Ofis Uygulamaları 1 Dersi 5. Ünite Özet

Giriş

Ofis yazılım grubu içerisinde sık kullanılan yazılımlardan biri de sunum yazılımlarıdır. İş hayatı, eğitim hayatı, güncel yaşam ve son yıllarda web sayfalarının da vazgeçilmezi haline gelen sunum belgeleri kullanıcılar tarafından, bir konuyu düzenli ve görsellere dayanarak kullanıcı kitlesine anlatmanın bir yoludur. Sunum hazırlamak her ne kadar yazılım sayesinde kolayca gerçekleştirilse de etkili bir sunum hazırlamak için dikkat edilmesi gereken noktalar mevcuttur. Yazılım, oluşturulan slaytların art arda gösterilmesini sağlamaktadır. Slayt, yatay konumlandırılmış metin belgesi dosyası gibi düşünülebilir. Her ne kadar metin kullanılsa da slaytlarda görsellerin kullanımı daha yaygındır. Slayt üzerine eklenen her öge nesne olarak davranmakta, bu sayede konumları, büyüklükleri kolayca değiştirilebilmektedir. Bu sebeple metin belgesi yazılımdaki gibi bir imleç aramak yanlış olur. Sunumu hazırlarken ilk dikkat edilmesi gereken nokta dinleyici kitlesidir. Hazırlanan sunum bir kitleye mi sunulacak, ders notu ya da eğitim materyali olarak mı kullanılacak, bir web sitesinde mi yer alacak sorularına cevap vermek, sunumun tarzının belirlenmesine de yardımcı olur. Sunum iş hayatında ya da eğitim kurumunda kullanılacaksa dinleyici kitlenin eğitim seviyesi ve konumları da sunum tarzına etki edebilir. Sunum yazılımları görsel ögelerle beraber, farklı arka planları, hareketli geçişleri ve öğelerin animasyonlarla canlandırılmasına da imkân sağlamaktadır. Hareketli ögelerin gereğinden fazla kullanılması da, dinleyici va da izleyici kitlesinin bu hareketleri izlerken konudan uzaklaşmasına sebep olur. Sunum hazırlarken aktarılacak konuların daha önceden belirlenmesi, sunum hazırlamayı kolaylaştıran, konu bütünlüğünü bozmadan tüm aktarılmak istenenlerin izleyici veya dinleyiciye sunulmasını sağlayan bir özelliktir. Konu hakkında aktarılacak bilgiler belirlenirken genellikle madde işaretlerinin ya da numaralandırmanın kullanılması dinleyici kitleyi sıkmadan konunun aktarımını sağlar.

Apache Openoffıce Yazılımı Ana Ekranı Özelliklerı·

Microsoft Office grubu içerisinde MS Power-Point adıyla anılan sunum yazılımı, Apache OpenOffice yazılım grubu içerisinde Impress adını alır. Ofis yazılımlarının neredeyse tümünde olduğu gibi, bazı menü sekmelerinin metin belgesi yazılımı olan Writer ile aynı olduğu fark edilecektir.

Bahsedildiği gibi, sunum hazırlamak, görsel, kişiye göre değişen bir iştir. Bu sebeple üniteler içerisinde programın kullanımı teknik açıdan ele alınacaktır. Arka plan renkleri, slayt geçişleri ve animasyonlar, kullanıcıdan kullanıcıya göre değişiklik gösterecektir.

Yazılımın Açılması: Impress yazılımında yeni bir sunum belgesi açılması için kullanılacak iki farklı yol vardır. Bunlardan ilki ana ekran üzerindeki iç ekrandan Sunum yazılımını seçmektir. İkinci seçenek ise Dosya Menüsü Yeni Sekmesinden Sunum sekmesini seçmektir. Her iki açılış şekli de aynı işlemi başlatacak ve Sunum Sihirbazını çalıştıracaktır. Bu sihirbaz ile yapılacak ayarlar ünite devamında detaylı olarak açıklanacaktır. Eğer daha önce oluşturulmuş ve bir depolama ünitesine kaydedilmiş bir sunum dosyası açılması isteniyorsa gerek iç ekrandan, gerekse Dosya Menüsünden Aç sekmesi seçilebilir. Açılan pencerede daha önce oluşturulmuş dosyanın adının seçilmesi ve Aç butonunun tıklanması yeterlidir.

Sunum Sihirbazı: Apache OpenOffice ana ekranından veya Dosya Menüsü Aç Sekmesinden Sunum butonu tıklandığında gösterilen Sunum Sihirbazı penceresi açılır.

Sunum sihirbazının ilk penceresinde, Tür olarak Boş Sunum, Şablondan ya da Varolan Sunumu açın seçenekleri mevcuttur. Tür seçeneğinin sağ tarafında seçilen şekle göre sunum belgesinin ilk sayfası küçük olarak kullanıcıya gösterilecektir. Boş sunum seçeneğinde daha önce hazırlanmış bir sunum veya herhangi bir şablon seçilmediği için boş bir görüntü karşımıza çıkmaktadır. Şablondan seçeneği Tür olarak seçildiğinde Apache OpenOffice yazılım paketi ile birlikte gelen iki farklı arka plan ve iki farklı sunum şablonu seçimi karşımıza çıkar. Şablondan seçeneği seçili olarak pencereyi göstermektedir. Bu seçimde arka plan ve hazır sunumu seçmek için Tür seçim penceresinin altında farklı bir açılan sekme karşımıza çıkar. Apache OpenOffice yazılımı ile birlikte gelen şablonlar dışında şablonları web sitesinden indirmek de mümkündür. Hatırlanacak olursa web sitesi indirme sayfasında Apache OpenOffice Şablonlarını Alın linkinden bahsedilmişti. Link tıklandığında açılan sayfa, tüm Apache OpenOffice yazılım paketi ürünleri için şablonlar mevcuttur. Sol tarafta bulunan yazılım türüne göre filtreleme seçeneği ile yazılım grubunun sunum yazılımı olan Impress seçildiğinde şablonlar karşımıza gelir. İndirilmek istenilen şablonun üzerine tıklandığında şablonun kendi sayfasından indirme yapılabilir. “otp” uzantısı ile bilgisayara kaydedilen dosya üzerinde tıklandığında sunum programı bu şablon ile karşımıza gelir. Bir şablon seçilmesi durumunda Önizleme Penceresinde o şablona ait ilk sayfa da görüntülenecektir.

Varolan Sunumu Açın seçmesi seçildiğinde az önce şablon seçmek için kullanılan pencere, Aç ve dosya konumu gösteren pencere şekline dönecektir.bu pencereyi Anadolu sunumu seçili iken göstermektedir.

Varolan Sunumu Açın türü seçildiğinde Boş Sunum ve Şablondan türlerinde olan İleri butonu pasif hale gelir. Daha önce oluşturulmuş ya da üzerinde çalışılan bir sunum açılacağı için Oluştur butonu da Aç butonu şekline döner ve sihirbaz sonlanarak sunum açılır.

Boş Sunum ya da Şablondan türü seçildiğinde ise gösterilen Sunum Sihirbazı ikinci penceresi karşımıza gelir. İkinci pencerenin ilk kısmı bir tasarım seçme ile ilgilidir. İlk sayfada Şablondan türü ile yapılan seçimler, ikinci pencere ilk kısımda yeniden karşımıza çıkmaktadır.

Sayfada önizleme penceresinin ve seçeneğinin altında bulunan Bu Sihirbazı Tekrar Gösterme seçeneği işaretlenirse bir daha ana ekrandan veya Dosya Menüsü Yeni sekmesinden Sunum seçildiğinde sihirbaz görüntülenmeden boş sunum standart olarak kullanıcının karşısına gelir. Sayfanın ikinci kısmında ise kullanıcıdan bir çıktı ortamı seçilmesi istenmektedir. Sunum yazılımları ile hazırlanan belgeler farklı ortamlarda dinleyici ya da izleyicilere sunulabilmektedir. Örneğin hazırlanan sunumun ders notları olduğu düşünülürse, derste kullanılan kısmı bir projeksiyon cihazı ile perdeye yansıtılarak öğrencilere konunun anlatılması üzerinedir. Sunumun dersin web sayfasında da öğrencilerle paylaşılacağı düşünülürse öğrencilerin yazıcıdan kâğıt üzerine çıktı alarak slaytları çalışma notu olarak kullanması olasıdır. Bu sebeple çıktı ortamı sunumun kullanılacağı yere göre değişiklik gösterebilmektedir.

Sunum sihirbazının ikinci sayfasında bir önceki sayfaya dönmeyi sağlayan Geri butonu, sihirbazın üçüncü ve son penceresine geçişi sağlayan İleri butonu ve seçenekleri sabitleyerek sunumu bilgi girişi için açmayı sağlayan Oluştur butonu karşımıza çıkmaktadır. İleri botunu tıklandığında karşımıza sihirbazın son penceresi gelir. Sunum sihirbazının son penceresini göstermektedir.

Bu pencerede ilk karşımıza çıkan seçenek slayt geçişlerinin ve bu geçişlerin hızının belirlenmesidir. Daha sonra detaylı olarak incelenecek olan slayt geçişleri, görünümdeki slayttan sonraki slaytın ekrana geliş animasyonunun seçilmesidir. Bu animasyon isteğe göre farklı hızlarda ekrana gelebilir. Yavaş, Normal ve Hızlı, Hız seçeneğinin seçenekleridir.

İkinci seçenek kısmı ise sunum türünün seçilmesidir. Bu seçim Varsayılan ve Otomatik seçenekleri arasında yapılmaktadır. Varsayılan seçildiğinde slaytların ekranda kalış süresi kullanıcıya bağlı olarak değişmektedir. Bu seçenekte slaytlar, sunum esnasında kullanıcı tarafından klavye, fare ya da bir sunum oynatıcı donanım (Presenter) tarafından ilerletilmelidir. İkinci seçenek olan otomatik seçildiğinde ise başlangıçta Sayfanın Süresi ve Duraklatma süresi belirlenebilmektedir. Logo Göster seçeneği ile slaytlara eklenen Logo görünür ya da gizli hale gelebilir.

Son pencereden bir önceki sayfaya dönmek için Geri butonu kullanılır. Bu sayfa Sunum Sihirbazının son penceresi olduğu için İlerle butonu pasif haldedir. Oluştur botunu ile neredeyse ayarları yapılmış bir sunum bilgi girişi için kullanıcının karşısına çıkmaktadır.

Impress Yazılımı Ana Ekranı Özellikleri

Apache OpenOffice grubu içerisinde bulunan sunum yazılımının Impress adını aldığı daha önce belirtilmişti. Impress yazılımı açıldığında kullanıcıya sunum hazırlaması için kolay kullanım sunan bir ana pencere açılacaktır bu pencereyi göstermektedir.

Menüler: Ana ekranda tüm ofis yazılım grubu ürünlerinde olduğu gibi üst kısımda karşımıza Dosya, Düzen, Görünüm, Ekle, Biçim, Araçlar, Slayt Gösterisi, Pencere ve Yardım menülerinden oluşan bir yapı çıkacaktır. Bu menüler önceki ünitelerde anlatılan Writer yazılımı menüleri ile ortak sekmelere sahip olsa da Impress yazılımında sunu hazırlamak için kullanılan sekmeler de mevcuttur.

Araç Çubukları: Menülerin hemen altında menüler içerisinde sıklıkla kullanılan sekmelerin ikon haline getirilmiş şekillerini barındıran Araç Çubukları bulunmaktadır. Araç Çubukları Görünüm Menüsü Araç Çubukları sekmesinden değiştirilebilmektedir. Standart yüklü bir Apache OpenOffice Impress yazılımında Boş Sunu türünde açılan bir sunuda üç tanesi yukarıda, bir tanesi de sayfa altında olmak üzere dört adet Araç Çubuğu bulunur.

Ana ekranın alt kısımda, Durum Çubuğunun hemen üzerinde ise gösterilen Çizim Araç Çubuğu bulunmaktadır. Araç Çubuklarının ana ekrandaki yerleri fare yardımıyla değiştirilebilmektedir

Slayt Bölmesi: Yazılım ana ekranının sol kısmında açılan dikey pencere, slaytların gösterildiği penceredir ve Slayt Bölmesi adını almaktadır. Bir sunu eğer poster olarak tasarlanmayacaksa birden fazla slayttan oluşur. Boş sunu ilk karşımıza geldiğinde tek bir slayt mevcuttur. İlk slaytı oluşturup bir ikincisini eklemek istediğimizde bu pencerede farenin sağ tuşunu tıklamak, Yeni Slayt sekmesini açacak ve bu sekme sayesinde sunuya yeni bir slayt eklenebilecektir. Yeni Slayt ekleme işlemi Ekle Menüsü altındaki sekmeden de yapılabilmektedir. Eklenen yeni slayt seçili durumda olacak ve düzenlememiz için orta ekranda görüntülenecektir. Farklı bir slaytı seçmek için de ana ekranda Slaytlar olarak gösterilen Slayt Bölmesi penceresinden seçilmek istenilen slaytın üzerini tek tıklamak, o slaytın orta ekranda görüntülenmesini ve üzerinde değişiklikler yapılmasını sağlayacaktır.

Kenar Çubuğu: Impress yazılımında, Kenar Çubuğu kullanıcıya birçok özelliği bir arada sunan önemli bir göreve sahiptir. İlk karşımıza çıkan görünüm Özellikler başlığı altında bulunan Düzenlerdir. Düzenin slayt üzerinde görünebilmesi için slayt iç ekranı ile beraber gösterilmektedir. Pencere yan kısımda bulunan ikonlardan seçilmek suretiyle Asıl Sayfalar, Özel Canlandırma, Slayt Geçişi, Stiller ve Biçimlendirme, Galeri ve Gezgin özelliklerini gösterir hale gelmektedir.

Özellikler başlığı altında bulunan Düzenler slaytın yazı, resim, tablo, grafik gibi ögeleri için standart bazı yerleşim planları ile karşımıza gelir. Sunum hazırlanırken konun slaytların üzerine çeşitli görseller ile aktarılması gerektiğinden bahsedilmişti. Farklı yerleşim planlarına göre slayt düzenini seçerek anlatılacak konu bilgilerinin slaytlara yazılması, yapıştırılması veya eklenme gereklidir. İlk slayttan başlayarak her yeni eklenen slayt için farklı düzen seçme imkânı vardır. Herhangi bir düzenin üzerine fare ile gelindiğinde o düzen üzerinde bulunacak nesneler de belirtilmektedir.

Kenar çubuğunun ikinci başlığı, sağ taraftan seçilebilen Asıl Sayfalar başlığıdır. Bu başlık seçildiğinde çubuk slayt şablon tasarımlarını göstermektedir. Bu Sunumda Kullanılan seçeneği slayt üzerinde bulunan şablonu, eğer daha önce slayt uygulandıysa açılan Son Kullanılan seçeneği slayt üzerine çalışma boyunca uygulanmış olan şablonları ve Kullanıma Uygun seçeneği de kullanılabilecek şablonların ön izlemelerini göstermektedir. Kullanıma Uygun seçeneğinden herhangi bir şablon seçildiğinde sunum üzerinde o ana kadar hazırlanmış tüm slaytlara se- çilen şablon uygulanır. Bu durumda yeni eklenen slaytlar da son seçili şablon ile yaratılır ve üzerine bilgi girişi için kullanıcı beklenir.

Bir sunumda birden fazla şablonu farklı slaytlarda kullanmak mümkündür. Bu durumda uygulanmak istenilen şablonun üzerinde sağ ile tıklamak ve açılan pencereden Seçilen Slaytlara Uygula sekmesini seçmek yeterlidir. Şablon sunumun tüm slaytlarına değil sadece o anda seçili olan slayta uygulanacak, sununun diğer slaytları eski görünümlerinde kalacaktır.

Kenar Çubuğunun üçüncü seçeneği Özel Canlandırma efektlerinin seçimini sağlar. Impress yazılımının kullanıcı tarafından eklenecek birçok animasyona ve efekte sahip olduğu konu edilmişti. Özel Canlandırma seçeneği de nesneler üzerine farklı efektler eklemek, eklenen efektleri değiştirmek ya da kaldırmak için kullanılan özelliklere ulaşmamızı sağlar. Nesne üzerine eklenen birden fazla efekt mevcutsa bunların sıralaması ve düzeni de efekt ayarlarının alt kısmında çıkan pencereden yapılır. Efekt ayarlarının seçildiği pencerede efektin görüntülenmesini sağlayan Oynat butonu da vardır. Slayt Gösterisi butonu ile gösteri başlatılarak yapılan efektlerin gerçek zamanlı ve boyutlu izlenmesi de mümkündür.

Dördüncü seçenek ile Kenar Çubuğu Slayt Geçişlerini gösteren bir yapıya geçer. Farklı geçişlerin seçilen slaytlara uygulandığı, geçiş özelliklerinin değiştirildiği, slayt ilerletmelerin belirli bir zamana bağlı ayarlanmasını slayt geçiş penceresi sağlar.

Slayt Düzenleme Ekranı: Impress yazılımı ana ekranında en önemli kısmı, slaytlar üzerine bilgi girişi yapılan, nesneler eklenen, eklenen metin, resim, tablo, grafik vb. nesnelerin konumsal düzenlerini ayarlamamızı sağlayan orta ekrandır. Bu ekran Normal, Anahat, Notlar, Dinleyici Notu ve Slayt Sıralayıcı başlıklardan oluşur. Bu başlıklar aynı zamanda Görünüm Menüsünde de anlatılacak olan görünüm şekilleridir ve her birinin kullanıcıya özel, tasarım sunumunun oluşturulması esnasında kullanılacak özellikleri mevcuttur. Bu içerik alanlarına dikkat edilecek olursa her birinin üst kısmında “Metin eklemek için tıklayın” yazan bir kısım mevcuttur. Sunu programlarında metinlerin de öge olarak slaytlar üzerine eklendiğinden bahsedilmişti. Slayt üzerinde metin kullanırken madde işaretleri veya numaralandırma kullanarak yazmanın, hem konuyu anlatmak hem de dinleyicilerin ya da izleyicilerin dikkatini üst seviyede tutmak için gerekli olduğu daha önce konu edilmişti. Bu sebeple içerik alanlarına metin eklenmesi istenildiğinde belirtilen yere tıklamak hem metin girişine imkân sağlar, hem de madde işareti kullanımını başlatır.

Farklı bir öge eklemek için ise içerik penceresinin tam ortasında bulunan ikondan gerekli ögeyi seçmek yeterlidir. Çizelge Ekleme butonu ile ana ekran değişerek içerik alanına standart bir çizelge kendi veri seti ile eklenir. Çizelge tipini ve veri setini değiştirmek için eklenen çizelgenin üzerinde fare ile sağ tıklanarak açılan sekmeleri seçmek yeterlidir. İçeriğe, seçimi yapılan öge dışında bir öge ya da aynı ögeden bir tane daha ekleme imkânı da vardır. Ekle menüsü ile yapılacak işlemde konumların doğru seçilmesi, slayt üzerindeki tüm ögelerin doğru yerleştirilmesi görünüm açısından önemlidir.

Dosya Uzantıları: Bilindiği gibi tüm yazılımların kendilerine özgü uzantıları vardır. Dosya adının sonundaki bu uzantılar aynı zamanda o dosyanın hangi yazılım ile açılacağını da belirler.

Impress yazılımının uzantılarının verilmesi, yazılımın sadece bu uzantılı dosyaları açabildiği anlamına gelmez. Impress yazılımı farklı ofis yazılım paketleri tarafından yaratılmış dosyaları da açabilmekte ve üzerinde değişiklik yapabilmektedir. Uzantılar boş bir sunu ile başlanarak yaratılan sunumlara Impress tarafından verilen uzantılardır.