir kenara koymak daha iyi bir sonuç verecektir. İyi bir gece uykusunu çekmek, etkinlik için uygun bir şekilde giyinmek ve güvenle ve coşkuyla konuşmaya yaklaşılmasını sağlar (Davis, 2004; 177).