Dosyalama Arşivleme Dersi 6. Ünite Sorularla Öğrenelim

Elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli yürütülmesi zorunluluğunun nedenleri nelerdir?

Zorunluluğun nedenleri: - Elektronik belgeler kolaylıkla değiştirilebilir, kaydedilebilir veya imha edilebilir. Bu yüzden kâğıt belgelere göre elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak daha zordur. - Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi zorlaştırmaktadır. - Yeni ortamlara aktarma belgelerin erişilebilirliğini kolaylaştırırken, özgünlük, güvenilirlik ve bütünlüğünü bozabilmektedir. - Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. Depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir. - Elektronik belgelerin üretim yöntemi ve yönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu durum, kurum içinde ve dışında bilginin erişimi, paylaşımı, yönetimi, yeniden kullanımı ve erişiminde sorunlara neden olmaktadır. - Mevzuata uygun üretilmeyen elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur.

Elektronik Belge Yönetim Sistemiyle belge yönetiminde kalite sağlamasının gereklilikleri nelerdir?

Belge yönetiminde kalitenin sağlanabilmesi için, Elektronik belgelerin yasalara uygun olarak üretilmesi, orijinalliğinin korunması, uzun süreli muhafaza edilmesi, bir başka sisteme taşınması ve sonunda imhasının gerçekleşmesi gerekir.

Elektronik belgelerin belge yönetimi yaklaşımı altında yönetilmesinin amaçları nelerdir?

Elektronik belgelerin belge yönetimi yaklaşımı altında yönetilmesi, - Elektronik belge olması, - Yasal, yönetsel ve kültürel nedenlerden dolayı yönetilmelerini, - Arşivsel amaçlar için de muhafaza edilmelerini, - Yapı içerik ve bağlam bilgilerinin bütün olarak saklanmasını, - Onlara belgesel ve kurumsal işlevlerin her birini yansıtacak şekilde erişilmesini, - Sistemde kayıtlı bulunan elektronik belgelerin, saklama planları doğrultusunda değerlendirilmelerini, - Yeni kayıt gereçlerine aktarılmalarını ya da dönüştürülmelerini - Gerekli görülmeyenlerin imha edilmesini sağlayacaktır.

Elektronik belge yönetimi nasıl bir disiplindir?

Elektronik belge yönetimi, disiplinler arası işbirliğine gereksinim duyulan ve elektronik bir mimari üzerinde yapılandırılan oldukça kapsamlı bir disiplindir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) nedir?

Kurumsal iş süreçleri içerisinde belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini yerine getirmek için gerekli olan her türlü kuram ve uygulamayı kapsayan prosedürler, standartlar ve yazılımdan oluşan geniş bir yapıdır.

Bir EBYS’nin önemli unsurları nelerdir?

Bir EBYS’nin önemli unsurları yazılım, prosedür, standart ve politikalardır.

Bir EBYS’nin önemli unsurlarından biri olan yazılımlar nasıl çalışır?

Kurumlarda EBYS yazılımları ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımlarıyla bütünleşik olabildikleri gibi bağımsız olarak da çalışabilirler.

EBYS’nin yazılım, politika ve prosedürlerinde olması gereken asgari özellikleri ne şekilde belirlenir?

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bünyesinde yayımlanan Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli, EBYS’nin yazılım, politika ve prosedürlerinde olması gereken asgari özelliklerini belirler.

Kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyacına cevap verebilecek, kurumsal etkinliklerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme genel olarak hangi adımları içerir?

Olurluk incelemesi geliştirme, sistemi planlama, ihtiyaç analizi tasarlama, sistemi tasarlama, sistemi uygulama, sistem bakımı, gözden geçirme ve değerlendirme adımlarını içerir.

Kurumlarda EBYS geliştirme adımlarından olan olurluk incelemesi geliştirme neleri kapsar?

EBYS’nin kurumlarda işe koşulabilmesi için öncelikle geliştirilmesi düşünülen sistemin olurluk incelemesi değerlendirilir. Sistemin mevcut sisteme neler katacağının değerlendirilmesi işi tüm yönleriyle ele alınmalıdır. Olurluk incelemesi geliştirme bir bakıma sisteme ihtiyaç olduğunun kabul edilmesi süreci olarak da belirtilebilir. Sistemin oluşturulması için çalışanlara ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çabaları bu aşamadadır. Elektronik belge yönetim sürecini destekleyen kavram, tutum, plan-projeler ve belge yönetiminin kurumsal iletişimdeki rolü hakkında kurumdaki tüm çalışanların bilgilendirilip bilinçlendirilerek sistemin işleyişinde onların desteğinin kazanılması ve bu sayede kurumsal kültür oluşumunun desteklenmesi büyük önem teşkil etmektedir.

EBYS geliştirmenin olurluk incelemesi aşamasında kurumsal kültür oluşturmada benimsenen yaklaşımlar nelerdir?

İki yaklaşım benimsenebilir. Bunlar: 1. Belge yönetiminin kurum çıkarları açısından önemine dikkat çekilerek konunun sadece bir bilgisayar yazılımından ibaret olmadığı açıklanmalıdır. 2. İletişimin geleneksel yazışma protokol ve usullerine göre gerçekleşmesinin bir uzantısı olarak belgelerin daha güvenilir, daha hızlı ve paylaşımcı bir sistemde üretilip, yaşatılması, korunup, saklanması ve gerektiğinde sistem tarafından tasfiye edilebilmesi özellikleri vurgulanabilir.

EBYS’nin olurluk incelemelerinde hangi temel bilgiler değerlendirilmelidir?

- Mevcut programların veya sistemlerin kuruluşun ihtiyaçlarına ne kadar hizmet ettiği, - Yeni bir yaklaşımı benimsemeden yeni sistemin artılarını ve eksilerini özetleyen risk-fayda analizi, - Yeni yaklaşımı benimsemeye iten nedenlerin bir özeti, - Bir EBY

Genel olarak bir olurluk incelemesi geliştirme hangi adımlardan oluşur?

1. İhtiyaç değerlendirmesi 2. Seçenekleri inceleme 3. Çözüm belirleme 4. Avantajları listeleme 5. Maliyetleri inceleme 6. Sonuç sunumudur.

EBYS’nin faydalarını sıralayınız.

- Belge aramada zaman tasarrufu - Bilgiyi daha doğru elde etme - Belge gizliliğinin sağlanması - Kontrollü belge erişimi - Azalan personel giderleri - Depolama maliyetindeki azalmadır.

EBYS geliştirme adımlarından biri olan sistemi planlama hangi aşamaları içerir?

1. Projenin hedefleri 2. Proje Kapsamı 3. Proje teslimi 4. Personel tespiti 5. İletişim kurma ve sürdürme 6. Kalite kontrol sağlanması 7. Proje belgelerinin hazırlanması 8. Değerlendirme prosedürleri oluşturmadır

EBYS sistem planlanırken Proje kapsamının belirlenmesi neden önemlidir?

Projelerin kapsamı çok geniş tanımlanırsa, proje hızla yönetilemez hale gelebilir ya da kapsamı çok dar tanımlanırsa, proje etkisiz olabilir. Projenin genel amaçları iyi tanımlanırsa projenin çerçevesi de o denli iyi çizilir. Kapsam ne kadar geniş olursa başarıya ulaşmak o kadar zor olabilir. Proje kapsamını belirlerken kurumun gereksinimleri göz önünde bulundurulmalıdır. EBYS’leri, kurumun belli bir birimini değil, kurumun bütün faaliyetlerini iyileştirmelidir.

Proje teslimine projenin yanısıra neler dahil edilebilir?

- Yeni bir kayıt yönetim politikası raporu, - Bir değerlendirme politikası ve elektronik kayıtlar için prosedürler, - Kurumsal bilgi oluşturulma ve yönetimi için bir takım prosedürler, - Tüm personel için yeni bir eğitim programı, - Yeni sistemin etkinliğ

Tipik bir proje yapısı hangi çalışma kaynaklarından meydana gelir?

Çalışma kaynakları, - Proje yöneticisi - Proje hedeflerinin sağlanması ve kaynakların verimli yönetilmesi için bir heyet - Proje sürecinde mevcut çalışmaları izlemek üzere bir yönetim ekibi - Çalışmaları günü gününe gününe yürütmek için personel, uzmandan meydana gelir.

Proje yönetimi hangi belgelerle desteklenmelidir?

Projenin başlama belgesi, proje planı, risk kaydı, sorun kayıtları ve raporlardan oluşmalıdır.

EBYS geliştirme sürecinde ortaya net bir şekilde konması gerekenler nelerdir?

İhtiyaç analizi tasarlama aşamasında, kullanıcıların bu EBYS’den ne bekledikleri belirlenir. Beklentiler tanımlanırken aynı zamanda bu, tasarımı yapan firma için de EBYS’nin yazılım unsurlarının netleşmesi için olanak sağlar.

İhtiyaç analizi hangi araçlar yoluyla gerçekleştirilir?

Beklentiler, kullanıcı ya da paydaşlarla yapılan görüşmeler ya da anketler yoluyla bilgi toplanarak belirlenir.

EBYS geliştirme sürecinde belirlenecek ihtiyaçlar kaç grupta incelenebilir?

- İşlevsel İhtiyaçlar: sistem ile çevresi arasındaki iletişimi belirleyen ihtiyaçlardır. İşlevsel İhtiyaçlar ayrıca sistemin herhangi bir durum karşısındaki davranışını belirler. - İşlevsel Olmayan İhtiyaçlar: Kullanıcı sorunundan bağımsız olarak çözülmesi gereken sorunlar İşlevsel Olmayan İhtiyaçlar olarak tanımlanır.

İhtiyaçlar sınıflandırılırken göz önünde bulundurulması gereken sistem özellikleri nelerdir?

İşlevsel özellikler, güvenlik, kullanım kolaylığı, diğer yazılımlar ile arayüzler, işletim sistemi veya diğer sistemler ile arayüzler, bakım kolaylığı, platformlar arası taşınabilirlik, başka sistemlerle beraber çalışabilirlik, teknik belgelendirme, veri yedekleme ve kurtarma özellikleri, geliştirme dili, aracı, tekniği veya yöntembilimi ile ilgili kısıtlar, uygunluktur.

Sistem özelliklerinden biri olan uygunluk neleri kapsar?

Teknik standartlara uygunluk (arayüzler, ortamlar vb.), kültürel standartlara uygunluk (dil, para birimi vb.), iş süreci modellerine ve uygulama çerçevelerine uygunluk, yasa ve yönetmeliklere uygunluk ve uluslararası standartlara uygunluktur.

EBYS’nin geliştirilme sürecinde sistemi tasarlama aşamasında neler belirlenir?

Sistem tasarlama sürecinde, kullanıcıların isteklerinin nasıl gerçekleştirileceği belirlenir. Hangi elektronik belgelerin üretilmesi gerektiği; bunların kimler tarafından, ne zaman ve nasıl kayıt altına alınacağı bu aşamada ele alınmalıdır.

EBYS’nin sistematik olması neleri ifade eder?

Belgeler sistematik bir şekilde üretilmeli, korunmalı ve yönetilmelidir. Belge üretim ve yönetim uygulamaları hem belge kayıt sistemleri ve hem de iş yönetimi sistemlerinin tasarım ve uygulamaları aracılığı ile sistematik hale getirilmelidir. Belge sistemi, doğru bir şekilde dokümante edilmiş politikalar, tanımlanmış sorumluluklar ve resmileştirilmiş metotlarla yönetilmelidir.

Format değiştirme ve sistem aktarımı EBYS geliştirme sürecinin hangi aşamasında ele alınmalıdır?

Format değiştirme ve sistem aktarımı, tasarım sürecinde ele alınması gereken bir konudur. EBYS, sistem değişikliklerinde belgelerin, orijinal, güvenilir ve kullanılabilir şekilde kalmasını sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır.

Sürdürülebilir bir EBYS’nin tasarımı ve uygulaması aşamalarında karşılaşılabilecek problemler hangi adımlar izlenerek çözümlenebilir?

- Ön araştırma - Kurumsal etkinliklerin analizi - Belge ihtiyaçlarının belirlenmesi - Mevcut sistemlerin değerlendirilmesi - Belge ihtiyaçlarının karşılayacak stratejilerin belirlenmesi - Belge sisteminin uygulanması: - Uygulama sonrası gözden geçirme adı

EBYS’nin tasarımında önemli olan yetki ve sorumlulukların tanımlanmasında gerekli standart uygulamaları ve kurumsal kuralları nelerdir?

- Kurumsal ihtiyaçlara ve süreçlere uygun belge üretiminin sağlanması, - Kurumsal etkinlikleri destekleyen EBYS’nin uygun belge ürettiğinden emin olunması, - Belgelerin aktif yaşamı boyunca belge yönetimi süreçlerinin şeffaflığının ve EBYS yeterliliğinin

EBYS geliştirme sürecinde sistemi uygula aşaması neleri kapsar?

Uygulama aşaması, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır. Hataları, eksiklikleri ya da sonradan ortaya çıkabilecek yeni ihtiyaçları görme adına bu aşama önemlidir. Testlerin farklı türleri bu aşamada gerçekleştirilir. Geliştirilen sistem performansı gereksinimleri de dahil olmak üzere tüm teknik gereksinimlerin karşılandığından emin olmak için sistem testleri yapılmalı ve değerlendirilmelidir.

Sistemin uygulama aşamasında gerçekleştirilen testlerin amaçları nelerdir?

Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. Bu yüzden hata ya da kusur bulabilmek testler gerçekleştirilir.

Sistemin uygulama aşamasında gerçekleştirilen testlerin kaç türü vardır ve işlevleri nelerdir?

Yapılan bu testlerin, deneme testleri ve kabul testleri olmak üzere iki türü vardır: - Deneme Testleri: İşlevlerin doğru bir şekilde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılır. - Kabul Testleri: Sistemin istendiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testlerdir.

EBYS geliştirme sürecinde sistem bakımı aşaması neleri kapsar?

EBYS’nin kullanımında kullanıcı ya da sistemden kaynaklanan hataların ve sorunların giderilmesi ya da zamanla ortaya çıkan yeni gereksinimlerin karşılanması sistem bakımının temelini oluşturur. Sistem bakımı, hataların düzeltilmesini içerdiği gibi sistemin tesliminden sonra yapılması gereken çeşitli işleri de içerir.

Sistem bakımının türleri nelerdir? Açıklayınız.

- Düzeltici Bakım: EBYS’nin kullanılmaya başlamasından sonra ortaya çıkan bir problemin nedenini araştırmaya ve gidermeye yönelik işler düzeltici bakım kapsamındadır. - Uyarlayıcı Bakım: Teknolojik gelişmeler sebebiyle sistemin yeni donanıma, işletim sist

EBYS sistem bakım aşamasında hangi riskler göz önünde bulundurulmalıdır?

Geliştirme ve test ortamının bulunması, personel devamlılığı, Personel deneyimi, Eski teknolojinin getirebileceği zorluklar, Müşteri memnuniyetsizliği, Eski yazılıma değişiklik uygulamanın güçlüğü, Eski yazılımı yeniden geliştirme arzusu göz önünde bulundurulmalıdır.

EBYS geliştirme sürecinde gözden geçirme ve değerlendirme aşaması neleri kapsar?

Kurumsal standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve kurumsal performansın artırılması amacıyla bu aşama gerçekleştirilir. Gözden geçirme ve değerlendirme aşamasında mevcut performans önceden belirlenen hedefler doğrultusunda ele alınır. Elde edilen sonuçlar; değerlendirme yöntemleri ve kabul edilmiş performans ölçümlerine göre desteklenmelidir.

Denetleme ve değerlendirme süreci kaç başlık altında toplanabilir? Açıklayınız.

Üç başlık altında değerlendirilebilir. Bunlar: - Etkinlik Denetimi: Az zaman, enerji ve yer kullanımı ile yüksek bir verimin ne ölçüde alındığının değerlendirilmesi yapılır. - Maliyet Denetimi: Çalışanların maaşı, EBYS ve çalışanların yer giderleri, EBYS’inde kullanılan donanım ve EBYS için ihtiyaç duyulan destek hizmetlerine ilişkin giderler maliyet denetimi kapsamında ele alınırlar. - Performans Denetimi: Çalışanların elektronik belge yönetimi konusunda sergilediği performans, sistemin başarısını doğrudan etkileyen bir unsurdur. Bu yüzden EBYS’ne ilişkin çalışanların performans ölçümü de ele alınması gereken bir diğer unsurdur.

Elektronik belge yönetiminin uygulanması neleri kapsar?

Elektronik belge yönetiminin uygulanması, belge yönetim politikalarının, stratejilerinin belirlenmesi ve iş süreçlerine EBYS’nin entegrasyonunun gerçekleştirilmesini kapsar.

Bir elektronik belge yönetiminin uygulanmasında genel olarak hangi adımlar izlenir?

İzlenecek adımlar, - Mevcut durumun değerlendirilmesi - Değişim yönetim planlarının geliştirilmesi ve uygulanması - Performans göstergelerini içeren olurluk incelemesi geliştirmek - Belge yönetim politikası - EBYS için fonksiyonel ve teknik gereksinimleri tanımlamak - EBYS uygulama planının geliştirilmesi - EBYS’ni uygulama - Performans göstergeleri - Hizmet iyileştirme planının tasarımı ve uygulanması - Sürekli iyileştirmedir.

Değişim yönetim sürecinde alt yapı hazırlığı hangi niteliklere sahip olmalıdır?

- Altyapı çalışmaları farklı işlemler ve belge kaynaklarının uygulanabilmesine olanak tanıyacak ve bu gereksinimleri karşılayacak şekilde kullanılabilir olmalıdır. - Çalışmalar, yönetsel ve teknolojik değişimin yansımalarını destekleyecek şekilde esnek ve

Elektronik belge yönetimi konusunda kapasite geliştirme stratejileri hangi nedenlerden dolayı uygulanabilir?

- Elektronik belge yönetiminde bilgi, yetkinlik ve beceri eksikliği, - Elektronik belge yönetimi için standartların, uygulamaların ve prosedürlerin olmaması, - Kurumlarda, elektronik belge yönetimi konusunda danışmanlık vermede ve uygun donanım ve yazılım

Elektronik belge yönetimi kapsamında çalışanlara yönelik uygulanacak eğitimler hangi konuları kapsamalıdır?

Eğitim konuları, - Belgelerin önemi, - Hangi belgelerin elektronik belge olduğu, - Personel sorumlulukları, - EBYS’nde elektronik belgelerin kaydedilmesi, - Elektronik belge güvenliği, - Elektronik belgeler için uygun üstveri kaydını kapsamalıdır

Elektronik belge yönetiminde koruma stratejileri hangi stratejileri kapsar?

Koruma stratejileri, elektronik belgelerin özgün bir şekilde muhafaza edilmesini ve aynı şekilde kullanıma sunulmasını garanti etmeye yönelik ilke ve uygulamalardan oluşan stratejileri kapsar.

Elektronik belge yönetiminde koruma stratejilerinden biri olan depolama için kullanılacak depolama ortamlarını seçerken hangi unsurlar dikkate alınmalıdır?

Depolama ortamlarını seçerken, - Saklama planlarında belirlenmiş, saklanması onaylanmış belgelerin hacmi ve türü, - Elektronik belgeleri elde bulundurmak için gerekli bakım hususları, - Elektronik belgelere erişim ve depolama maliyeti, - Elektronik belgelerin geri iletimi için erişim zamanı, - Elektronik belge yönetim sistemine bağlı olarak zaman içinde elektronik - belgelere erişebilirlik, - Depolama ortamının taşınabilirliği, Depolama ortamlarının, mevcut standartlara uygunluğu dikkate alınmalıdır.

EBYS’ye erişim kontrolü ve güvenliği sağlama adına hangi unsurlarla ilgili prosedürler oluşturulmalıdır?

Sisteme giriş, erişim hakları, kullanıcı profilleri, kullanıcı roller, kullanıcı grupları, elektronik belgelere erişim haklarının atanması ve uygulanması, bilgi edinme hakkı ve özel hayatın korunması ve denetim unsurlarıyla ilgili prosedürler oluşturulmalıdır.

EBYS’nin karşılaması gereken fonksiyonel gereksinimler nelerdir?

Fonksiyonel gereksinimler, - Belgelerin kayıt edilmesi - Belgelerin depolanması - Kâğıt belgelerin yönetimi - Belgelerin görüntülenmesi - Üstveri kaydı - Belgelerin ilişkilendirilmesi - Çevrebirimi aygıtları - Rapor yazdırma - Elektronik imza - Yönetim fonksiyonları - Yönetim dosya planı - Denetim - Yedekleme / Kurtarma / Geri Almadır

EBYS’nin karşılaması gereken teknik gereksinimler nelerdir?

- Altyapı (işletim sistemleri, veri tabanları, e-posta web sunucusu) - XML içeri alma /dışarı aktarma - Web tabanlı (güvenlik, erişim kontrol listeleri (ACL), kimlik doğrulama, içerik şifreleme, güvenlik katmanı (SSL) - Ölçeklenebilirlik - Kullanım kolayl

Dosya tasnif planları oluşturulurken hangi unsurlar dikkate alınmalıdır?

- Kurumun yapısına ve fonksiyonlarına uygunluk, - Sınırsız seviyede hiyerarşinin tanımlanması, - Dosya planında yer alan öğelerin adlandırılmasında alfabetik ve/veya nümerik karakterlerin, - Kullanımına imkân sağlaması, - Kontrollü veri girişi, - Dosya ta

Performans göstergelerinin kullanılmasının nedenleri nelerdir?

İki nedeni vardır. Bunlar, 1. Hedeflerin ölçülmesidir. Bu projenin sağladığı faydaların bir kanıtı olarak proje paydaşlarına ve üst yöneticilere raporlaştırılarak gösterilebilir. Diğer taraftan istenen hedeflerde başarısızlık söz konusu olduğunda bunun nedenleri yine raporlara yansıtılmalıdır. 2. Hedeflerin ve gereksinimlerin önceden bilinip EBYS’nin bu hedef ve gereksinimlere göre şekillendirilmesidir.

EBYS’deki saklama planları neleri kapsar?

Saklama planları, EBYS’ndeki herhangi bir belgenin ne kadar süre sistemde kalacağını ve saklama süresinin sonunda belgenin nasıl bir işlem göreceğini tanımlar ve elektronik belgeleri yaşam döngüleri boyunca kontrol etmeye yarar. Hangi tür elektronik belgenin, ne kadar süre saklanacağının ve yaşam döngüsünün sonunda belgeyle ilgili kararın verilmesinde saklama planları rol oynar.

Saklama planları neleri içermelidir?

Saklama planları, sistemde yer alan herhangi bir eleman (seri, klasör veya dosya) ile ilişkilendirilebilmelidir. Saklama planları, sisteme dahil edilen her bir elemana ait referans numarası ve tanım bilgisi, saklama süresi, tasfiye işlem tanımı, gerekçe ve yasal dayanakları içermelidir.

Bir EBYS’de olması gereken tasfiye işlem tanımları nelerdir?

Tasfiye işlem tanımları, - Sürekli Saklama: Sistem içerisindeki herhangi bir elemanın saklama kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gerektiğini ifade eder. - Değerlendirme: Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirileceğini ve tasfiye kararının bu değerlendirmeye göre verileceğini ifade eder. - İmha: Elektronik belgenin saklama süresi dolduğunda tekrar kullanılamayacak şekilde yok edilmesini gösterir. - Transfer: Elektronik belgenin saklama süresi dolduğunda üretildiği kurumdan bir başka kuruma aktarılmasını gösterir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumsal iş süreçleri içerisinde belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini yerine getirmek için gerekli olan her türlü kuram ve uygulamayı kapsayan prosedürler, standartlar ve yazılımdan oluşan geniş bir yapıdır.

EBYS geliştirme işi genel olarak hangi adımları içerir?

Kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyacına cevap verebilecek, kurumsal etkinliklerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme işi genel olarak aşağıdaki adımları içerir:
1. Olurluk incelemesi geliştirme
2. Sistemi planlama
3. İhtiyaç analizi tasarlama
4. Sistemi tasarlama
5. Sistemi uygulama
6. Sistem bakımı
7. Gözden geçirme ve değerlendirme

Elektronik dokümanların belge niteliğini nasıl koruyabilmektedir?

Kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi amacıyla Türk Standartları Enstitüsü tarafından TS-13298 Elektronk Belge Yönetimi (Haziran 2009) standardı yayımlanmıştır.

Olurluk incelemesi geliştirmede ihtiyaç değerlendirmesini açıklayınız.

İhtiyaç değerlendirmesi adımı, yeni bir belge yönetim programı uygulamaya veya mevcut sistemi güncellemeye gerek olup olmadığını belirlemede yeterli bilgi toplamak için tasarlanmıştır. Değişiklik yapmanın nedenlerini, mevcut yapının güçlü ve zayıf yanlarını yeni yapıyla kıyaslayarak değerlendirilmesini kapsar.

Genel olarak bir EBYS’nin faydaları nelerdir?

• Belge aramada zaman tasarrufu
• Bilgiyi daha doğru elde etme
• Belge gizliliğinin sağlanması
• Kontrollü belge erişimi
• Azalan personel giderleri
• Depolama maliyetindeki azalma

Elektronik belge yönetim sistemi geliştirmede sistemi planlama ne anlama gelmektedir?

Sistemi planlama yöneticilerden alınan yetkiyle başlar. Yürütülecek olan proje, bir elektronik belge yönetim sistemini güncellemek ya da yeniden kurmak olabilir. Alınan proje ne olursa olsun sonuçta başarıya ulaşmak bir başka ifadeyle tüm paydaşlar ve kurum için yararlı bir ürün ortaya koymak iyi bir sistem planlaması gerektirir. Karar verilen projeye başlamadan önce projenin nasıl gerçekleştirileceği kararı verilmelidir. Projede görev alacak insan kaynağı sayısı, projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti veya karmaşıklığı genellikle belirleyici faktörler olacaktır.

EBYS'de proje teslimi neleri içermelidir?

Herhangi bir EBYS projesi tamamlandığında teslim edilecek ana unsur tamamen işlevsel bir EBYS’dir. Bunu yanında aşağıdakilerin tamamı ya da bir kısmı teslime dâhil edilebilir:
• Yeni bir kayıt yönetim politikası raporu,
• Bir değerlendirme politikası ve elektronik kayıtlar için prosedürler,
• Kurumsal bilgi oluşturulma ve yönetimi için bir takım prosedürler,
• Tüm personel için yeni bir eğitim programı,
• Yeni sistemin etkinliğini ölçmek için yeni bir performans yönetim şeması,
• Hayati belgeler ve afet planlaması için program veya politika

Tipik bir EBYS çalışmasında personel kaynağı kimlerden oluşmalıdır?

• Proje yöneticisi
• Proje hedeflerinin sağlanması ve kaynakların verimli yönetilmesi için bir heyet
• Proje sürecinde mevcut çalışmaları izlemek üzere bir yönetim ekibi
• Çalışmaları günü gününe yürütmek için personel, uzman.

EBYS geliştirmede ihtiyaçlar nasıl belirlenir?

Temel olarak ihtiyaçlar iki ana grupta incelenebilir:
• İşlevsel İhtiyaçlar: Sistem ile çevresi arasındaki iletişimi belirleyen ihtiyaçlardır. İşlevsel ihtiyaçlar ayrıca sistemin herhangi bir durum karşısındaki davranışını belirler.
• İşlevsel Olmayan İhtiyaçlar: Kullanıcı sorunundan bağımsız olarak çözülmesi gereken sorunlar işlevsel olmayan ihtiyaçlar olarak tanımlanır.

Sistemin uygulanması nasıl test edilir?

Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. Bu yüzden hata ya da kusur bulabilmek testler gerçekleştirilir. Yapılan bu testlerin, deneme testleri ve kabul testleri olmak üzere iki türü vardır:
• Deneme Testleri: İşlevlerin doğru bir şekilde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılır.
• Kabul Testleri: Sistemin istendiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testlerdir.

EBYS’de bakım aşaması söz konusu olduğunda ne gibi riskler göz önüne alınmalıdır?

Her sistemde olduğu gibi EBYS’nde de bakım aşaması söz konusu olduğunda aşağıdaki bir takım riskler göz ardı edilmemelidir:
• Geliştirme ve test ortamının bulunması,
• Personel devamlılığı,
• Personel deneyimi,
• Eski teknolojinin getirebileceği zorluklar,
• Müşteri memnuniyetsizliği,
• Eski yazılıma değişiklik uygulamanın güçlüğü,
• Eski yazılımı yeniden geliştirme arzusu.

Bir elektronik belge yönetiminin uygulanmasında izlenmesi gereken ilk üç adım hangileri olmalıdır?

Bir elektronik belge yönetiminin uygulanmasında genel olarak aşağıdaki adımlar izlenir:
• Mevcut durumun değerlendirilmesi
• Değişim yönetim planlarının geliştirilmesi ve uygulanması
• Performans göstergelerini içeren olurluk incelemesi geliştirmek

Hangi nedenlerden dolayı kapasite geliştirme stratejileri uygulanablir?

Aşağıdaki nedenlerden dolayı kapasite geliştirme stratejileri uygulanabilir:
• Elektronik belge yönetiminde bilgi, yetkinlik ve beceri eksikliği,
•Elektronik belge yönetimi için standartların, uygulamaların ve prosedürlerin olmaması,
• Kurumlarda, elektronik belge yönetimi konusunda danışmanlık vermede ve uygun donanım ve yazılım belirlemede uzman yetersizliği,

Elektronik belge yönetimi kapsamında çalışanlara yönelik uygulanacak eğitimlere hangi konuları kapsamalıdır?

Elektronik belge yönetimi kapsamında çalışanlara yönelik uygulanacak eğitimler aşağıdaki konuları kapsamalıdır:
• Belgelerin önemi,
• Hangi belgelerin elektronik belge olduğu,
• Personel sorumlulukları,
• EBYS’nde elektronik belgelerin kaydedilmesi,
• Elektronik belge güvenliği,
• Elektronik belgeler için uygun üstveri kaydı.

Etkili ve sürdürülebilir kapasite geliştirme stratejilerinde hangi unsurlara yer verilmelidir?

Etkili ve sürdürülebilir kapasite geliştirme stratejilerinde aşağıdaki unsurlara yer verilmelidir:
• İhtiyaçların ve önceliklerin belirlenmesi,
• Kültürel, çevresel, sosyal ve ekonomik faktörleri dikkate alan bir politikanın varlığı,
• Eğitim ve sürekli mesleki gelişim odaklı insan kaynaklarının geliştirilmesi,
• Hükümetin en yüksek düzeyde aktif, görünür ve kararlı desteği,
• Rol ve sorumluluk atamaları,
• Finans kaynaklarının sağlanması,
• Elektronik belge yönetim konusunda yerel eğitim kurumlarının güçlendirilmesi,
• Bölgesel ve uluslararası düzeylerde ortaklıklar ve işbirliği için elverişli bir ortam yaratılması.

Kurumlarda belge yönetim politikası nasıl olmalıdır?

Kurumlarda üretilen belgelere uygulanacak işlemlerde nasıl bir yol izleneceğinin önceden bilinmesi, uygulama sırasında meydana gelebilecek problemlerin önünü kesecektir. Üretilen belgelerle nasıl baş edileceğinin bilinmesi doğru uygulamaların gerçekleştirilmesini sağlayarak belgelerin zarar görmesini engelleyecektir. Belge yönetim politikası; belge üretim ve kaydetme ile ilgili stratejileri, imha, koruma ve erişim stratejilerini içerir.

Belge yönetim politikasından imha stratejileri geliştirmeyi açıklayınız.

Belgeleri tekrar elde edilemeyecek şekilde yok etme süreci imha stratejileri kapsamındadır. Önceden belirlenen saklama sürelerine göre ömrü tamamlanan elektronik belgelerin yetkili bir kullanıcı kontrolünde silinmesi gerekir. Bir elektronik belgenin hangi koşullarda yok edilmesi gerektiği hakkında stratejilerin belgenin yaşam sürecinden önceden planlanması gerekir.

EBYS’ne erişim kontrolü ve güvenliği sağlama adına hangi unsurlarla ilgili prosedürler oluşturulmalıdır?

EBYS’ne erişim kontrolü ve güvenliği sağlama adına aşağıdaki unsurlarla ilgili prosedürler oluşturulmalıdır:
• Sisteme giriş,
• Erişim hakları,
• Kullanıcı profilleri,
• Kullanıcı roller,
• Kullanıcı grupları,
• Elektronik belgelere erişim haklarının atanması ve uygulanması,
• Bilgi edinme hakkı ve özel hayatın korunması,
• Denetim.

Bir EBYS uygulamasında performans ölçümleri nasıl yapılmalıdır?

Bir EBYS uygulamasında hedeflenen sonuçların ölçülmesi, performans göstergeleriyle sağlanabilir. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilebilir. Bununla beraber yeni sistemin ya da iyileştirilmesi yapılan sistemin tasarımında izlenen yöntemlerin sonuçları kullanılan performans göstergeleriyle olumlu ya da olumsuz deneyim olarak gelecekteki projelere ışık tutabilir.

Tasfiye planlarında yer alan 2 tasfiye işlemini kısaca açıklayınız.

Bir EBYS’ndeki olması gereken tasfiye işlem tanımları şu şekildedir:
• Sürekli Saklama: Sistem içerisindeki herhangi bir elemanın saklama kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gerektiğini ifade eder.
• Değerlendirme: Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirileceğini ve tasfiye kararının bu değerlendirmeye göre verileceğini ifade eder.