Büro Teknolojileri Dersi 4. Ünite Sorularla Öğrenelim

Zaman ve mekân değişkenlerinin bileşiminden, birlikte çalışma konusunda işletmeler için kaç farklı alternatifin mümkün olabileceği görülmektedir?

Zaman ve mekân değişkenlerinin bileşiminden, birlikte çalışma konusunda işletmeler için dört farklı alternatifin mümkün olabileceği görülmektedir. Bunlar:

1. Aynı zaman diliminde ve aynı mekânda çalışma (yüz yüze etkileşimler)
2. Aynı zaman diliminde ancak farklı mekânlarda çalışma (uzaktan etkileşim)
3. Farklı zaman dilimlerinde ancak aynı mekânda çalışma (süreklilik gösteren faaliyetler)
4. Farklı zamanda ve farklı mekânlarda çalışma (İletişim + koordinasyona ihtiyaç gösteren faaliyetler )

Aynı ortamı kullanmakla birlikte, bir grubun işini bitirdikten sonra diğer bir grubun işi devralması (yani vardiyalı çalışma) neye örnek teşkil eder, belirtiniz?

Aynı ortamı kullanmakla birlikte, bir grubun işini bitirdikten sonra diğer bir grubun işi devralması (yani vardiyalı çalışma) sürekli görevlere örnek teşkil eder.

Etkili yönetilmeyen ve iyi organize edilmemiş toplantılarda genellikle neler yaşanır, sıralayınız?

Etkili yönetilmeyen ve iyi organize edilmemiş toplantılarda genellikle aşağıdakiler yaşanır (Saunders, 1997):

• Toplantının önemli bir kısmı alakasız konulara harcanır.
• Bir ya da iki kişi toplantıda baskındır, sürekli onlar konuşur.
• Bazen herkes aynı anda konuşur.
• Toplantı notları tek bir perspektife göre derlenir ve bazı önemli yorumlar ya da konular atlanır.
• Parlak fikirleri olan bazı kişiler, elektrikli atmosferden çekinerek konuşmayabilir.
• Asıl kararlara toplantının son beş dakikasında alelacele ulaşılır.
• Toplantıya asıl katılması gerekenlerden çoğu katılmaz.
• Karara bağlananlardan daha fazla yeni konu toplantı masasına getirilir.
• Toplantıda konuşulacak konuları organize etmek çok zordur.
• Toplantının sonunda kimse bir uzlaşmaya ya da karara ulaşılıp ulaşılmadığından emin olamaz.

Elektronik toplantı sistemini açıklayınız?

Elektronik toplantı sistemi, belli bir amaç için bir araya gelmiş insanlar arasında tekrar edilebilir, çerçevesi belli bir ortak çalışma ortamı yaratmak üzere oluşturulmuş, üzerinde düzenlemeler yapmaya uygun yazılım setidir. Elektronik toplantı sisteminde her bir katılımcının kendi bilgisayarı vardır ve paylaşılan bir nesneye (plan, resim, çizim, vb.) istediği anda katkı yapabilir; fikirlerini aktarmak için başkalarını beklemesine gerek yoktur. Toplantıyı yöneten kişi uygun gördüğünde, isteyenler düşüncelerini kimlikleri saklı kalacak şekilde de ifade edebilir. Böylece katılımcılar, fikirlerin kaynağına değil anlamına ve içeriğine odaklanabilecektir.

Geleneksel toplantılar ve çalıştaylara (workshop) göre elektronik toplantı sistemlerinin sahip oldukları üstünlükler nelerdir?

Geleneksel toplantılar ve çalıştaylara (workshop) göre elektronik toplantı sistemlerinin sahip oldukları üstünlükler şunlardır:

• Web üzerinden (çevrimiçi) gerçekleştirilebildiği için seyahatlerde kaybedilen zamandan ve harcamalardan tasarruf sağlar.
• Katılımcılar katkılarını her an yapabildikleri için etkileşim ve katkı daha fazla olur.
• Anonim katkı olanağından dolayı içtenlik artar, kişilere karşı önyargılar azalır.
• Gerçek zamanlı oylama ve analizler sayesinde yapılan çözümlemeler daha gerçekçi olur.
• Hazır toplantı formatları sayesinde daha az hazırlık zamanı gerektirir, toplantılar ve çalıştaylar birbirinin aynı biçimlerde tekrarlanabilir.
• Toplantılara ilişkin notlar, oluşturulan belgeler otomatik, kapsamlı ve tarafsız olarak hazırlanabilir.

Projektörlerin değerlendirilmesinde kullanılan önemli ölçütler nelerdir?

Projektörlerin değerlendirilmesinde kullanılan önemli ölçütler şunlardır:

• Kontrast oranı
• Işık parlaklığı
• Çözünürlük:
• Projeksiyon çözünürlüğü:
• Perspektif düzeltme
• Lamba ömrü
• Gürültü seviyesi
• Büyütme/küçültme özelliği
• Depolama özelliği
• Dijital büyütme

Yazı tahtalarının sağlamış olduğu yararlar ne şekilde sıralanabilir?

Yazı tahtalarının sağlamış olduğu yararlar şu şekilde sıralanabilir:

• Toplantı boyunca tahtaya yazılan notlar kaybolmaz.
• Katılımcılar not almaya çalışmayacağı için yapılan sunuştan kopmamış olurlar.
• Yapılan sunuşun yazıcıdan çıktısı anında alınabilir.
• Toplantıda alınan notlar, daha sonraki eğitimlerde kullanılabilir, e-posta olarak kullanıcılara ulaştırılabilir, web sitesine konularak sürekli bir başvuru kaynağı yapılabilir.

Etkileşimli yazı tahtası, nasıl bir sistemdir?

Etkileşimli yazı tahtası, bilgisayar, projektör ve elektromanyetik ya da basınca duyarlı yazı tahtasından oluşan bir sistemdir.

Etkileşimli yazı tahtasının, tahta üzerinde nereye temas edildiğini belirleyebilmesi için hangi teknolojiler mevcuttur, belirtiniz?

Etkileşimli yazı tahtasının, tahta üzerinde nereye temas edildiğini belirleyebilmesi için iki teknoloji mevcuttur: Direnç teknolojisi ve elektromanyetik tarama teknolojisi.

Etkileşimli yazı tahtalarının sunmuş olduğu üstünlükler hangi başlıklar altında toplanabilir?

Etkileşimli yazı tahtalarının sunmuş olduğu üstünlükler şu başlıklar altında toplanabilir:

• Dosya açıp kapama, uygulamaları başlatıp sona erdirme, ekranın belli bir kesimine odaklanma, şekil çizme ve silme, kesme/kopyalama ve yapıştırma yapılabilir.
• Katılımcılar, kendi katkılarını yazı tahtası üzerinde gösterebilir.
• İnternette web sayfaları üzerinde işlemler ve gezinti yapılabilir.
• Bilgisayar üzerinden videolar, filmler gösterilebilir.
• Kelime işlemci, işlem tabloları vb. üzerinde uygulamalar yapılabilir.
• Görüntülü konferans sistemlerine bağlanarak uzaktaki personeli de sunuşlara dâhil edilebilir.
• Optik karakter tanıma programları yardımıyla, yazı tahtasına yazılan el yazılarının bilgisayar metnine dönüştürülebilir.

Telekonferans ne şekilde tanımlanabilir, belirtiniz?

Telekonferans, çeşitli iletişim sistemleri aracılığıyla birbirlerine uzaktan bağlı insan ve makineler arasındaki canlı (eş zamanlı) bilgi alışverişi olarak tanımlanabilir.

Bir görüntülü konferans sisteminin çalışabilmesi için gereken bileşenler nelerdir?

Bir görüntülü konferans sisteminin çalışabilmesi için gereken bileşenler şunlardır:

• Görüntü girdisi
• Görüntü çıktısı
• Ses girdisi
• Ses çıktısı
• Veri transferi

Üç ya da daha fazla merkez arasındaki görüntülü konferanslar ne adı verilen bir donanım sayesinde gerçekleştirilir?

Üç ya da daha fazla merkez arasındaki görüntülü konferanslar Çok Noktalı Kontrol Birimi (MCUMultipoint Control Unit) adı verilen bir donanım sayesinde gerçekleştirilir.

İnternet telefonunun ne şekilde çalıştığını açıklayınız?

İnternet telefonun çalışması şu şekildedir: İnternet telefonunda da tıpkı sabit hatlı telefonlardaki gibi bir ahize vardır. Ahizeyi kaldırıp konuşmaya başladığımızda çıkan analog ses, öncelikle bir adaptör ya da bilgisayar tarafından dijital hale getirilir, sıkıştırılır ve ufak paketlere bölünür. Her pakette nereye gitmesi gerektiğini belirten bir adres bilgisi bulunmaktadır. Bu paketler ses dosyası dışında e-mail, müzik dosyası veya herhangi bir dosya çeşidi içerebilir. Bilgisayar bu paketi en yakındaki yönlendiriciye (router) gönderir. Yönlendirici paketi alarak alıcı bilgisayara en yakındaki diğer yönlendiriciye gönderir ve böylece devam eder. Hedef bilgisayar paketi aldığında tüm paketleri birleştirerek özgün dosyayı oluşturur. Başka bir deyişle, yollanan dijital sinyal, karşı taraftaki bilgisayar tarafından açılır ve tekrar analog biçime çevrilerek ahize ya da hoparlör yardımı ile kulağa iletilir.

Anında mesaj yazılımlarına örnek veriniz?

MSN Messenger, Yahoo Messenger ve ICQ anında mesaj yazılımlarına örnek olarak gösterilebilir.

Anında mesaj uygulamasının hangi önemli sakıncası bulunmaktadır, açıklayınız?

Anında mesaj uygulamasının iki önemli sakıncası vardır: İlki, bir grup kullanıcının işletmenin bilgisayar ağına aynı zamanda girmesini gerektirmektedir. Bu da bilgisayar ağının güvenlik açısından tehlikelere maruz kalabilmesi demektir. İkincisi, anında mesaj yazılımları önemli iş uygulama yazılımlarıyla uyumlu değildir. Mesaj yazılımlarının geliştirilmesiyle bu sakıncalar giderilebilir.

Farklı ilgi gruplarına yönelik ya da sadece vakit geçirmek için kullanılan genel amaçlı sohbet gruplarına ne ad verilir?

Farklı ilgi gruplarına yönelik ya da sadece vakit geçirmek için kullanılan genel amaçlı sohbet grupları vardır. Bunlara sohbet odası ya da kanal adı da verilir.

Takım odası yazılımlarının yardımıyla daha kolay ve daha etkin yürütülebilen işlerin neler olabileceğini belirtiniz?

Takım odası yazılımlarının yardımıyla daha kolay ve daha etkin yürütülebilen işlerden bazıları şunlardır:

• Sorunların ve tereddüt yaratan durumların paylaşılması ve tartışılması,
• İşbirliğine dayalı notlar, sunuşlar, raporlar, vb. çıktıların oluşturulması,
• Beyin fırtınası uygulamalarının gerçekleştirilmesi,
• Toplantı öncesi hazırlıkların (örneğin, sunuşların toplantıdan önce ekip üyeleriyle paylaşılarak, toplantıda karar verme üzerinde odaklanabilme) yapılması,
• Toplantı gündemlerinin ve gündemin gerektirdiği faaliyetlerin takibinin yapılması.

Ekip odası yazılımlarının desteklediği yaygın iş süreçleri arasında hangileri bulunmaktadır, belirtiniz?

Ekip odası yazılımlarının desteklediği yaygın iş süreçleri arasında aşağıdakiler vardır:

• Belge Yönetimi
• Faaliyet Takibi
• Toplantı Yönetimi
• Birlikte Belge Hazırlama

Bir bilgisayardan diğerine gönderilen postaya ne denir?

Bir bilgisayardan diğerine gönderilen postaya (mesaj) elektronik posta ya da kısaca e-posta denir.

Sesli mesajın nasıl bir sistem olduğunu belirtiniz?

Sesli mesaj; ses mesajlarını kaydetmek, göndermek, saklamak ve istenildiğinde yeniden dinlemek üzere geliştirilmiş, bilgisayar ve telefondan oluşan bir sistemdir.

Tartışma gruplarından olan haberleşme listeleri kaça ayrılır, belirtiniz?

Haberleşme listeleri duyuru listeleri ve sohbet listeleri olmak üzere ikiye ayrılır.