Yönetici Asistanlığı Dersi 3. Ünite Sorularla Öğrenelim

İyi bir dosyalama sisteminde bulunması gereken özellikler nelerdir?

İyi bir dosyalama sisteminde bulunması gereken özellikler; basitlik, ussallık, kullanışlılık, ekonomiklik, transfer kolaylığı ve tutarlılık olarak özetlenebilir. Bu özellikleri bir akrostiş ile gösterip daha kolay akılda tutabiliriz. (BUKETT) İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet
etmelidir. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgelere erişilmesi açısından kişileri çelişkiye düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır.
Konu başlıkları anlaşılır, eksiksiz olarak tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. İyi bir dosyalama sistemi ile her türlü saklanmış kayda çabucak ulaşmak; ister kâğıt, ister film, isterse manyetik bant olsun, mümkündür. Arşivleme dosyalama sürecinin son aşamasıdır.

Bürolarda gerekli olan makineler nelerdir?

Büroların büyüklüklerine ve türlerine göre değişmekle birlikte, pek çok büro makinesi tüm bürolar için ortak kullanım aracıdır. Bürolarda işleri yapabilmek ve verilen hizmetin kalitesini artırabilmek için pek çok büro makinesi kullanılmaktadır. Bu makineler şunlardır: Telefon, bilgisayar, çoğaltma makineleri, faks, elektronik dizgi makineleri, elektronik hesap makineleri, dikte ve çevirme makineleri, yazıcı, tarayıcı, evrak imha ve kâğıt kıyma makinesi, hava temizleme makineleri, para sayma makinesi, tepegöz,
projeksiyon cihazı …

Yönetici asistanının takip etmesi gereken ön muhasebe işlemler nelerdir?

Kısacası işletmede bir fatura düzenlenmesi gerektiği zaman bunu işletme sahipleri, işletmede çalışan biri veya yönetici asistanı düzenleyebilir. Ama bu faturanın muhasebe defterine kaydedilerek resmiyet kazanması muhasebecilerin görevidir. Muhasebecilerin her işletme için gidip de her zaman fatura düzenlemesi imkânsızdır. Bunun için işletmeler basit ve temel işleri yönetici asistanlarının gerçekleştirmesini isterler. Yönetici asistanları bu temel işlemleri takip ederek işletmeye ve işletmenin muhasebesine yardımcı olmalıdır. Bu işlemleri takip etmek son derece kolaydır. Bunlardan bazıları
şöyledir: Kasa Hesabı Takibi, Müşteri (Cari) Hesabı Takibi, Fatura/İrsaliye İşlemleri, Stok Giriş/Çıkış Takibi, Çek/Senetleri Takibi, Banka Hesap Takibi. 

On parmak klavye kullanmanın sağlayacağı faydalar nelerdir?

On parmak klavye kullanmanın size sağlayacağı faydalardan bazıları şöyle sıralanabilir:
• Daha hızlı ve hatasız yazma.
• Daha az çaba sarf etme; dolayısıyla, daha az yorulma.
• Daha uzun süre yazı yazabilme.
• İşlerini zamanında yetiştirebilme.
• Yazarken sürekli olarak klavyeye veya ekrana bakmak zorunda olmama.
• Sadece yazılan belgeye odaklanıp iş verimini yükseltme.
• İş veriminin yükselmesi ile kariyerinize olumlu bir etki sağlama.

Karar alma süreci kaç aşamalıdır?

Genel olarak, karar alma sürecinin dört aşamadan oluştuğu kabul edilir. Bu sürecin beş veya altı aşamalı olduğu açıklamalarına rastlanırsa da aralarında büyük bir farklılığın olmadığı ilk anda rahatlıkla göze çarpmaktadır. Dört aşamalı karar alma sürecini şu şekilde göstermek olasıdır.

Karar vermeyi gerektiren durumun ortaya konması

Seçeneklerin belirlenmesi

Seçeneklerin arasından seçimde bulunulması

Yapılan seçimin değerlendirilmesi

Türkiye Cumhuriyeti Devleti namına verilmekte olan kaç çeşit pasaport bulunmaktadır? Bunlar nelerdir?

Resmi makamlar tarafından verilen ve kişilerin serbestçe yurtdışına çıkmalarını sağlayan kimlik belgelerine pasaport denir. 5682 sayılı Pasaport Kanununun 12’nci maddesine göre Türkiye Cumhuriyeti Devleti namına verilmekte olan 5 çeşit pasaport bulunmaktadır:Diplomatik Pasaportlar, Hususi Damgalı Pasaportlar, Hizmet Damgalı Pasaportlar, Umuma Mahsus Pasaportlar, Elektronik Pasaport. 

Sekreterlerin üstlenmesi gereken temel görev ve sorumluluklar nelerdir? Açıklayınız.

Sekreterlerin üstlenmesi gereken temel görev ve sorumluluklar şunlardır:
• Çalıştığı örgütün amaç ve politikalarını öğrenmek, benimsemek ve örgütün bu amaçlara ulaşmasında kendi payına düşen her türlü çabayı göstermek.
• Büroda neyi, neden, ne zaman ve nasıl yapacağının bilincinde olmak ve bunları önceden planlamak.
• Yapılacak günlük işleri planlamak, planı izlemek ve kontrol etmek, gerektiğinde planlarda değişiklik yaparak, neyin, ne zaman yapılacağını önem sırasına göre düzenlemek.
• Yönetici ve çevresinde yer alan kişiler ile oluşturulacak iletişim köprüsünde anahtar görevini başarı ile yerine getirmek.
• Çalıştığı örgütü ve yöneticiyi en iyi şekilde temsil etmek.
• Yöneticinin iş yerinde bulunmadığı durumlarda yönetici varmış gibi çalışmak, işlerin aksamasını önlemek.
• İletişimde aktif olmak. Telefon kayıt formu, not defteri, adres defteri, ajanda gibi iletişimi kolaylaştıracak ve unutmayı engelleyecek hatırlatıcıları kullanmak.
• Gizli tutulması gereken bilgi ve belgeleri saklamak, açığa vurmamak.
• Üzerine düşen tüm görev ve sorumlulukları en iyi şekilde ve zamanında yerine getirmek.
• Yazışmaları (gerektiğinde kendi inisiyatifini kullanarak) yapmak.
• Belge akışını kontrol etmek, dosyalama ve arşivleme tekniklerini kullanarak gerekli belgeleri, gerektiği zaman, tam ve güncel olarak bulunacak şekilde saklamak.
• Telefon görüşmelerini telefon protokolüne uygun olarak gerçekleştirmek ve telefon trafiğini yöneticinin istediği şekilde yönetmek.
• Randevuları zaman yönetimine uygun olarak düzenlemek, beklenmeyen ziyaretçilere karşı ne yapacağına doğru karar vermek.
• Toplantıları organize etmek.
• Yönetici iş seyahatlerine çıkacaksa ulaşım ve otel rezervasyonlarını yapmak. Randevu ve seyahat programlarını hazırlamak.
• Büro makinelerini ve gerekli olan bilgisayar programlarını kullanmayı öğrenmek; büro donanımlarının satın alma, bakım ve koruma esaslarını bilmek.
• Görevleriyle ilgili her türlü gider için ekonomik önlemler almak.
• Yöneticinin ve kendi bürosunun görünümünü kontrol etmek, düzenlemek.
• İş yaşamında en değerli kaynak olan zamanı etkili kullanmak.

Yönetici Asistanlarının görevleri nelerdir?

Yönetici asistanları bir sekreterin sahip olması gereken sorumlulukların tümüne sahiptirler ama bunlarla birlikte çeşitli düzeylerdeki sekreterlerden farklı görevleri de vardır: kendi inisiyatifleri ile yazışmaları hazırlama, bilgi toplama ve rapor haline getirme, karar verme, hatırlatma, iş önceliklerini belirleme, yazışmaları işaretleme gibi.

Ülkemizde Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) ne zaman ve hangi amaçla kurulmuştur?

Ülkemizde Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK), meslek standartlarını temel alarak, teknik ve meslekî alanlarda ulusal yeterliliklerin esaslarını belirlemek; denetim, ölçme ve değerlendirme, belgelendirme ve sertifikalandırmaya ilişkin faaliyetleri yürütmek üzere 21 Eylül 2006 tarihli ve 5544 sayılı Kanun ile kurulmuştur .

Yönetici adına randevu verme ilkeleri nelerdir?

Yönetici adına randevu verme ilkeleri:
• Yönetici asistanı telefonla randevu talep eden bir kişiyle konuşurken her şeyden önce onun ismini, makamını, temsil ettiği kuruluşu ve hangi konuda ve ne zaman için randevu istediğini öğrenmelidir. Çünkü her randevu konusu için aynı süre verilmez. Bazı konular için 5 dk. görüşme yeterli olabilir bazı konular için 50 dk gerekir.
• Randevular saptanırken kimin, niçin, ne zaman görüşmek istediği ve görüşme yeri de belirlenip, kaydedilmelidir.
• Yönetici ile görüşmek isteyen kişilerin randevu sırasını kim olduklarına göre değil, görüşecekleri konunun önemine göre ayarlamalıdır.
• Yöneticinin seyahate çıkacağı güne veya seyahat dönüşüne randevu verilmemelidir. (Yönetici gitmeden önce seyahatle ilgili hazırlıklar yapar. Aynı zamanda yokluğunda işlerin nasıl yürütüleceği ile ilgili talimatlar verdiği kısa toplantıları olur. Gitmeden tamamlaması gereken işleri olur. Döndüğünde ise yokluğunda birikmiş işler olacaktır. Ayrıca kendisinin yokluğunda neler olduğunu öğreneceği kısa bilgilendirme toplantılarına gereksinim duyacaktır. Dönüşü herhangi bir nedenle aksayabileceğinden randevular tehlikeye girebilir.)
• Bayram arifesi gibi çalışma gününün yarım gün olduğu günlere randevu verilmemelidir. Çalışma saatinin hemen başlangıcına ya da çalışma saati sonuna randevu verilmemelidir.
• Randevuların hepsini peşi sıra dağıtmak yerine gün içine dağıtılmasına özen gösterilmelidir. Randevuların çakışmamasına dikkat edilmelidir.
• Randevulu konuklar adil bir sıra ile içeri alınmalıdır.
• İptal edilen randevu varsa, zaman geçirmeden hemen her iki tarafa da bildirilmelidir. İptal edilen randevu yerine yeni randevu alınıp/verilmelidir (yöneticinin direktifine göre)
• Randevu iptalleri görüşme günü ve saatinden önce gerçekleştirilmelidir.
• Görüşme için hazırlanmış ya da gelmiş kişilere son dakikada görüşmenin gerçekleşemeyeceğini söylemek kaba bir davranıştır.

Ulusal Meslek Standardı (UMS) nedir?

Ulusal Meslek Standardı (UMS) bir mesleğin başarı ile icra edilebilmesi için Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından kabul edilen gerekli bilgi, beceri, tavır ve tutumların neler olduğunu gösteren asgari normdur.

"On parmak yöntemi ile Türkçe için ideal klavye” ne zaman ve kimin tarafından kabul edilmiştir?

Standart Türk Klavyesi olarak da isimlendirilen F klavye, ismini klavyenin üst sırasının en solunda bulunan ilk harften almaktadır. Türkçe’ye özgü ve bilimsel yöntemleri temel alan standart bir klavye geliştirilmesi ihtiyacı hisseden İhsan Sıtkı Yener, bu konuda 1946 yılında itibaren stenografi ve
daktilografi öğretmeni sıfatı ile yürüttüğü çalışmalarının meyvesini 1955 yılında almayı başarmıştır. Yöneticiliğini yaptığı, çok sayıda yabancı uzmanın da yer aldığı bir komisyonca oluşturulan “On parmak yöntemi ile Türkçe için ideal klavye”, 20 Ekim 1955 tarihinde Bakanlıklararası Standardizasyon Komitesi tarafından Standart Türk Klavyesi olarak kabul edilmiştir. Ülkemizdeki tüm daktiloların tuş düzenlerinin standart Türk klavyesine uygun hale getirilmesi, 1963 yılında Gümrükler Kanunu’na bir madde eklenmesi ve son olarak 1974 yılında Türk Standartları Enstitüsü tarafından zorunlu standart olarak kabul edilmesiyle kesinlik kazanmıştır.

Toplantılarda yönetici asistanının görevleri nelerdir?

Toplantılarda yönetici asistanının görevleri şöyle sıralanabilir:
• Toplantıdan önce yöneticisiyle görüşerek amaca uygun bir toplantı mekânı ayarlamak,
• Toplantı gündemini, önceden yönetici ile tespit ederek yazmak, toplantıya katılacak kişileri, toplantı yeri, saati ve tarihi konularında bilgilendirmek,
• Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak,
• Yöneticisinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak,
• Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak, toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da hazırlamak,
• Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek,
• Toplantı mekânı düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek,
• Katılımcıların toplantıda oturacağı yerleri tespit etmek ve isim kartlarını yerleştirmek,
• Toplantı tutanaklarının düzenlenmesi için gerekli hazırlıkları yapmak,
• Toplantının bölünmesine izin vermemek,
• Toplantı sonrasında alınan kararların toplantıya katılanlara sunulmasını sağlamak,
• Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılması, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak,
• Alınan kararlara göre ilgili kişi ya da kuruluşlara teşekkür ya da tebrik mektupları yazmak,
• Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda yardımcı olmak ve toplantıya ait tüm evrakın dosyalanmasını yapmak.

Yazıyı hazırlarken sekreterin hangi noktalara dikkat etmesi gerekir?

Yazıyı hazırlarken sekreterin şu noktalara dikkat etmesinde yarar olabilir:
• Yazı kaleme alınmadan önce iyi planlamalıdır: Yazıya başlamadan önce anlatmak istediği konuları zihninde örgütleyemeyen ve planlamayan sekreter, rota belirlemeden denize açılan kaptana benzer.
• Muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır: “pek yakında”, “en kısa sürede” gibi muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır.
• Çok teknik tarzda yazmaktan kaçınılmalıdır: Fazla teknik yazılar okuyucuyu sıkar ve onlarda bu tür yazılar bir kullanma kılavuzu okuyormuş duygusunu verir.
• Yazıda tereddüt yaratacak sözcük ve ifadelerden kaçınılmalıdır: Sık sık, "fakat", "ama" ve "belki" gibi sözcükler yer alıyorsa karşı taraf sizin yetkisiz olduğunuzu veya konuyu tam anlamı ile bilmediğinizi düşünür. Bu tereddütlü sözcükler okuyanın bir karara varmasını zorlaştırır.
• Birbirini takip eden cümleler anlam bütünlüğünü bozmamalıdır: Bir cümleden sonra gelen ikinci cümle ilk cümlenin anlamını zayıflatmamalıdır.
• Yazının akıcılığını bozan çok sık gereksiz bağlaçlardan kaçınılmalıdır.
• Mümkün olduğu kadar yazının kısa ve öz olmasına dikkat edilmelidir.
• Pasif cümleler çok sık kullanılmamalıdır.
• Sıfır hata amaçlanmalıdır.
• Kısaltmaların açılımları muhakkak yazı içinde yer almalıdır.

Yönetici asistanlarının slayt hazırlarken hangi hususlara dikkat etmelidirler?

Verileri daha anlaşılır ve anlamlı kılmak, sıkıcı ve kuru gelebilecek bilgileri cazip hale getirmek, kullanılan materyallerin evrensel bir dile sahip olmasının avantajından yararlanmak, bilgilerin öğrenilme ve hatırlanma düzeylerini artırmak gibi amaçlara ulaşabilmek için slayt hazırlanırken birtakım hususlara
dikkat edilmelidir:
• İyi bir planlama yapılmalıdır. Ne tür bilgi verileceği, bu bilginin neden verileceği, kimlere verileceği (ilkokul öğrencilerine mi, şirketin üst düzey yöneticilerine mi?...), nerede verileceği (20 kişilik bir toplantı salonunda mı, 200 kişilik mi, 2000 kişilik mi?), ne zaman sunulacağı, nasıl sunulacağı ve hangi tür teknolojik araçlara sahip olunduğu göz önüne alınmalıdır.
• Sunum metni düzenli ve tutarlı bir şekilde düzenlenmelidir.
• Hazırlanan slaytların giriş kısmında sunulacak konu ana hatları ile tanıtılmalı, bu konunun neden ele alındığı açıklanmalı, sunudaki alt başlıklar sırasıyla verilmelidir. Gelişme bölümünde örneklerle konunun anlatımı yapılmalı, sonuç slaytlarında ise sunumda ele alınan konular ana
hatları ile özetlenmelidir.
• Sunum metninde yer alan her bölümün yeterince açıklayıcı bir başlığı olmalıdır.
• Sunum metni power point slaytlara aktarılırken sunudaki bilgilerin doğru ve güvenilir olmasına özen gösterilmelidir.
• Sözcüklerin tümü büyük harfle yazıldığında gözü yoracağından yalnızca ilk harfi büyük yazmak tercih edilmelidir.
• Slaytlarda uzun cümleler kullanılmamalıdır.
• Maddeler halinde aktarmak göze daha hoş gelir ve hatırda kalıcılığı yükseltir.
• Görsel malzeme çok fazla yazılı metin, resim veya çok farklı renklerle doldurulmamalıdır.

Dosyalama sistemi nedir? Kaç tür dosyalama sistemi bulunur?

Her türlü saklanmış belgeye çabucak ulaşmak-ister kâğıt, ister film, isterse manyetik bant olsun-ancak etkili bir dosyalama sistemiyle mümkündür. Dosyalama sistemi deyimi, bilgileri çabuk bir biçimde geri
çağırmak için, belgelerin sınıflandırılması ve saklanması için kullanılan işlem ve yöntemleri ifade etmektedir. Bunun için alfabetik ve numaralı olmak üzere iki sistem kullanılır.

Bürolarda çalışan kişilerin kullanmak durumunda oldukları bilgisayar programları nelerdir?

Windows işletim sisteminin (Windows 98/Me/2000 ya da XP ve Office Seti (97/2000 ya da XP gibi). 2000’den itibaren çeşitli türleri bulunmaktadır. (Standart, Home, Professional vb). Office’in ise 97’den itibaren standart ve professional türleri bulunmaktadır. Office Professional seti içerisinde yazışma
işlerinde kullanılan Word kelime işlemcisi, hesap işlerinde kullanılan Excel hesap tablosu, sunu hazırlamakta kullanılan PowerPoint sunu programı, verilerin daha yararlı kullanılabilir hale getirilmesini sağlayan Access veritabanı programı, Word/Excel/Access/Powerpoint’te yapılan çalışmaların birbirine bağlanmasını ve düzenlenmesini sağlayan, ciltçi programı ve elektronik posta alma/gönderme/düzenleme programı Outlook bulunmaktadır. Bürolarda çalışan kişiler bu programların tamamını ya da bir kısmını
günlük çalışmalarında sıklıkla kullanmak durumunda olduklarından sekreterler açısından bu programlar büyük önem taşımaktadır.

Örgütlerde kullanılan rapor türleri nelerdir?

Örgütlerde kullanılan rapor türleri şunlardır: Çalışma ve faaliyet raporu, inceleme ve araştırma raporu, görev raporu, denetleme raporu, soruşturma raporu, fizibilite raporu, teknik rapor, bütçe raporu, mali
analiz raporu, istatistik raporu, eğitim raporu, sağlık raporu, hakem raporu, bilirkişi raporu vb. Örgütlerde belli zamanlarda hazırlanan ve hazırlandığı döneme göre isimlendirilen raporlara periyodik raporlar denir.
Bunlar, “Günlük Rapor”, “Haftalık Rapor”, “Aylık Rapor”, “Üç Aylık Rapor”, “Yıllık Rapor” gibi adlandırılırlar. Önceden belirlenmiş bir zaman aralığı dışında hazırlanan raporlara ise “özel raporlar” denir. Bunlar hazırlayan bölüme göre “Personel Raporu”, “Satış Raporu”, “Satın Alma Raporu”, “Üretim
Raporu” vb. gibi adlar alırlar. Burada raporlar içerik açısından iki başlıkta ele alınmıştır.

Kişisel gelişim için yapılması geren nelerdir?

Kişisel gelişim büyük ölçüde hayat felsefesi oluşturmakla da bağlantılıdır. Okunan kitaplar, seyredilen sinema ve tiyatro eserleri, gözlemler ve edinilen deneyimler, atasözleri hayat felsefesi oluşturabilmemize iyi birer kaynaktır. Kişisel gelişim için;
• Amacı kesin olarak belirleyip, gerçek hedefler saptamalı,
• Hedef ile ilgili alt yapı eğitimi almalı, ilgili kitap ve yayınları okumalı,
• Kültürel kitap, dergi ve ansiklopedi okumalı,
• Konferanslara, panellere, seminerlere katılmalı,
• Uyarıcı/kültürlü arkadaşlar ve etkili sosyal gruplar edinmeli,
• Başarılı kişilerin kendilerini nasıl yetiştirdiklerini araştırmalı, biyografi okumalı,
• Çalışma ve dinlenme-eğlenme arasında mutlak bir denge kurmalı,
• Bütün bunları yer, zaman ve kalite yönlerinden bir plan çerçevesinde yapmalı.

Gelen ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler bırakabilmek için sekreterin hangi hususlara dikkat etmesi gerekmektedir?

İş yerinin ilk temsilcisi sekreter olduğu için gelen ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler bırakabilmek için sekreterin şu hususlara dikkat etmesi gerekmektedir:
• Sekreter, ziyaretçileri güler yüzle karşılamalıdır. Cana yakın ve kibar olmalıdır, aynı zamanda da
ölçülü olmalıdır.
• Sekreter, gelen konuklara unvan ve/veya isimleriyle hitap etmeyi alışkanlık haline getirmelidir.
• Sekreter misafiri yönetici odasına alırken beraber girmeli ve yönetici misafiri tanımıyorsa
tanıtmalıdır.
• Sekreter, daima temiz, şık, sade giyinmelidir.
• Bilmediği veya tanımadığı kişileri de ilk gözlemiyle sınıflayabilmelidir.
• İkram için hazırlıklı bulunmalıdır.
• Önemini bildiği ziyaretlerde gerekli ön hazırlıkları yapmalıdır.
• Ziyaretçilerin sayısında fazlalık olduğunda onları adil bir sıra ile kabul etmelidir.

• Sekreter ziyaretçilere karşı sabırlı olmalı, anlatılanları dinlemeli, sorunları hakkında empati
kurmalıdır.
• Ziyaretçilere karşı alay, küçümseme, sıkıntı belirtme gibi sözlü ya da sözsüz bir davranış
göstermemelidir.
• İptal edilmiş bir randevu varsa, her iki tarafa da durumu zamanında geç kalmadan bildirmelidir.