Büro Teknolojileri Dersi 8. Ünite Sorularla Öğrenelim

Etkinlik nedir?

“Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanan etkinlik hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

Etkinlik kavramını bir örnekle açıklayalım. İşletmelerdeki bütçeler ve diğer tahmini mali tablolar temelde satış tahminleri üzerine kuruludur. Bu tabloların gerçek duruma en yakın sonuçları üretebilmesi, satış tahminlerinin isabet derecesine sıkı sıkıya bağlıdır. Varsayalım ki bir işletme satış tahminlerinin yapılması için üç ayrı yöntemden hangisini kullanacağını değerlendirmekte olsun. Birincisi, pazarlama yöneticilerinin sezgisel değerlendirmeleri, ikincisi geçmiş yılların satış eğilimlerini temel alarak tahminde bulunma, üçüncüsü ise geçmiş satışlar yanında ekonominin birçok değişkenini dikkate alan bir bilgisayar paket programı olsun. Bahsedilen üç farklı yöntemden elde edilen satış tahminleri, yılın sonunda
gerçekleşen satışlarla karşılaştırıldığında üçüncü seçeneğin en isabetli tahminleri verdiği görülmüş olsun. Bu durumda bilgisayar paket programıyla satış tahminlerini gerçekleştirmenin diğerlerine göre daha etkin bir yöntem olduğunu söyleyebiliriz.

Verimlilik nedir?

“İşi doğru yapmak” olarak da tanımlanan verimlilik ise işin yapılması için kullanılan kaynaklarla ilgili bir kavramdır. Daha teknik bir tanımlamayla verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir. Verimlilik kavramını daha iyi anlatabilmek için şöyle bir örnek verelim. Bir büroda rapor yazma işlemlerinin yerine getirilebilmesi için yazıcıya ihtiyaç olduğunu düşünelim. Örneği basit tutmak açısından fiyatları, sarf malzemesi maliyeti ve yazma kaliteleri aynı olmak üzere üç farklı model yazıcı ile işlerimizi yerine getirebileceğimizi düşünelim. Birinci yazıcı ile
mürekkebi değiştirmeden 1000 sayfa, ikinci ile 1200 sayfa ve üçüncü yazıcı ile de 1400 sayfa çıktı alabildiğimizi varsayalım. Bu durumda üçüncü yazıcı en verimli yazıcıdır çünkü girdi maliyetleri aynı olmasına rağmen üçüncü yazıcı ile daha fazla sayfa bastırmış durumdayız.  Aynı iş gücüyle beş günde bitirilebilen işlerin, iş yapma yöntemlerinde değişiklikle iki günde bitirilebilmesi, satış personeline verilen eğitimle satışların yüzde 50 artması, mamul nakliyesi işinin taşeronlara devredilmesiyle kazanılan ulaştırma tasarrufları verimlilik artışına örnek olarak verilebilir.

Büro donanımlarının seçiminde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken faktörler nelerdir?

Büro donanımlarının seçiminde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken faktörleri üç ana başlık altında toplayabiliriz:
• Donanıma ilişkin faktörler
• Satıcılara ilişkin faktörler
• Servis ve bakıma ilişkin faktörler

Büro donanımlarının seçiminde büro araçlarına ilişkin faktörler nelerdir?

• Büro gereksinimlerinin analizi
• Uygun aracın belirlenmesi
• Güvenirlilik
• Özellikler
• Maliyet
• Kullanılan Sarf ve Yardımcı Malzemeler
• Güvenlik
• Esneklik
• Kullanım kolaylığı
• Hız ve gürültü seviyesi
• Çalıştırma maliyeti
• Kullanıcının düşünceleri
• Standardizasyon
• Ergonomi

Büro donanımlarının seçimince Satıcılara ilişkin faktörler nelerdir?

Satıcıların kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi, satış sonrasında karşılaşılabilecek sorunların büyük kısmını daha baştan önleyecektir. Satıcılarla geliştirilecek uzun vadeli ilişkiler, uygun araçların seçiminde yararlıdır. Satıcıların değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki faktörler yol gösterici olabilir;
Satıcının ünü: Satıcı firmanın yaşı, büyüklüğü, sağladığı hizmetler, satılan ürünlerin çeşitliliği ve toplum içindeki saygınlığı bir satıcının ününü etkileyen unsurlardır. Genel nitelikli, düşük maliyetli büro donanımlarının alınmasında satıcının ünü çok önemli bir unsur olarak görülmezken, bilgisayar, bilgisayar sunucusu, vb. özellikli ürünlerin seçiminde satıcının ünü öne çıkmaktadır.
Üretici veya satıcı tarafından sağlanan eğitim: Belirli türdeki büro donanımlarının kullanılmaya başlanmasından önce, bu araçların tehlikesizce ve verimli kullanılabilmesi için çalışanların kapsamlı bir eğitim programına katılması gerekebilir. Satıcılar ya da üretici firmalar tarafından sağlanan eğitimler çeşitlilik göstermektedir. Bazı satıcılar, eğitimi bir defalık, yalnızca büro aracı ilk kez satıldığında
sağlamaktadır. Oysa diğer bazı satıcılar, o aracı kullanan kişi değiştiğinde de eğitim hizmeti vermektedir. Özellikli ve pahalı ürünlerin seçimi konusunda sunulan eğitimin niteliği daha da önem kazanmaktadır. Günümüzde çok az satıcı ya da üretici firma eğitim vermektedir. Büyük çoğunluk, satılan araçla birlikte eğitim materyali vermektedir. Bu durumda, eğitim materyalinin kalitesi seçim kararında etkili olacaktır.
Büro aracının teslimi: Yeni büro araçlarına ne zaman ihtiyaç duyulacağı ya da satın alınacağı önceden kesinlikle bilinmeyebilir. Organizasyonun denetimi dışındaki bazı unsurlar nedeniyle yeni araca çok kısa bir zamanda ihtiyaç duyulabilir. Bu nedenle satıcının istenilen aracı çok kısa bir süre içerisinde teslim edebilecek kapasitesinin olması önemlidir.

Büro donanımının seçiminde Servis ve Bakıma İlişkin Faktörler nelerdir?

Büro donanımlarının seçimi konusunda etkili olan bir diğer faktör araçların servis ve bakımına ilişkindir.
Servis: Büro araçları için alınacak hızlı ve güvenilir servis, büroda işlerin aksamadan yürüyebilmesi için gereklidir. Özellikle, bir faaliyetin tek bir büro aracına bağlı olduğu durumlar da kritik bir önem taşır. Her servis firmasının hizmeti standart değildir. Pahalı ve özelliği olan büro donanımlarının seçiminde bu husus mutlaka değerlendirmeye alınmalıdır. Servis firmasının büronun bulunduğu şehirde olması da üstünlük sağlayacaktır. Sözü edilen konular dışında aşağıdaki soruların da servis firmasından sorulması ve alınan yanıtlara göre servis seçimine karar verilmesi gereklidir.
• Firmada kaç adet servis elemanı mevcuttur?
• Servis elemanlarının ortalama hizmet süresi kaç yıldır?
• Servis için yapılan çağrıya gelme süresi ortalama ne kadardır?
• Ürünlerin yedek parça ve sarf malzemeleri hazırda var mıdır?
• Servis firmasının referansları var mıdır? Eğer varsa servis yetkinliği ve kalitesi konusunda görüşlerine başvurulabilir.
Bakım: Büro araçlarında bazı modellerin bakımı diğerlerine nazaran daha güç, zahmetli ya da zaman alıcıdır. Bakımı kolay ürünlerin tercih edilmesi, bürodaki işlerin aksamadan yürümesi açısından önemlidir. Bakım konusu, yazıcı, çoğaltma ve fotokopi donanımlarının seçiminde daha da önemlidir. Bunun nedeni bu tür araçların yoğun kullanımı ve bakım miktarının markadan markaya çok değişmesidir

Bürolarda alınması düşünülen ürünlere ait özelliklerin bir arada değerlendirilmesi işlemine ne denmektedir?

Bürolarda alınması düşünülen ürünlere ait özelliklerin bir arada değerlendirilmesi işlemine "karşılaştırmalı ürün analizi" denmektedir.

Alınması düşünülen ürünlere ait özelliklerin bir arada değerlendirilmesi, hangi aracın ihtiyacı tam olarak karşılayacağı konusunda daha net bir düşünceye ulaşmaya yardımcı olacaktır. Eğer satın alma ile ilgili öncelikler belirlenmişse, seçim işi nispeten daha kolay olacaktır

Fayda / Maliyet Analizi (F/M Analizi) nedir?

F/M analizi kısaca organizasyonda bir “değişimi” başlatıp başlatmama konusunda karar vermeye yardımcı olan basit bir tekniktir. Burada değişimden kastedilen, bir yatırım, bir proje ya da bir faaliyet olabilir. F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır.

Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır (örnek olarak katlanılan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon, vb.) F/M analizinde, gerçekleştirilmesi düşünülen alternatif proje ya da faaliyetlerin olası fayda ve maliyetlerinin bugünkü değerleri hesaplanmakta ve en fazla fayda sağlayan alternatif seçilmektedir.
F/M analizi, değişim fikrinin doğmasından, değişim projelerinin tanımlanması ve en uygun projenin seçimine kadar çeşitli aşamaları kapsar. Öncelikle proje tanımlanmakta, projeden doğacak fayda ve maliyetler projenin ömrü de dikkate alınarak listelenmektedir. Listelenen fayda ve maliyetlerin analiz yapmaya elverişli hale getirilmesi için fayda ve maliyetler parasal değerler olarak ifade edilmektedir. Bu işlemlerden sonra, projeden sağlanacak net faydalarla proje için gerekli harcamanın maliyetinin karşılaştırması yapılmaktadır. Eğer sağlanacak net faydalar katlanılacak harcamalardan fazlaysa, projenin gerçekleştirilmesi yönünde karar verilmektedir. Maliyetler bir kerelik ya da sürekli olabilir. Elde edilecek faydalar ise çoğunlukla zaman içinde elde edilirler. Eğer alternatif projeler varsa bunlar arasından amacın gerçekleştirilmesine en uygun olan proje seçilmektedir.

F/M analizin sıklıkla kullanıldığı  alanlar nelerdir?

F/M analizlerinin kullanım alanı oldukça geniştir. Örneğin büyük ölçekli satın almalar, genişleme yatırımları, örgütsel değişim projeleri bu analizin kullanıldığı alanlardan bazılarıdır. F/M analizin sıklıkla kullanıldığı bazı alanlar;
• Araç gereç alımı (büro araçları, üretim makineleri, vb.),
• İlave personel istihdamı,
• Yeni teknolojilerin istihdamı,
• Mevcut donanım ve yazılımı güncelleme,
• Mevcut tedarikçileri değiştirme,
• Yeni süreçleri uygulamaya koyma,
• Bina, üretim ve hizmet birimlerini yenileme

Fayda maliyet oranı nedir?

Yatırımdan elde edilebilecek faydalar, yatırım için katlanılacak maliyet rakamına bölünerek F/M oranı elde edilir. Bu oran yatırım seçeneklerinin ekonomikliğinin bir göstergesi olacaktır.

Bu analizde dikkat edilmesi gereken iki husus vardır:
1. Yatırım maliyeti oluşturan kalemler satın alma bedeli (fiyat) ve personel ücreti gibi daha somut kalemlerden oluşmaktadır. Faydalar ise tahmine dayalı olarak verilmektedir.
2. Paranın zaman değerini göz önüne almayan statik bir hesaplama yaklaşımı uygulanmıştır. Daha açık bir ifadeyle maliyetler yatırımın yapıldığı anda veya satın alma anında oluşurken, faydaların ise gelecek X yıl içerisinde ortaya çıkacağı görülmektedir. Bu nedenle daha hassas bir analiz için paranın zaman değerini dikkate alındığı bir hesaplama yapılabilir. Bu durumda faydaların ve maliyetlerin zaman değerini dikkate alan dinamik hesaplama yöntemlerinden (net bugünkü değer
veya gelecekteki değer gibi) yararlanılabilir.

Bir büronun eskiyen ve bakım onarım maliyetleri önemli ölçüde artan yazıcısının yerine yenisinin alınması düşünülmektedir. Mevcut yazıcının  yıllık bakım onarım gideri 150 TLdir. Yeni yazıcının maliyeti 500 TL, ekonomik ömrü beş yıl, yıllık bakım onarım gideri ise tahmini 50 TL’dir.
Yazıcının bozuk kaldığı süre boyunca meydana gelecek iş kaybının yıllık 150 TL olduğu hesaplanmıştır. Yapılması öngörülen bu değişime ait F/M oranı ne olacaktır?

Faydalar:
• Bakım onarım tasarrufu: 100 TL/yıl (150 TL- 50 TL, mevcut ile yeni yazıcının bakım onarım masrafları arasındaki fark) 

• Yazıcının bozuk olduğu sürelerdeki iş kayıplarının ortadan kalkması: 150 TL/yıl
• Sarf malzemelerinden tasarruf: 50 TL/yıl 

Toplam: 300 TL/yıl
Giderler:
• Yeni yazıcının yıllık aşınma payı: 100 TL  (500 TL /5 yıl ekonomik ömür)

Fark: 200 TL /yıl
Görüldüğü gibi öngörülen yatırımın faydası, maliyetini aşmaktadır. Bu nedenle yeni yazıcının alınması yerinde bir karar olacaktır. Yatırımın F/M oranı ise 3’tür (300 TL/ 100 TL)

Başabaş Analizi nedir?

Yatırım ve büyük çaplı satın alma seçeneklerinin karşılaştırılmasına ve değerlendirilmesine yönelik en temel niceliksel karar verme tekniklerinden birisi de başabaş noktası analizleridir. Başabaş noktası analizleri yoluyla hangi üretim ya da faaliyet düzeyinde “maliyetlerin” elde edilecek “gelir” ya da “faydaya” eşit olacağı belirlenebilir. Başabaş noktası olarak adlandırılan bu noktanın üzerindeki üretim ya da faaliyet düzeyinde gelirler ya da fayda maliyetlerden fazla olacaktır.
Başabaş noktası analizlerinin yapılabilmesi için aşağıdaki bilgilere gerek vardır:
• Birim hizmetin sağlayacağı katkı (birim gelir)
• Birim hizmetin maliyeti (değişken gider)
• Sabit maliyet tutarı.
Birim hizmetin sağlayacağı “katkı”, piyasa fiyatı belirlenmiş hizmetler için “fiyat” olacaktır.

Değişken maliyetler nedir?

Değişken maliyetler, yaratılan faydaya ya da üretim veya hizmet miktarına bağlı olarak artan ya da azalan maliyetlerdir. Faaliyet düzeyi sıfır olduğunda değişken giderler de sıfır olacaktır. Bir işletmede malzeme giderleri, direkt işçilik giderleri değişken maliyetleri oluştururlar.

Sabit maliyetler nedir?

Sabit maliyetler, yaratılan faydaya ya da üretilen mal ve hizmet miktarına bağlı olmaksızın oluşan maliyetlerdir. Bir işletmede
üretimle ilgili olmayan personele ödenen ücretler, kira, faiz giderleri, amortisman vb. üretim miktarına bağlı olmayan giderler sabit giderlerdir.

Bir büro için değişken ve sabit maliyetler nelerdir?

Bir büro için değişken giderler, bürodaki faaliyet miktarına göre değişen giderlerdir. Eğer iş yoğunluğuna göre gündelikle çalıştırılan personel varsa bunların giderleri, kırtasiye ve diğer malzemeler, bakım onarım giderleri değişken giderleri oluşturacaktır. Sabit maliyetler ise hizmet miktarından bağımsız yani, hizmet verilse de verilmese de oluşacak olan giderler olan maaşlar, amortisman giderleri, bakım giderleri, kiralar vb. giderler ise sabit maliyetleri oluşturacaktır.

Gelirin maliyetlere eşit olduğu üretim ya da faaliyet düzeyi başabaş noktası olarak tanımlandığına 
göre,

X faaliyet (üretim) düzeyi,

P birim gelir,

V değişken maliyet ve

SM sabit maliyet olmak üzere,

başabaş noktasında toplam gelir toplam gidere eşit yani: P * X = V * X + SM olacaktır. Buradan
X = SM / P – V olarak bulunur.

A şirketi belli bir konuda yapacağı üretim için ürün başına için 2 TL alacaktır. Ayrıca A şirketi bu üretim için her bir ürünün maliyeti ortalama 0.5 TL ve yıllık 15.000 sabit maliyete katlanacağını hesaplamıştır.

A şirketi yılda kaç  adet ürün ürettikten sonra kâra geçer? (Başabaş noktası için kaç üretim yapması gerekir?)

Sabit Maliyetler : SM = 15.000 TL/yıl
Birim Gelir (Tasarruf) : P = 2 TL
Değişken Gider : V = 0.5 TL
Başabaş noktasında toplam gelir, toplam gidere eşit olacağından;
P* X = V* X + SM
2 X = 0.2 X + 15.000 olacaktır. Buradan da
X = 15.000 / (2 – 0.5)
= 15.000 /1,5
= 10.000 ürün/yıl olarak bulunur.

Yani A şirketi 10.000 adet üretim sonrası kâr elde etmeye başlayacaktır.

A şirketi belli bir konuda yapacağı üretim için ürün başına için 2 TL alacaktır. Ayrıca A şirketi bu üretim için her bir ürünün maliyeti ortalama 0.5 TL ve yıllık 15.000 sabit maliyete katlanacağını hesaplamıştır.

A şirketi 25.000 TL kâr elde etmek için kaç adet ürün üretimi yapmalıdır?

X:Üretim miktarı olmak üzere 

      Kâr (Fayda) = Gelir - Maliyet

              25.000= 2*X - (15.000 + 0,5*X)

 25.000+15.000 = 1,5 *X

             40.000 = 1,5 *X

                      X= 40.000/ 1,5

                      X= 26.667 adet ürün üretimi ile A firması 25.000 TL kâr elde eder

Finansal kiralama (leasing) nedir?

Finansal kiralama (leasing), bir yatırım malının mülkiyeti finansal kiralama şirketinde kalarak, belirlenen kiralar karşılığında kullanım hakkının kiracıya verilmesi ve sözleşmede belirlenen değer üzerinden kiracıya mülkiyetin geçmesini sağlayan bir finansman yöntemidir. Büro donanımlarının satın alınması yerine finansal kiralama yönteminin kullanılması, işletme ve kurumların işletme sermayeleri ile diğer ihtiyaçlarını karşılamasına ve verimliliğini, karlılığını artırmasına yardımcı olmaktır. Böylelikle, özellikle yeni kurulmuş ve sermaye ihtiyacı olan işletmeler kıt kaynaklarını daha öncelikli alanlar için kullanabileceklerdir.
Organizasyonlar için finansal kiralama yöntemini çekici kılan çeşitli faktörler vardır. Örneğin, finansal kiralama işlemleri her türlü vergi resim ve harçtan muaftır. Sözleşmeler için sadece noter masrafı ödenmektedir. Ayrıca, finansal kiralama şirketleri, kiracısına kullandırmak amacıyla aldığı bazı ekipman grupları için daha düşük KDV öder. Finansal kiralama sözleşmelerinin süresi normal olarak 4 yıldır. Ekonomik yararlanma ve işletme süresi dört yıldan kısa mallarda (örneğin bilgisayarlarda) bu süre 2 yıla inmektedir.

Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satın alma ya da finansal kiralama yollarından hangisine başvuracağı hangi faktörler yolu ile belirlenir?

Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satın alma ya da finansal kiralama yollarından hangisine başvuracağı aşağıdaki faktörler yoluyla belirlenecektir:
Alınması düşünülen büro aracının teknolojisinin değişme hızı: Eğer teknoloji çok hızlı değişiyorsa, büro aracının finansal kiralama yoluyla alınması daha akıllıca olacaktır. Böylece organizasyon, bürolarda kullanılan araçları daha hızlı yenileyebilir.
Büro aracının maliyeti: Eğer alınması düşünülen aracın maliyeti organizasyon için yüksekse, finansal kiralama yöntemi daha elverişlidir. Büro araçlarına bağlanmak zorunda kalınacak fonlar, daha acil harcamalarda kullanılabilir.
Finansal kiralama koşulları: Bazı finansal kiralama şirketleri diğerlerine nazaran daha elverişli koşullar sunabilir ki bu da satınalma seçeneğine göre kiralamayı daha elverişli yapacaktır.
İş süreçlerinin istikrarı: Alınması düşünülen aracın kullanıldığı iş süreçlerinde önemli ölçüde değişikliklerin yaşanması ihtimali varsa kiralama yöntemi daha elverişlidir. Böylece organizasyon, iş süreçlerindeki değişiklik sonucunda işe yaramaz duruma gelen aracın elden çıkarılmasıyla uğraşmayacaktır.
Birim maliyet: Özellikle yüksek hacimli işlerde, her iki seçenek altında birim maliyetlerin uzun dönemde nasıl bir seyir izleyeceği hesaplanabilir ve seçim çıkan duruma göre yapılabilir

Hangi büro araç-gereci finansal kiralama kapsamında alınabilir?

Finansal Kiralama Kanunu'na göre her türlü taşınır ya da taşınmaz mal leasing konusu olabilir. Ancak, patent hakkı, fikri ve sınaî haklar ile bilgisayar yazılımı gibi maddi olmayan konular için leasing yapılamamaktadır. Öte yandan leasing konusu malın, bağımsız ve üzerinden aşınma payı ayrılabilen bir özellik taşıması gerekmektedir. Buna göre hammadde ya da ara malı niteliğinde bulunan ve kullanıldığında tüm özelliklerini yitiren mallar, finansal kiralama konusu yapılamamaktadır. Bu açıdan finansal kiralama kapsamında elde edilebilecek büro donanımlarının kapsamının çok geniş olduğu söylenebilir. Örnek vermek gerekirse, klima, buzdolabı, TV, oda ve mutfak tefrişatı, mobilya, telefon santrali, jeneratör, elektrik panoları, tıbbi cihazlar, elektronik ve optik cihazlar finansal kiralama yoluyla elde edilebilir.

Büro donanımlarının kayıt altına alınması, kullanımı ve bakımı konusunda dikkat edilmesi gereken konular nelerdir?

Büroya alınan araçların sayısı arttıkça, onların bakımıyla ilgili sorumluluk da artmaktadır. Aşağıdaki hususlarda dikkatli olmak bu konuda size yardımcı olacaktır.
• Uygun yazılımları kullanarak her bir araç için bir kart tutunuz. Bu katta satıcının adı, adresi, satın alma tarihi, modeli, seri numarası, fiyatı, amortisman oranı, defter değeri ile garanti ve servis anlaşmasıyla ilgili özet bilgiler yer almalıdır. Bu kart alfabetik olarak dosyalanmalı ve araç servis gördükçe güncellenmelidir.
• Büro aracını, bu konuda eğitim almış kişilerin kullanmasını sağlayınız. Eğer eğitime gerekli görülmemişse, aracı kullanan kişi kullanma kılavuzunu dikkatle okumalı ve okuduklarını uygulamalıdır. Ayrıca aracın tüm işlevlerini öğrenmeli ve bunlardan yararlanmalıdır.
• Büro aracını kullanılırken gerekli dikkat gösterilmelidir.
• Büro donanımlarının ortaya çıkarabileceği küçük arızalar hakkında bilgi edinilmeli, servise haber vermeden önce gereken işlemler yapılmalıdır. Örnek olarak, mürekkep değiştirme, kâğıt sıkışması gibi durumlarda gereken önlemler kolayca alınabilir, elektrik bağlantısı, fişlerin ve prizlerin durumu kontrol edilebilir. Ancak, bilgi sahibi olunmayan parçalara dokunulmamalıdır.
• Büro araçları ısı, nem, doğrudan güneş ışığı, toz gibi fiziksel etkilere karşı korunmalıdır. Kullanılmadığı durumlarda araçların üzeri örtülmeli, fişleri prizden çekilmeli, pilli araçlar uzun süre kullanılmayacaksa pilleri çıkarılmalıdır. Araçları düzenli olarak önerilen temizlik ürünlerini kullanarak temizlemek gereklidir.
• Bir bakım programı oluşturulmalı ve araçların düzenli olarak servis görmesi sağlanmalıdır. Böylece aracın arızalı olduğu dönemdeki iş kaybından kurtulmak mümkündür.

Stoklarla ilgili temel maliyetler nelerdir?

Stoklarla ilgili stok bulundurma, sipariş verme ve stok bulundurmama (stok kopması) olmak üzere üç temel maliyet söz konusudur:
Stok bulundurma: Stokları elde bulundurmaktan dolayı oluşan maliyetlerdir. Bunlar içerisinde stoğa yapılan yatırımın alternatif kullanım maliyeti yanında eskime, bozulma, kırılma, fire (örneğin çok bekleyen kâğıtların rutubetlenmesi, mürekkep kuruması gibi) maliyetler sayılabilir.
Sipariş verme: Sipariş verme, satın alma ve teslimiyle ilgili giderlerdir. Yazışma, haberleşme, satın almak için zaman harcama ve masraflar, malzemelerin nicelik ve nitelik muayenesi gibi giderler bunlar arasındadır.
Stok bulundurmama (stok kopması): İstenilen malzemenin elde bulunmaması durumunda ortaya çıkan maliyetlerdir. Hizmet sistemlerinde hizmetin verilemiyor olmasının maliyeti kolay hesaplanamaz. Örneğin basit bir rulo kâğıdın olmaması nedeniyle POS makinesinin çalışmaması, toner bitmesi nedeniyle yazıcıdan çıktı alınamaması önemli gecikmelere ve dolayısıyla kayıplara yol açabilir.

A/B/C Sınıflandırma Sistemi nedir?

A/B/C Sınıflandırma Sistemi, stoktaki malzemelere önemleri ölçüsünde sınıflandırılmalarına ve stok kontrolünün buna göre yönlendirilmesine yardımcı olur. Genel olarak kabul gören ölçü (yıllık kullanım miktarı x birim fiyat) şeklinde hesaplanan yıllık kullanım değeridir. Ancak büronun özelliklerine göre farklı ölçüde kullanılması mümkündür.
A/B/C Sınıflandırma Sistemi büro malzemelerinin yıllık kullanım değerine göre A, B ve C olmak üzere üç kategoride toplanmasını öngörür (Bkz. S:202 Tablo 8.2).

A tipi malzeme kalemleri sayı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %5’i ile %10’unu oluştururken, yıllık kullanım değeri olarak %60 ila %70’lik bir paya sahiptirler.

B kategorisindeki malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının ve yıllık kullanım değeri olarak %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler.

C gurubu malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluştururken yıllık kullanım
değeri olarak sadece %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler.