Mesleki Yazışmalar Dersi 4. Ünite Sorularla Öğrenelim

Resmî Yazışma Usulleri Yönetmeliğinin amacı nedir, açıklayınız.

Resmî Yazışma Usulleri Yönetmeliğinin amacı; resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Bunun yanı sıra kamu kurum ve kuruluşlarında
yazışmaların standardizasyonun sağlanması; iletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi amacıyla da önem taşımaktadır. Resmî yazışmaların kurallarına uygun olarak yazılması, kamu kurum ve kuruluşlarının işleyişine ilişkin biçimsel öneminin ötesinde, içerik olarak da önem arz etmektedir. Resmî yazışmaların gerekli biçim kurallarına uygun gerçekleştirilmesi her şeyden önce
kamu kurum ve kuruluşlarının işleyişini hızlandıracaktır. Kurallarına uygun yazılan bir resmî yazının muhatabı olan kişi, kurum ya da kuruluşlar yazının kimden geldiğini, kime ya da kimlere hitap ettiğini, hangi tarihte düzenlendiğini ve en önemlisi konusunun ne olduğunu daha ilk bakışta görebileceklerdir. Böylece anlamsız, neyin, nerede olduğu bilinmeyen sözcükler yığını yerine, sistematize olmuş bir belge veya yazılı kâğıttan söz edebilmek mümkün hale gelecek; bu da kuşkusuz işleyişi hızlandıracaktır. Resmî yazışma kurallarının bir diğer önemli katkısı; taraflara yani devlete, kamu görevlilerine, kamu kurum ve kuruluşlarına olduğu kadar, yurttaşlara da öngörü olanağı sağlamalarıdır. Zira biçimin yerleşikliği, bu biçimsel kurallara uyulmadığında kamu işleyişinin hangi netice ile sonuçlanacağı konusunda da bir ön fikir verecektir. Söz gelimi usulüne ve kurallarına uygun olarak yazılmayan ya da gerekli unsurları taşımayan bir
resmî yazının akıbetinin ve bağlayıcılığının ne olacağını kamu kurumları da yurttaşlar da öngörebileceklerdir.

Resmi yazı nedir, açıklayınız.

Kamu kurum ve kuruluşlarında, tüzel kişiliğe sahip kurumların birbirlerine ve kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazıların tümüne resmî yazı denir. Resmî yazıların en büyük özelliği tek tip olmasıdır. Tüm resmî dairelerin yazışmalarında, yazıların bir örnekliliğini ve kurallara uygun biçimde hazırlanmasını sağlamak amacıyla Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü tarafından “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller hakında Yönetmelik” hazırlanmıştır. 

“Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Kanun’un, 2’nci ve 33’üncü maddelerine
göre, Bakanlar Kurulu’nca 15/12/2014 tarihinde kararlaştırılmıştır. 02/02/2015
tarihli Resmî Gazetede yayınlanmıştır. Bu yönetmeliğin uygulamalarını açıklayınız.

Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci,
b) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dökümanı,
c) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)’nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı alt sistemi,
d) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiyi,
e) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dökümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
f) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,
g) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
h) Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dökümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını,
i) Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun şekilde elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan idareler ile gerçek veya özel hukuk tüzel kişilerini,
j) Elektronik şifreleme sertifikası: Elektronik belgelerin şifrelenmesi amacıyla yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından üretilen elektronik sertifikayı,
k) Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları,
l) E-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve 2018’de Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı adını alan Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlanan rehberi,
m) Fiziksel ortam: Kağıt ortamında yapılan işlemleri,
n) Form: Biçimli belgeyi,
o) Format: Elektronik dosya türlerini,
p) Günlük rapor (log): EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve zaman bilgisini ihtiva eden kayıtları,

q) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
ö) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,
r) İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini kullanan yazılım veya donanım aracını,
s) İmza oluşturma verisi: İmza sahibine ait olan, imza sahibi tarafından elektronik imza oluşturma amacıyla kullanılan ve bir eşi daha olmayan şifreler, kriptografik gizli anahtarlar gibi verileri,
t) İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza
oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,
u) Resmî yazışma: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci,
v) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan
veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve yayımlanan sınıflama şemasını,
w) Üstveri (metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri,
x) Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dahil, ek hariç kısmını,
y) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme husunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,
z) Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını, ifade eder.

Resmî yazıların en önemli özelliği nedir, açıklayınız.

Resmî yazıların en önemli özelliği belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma zorunluluğu olmasıdır. Resmî yazı yazan bir kişinin iletilmek istenen mesajı mutlaka sistemli bir kalıp içerisinde düzenleyerek yazması gerekir. Böylece resmî yazıların en önemli özelliği olan standardizasyon sağlanmış olur.

Belgenin özelliklerini ve bölümlerini genel olarak açıklayınız.

Kurallarına uygun yazılan bir belgenin muhatabı olan kişi, kurum ya da kuruluşlar belgenin kimden geldiğini, kime ya da kimlere hitap ettiğini, hangi tarihte düzenlendiğini ve en önemlisi konusunun ne olduğunu daha ilk bakışta görebileceklerdir. Böylece anlamsız, neyin, nerede olduğu bilinmeyen sözcükler yığını yerine, sistematize olmuş bir belgeden söz edebilmek mümkün hale gelecek; bu da kuşkusuz işleyişi hızlandıracaktır. Kamu kurum ve kuruluşlarında yazışmaların standardizasyonun sağlanması, iletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi amacıyla belgenin bazı özelliklere sahip olması ve çeşitli bölümlerden oluşması gerekmektedir

Belge özelliklerinden Nüsha Sayısı kavramını açıklayınız.

Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası
idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir.

Belgenin Şekli Özellikleri ve Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü kavramlarını açıklayınız.

Belgenin Şekli Özellikleri

• Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kağıt çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır.
• Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
• Üst yazılarda kağıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü

• Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı
tipi normal yazı stilinde kullanılır.
• Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması
esastır. Ancak gerekli hallerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.
• Metin içinde yer alan alıntılar, tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.

Belge Bölümleri'nden biri olan Yazı Alanı'nı açıklayınız.

• Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.
• Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

Belge Bölümleri'nden Başlık kavramını açıklayınız.

• Başlık (antet) belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.
• Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
• İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak, bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir.
• İdarelerin il ve ilçe teşkilatlarında kullanılan başlıklar 10/6/1949 tarihli ve 5442
sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.
• Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.
• Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra birimlerinde başlıkta merkezi teşkilat ve
taşra teşkilatı adlarına yer verilir.
• Başlığın yazımında DETSİS’te yer alan başlık kayıtları esas alınır.

Belge Bölümleri'nden Sayı kavramını açıklayınız.

• Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur.
• “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası bulunması halinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur. Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası dikkate alınır.
• Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına “E.” İbaresi konularak yazılır. (Örnek: 69471265-902-E.4752). Bu belgelerde sayı bilgisine belge üst verisinde veya belge üzerinde yer verilir.

Belge Bölümleri'nden Tarih kavramını açıklayınız.

• Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir.
• Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir.
• Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir. (Örnek: 01.09.2014, 04/09/2014). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz. (Örnek: 10 Ekim 2014, 09 OCAK 2014).
• Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih bilgisine belge üst verisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belge üzerinde bulunan güvenli elektronik imzaların uzun vadeli doğrulamaya imkan verecek nitelikte olması ve bu imzalarda zaman damgası bulunması zorunludur. Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır.

Belge Bölümlerinden Konu kavramını açıklayınız.

“Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satıra “Konu:” yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır.  “Sayı” ve “Konu” kelimelerinden sonra gelen iki nokta üst üstelerin aynı hizada olmasına dikkat edilmelidir.

Belge Bölümlerinden Muhatap kavramını açıklayınız.

• Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun
son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.
• Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS’te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması halinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. Başkan yardımcısını muhatap belgelerde önce “BAŞKAN YARDIMCILIĞINA” ibaresi yazılır, bir alt satırda ise parantez içinde “Sayın” ibaresinden sonra başkan yardımcısının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır.
• İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi, uzun olması halinde birden fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne “Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır.
• Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir.
Ancak, ilgili başkan yardımcısının ya da bakanlığın bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda belge, söz konusu başkan yardımcısı ya da bakanlık aracılığıyla gönderilir.
• İdare tarafından gerekli görüldüğü hallerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERINE” ibaresi yazılabilir.

Belge Bölümlerinden İlgi kavramını açıklayınız.

• İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.
• “İlgi:” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
• “Sayı:”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “: “ işareti
aynı hizada yazılır.
• “İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.
• İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama parantez işareti “)” konularak kullanılır.

• İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez.
• İlgide “…. Tarihli ve ….. sayılı….” İbaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti
konulur.
• İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “…..’ın ……… tarihli başvurusu.” biçiminde yazılır.

Belge Bölümlerinden Metin kavramını açıklayınız.

• Metin, “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.
• İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur.
• Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.
• Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.
• Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.
• Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.
• Dört ve dörtten çok haneli sayılar, sondan sayılmak üzere gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur. (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır. (Örnek: 45, 72).
• Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük
esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde
zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez
içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş
olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin el yazısıyla atılan imzalı ya da güvenli elektronik imzalı Türkçe karşılığı da oluşturulur ve idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır.
• Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi,
sonra parantez içinde kısaltma yazılır. Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)
• Metnin son bölümü:
a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica
ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” İbaresiyle bitirilir.
b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
c) Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya
“Bilgilerinize sunulur.” ibaresiyle bitirilebilir.

Resmî yazılarda alternatif protokol bitiş ifadeleri şunlardır:
• Üst makamlara; “Bilgilerinize arz olunur”, “Bilgilerinize arz ederiz”, “Arz olunur”,
“Arz ederim”, “İzninize sunulur”, “Olurlarınıza sunulur”, “Tensiplerinize sunulur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.
• Aynı seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ederim”, “Bilgilerinize sunulur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.

Alt seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ve rica ederim”, “Bilgilerinize rica olunur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.
Yazı dağıtımlı olduğunda (iki ve daha çok kişi ve/veya kuruluşa aynı anda gönderildiğinde) hem bilgi hem gereği, hem arz hem de rica sözcükleri birarada kullanılabilir. Resmî yazılarda bu konuda yaşanan en önemli sorun; ast, üst ya da eşit düzey kuruluş olarak değerlendirmekte güçlük çekilen dış kuruluşlara hangi protokol ifadesinin kullanılacağını bilememektir. Söz konusu durumla karşılaşırsanız aşağıdaki bilgileri göz önünde bulundurunuz:
• Devlet protokol listesinde bir kuruluşun önde gelmesi, altta gelen bir kuruluşa yazdığı yazının sonunda “rica ederim” deme hakkını doğurmaz. Protokol listesi hiyerarşik (ast-üst) bir sıralama değildir.
• Adli ve askeri kuruluşlara yazılan yazıların sonunda, hiyerarşik üstler hariç, “rica ederim” demek doğru değildir. Askeri kuruluşlara “arz ederim”; adli kuruluşlara “arz ederim” ya da “arz ve talep ederim” denir. Adli kuruluşlar diğer kuruluşlara “rica olunur” der.
• Hiyerarşik üst olmayan kuruluşlar, uluslararası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara; akademik ve özerk kuruluşlara yazdıkları yazıların sonunda “…arz ederim” veya “…… saygılarımla rica ederim” ya da “…… rica eder, saygılar sunarım” demelidir.
• Hiyerarşik üstler dışında, yerel kuruluşlara yazılan yazıların sonunda “….saygılarımla rica ederim” demek uygundur.
• Eşit düzeyde olduğu halde, “rica ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa, karşılıklılık ilkesi gereğince “rica ederim”; “arz ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen eşit düzeydeki bir kuruluşa da “arz ederim” ifadesi kullanılması uygun olur.
• Dış yazışmalarda “arz” veya “rica” konusunda sorun olduğunda “saygılarımla” ifadesini kullanmak bu sorunu çözer.
• Özel kuruluşlar resmî yazılarında kamu kurumlarına daima arz ederler.
• Bir yazı, yalnızca BİR kişi veya BİR kuruluşa gönderildiğinde ya BİLGİ ya da GEREĞİ yazılır; ya ARZ ya da RİCA kullanılır. “Bilgi ve gereğini rica ederim”, “Bilgileriniz ve gereğini arz ederim”, Bilgilerinizi arz ve rica ederim”, “Gereğini arz ve rica ederim”, Bilgilerinizi ve gereğini arz/rica ederim”, Bilgi edilmesini ve gereğini arz ve rica ederim” şeklindeki ifadeler yanlıştır. Çünkü ; “Bilgilerinizi rica ederim” demek; “Yazıyı okuyun, bilginiz, haberiniz olsun, sonra dosyaya koyun, bir iş ya da cevap istemiyorum” demektir. “Gereğini rica ederim” demek; “Bu işin yapılmasını ve/veya yazılı olarak konuyla ilgili cevap verilmesini istiyorum” demektir.

Belge Bölümlerinden İmza kavramını açıklayınız.

• Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
• Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.
• Belgeyi imzalayacak olan makam, belgeyi hazırlayan idarenin imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir.
• Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Bakan a.”, “Müsteşar a.”, “Vali a.”, “Belediye Başkanı a.” Veya “Rektör a.” Biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.
• Belge vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekalet olunan makam “Müsteşar V.”, “Belediye Başkanı V.” Veya “Rektör V.” Biçiminde ikinci satıra yazılır.
• Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı,
soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en
solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
• Fiziksel ortamda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması halinde belgenin
son sayfası imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Son sayfadan
önceki sayfalar ise imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi halinde sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.
• Üst yazıya ilişkin olarak idare tarafından hazırlanan ve yedinci fıkrada belirtilenler haricindeki ekler, imza sahibi ya da imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafından paraflanır. Gerekli görülmesi halinde ekler ayrıca idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.
• Fiziksel ortamda hazırlanan dağıtımlı belgelerde nüshaların her biri ilgili makam
tarafından imzalanabileceği gibi, imzalanan bir nüsha 26’ıncı maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir.

Belge Bölümlerinden Ek kavramını açıklayınız.

Belgede ek olması halinde “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:” başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir. (Örnek: EK-1, EK-2).
• Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “EK LİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.
• Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda “Ek konulmadı” ya da “Ek- …. Konulmadı” ifadesi yazılır.
• Güvenlik gerekçesiyle, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri, üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir.

Belge Bölümlerinden Dağıtım kavramını açıklayınız.

• Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir.
• “Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
• Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği:” kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise “Bilgi:” kısmına yazılır. “Gereği:” kısmı “Dağıtım:” başlığının altına, “Bilgi:” kısmı ise “Gereği:” kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. “Bilgi:” kısmı yoksa muhatap adları doğrudan “Dağıtım:” başlığının altına yazılır.
• Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım
bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.

Belge Bölümlerinden Olur kavramını açıklayınız.

• Makam oluru alınan belgeler, ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan
makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır.
• Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.
• Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar “Uygun görüşle arz ederim.” İfadesiyle olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR” ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır.

Belge Bölümlerinden Paraf kavramını açıklayınız.

• Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır.
• Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.
• Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi halinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.

Belge Bölümlerinden Koordinasyon kavramını açıklayınız.

İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

Belge Bölümlerinden İletişim Bilgileri kavramını açıklayınız.

İletişim bilgileri, belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.  Adres yazarken her kelimenin (ya da kısaltmanın) ilk harfinin büyük harfle yazılmasına dikkat edilmelidir.

Gizlilik Dereceli Belgeler kavramını açıklayınız.

Gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemlere ilişkin olarak ilgili mevzuatta belirtilen hükümler uygulanır.

Süreli Yazışmalar
• Süreli resmî yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir.
“GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir.
• “ACELE” ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan
belgeye belgede belirtilen süre içinde cevap verilir.
• Süreli belgelerde ACELE veya GÜNLÜDÜR ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine belge üstverisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir. 

Sayfa Numarası
Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir.

Üstveri Elemanları kavramını açıklayınız.

• Güvenli elektronik imza kullanılarak hazırlanan belgeler için ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üst veri elemanları kullanılır.
• Elektronik belgelerin idareler arasında resmî yazışma kapsamında iletilmesi halinde e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan üst veri elemanları kullanılır.
• İlgili mevzuatta belirtilen üst veri elemanlarına ilave olarak üst veri elemanı kullanılabilir.

Belgenin Çoğaltılması kavramını açıklayınız.

• Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine ASLI GİBİDİR ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.
• Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir.Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır.
• Bu Yönetmeliğin Üçüncü Bölümünde belirtilen unsurlara çıktı üzerinde yer verilememesi durumunda, çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üst veri
çıktısında yer verilir. Hem belge çıktısında hem de üst veri çıktısında tarih ve sayı
bilgilerine yer verilerek bu çıktıların birbiriyle ilişkilendirilmesi saplanır. Söz konusu ilişkilendirmenin sağlanması amacıyla çıktılar üzerine herhangi bir ibarenin yazılması veya konulması durumunda yapılan ekleme, idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından paraflanır. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlisinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanır.
• Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.

Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması kavramını açıklayınız.

• Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması halinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması halinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

• Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda
gönderilmesi esastır. Ancak bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.
• İdareye fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir. Gerekli görülmesi halinde güvenli elektronik imza ile gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.
• İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen evrak kaydında kullanacakları kaşede en az Örnek 4.16’da belirtilen unsurlara yer verirler. Kaşe üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.

• Birime gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir.
• “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan zarf veya belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzere alınır. “KİŞİYE ÖZEL ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan kayda alınmaz.
• Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin “….arz ederim.” şeklinde bitirilmemesi veya “… .rica ederim.” ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.

Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması sürecini açıklayınız.

• Güvenli elektronik imza ile imzalanan belge elektronik ortamda muhataplara iletilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler veya dökümanlar veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.
• İdareler arasında resmî yazışma kapsamında iletilecek elektronik belgelerin oluşturulmasında e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uyulması zorunludur. İdare, resmî yazışma kapsamında kendisine iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulmuş belgeleri işleme koymakla yükümlüdür.
• İdare, başka bir idareden kendisine resmî yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir.
• Resmî yazışma kapsamında idare dışına gönderilen gizlilik derecesi taşımayan güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgeler de gerekli hallerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde yapılır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir.
• e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan şifreleme mekanizmasına uygun şekilde kendilerine şifreli belge iletilebilmesini isteyen idareler, kendileri için elektronik şifreleme sertifikası temin eder. İdareler için oluşturulan elektronik şifreleme sertfikaları DETSİS üzerinden paylaşılır. İdareler, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmî yazışma kapsamında kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür. İdareler, karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-yazışma Teknik rehberinde tanımlanan şifreleme mekanizmasından farklı şifreleme mekanizmaları kullanabilir.
• İdare, e-yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde şifrelenerek kendisine
gönderilen resmî yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresini açamazsa veya
belgenin şifresini açmakla birlikte belge içeriğinin e-yazışma Teknik Rehberinde
şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse, bu belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar, kedisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan bilgilerle birlikte, belgeyi gönderene idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır. İdarenin bildirimde bulunmaması halinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulduğu kabul edilmiş sayılır.
• Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin ilgili
mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak, idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir.
• EBYS kurulmamış olan idarelere gönderilen güvenli elektronik imzalı belgelerin
alınmasında bir üst maddede değinilen fıkra hükmü esas alınır. Bu belgeler, muhatap idare tarafından imza doğrulaması yapıldıktan sonra “Belgenin çoğaltılması” konusunda değinilen usule göre çıktısı alınarak işleme konulur.

Çeşitli ve son hükümler sürecini açıklayınız.

Belgelerin iade edilmesi, görüşler, bilgi ve belge taleplerindeki sürelerin neler olduğu, uygun olarak yazılmayan belgeler ile ilgili nasıl işlem yapılacağı, belgeleri düzenleme yetkileri, gerektiğinde muhataplara cevaben nasıl yazı yazılacağı ve elektronik altyapının nasıl kurulması gerektiği ilgili yönetmelikte açıkça yer almaktadır.

Belgenin İade Edilmesi
• İdareye muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir.Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.
• İdareye muhatabı olmadığı halde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler göndericiye elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.

Görüş, Bilgi ve Belge Taleplerinde Süre
• İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının EBYS’ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder.
• İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla on beş iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir.

Uygun Yazılmayan Belgeler
Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

Düzenleme Yetkisi
• İdareler resmî yazışmalarla ilgili olarak bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir.
• Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemeye İdareyi Geliştirme Başkanlığı yetkilidir.

Tekit Yazısı
• Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir.

Elektronik Altyapının Kurulması
• Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler idarelerce bir yıl içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hale getirilir. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS’ler bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur.
• İdareler, e-Yazışma Teknik Rehberine uygun olarak güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla 28 inci maddenin sekizinci ve dokuzuncu fıkralarında belirtilen yetki verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarını bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde alır.