Dosyalama Arşivleme Dersi 2. Ünite Özet

Giriş

Bilgi ve belge merkezleri örgütlerin, toplumların ve bilgiye ihtiyaç duyan bireylerin gereksinimlerini karşılama amacı güden birimlerdir. Merkezlerin verdikleri hizmet sistemli ve düzenli bir biçimde bilgi ve belge sağlanmasını, sağlama işini gerçekleştirirken de belirli bir sistematik davranışlar bütünü içerisinde gerçekleşmesini gerektirmektedir. Gereksinimlerini karşılamak isteyen bireyler de merkezleri verimli bir biçimde kullanarak yeterli etkinliğe ulaşmak istemektedir.

Bilgi ve belge merkezleri dünya çapında farklı isimlerle adlandırılsa da genel amaç olarak ortak noktada toplanabilmektedir. Farklı isimlerle ele alınan kurumların ve birimlerin ele almış oldukları işlevlerde ve faaliyetlerde farklılıklar görülebileceği gibi temel çatıda ortak noktada buluşmaktadır: Bilgiye ve belgeye doğru ve hızlı bir biçimde ulaşabilmek. Bahsi geçen isimler arasında; dokümantasyon merkezi, enformasyon merkezi, kütüphane, bilgi merkezi, arşiv ve müze gibi tanımlar yer almaktadır.

Bilgi ve Belge Merkezlerinin Tarihçesi

Aldıkları farklı isimler neticesinde bilgi ve belge merkezlerinin tarihçesinin, yazının bulunduğu döneme kadar uzandığı söylenebilir. Mezopotamya’da yer alan medeniyetlerin önemli faaliyetleri ve olayları yazmak için kullandıkları tabletlerin yapılan arkeolojik araştırmalar doğrultusunda belirli bir tasnif sistemi içinde muhafaza edildikleri ortaya çıkarılmıştır.

M.Ö. 3200 yılında Sümerler tarafından geliştirilen yazı, sistemsel eğitimin temelini atarak yeni bir sayfa açarken Antik Yunan’da toplumun yalnızca genel gereksinimleriyle ilişkili olarak değil, “bireyin kusursuzlaşması için gerekli” şeklinde somutlaşmıştır. Sokrates, bir insan için önemli olanın kendisini ve yaşamın amacını sorgulamak olduğunu belirterek toplumun eğitimle şekilleneceğini belirtmiştir.

En eski kütüphaneler antik Mezopotamya’daki Sümer çağına kadar dayanmaktadır. Bunların temelini çivi yazılı kil tabletler ve saray arşivleri oluşturmaktadır. Kil tabletlerin ucuz olması, herhangi bir manipülasyonun önüne geçmek amacıyla yazılarının değiştirilemez olması ve yangına karşı dayanıklı oldukları için o dönemde depolanma amacıyla kullanılan uygun bir malzemeydi. Ancak ağır ve kırılgan olması ayrıca yazı yazma sırasında sürekli nemli tutulması ihtiyacı dolayısıyla yerini Babil zamanında mum dolgulu ahşap tabletlere bırakmıştır.

İslam kültürünün aydınlanma çağı yaşadığı dönemlerde kitaba olan merak ve düşkünlük sayesinde bilgi ve belge merkezleri birer gelenek hâline gelmiş ve bu gelenek, Orta Asya’dan Endülüs bölgesine kadar birçok merkezin açılmasına ön ayak olmuştur. Ancak Dünya tarihi genelinde yapılan savaşlar ve istilalar sonucu bilgi ve belge merkezleri yıkılmış ve edebi eserlerin yanında tarihin önemli anlarına ve kırılma noktalarına ait tabletler ve belgeler yok olmuştur.

Rönesans döneminde bilgi ve belge merkezlerine yönelik Avrupa’da heyetler oluşturulmuştur. Roma ve Yunan eserlerinin toplanması sağlanarak toplumun yararlanacağı merkezler yeniden kurulmaya başlanmıştır. Rönesans döneminde bilgi ve belge merkezlerinden yararlanan toplum, bu merkezlerde sadece dinî konularda değil her konuda bilgi ve belgeye ulaşabilmiştir.

Bilgi ve Belge Merkezlerinin Önemi

Bilgi ve belge merkezleri içinde bulunduğu örgütsel ya da toplumsal yapıların gereksinimleri doğrultusunda yönetsel faaliyetlerini oluşturmakta ve bu faaliyetlerin sürdürülebilirliği ile ilgilenmektedir. Kullanıcı ihtiyaçları doğrultusunda kendilerini geliştiren bilgi ve belge merkezleri, kullanıcılarına doğru ve hızlı bir biçimde bilgileri vermek için uğraşmaktadırlar.

İnternet teknolojilerinin ve kullanım alanlarının yaygınlaşmasıyla birlikte gereksinim duyulan bilgi miktarına ulaşım da kolaylaşmış gibi görünmektedir. Ancak internet ve sosyal medya ortamları içerisinde bulunan “boş veri/bilgi” denizinin de arttığı gözden kaçırılmamalıdır. Doğru veri setlerine ulaşabilmek ve bu veri setlerini de doğru bir biçimde analiz etmek ve yorumlamak bahsi geçen boş veri/ bilgi denizi içerisinde daha zahmetli bir hâl almıştır ve daha fazla özen gerektirmektedir.

Bilgi ve Belge Merkezlerinde Toplam Kalite Yönetimi

Toplam kalite yönetimi’nin bilgi ve belge merkezlerinde uygulanması ile sunulan hizmette kullanıcı tatmini ve memnuniyeti ile birlikte hizmette verimliliğin ve etkinliğin sağlanarak kalitenin ön plana çıkarılması amaçlanabilmektedir. Toplam kalite yönetimi açısından bilgi ve belge merkezlerinde kalitenin sağlanması şu şekilde ifade edilebilmektedir.

• Kullanıcıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması
• Bilgi merkezlerinin amaçlara uygun olarak kullanılması
• Kullanıcıların memnuniyet duymasının sağlanması
• Kaynakların verimli biçimde kullanılması sonucu hizmetlerin ekonomik olarak üretilmesi
• Kullanıcı gereksinimlerine yanıt veren üretim sistemi olması
• Olası problemlere çözüm yolları önererek sorun çıkmasının önlenmesi
• Başarılı sonuç için gereken girdiyi sürekli sağlayabilme becerisi
• Kaynakların ve hizmetlerin değerlendirilmesi sonucu standartların geliştirilmesi ve standartlara uyum sağlanması
• Gelişmelerin izlenmesi, değişmeye ve kaliteye uyumun göze alınması
• Hizmetlerin çabuk, doğru ve zamanında sunulması
• Başarıya yatırım yapılması
• Sürekli gelişmeyi amaçlayan bir sürecin varlığı
• Yeni hizmetlerin tasarlanması, geliştirilmesi ve sunulmasıdır.

Bilgi ve Belge Merkezlerinin Türleri

Bilgi ve belge merkezleri literatür kapsamında farklı türlere ayrılmıştır. İşlevlerine ve faaliyet alanlarının biçimselliğine göre ayrılan merkezler; kütüphaneler, dokümantasyon merkezleri, enformasyon merkezleri, arşivler ve müzeler olarak ifade edilmektedir.

Kütüphaneler

Tarihi milattan öncesine kadar uzanan kütüphaneler, bilginin gereksinim sahiplerine sunulduğu en eski oluşumlardan biridir. İlk zamanlarında özellikle ticari ve dinî konularda eserlere sahip olan kütüphaneler zamanla toplumsal bilgi gereksinimini de karşılamaya başlamış ve tarihin belirli dönemlerinde güç sembolü olarak ifade edilmiştir. Günümüzde de kapasite ve içerik açısından güçlü denilebilecek olan kütüphaneler, en gelişmiş ülkelerin sınırları içerisinde yer almaktadır.

Kütüphanelerin ekonomi, ticaret, eğitim, bilim ve politika gibi uygulama alanları için; gerekli bilgi ve belgeleri toplayıp saklamak, uygulamalara yardımcı olmak ve kültür hizmetine katkıda bulunmak üzere temel iki amacı bulunmaktadır.

Günümüz internet teknolojisinin gelişimi basılı olan kitapları da kapsamına almıştır. Dijital ortama aktarılan ya da dijital ortamda oluşturulan kitaplar sayesinde bilgiye gereksinim duyan kullanıcılara mekan ve zaman fark etmeksizin istedikleri kitaba ulaşma imkanı sunulmaktadır. Dijital ortamda yer alan kitapların sayısı arttıkça da bu kitapların depolanmasına ihtiyaç duyulmuş ve nihayetinde dijital kütüphane olarak adlandırılan yapılar ortaya çıkmıştır.

Dokümantasyon Merkezleri

Dokümantasyon merkezleri genellikle kurumsal yapıların bünyelerinde yer alan ve örgütlerin yönetim, üretim ve araştırma geliştirme gibi faaliyetleri kapsamında çalışan birimler olarak ifade edilmektedir. Teknolojik ve ticari işlemlerin yürütülmesinde ve bu konularla ilgili veri ve bilgi ihtiyaçlarının karşılanmasında yer almaktadır. Günümüzde doğru bilgiye ulaşmak için kullanılan analiz ve yorumlama tekniklerinin gelişmesiyle birlikte özel dokümantasyon merkezleri de oluşmaya başlamıştır. Özel dokümantasyon merkezleri kullanıcılarının gereksinimleri doğrultusunda veri setlerini araştıran, bulan, analiz eden ve yorumlayarak kullanıcılarına sağlayan özel örgüt yapıları şeklinde çalışmalarını sürdürmektedir. Bu örgütlerin kapsamları içerisinde bilgi hizmetleri tedariki, danışmanlık ve mentorlük gibi kavramlar da ele alınmaktadır.

Enformasyon Merkezleri

Enformasyon merkezleri genel olarak kütüphaneler ve dokümantasyon merkezleri ile benzer yapıda faaliyetlerini sürdüren kurumlar ya da birimlerdir. Literatürde genel bir ayrım yapılamamakla birlikte enformasyon merkezlerini kütüphanelerden ayıran en temel fark; birincil belgeleri depolama zorunluluklarının olmaması ve bilgiye gereksinim duyan kullanıcıların bu gereksinimlerini gerçekleştirmektir.

Arşivler

Arşivlerin tarihi uzun bir geçmişe sahiptir. Dünya uygarlık tarihinde yer alan her ülkenin ve her örgüt yapısının vazgeçilmez bir parçası olan arşivlerin tarihî ve kültürel değerlerinin önemi çok yüksektir. Her türlü içerik analizinin yapılmasında, tarihsel bir konunun ele alınmasında ya da bilimsel araştırmalar kapsamında arşivlerden yararlanılmaktadır.

Arşivler literatürde genel olarak üç şekilde sınıflandırılmıştır: Devlet arşivleri, kurumsal arşivler ve elektronik arşivler. Devlet arşivleri, bir ulusun tarihi ile ilgili mevcut tüm arşiv belgelerinin yer aldığı arşivlerdir. Kurumsal arşivler, örgüt yapılarının tarihleri boyunca ürettikleri ya da içerisinde yer aldıkları tüm materyalleri kapsamaktadır. Elektronik arşivler ise; üretilen dokümantasyonun dijital ortama aktarılması ya da dijital ortamda yaratılması sonucu ortaya çıkan materyallerin bulunduğu arşiv türü olarak ifade edilmektedir.

Müzeler

Müzeler, sanat ve bilim eserlerinin yer aldığı ya da bu eserlere dayanak noktası olan verilerin ve yol göstericilerin bulunduğu toplum yararına faaliyet gösteren örgütsel yapılardır. T.C. Turizm ve Kültür Bakanlığı ise müzeyi şu şekilde tanımlamıştır: Tarihi eserleri tespit eden, bilimsel yöntemlerle açığa çıkaran, inceleyen, değerlendiren, koruyan, tanıtan, sergileyen, eğitim programları aracılığıyla tarihi eserler konusunda halkı bilinçlendirerek toplumun kültür düzeyini yükseltmeyi amaçlayan eğitim, bilim ve sanat kurumlarıdır.

Sosyal Sorumluluk Kavramı

Sosyal sorumluluk, örgütlerin yöneticilerinin kendi çıkarları doğrultusunda çalışmalarının yanı sıra toplumsal gelişimin çıkarları doğrultusunda faaliyetlerini gerçekleştirmeleri ve bu durumun sürdürülebilirliğinin sağlanması olarak ifade edilebilir. Toplumsal yapıda yer alan bireylerin sosyal, kültürel ve çevresel açıdan desteklenmesi ve bu bireylere yönelik faaliyetlerde bulunulması sağlanmalıdır.

Bilgi Profesyonelleri için Etik Kurallar

1. Bireylere karşı sorumluluk
2. Topluma karşı sorumluluk
3. Destekleyenler, kullanıcı ya da işverene karşı sorumluluk
4. Mesleğe karşı sorumluluk

Bilgi ve belge merkezlerinde etik ilkelerinin çeşitli uygulama alanları bulunmaktadır.

• Derme geliştirme ve sansürleme
• Bilginin düzenlenmesi (organizasyonu)
• Kullanıcı gizliliği
• Telif hakkı
• Bilgiye erişimde eşitlik
• Bilgi politikası
• Bilgi kalitesi
• Yönetim