CBS İçin Ofis Uygulamaları 2 Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Genellikle, ofis yazılımları, bir kelime işlemci yazılımı, bir sunu yazılımı, bir hesap tablosu ve bir veri tabanı yazılımından oluşan paketlerdir. StarOffice, Apache OpenOffice ve LibreOffice açık kaynak kodlu ofis yazılımlarına örnektir.

Apache OpenOffice Yazılım Paketi

“www.openoffice.org” web sayfasından indirilerek kullanılan Apache OpenOffice’in Türkçe dil seçeneği de bulunmaktadır.

Web sitesi üst menülerde; ürünleri inceleme, indirme sayfasına geçiş, yazılımla ilgili destek alma, blog sayesinde yazılım paketi kullanıcıları ile temasa geçme ve paylaşımda bulunma, yazılım paketini genişletme seçeneklerine ulaşabileceğimiz linkler mevcuttur.

Farklı işlevleri kolaylaştırmak adına geliştirilmiş program eklentilerine uzantı denir. Apache OpenOffice yazılım paketi farklı yazılımcılar tarafından geliştirilen ek yazılımlarla beraber kullanıma da imkân sağlamaktadır.

İndirme sayfasında yazılım paketinin farklı uygulamalarında kullanılacak şablonlar da kullanıcıya sunulmaktadır.

“Tam Kurulumu İndir” seçeneği ile indirmeyi başlatmak, ilk kes kurulumu gerçekleştirilecek yazılımlar için uygundur. Bu seçenek ile indirilecek olan dosya, Windows işletim sistemi, Türkçe dili ve 4.1.3 sürümü ile yaklaşık olarak 125 MBayt büyüklüğündedir.

İndirilen dosya, İndirilenler Klasöründe bulunup üzerine çift tıklandığında Kurulum Sihirbazının açılmasıyla kurulum başlar. Kurulum Sihirbazı, farklı ekranlar ile kullanıcının gerekli ayarları yapmasını sağlayan bir araçtır.

Özel Kur ekranı kurulacak olan bileşenlerin kullanıcı tarafından seçilmesine imkân sağlar.

Kurulum işleminin tamamlanması sihirbaz tarafından kullanıcıya bildirilmektedir. Kurulum sırasında bir hata oluşması durumunda yine sihirbaz hatanın sebebi konusunda bilgi verecek ve kullanıcının bu hatayı düzeltmesi istenecektir.

Apache OpenOffice yazılım paketinin kurulumundan sonra masaüstünde ya da Başlat menüsünde görünen kısayol, yazılımın adını ve sürümünü göstermektedir.

Dosya menüsü, yeni bir yazılım ürünü dosyasını ya da daha önce üzerinde çalışılarak bilgisayara kaydedilmiş bir belgeyi açmayı, kaydetmeyi ve yazdırmayı sağlar.

Düzen menüsü sekmeleri yapılan işlemleri geri almayı, seçilen bir öğeyi kesmeyi, kopyalamayı ve daha sonra da istenilen yeni yerine yapıştırmayı sağlar.

Görünüm menüsü, standart araç çubuğunu açmak ve gerekli durumda araç çubuğu üzerindeki görev ikonlarını düzenlemek için kullanılır.

Araçlar menüsü sekmeleri ile daha önceden kaydedilen bir makronun çalıştırılması, uzantının devreye alınması ve Apache OpenOffice yazılımının seçeneklerinin değiştirilmesi sağlanabilmektedir.

Pencere menüsü o anda açık olan yazılım pencerelerini gösterirken Yardım menüsü sekmeleri ile yazılım hakkında gerekli yardım dosyalarına kolaylıkla erişilebilmektedir.

Yazılım paketi ürünlerinin LibreOffice yazılımında ortak kullanılan adları da mevcuttur. Metin Belgesi ürünü Writer olarak adlandırılmaktadır. Hesap Tablosu ürünü Calc, Sunum ürünü Impress olarak adlandırılmıştır. Çizim ürünü Draw, Veritabanı ürünü Base ve Formül ürünü ise Math adlarıyla da bilinmektedir.

Pencerenin alt kısmında bulunan üç buton ise İnternet bağlantısı olan bir bilgisayarda yazılım paketi için şablon, uzantı indirmeyi ya da OpenOffice hakkında daha fazla bilgi almayı sağlayan web sayfalarının açılması için gerekli olan kısayollardır.

Hesap Tablosu Yazılım Ürünü: Calc

Hesap Tablosu, kullanıcının verilerini genellikle matematiksel olarak işlemesini sağlayan, çizelgeler sayesinde verilerin şekilselleştirilmesini kolaylaştıran bir tablolama ürünüdür.

Calc ürününde, ana ekranın üst kısmında dosya adı ve yazılım ürününün tanımı yer almaktadır.

Dosya adı ve ürün tanımının alt kısmında tüm Apache OpenOffice yazılım ürünlerinde olduğu gibi menüler bulunmaktadır.

Yeni açılan bir Calc ürünü için menülerin altında 4 farklı araç çubuğu bulunmaktadır. Bu araç çubukları; Standart, Bul, Biçimlendirme ve Formül araç çubuklarıdır. Araç çubukları menülerin altında bulunan sekmelerin ikonlar halinde simgeleştirilmiş şekillerini içermektedir. İstenildiğinde kullanıcı tarafından farklı araç çubukları da ana ekrana eklenebilir ya da mevcut araç çubuklarından istenenler gizlenebilir.

Calc yazılımına özel olarak geliştirilmiş en önemli araç çubuğu Formül olarak adlandırılan araç çubuğudur. Bu araç çubuğu, sol tarafta aktif hücre adresini gösterirken, sağ tarafta ise hücre içerisindeki değer ya da formül görüntülenmektedir.

Ana ekranın sağ kısmında farklı özelliklerin yer aldığı kenar çubuğu bulunmaktadır. Kenar çubuğunun sağ kısmında ise ikonlar halinde Özellikler, Stiller ve Biçimlendirme, Galeri, Gezgin ve İşlevler bulunmaktadır. Buradan seçilen ikona göre kenar çubuğunun içerisindeki değerler değişecektir. Kenar çubuğu, Apache OpenOffice yazılım ürünleri içerisindeki farklı özellikleri kullanıcıya tek bir pencere ile göstermesi açısından çok faydalıdır.

Özellikler altında Metin, Hizalama, Hücre Görünümü ve Numara Biçimi ayarlarının yapılması için gerekli değerlerin kullanıcı tarafından değiştirileceği seçenekler karşımıza gelmektedir.

Kenar çubuğundaki İşlevler ikonu, yazılım ürününün içerisinde bulunan otomatik işlevlerin kolay kullanımını amaçlamaktadır.

Calc ürünü ana ekranının en alt kısmını oluşturan durum çubuğu, kullanıcıya üzerinde çalışmakta olduğu belge hakkında özet bilgileri aktarır. Kaç çalışma sayfasına sahip belgenin kaçıncı sayfasında olunduğu, belge üzerinde o anda kullanılan stil, belgenin sayısal imza bilgileri, verilerin toplam değeri ve yakınlaştırma ayarları bilgileri durum çubuğu üzerinde görüntülenir.

Kullanıcıların Calc yazılım ürünü üzerinde çalıştıkları sayfalar çalışma sayfası olarak adlandırılır. Bu sayfa üzerindeki sütun ve satırların kesişmesi ile oluşan dikdörtgensel yapılanın her biri hücre olarak adlandırılır. Her bir sütunun harf ile ve her bir satırın numara ile işaretlenmiş olması, çalışma sayfasının tüm hücrelerine bir adres verilmesini sağlar. Hücre adresi, o hücreyi oluşturan sütun harfi ile satır numarasının birleşimidir.

Formül araç çubuğunun sol kısmında aktif hücrenin adresi yazılıdır. Kullanıcının hücre adresini kolayca görebilmesi için yazılım ürünü bu vasıtayla adresi otomatik olarak göstermektedir.

Birden fazla hücreyi aynı anda seçmek için farenin sol tuşu basılı tutularak istenilen hücrelerin üzerinden geçilmesi yeterlidir. Aynı işlem klavye üzerinde Shift ve ok tuşları ile de yapılabilir. Bu seçimde birbirine komşu olan hücreler seçilir. Seçilen hücrelerin arka plan rengi mavi renkle vurgulanır ve böylece diğer hücrelerden ayrılması sağlanır.

Farklı konumlarda bulunan birden fazla hücrenin seçilmesi istendiğinde klavyeden Ctrl tuşuna basarak fare işaretçisinden yardım alınır. Ctrl tuşu basılı olduğu sürece fare ile üzerinde tıklanan hücre çoklu seçime dahil olur. Bu durumda adres alanında sadece son seçilen ve o anda aktif olan hücrenin adresi gösterilecektir.

Satır sayılarının üstünde ve sütun harflerinin en solunda bulunan boş kutu tıklandığında çalışma sayfası üzerinde tüm hücreler seçilmiş olur. Tüm sayfa seçildiğinde, adres alanında, çalışma sayfasındaki ilk ve son değerleri görüntülenir.

Aktif hücreye veri girişi yapmak için klavyeyi kullanmak yeterlidir. Calc yazılımı sayısal hesaplamalar için kullanılsa da özellikle sütun başlıklarının ve alt toplamların alınması gereken durumlarda alfabetik karakterlerin kullanımı da sıklıkla görülmektedir.

Dosya üzerinde hesaplama yaparken ilk yapılması gereken sütun başlıklarının tanımlanmasıdır. Bu işlem verilerin düzenli görünmesini sağlamak ve hangi sütunda hangi değerlerin bulunacağı konusunda kullanıcıya bilgi vermek için sıklıkla yapılır. Sütun başlıklarını kullanmanın hesaplama açısından bir önemi yoktur.

Daha sonra veriler uygun sütun ve satırlara girilir ve Calc yazılımının işlemleri devreye sokulur.

Hataları en aza indirmek ve olası değişikliklerde hesaplamalardaki güncellemelerin otomatik olarak yapılabilmesini sağlamak için işlem sırasında değer yerine hücre adreslerini referans olarak kullanma yöntemi faydalı olacaktır.

Çok fazla veri olan durumlarda, işlemlerin tek tek yapılması kullanıcıyı zora sokabilir. Bu durumda bir veri için yaratılan formülün olduğu hücreye gidip bu hücreyi kopyalamak işlemleri kolaylaştıracaktır.

Hücreye gelinerek seçili durumda iken fareyi sağ tıklamak ve açılan pencereden Kopyala sekmesini seçmek bunun için yeterlidir. Daha sonra bu formülün kullanılacağı diğer hücre ya da hücreler seçilmelidir. Seçili alanda fare yine sağ tıklandığında açılan pencereden Özel Yapıştır seçilmelidir. Böylelikle formül kopyalanmış olur.

Tüm işaretlerin kaldırılarak sadece Formüller seçeneğinin seçilmesi durumunda kopyalanan formül seçili tüm hücrelere yapıştırılacaktır. Calc yazılımının kolaylığı olarak formülün hücrelere yapıştırılması esnasında referans olarak kullanılan hücre adresleri de satırlar bazında güncellenecektir.

Kopyalama ve Özel Yapıştırma işlemleri fareye atanmış bir kısayol ile de yapılabilmektedir. Özellikle ard arda ilerleyen ve referans güncellemesi gerektiren formül hücrelerinde bu kullanım kullanıcıya kolaylık sağlayacaktır. Kısayol kullanımı için öncelikle formülün içerisinde yazılı bulunduğu hücre aktif hücre olarak seçilmelidir. Dikkat edilecek olursa aktif hücrenin koyu ve kalın çerçevesinin sağ alt köşesinde bir nokta yer almaktadır. Bu noktanın üzerine fare imleci ile gelindiğinde imleç ince bir artı şekline dönüşecektir. İmleç artı şeklindeyken farenin sol tuşunu basılı tutarak imleci istenilen hücre kadar aşağıya çekmek formülün diğer hücrelere de özel yapıştırılmasını sağlayacaktır.

Bu kısayol kullanımı tek bir değer yazılı hücreye yapıldığında o hücredeki değerin diğer hücrelere de yapıştırılmasını, ikili ardışık sayılarda iki hücrenin de seçildiği durumda yapıldığında ise ardışık terim farkı kadar değerin diğer hücre değerlerini yaratmak için kullanılmasını sağlamaktadır. Kısayol sadece yukarıdan aşağıya doğru değil dört yöne doğru da çalışmaktadır.