Toplantı Ve Sunu Teknikleri Dersi 5. Ünite Sorularla Öğrenelim

Çatışma nasıl tanımlanmaktadır?

Çatışma, iki veya daha fazla kişi ya da grup arasında çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlıktır.

Zaman yönetimi nasıl ifade edilmektedir?

Zaman yönetimi, daha etkili iş ve üretkenlik sağlamak amacıyla işletmenin zamanını ayarlamada ve çalışanların zamanlarını kullanmada uyguladığı etkinliklerle ilgilidir. Verimsiz toplantılar, uzun telefon görüşmeleri, önemsiz işlere ayrılan vakit gibi, zamanın boşa geçmesine veya verimsiz kullanılmasına neden olan etkinliklerden, kesintilerden ve dikkat dağıtan benzeri unsurlardan kaçınma becerisi, zaman yönetiminin içeriğini oluşturur. Ayrıca zaman yönetimi hangi acil işin gerçekten acil olduğu, görevlerin öncelik sıralaması, sınırların belirlenmesi, günlük görevlerin planlanması ve beklenmedik durumların nasıl ele alınması gerektiğiyle ilgili karar verme becerilerini de içermektedir.

Zamanı çalan bireysel sebepler nelerdir?

Zamanı çalan bireysel sebepler şunlardır:

• Öz disiplin yokluğu
• Bireysel hedeflerin belirsizliği
• Erteleme ve oyalanma
• Sağlıksız çalışma ortamı
• Dağınık masa
• Bürokrasi ve kırtasiyecilik
• Hayır diyememek
• Aşırı sosyal ilişkiler
• Kararsızlık
• Mükemmeliyetçilik
• Açık kapı politikası
• Önceliklerin belirsizliği
• Stres ve zaman baskısı

İşletme içi kriz nedenleri nelerdir?

İşletme içi kriz nedenleri: İşletmenin hatalı karar ve uygulamalarından, yetersizliklerinden ve kendinden kaynaklı olarak ortaya çıkan problemlerinden dolayı ortaya çıkan kriz türüdür. Her ne kadar işletmeden kaynaklanmıyor gibi gösterilmeye çalışılsa da aslında kriz işletmenin kontrolü altında ortaya çıkar.

• Tepe yöneticilerin yanlış kararları ve önlem almadaki yetersizlikleri,
• Çevrenin gözlemlenmesinde ve oluşan değişikliklerin algılanmasında yaşanan bilgi eksiklikleri ve tecrübesizlikler,
• Değişim ve uyum sağlamaya yönelik yanlış tutum ve inançlar,
• Alınan kararların uygulamasında yaşanan aksaklıklar ve gecikmeler ile
• Örgüt yapısının esnek olmaması sonucunda dinamik çevrede ve rekabette geri kalınması, işletmelerin kendilerinden kaynaklanan kriz yaratan unsurları oluşturur

Bir işletmenin verimliliğini doğrudan etkileyebilecek kavramlar nelerdir?

Bir işletmenin verimliliğini doğrudan etkileyebilecek üç ana kavram;çatışma kriz ve zamandır.

Çatışma; kişiler veya gruplar arasında belirli sebeplerden doğan anlaşmazlıklardır.

Kriz ise işletmelerin beklemedikleri bir anda karşılarına çıkabilecek ve işletmenin öncelikli faaliyetlerini olumsuz etkileyecek bir süreçtir.

Çatışmanın kişisel nedenleri nelerdir?

Çatışmanın kişisel nedenleri:

• Kişilik farklılığı: Çatışma davranışının otoriterlik, dogmatizm ve kendine saygının az olduğu durumlarda daha çok görüldüğü söylenebilir. 
• Rol farklılığı: Organizasyonlarda belirli kişi veya gruplar kendi statülerini başkalarından farklı ve daha fazla prestiji olan bir statü olarak görebilir. Aynı şekilde başkaları da belirli kişileri (veya grupları) prestij sahibi olarak görebilir. Statü anlayışındaki bu tür farklılıklar algı ve haberleşmeyi etkileyerek bir çatışma nedeni olabilir.
• Amaç farklılığı: Örgütlerde bireysel arzu ve ihtiyaçlar bireylerin değişik kültür, yetişme tarzları, duyguları, zevkleri gibi kişilik farklılıkları sebebiyle kişiden kişiye farklılıklar göstermektedir. Her birey farklı amaçlara sahip oldukları için olaylar karsısında davranış ve tutumları da değişiktir.

Bir kriz hâline dönüşen durumlar nelerdir?

Ülkelerdeki halk isyanları, terör olayları, doğal afetler, çok güvenilir olarak adı geçen işletmelerin ortaya çıkan hukuka aykırı işleri gibi olaylar herhalde 21. yüzyıl insanının artık yabancılamadığı, ama her birinin olayı yaşayan kişi ve çevre için bir kriz hâline dönüştüğü durumlardır.

Zamanı yönetmek için kullanılan yöntemler nelerdir?

Zamanı yönetmek için kullanılan yöntemlerden bazıları şunlardır?

• ABC Sistemi
• Dizin Kartı/Post-It (Yapışkan Kağıt) Sistemi
• Envanter Sistemi
• Bedel (Karşılık) Sistemi
• Pareto ilkesi

Çatışma sürecinin aşamaları nelerdir?

Çatışma sürecinin aşamaları şunlardır:

• Aşama I: Olası Karşıtlık veya Uyuşmazlık
• Aşama II: Algı ve Kişiselleştirme
• Aşama III: Niyetler
• Aşama IV: Davranış
• Aşama V: Çıktılar

Çatışmanın örgüt yapısından kaynaklanan nedenleri nelerdir?

Çatışmanın örgüt yapısından kaynaklanan nedenleri şunlardır:

• Örgütün büyüklüğü: Örgütün büyümesi, amaçları örgütün amaçlarından faklı gurupların dogmasına neden olabilir. Bu da çatışmaları arttırmaktadır. Çünkü örgüt büyüdükçe birincil ilişkiler, ikincil ve kişisel olmayan ilişkilere döner, informel iletişim azalır. Uzmanlaşma artar ve faaliyetlerin koordinasyonu azalır. Kısaca örgütsel büyüklük, örgütsel amaçlar, roller ve ilişkilerin belirsizleşmesine, uzmanlaşmaya, karmaşaya, karışıklıklara, iletişim ve koordinasyon problemlerine yol açarak çatışmalara neden olur.
• İletişim noksanlığı: Kişiler ve gruplar arasındaki iletilişim noksanlıkları bir diğer çatışma kaynağıdır. İletişimin işletmeler için önemine ünitenin başına değinmiştik. Mesajın gecikmesi, yanlı anlamalar, mesajın açık olmaması, mesajın algılanmaması gibi nedenlerle ortaya çıkabilecek iletişim noksanlıkları kişileri ve grupları çatışmaya itebilir.
• Yönetim alanı belirsizlikleri: Örgütlerde bazen hangi çalışanın kime bağlı olduğu ya da görev tanımları ile ilgili bilinmezlik ve karmaşıklıklar olabilir. Dolayısıyla iki kişi ya da grup aynı konuyla ilgilenebilir. Bu tür belirsizlikler çatışmaya ortam
  hazırlayabilir.
• Otorite düzeyi: Yönetici yükümlüsü olduğu biçimsel otorite gücünün, sahip olduğu fiili yetenek ve becerilerden kaynaklandığını ve kendisine buna göre davranıldığını bilmek ister. Eğer durum böyle değilse veya yönetici bu konuda kuşku
  duyuyorsa yüksek düzeyde kaygı ve çatışma içine girecektir.

Kriz nasıl tanımlanmaktadır?

Beklenmedik bir zamanda ortaya çıkan, ölüm kalım meselesi olabilecek kadar büyük bir zorluk derecesi olan, büyük ve önemli kararların alınmasını gerektiren, kişilerin bireysel yaşamında karşılaşabileceği gibi ülkelerin içinde, hatta ülkeler arasında bile görülen bunalımlara kriz denmektedir.

Taraflarına göre çatışmalar nasıl sınıflandırılmaktadır?

Taraflarına göre çatışma şu şekilde sınıflandırılmaktadır:

• Bireylerin Kendi İçindeki Çatışmalar: Bireyin kendi içinde yaşadığı çatışma bireyin kendinden ne beklediğinden emin olmadığı veya kendisinden farklı ve çelişkili davranışlar, kararlar vb. beklendiği durumlarda ortaya çıkan ve kişiyi rahatsızlığa,
  kızgınlığa ve baskı altında kalmaya sevk eden çatışmalardır.
• Bireylerarası Çatışmalar: İki veya daha fazla kişinin çeşitli konularda anlaşmazlığa düşmesidir. Bu tür çatışma işletme içinde sıkça görülen bir çatışma tipidir. Bunun en önemli nedenlerinden birisi kişilerin amaçlarının, izledikleri yöntemlerini çıkarlarının, sahip oldukları bilgi ve verilerin, değer yargıları ve dünya görüşlerinin farklı olmasıdır. 
• Bireyler ve Gruplararası Çatışmalar: Bu tür çatışma daha çok, kişilerin grup tarafından belirli normları kabule zorlanması ile oluşmaktadır. 
• Gruplar arası Çatışmalar: İşletme içinde iki veya daha fazla grup arasında yaşanan çatışma türüdür.

Çatışmalar ortaya çıkış şekillerine göre nasıl sınıflandırılmaktadır?

Çatışmalar ortaya çıkış şekillerine göre şöyle sınıflandırılmaktadır:

• Potansiyel Çatışma: Henüz çıkmamış ama çıkma ihtimali olan çatışmadır.
• Algılanan Çatışma: Bir taraf amaçlarının diğer tarafın eylemleri tarafından engellenmeye başladığını fark ettiği anda, algılanan çatışma başlamış olur. 
• Hissedilen Çatışma: Bu çatışmada çatışan taraflar birbirleri hakkında olumsuz duygular geliştirirler. ve iletişim azalır. Taraflar kızgın, kırgın, endişeli olabilirler.
• Açık Çatışma: Kişi veya grupların fiilen çatışma içine girdikleri ve davranışlarını fiilen gösterdikleri çatışma türüdür.

İşletme dışı kriz nedenleri nelerdir?

İşletme dışı kriz nedenleri: İşletmenin kontrol altına alması mümkün olmayan ve işletme dışında gerçekleşen kriz türüdür.

İşletmenin faaliyet gösterdiği ülkede yaşanan finansal sıkıntılar, beklenmedik ve ani gelişen arz-talep dengesi değişiklikleri, devlet politikalarındaki değişim sonucu yaşanan büyük ekonomik sorunlar,

Sahip olunan üretim araçlarıyla ne üretim alanında ne de müşteri isteklerini karşılamada yetersiz kalınacak düzeyde teknolojide yaşanan büyük değişimler,

Toplumsal değer yargılarında, modaya bakış açısında ve beğenilerde yaşanan büyük değişikliklerle ortaya çıkan sosyo-kültürel unsurlar,

Ulusal veya uluslararası arenada yaşanan gelişmelere bağlı olarak değişen hukuki ve siyasi etkenler,

Beklenmedik büyüklükteki küresel güçlerin ve rakiplerin pazarda gerçekleştirdikleri rekabetin şiddeti ile

Deprem, sel vb. doğal afetler, işletmelerin dış çevresinden kaynaklanan kriz yaratan unsurları oluşturur

Thomas’ın çatışma yönetimi modeli hangi boyutlardan oluşmaktadır?

Thomas, çatışmayı sınıflandırmak için iki boyuttan bahsetmiştir. Bunlar iddiacılık ve işbirliği boyutlarıdır. İddiacılık boyutu, kişinin kendi isteklerimi tatmin etmeyi isteme derecesini gösterirken, işbirliği boyutu kişinin karşı tarafın isteklerini karşılamaya yönelik çabasını ifade etmektedir. Thomas, bu iki boyuta dayanan beş farklı çatışma yönetimi önermiştir. Bunlar: kaçınma, yumuşatma, rekabet etme, uzlaşma ve işbirliğidir.

Kriz yönetimi hangi durumları içermektedir?

Genel olarak bakıldığında kriz yönetimi aşağıdaki durumları içerir:

• Hangi olayların sorun, hangi olayların ise bir kriz olduğunu belirlemek ve buna göre eyleme geçmek.
• Krizin sinyallerini doğru okumak ve eğer karşılaşılacak olursa doğru yöntemleri kullanmak.
• Acil durum senaryolarının yönetiminde iletişimin kurulmasını ve gerekli yanıtların verilmesini sağlamak.

Zamanı çalan kurumsal sebepler nelerdir?

Zamanı çalan kurumsal sebepler şunlardır: 

• Telefon görüşmeleri
• Beklenmeyen ziyaretçiler
• Yetki devrinden kaçınma
• Gereksiz toplantılar
• Krizler
• Yetersiz iletişim
• Yönetsel hedeflerin belirsizliği
• Merkezi yönetim anlayışı
• Koordinasyon eksikliği

Çatışma hangi durumlarda meydana gelmektedir?

Çatışmalar genellikle dört durumda meydana gelir. Bunları şöyle özetlemek mümkündür:

• Özel amaç ve değerler karşılaştığında veya ilgili gruplar tarafından çatışma olarak algıladığında çatışma çıkabilir.
• İşletme içinde karşıt, baskıcı, tepki oluşturabilecek davranışlar çatışma yaratabilir.
• Gruplar arasında karşılıklı çıkar çatışmaları olduğunda çatışma doğabilir. 
• Karşılıklı olumlu olmayan ilişkiler söz konusu olduğunda çatışma doğabilir.

Krizin temel özellikleri nelerdir?

Krizin beş temel özelliğinden bahsedebiliriz. Bunlar:

• Önceden sezilemeyen ve anlaşılmasında güçlük çekilen,
• İşletmenin öncelikli hedeflerini ve hayatta kalmasını ciddi bir şekilde tehdit eden,
• Çözülmesi için acil tedbirler gerektiren,
• Çalışanlar üzerinde baskı ve stres yaratan bir süreçtir.