Büro Teknolojileri Dersi 1. Ünite Sorularla Öğrenelim

Bir mesleğin icrası için kurulan bürolara örnek veriniz?

Bir mesleğin icrası için kurulan bürolar: Mimarlık, avukatlık, noterlik, müşavirlik, mühendislik büroları.

Özel sektöre ait büroların neler olabileceğini belirtiniz?

Özel sektöre ait bürolar: Ürün, hizmet üretimi ve ticareti yapan işletmelerin faaliyetlerinin yürütüldüğü bürolar (Çizim bürosu, Teknik Büro, Muhasebe, Satış, Müşteri Hizmetleri, vb.).

Sivil toplum kuruluşlarına ait bürolar nelerdir?

Sivil toplum kuruluşlarına ait bürolar: Vakıflar, dernekler, sendikalar, meslek kuruluşları ve diğer gönüllü kuruluşlara ait bürolardır (Tema Vakfı, Türk Eğitim Vakfı, AKUT Arama Kurtarma Derneği, Türk-İş Sendikası, Mimarlar Odası, vb.).

Günümüz büro ortamlarında insan ile üretim ve mekân unsurları arasında zamana bağlı olarak sürekli değişen ve gelişen yani dinamik bir ilişki vardır. Bunlar arasındaki ilişkiler, ne gibi sonuçların ortaya çıkmasına neden olur, belirtiniz?

Günümüz büro ortamlarında insan ile üretim ve mekân unsurları arasında zamana bağlı olarak sürekli değişen ve gelişen yani dinamik bir ilişki vardır. Bunlar arasındaki ilişkiler; verim, motivasyon, iş tatmini, rahatlık, güvenlik gibi büro ortamı için çok önemli ve birbirine bağlı sonuçların ortaya çıkmasına neden olur.

Büro ortamlarının gelişmesinde etkili olan temel etmenler nelerdir?

Büro ortamlarının gelişmesinde etkili olan temel etmenler; bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler, organizasyonlar arası rekabet ve küreselleşmedir.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinde gelişmeler büro teknolojilerinde de önemli değişikliklere neden olmaktadır. Bu değişikliklerin öne çıkanları nelerdir, belirtiniz?

Bilgi ve iletişim teknolojilerinde gelişmeler büro teknolojilerinde de önemli değişikliklere neden olmaktadır. Bu değişikliklerin öne çıkanları aşağıda yer almaktadır:

• Bürolarda, yeni teknoloji ürünü elektronik araçlar büro işlerini kolaylaştırmak için kullanılmaya başlanmıştır.
• İşleri kolaylaştırmak ve otomatik hale getirmek üzere, özellikle dijital teknolojiye sahip araçların sahip olduğu işlevlere her geçen gün bir yenisi eklenmektedir.
• Daha önce bir çok aracı kullanarak ayrı ayrı yerine getirilen işlevler tek bir araç bünyesinde toplanmaya başlanmıştır.
• Çeşitli teknolojiler yardımıyla (örnek olarak kızıl ötesi dalgalar), büro araçları kablosuz ya da en az kablo bağlantısıyla çalışmaya başlamıştır.

Özellikle Avrupa ülkelerinde yaygınlık kazanan ve ülkemizde de uygulanmaya başlayan esnek istihdamda neler söz konusu olabilmektedir?

Özellikle Avrupa ülkelerinde yaygınlık kazanan ve ülkemizde de uygulanmaya başlayan esnek istihdamda; geçici, dönemlik çalışma, eve iş verme ve zamana dayalı sözleşme türleri söz konusudur.

Bilgi ve iletişim teknolojileri, organizasyonlar arası rekabet ve küreselleşmenin ortaya çıkardığı temel değişmelerin büroların yapı ve işleyişlerinde önemli etkileri bulunmaktadır. Bu etkiler sonucunda özellikle yoğun bilgi işleme eylemlerinin gerçekleştirildiği bürolar hangi özellikleriyle dikkat çekmektedirler, belirtiniz?

Bilgi ve iletişim teknolojileri, organizasyonlar arası rekabet ve küreselleşmenin ortaya çıkardığı temel değişmelerin büroların yapı ve işleyişlerinde önemli etkileri bulunmaktadır. Bu etkiler sonucunda özellikle yoğun bilgi işleme eylemlerinin gerçekleştirildiği bürolar aşağıdaki özellikleriyle dikkat çekmektedirler:

• Sanal ortamda birlikte çalışma yaygınlık kazanmıştır.
• Birbirine bağlı (bütünleşik) bilgi ve iletişim teknolojileri ağırlık kazanmıştır.
• Karmaşık problemlerin çözümü için uzmanlar ve farklı birimlerin arasında çok iyi bir iletişim gerekli olduğundan bölümler arasındaki fiziksel sınırlar azalmıştır.
• Daha küçük ve hızlı değişim yeteneğine sahip birimlere doğru geçiş eğilimi vardır.
• Grup ve ekip çalışması büyük önem kazanmıştır.
• Yüksek beceri ve uzmanlığa ihtiyaç arttığı için yüksek nitelikli kişiler istihdam edilmektedir.
• Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaratıcı kullanımları yanında gizlilik ve güvenlik büyük önem kazanmıştır.

Uzaktan çalışma başlığı altında ele alınabilecek yeni çalışma biçimlerinin örnekleri olan büroların neler olabileceğini belirtiniz?

Uzaktan çalışma başlığı altında ele alınabilecek yeni çalışma biçimlerinin örnekleri ev bürolar, mobil bürolar ve sanal bürolardır. Bunların yanı sıra son yıllarda yeni ortaya çıkmış ve yaygınlık kazanmaya başlayan bir diğer büro türü de geçici bürolardır.

İnternet üzerinden vergi borçlarını, trafik cezalarını öğrenmek ve ödemek, pasaport için başvuruda bulunmak hangi büro uygulamalarından bazı örneklerdir?

İnternet üzerinden vergi borçlarını, trafik cezalarını öğrenmek ve ödemek, pasaport için başvuruda bulunmak sanal büro uygulamalarından bazı örneklerdir.

İnsan, makine, hammadde, enerji gibi girdileri istenilen ürün veya hizmete dönüştürmeye yönelik elemanlardan ve faaliyetlerden oluşan yapı, ne sistemi olarak adlandırılır?

İnsan, makine, hammadde, enerji gibi girdileri istenilen ürün veya hizmete dönüştürmeye yönelik elemanlardan ve faaliyetlerden oluşan yapı, üretim sistemi olarak adlandırılır.

Hizmet sistemlerini belirginleştiren ve imalat sistemlerinden ayıran temel özellikler nelerdir?

Hizmet sistemlerini belirginleştiren ve imalat sistemlerinden ayıran temel özellikleri şunlardır:

• Hizmet verilen ile hizmet verenin genellikle bir arada olması,
• Girdilerin çok değişkenlik göstermesi,
• Emek yoğun niteliği,
• Genellikle standart bir çıktı tanımlanamaması,
• Verimlilik ölçümünün zor olması.

Büroların en önemli kaynağının ne olduğunu belirtiniz?

Büroların en önemli kaynağı insan gücüdür. Zaman zaman bazı işlemlerin otomatik yapılması söz konusu olmakla birlikte insan gücü olmadan büro faaliyetlerinin yerine getirilmesi mümkün değildir.

Büro kaynaklarından olan donanımı açıklayınız?

Donanım, büro faaliyetlerinin yerine getirilmesi için kullanılan makine ve teçhizattır. Başta daktilo ve bilgisayar olmak üzere çeşitli büro makineleri, telekomünikasyon cihazları, fotokopi, tarayıcı vb. araçlar bürolarda yer alır. Kâğıt kalemden başlayarak zımba makineleri, kâğıt tutucular, vb. birçok malzeme bürolarda kullanılır.

İşlemleri gerçekleştirme biçimlerine göre bürolar kaç grupta ele alınabilir, örneklendirerek açıklayınız?

İşlemleri gerçekleştirme biçimlerine göre bürolar, bir yönergeye bağlı (prosedürel) ve bir yönergeye bağlı olmaksızın işlem yapanlar olmak üzere iki grupta ele alınabilir: Yönergeye bağlı olarak çalışan büroların ana işlevi, tanımlı bir yönerge doğrultusunda belirli bir sonuca yönelik işlemlerin gerçekleştirilmesidir. Muhasebe bürosu, sigorta, nüfus müdürlükleri bu tür bürolara örnektir. Bir yönergeye bağlı olmaksızın çalışan büroların ise, önceden belirlenmiş işlem adımlarının gerçekleştirilmesi söz konusu olmayıp daha genel amaç ve işlevleri vardır. Avukatlık büroları, mimari tasarım büroları bu ikinci tip büro örnekleridir.

Bürolarda gerçekleştirilen temel faaliyet gruplarından olan bilgi işlemeyi açıklayınız?

Bilgi İşleme: Büro ortamlarında “bilgi işleme” belge işleme olarak da adlandırılabilir. Burada belge sözcüğü çok genel anlamda, bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb., vesika, doküman (TDK) anlamında kullanılmaktadır. Belge işleme, belgelerin elde edildiği biçimden gerekli biçime dönüşmesi anlamına gelir.

İş akışının yönetimiyle ilgili olarak dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir, belirtiniz?

İş akışının yönetimiyle ilgili olarak dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır (Griffin, 2003):

• İş nesnelerinin (örneğin belgelerin) büro organizasyonu içerisindeki akış güzergahının (rotasının) açık olarak ortaya konması, gerekli durumlarda alternatifler ya da ayrımların belirtilmesi,
• İş akış güzergahındaki (rota) büro çalışanlarına görevlerin atanması, bu atamanın çalışanların işlevlerine, rollerine, iş yüklerine veya yetki düzeylerine göre yapılması,
• Çalışanların yerine getirecekleri görevlerin zaman çizelgesinin; iş yükleri, işlerin önceliği veya gerekli kaynakların mevcudiyeti dikkate alınarak yapılması, çalışanların çizelge konusunda bilgilendirilmesi,
• Toplantı odası, belirli özel donanım gibi kıt kaynakların kullanımına ilişkin zaman çizelgesinin kaynakların hazır olma durumu, kullanım süresi ve önceliğe göre yapılması,
• İş akışının yönetimce takibi ve itina gereken durumlarda uyarılarda bulunulması,
• Geciken işler veya görevli personel olmaması gibi durumlarda sorunun istisnai durum yönergeleri ve genel işletme kuralları çerçevesinde çözülmesi,
• Operasyonel, taktik ve stratejik yönetim için gerekli bilgilerin sağlanması

Bir müşterinin şikâyetinin çözülebilmesi için yerine getirilmesi gereken görevler hangi adımlardan oluşabilir, belirtiniz?

Bir müşterinin şikâyetinin çözülebilmesi için yerine getirilmesi gereken görevler şu adımlardan oluşabilir:

• Şikâyeti olan müşteri ile çeşitli yollardan irtibata geçilmesi,
• Şikâyete konu olan ürün ya da hizmetin belirlenmesi,
• Şikâyet konusunun yazılı hale getirilmesi,
• Şikâyetin gerçekliğinin araştırılması için bir komisyon kurulması,
• Komisyonun kararının müşteriye iletilmesi ve müşterinin haklılığının ortaya çıktığı durumda tazmin şeklinin belirlenmesi ve zararın karşılanmasını sağlanması,
• Şikâyetin sınıflanması, arşivlenmesi
• İlişkili bölümlere şikâyet konusunda bilgi verilmesi

Bir büroda yaygın olarak kullanılan süreçlerden biri olarak çıktıların ne olduğunu örnek vererek açıklayınız?

Çıktılar: Sistemin çıktıları karşılanmış olan hizmet talebidir. Büro sisteminin çıktılarına örnek olarak; yönetim kararlarına esas bilgiler, istatistikî kayıtlar, iletilen mesajlar, yazılan ve iletilen bir doküman verilebilir.

Tipik bir büroda yerine getirilen temel faaliyetlerden olan bilgi iletişimine örnekler veriniz?

Bilgi İletişimi

• Telefonları yanıtlama
• Organizasyon içi ve dışı bilgi taleplerini karşılama
• Sunum hazırlama ve sunuş yapma

Büro otomasyon sistemlerinin kaç bölümde incelenebileceğini belirtiniz?.

Büro otomasyon sistemlerini yayın, iletişim, toplantı, şekil işleme ve büro yönetimi olmak üzere beş bölümde incelenebilir.

Büro otomasyon sistemlerinden olan elektronik iletişim sistemlerini açıklayınız?

Elektronik İletişim Sistemleri: Bilgi ve iletişim araçlarının hızla gelişmesi ve ucuzlamasına koşut olarak günümüz büro ortamlarında kullanılan iletişim araçları da çeşitlenmektedir. Bilgisayar ağları üzerinden yürütülen elektronik iletişim; metin, ses ve veri biçimindeki ileti ve belgelerin hızlı biçimde iletilmesini sağlar. Örneğin elektronik posta aracılığıyla iletişim kurmak artık rutin büro faaliyetlerinden biri haline gelmiştir. E-postaya benzer şekilde ses postaları da yaygınlık kazanmaya başlayan iletişim uygulamalarından biridir. Artık faks alıp göndermek için bir faks cihazına gerek kalmamıştır. Çoğunlukla bedava sunulan yazılımlarla bilgisayar da bir faks aracı olarak kullanılabilmektedir.

Ofis otomasyon sistemlerinin bürolarda uygulanması sonucu elde edilebilecek üstünlüklerin neler olabileceğini sıralayınız?

Ofis otomasyon sistemlerinin bürolarda uygulanması sonucu elde edilebilecek üstünlükler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• İş hayatının kalitesinin artırılması,
• Çalışanların iş doyumunun sağlanarak çalışan memnuniyetinin arttırılması,
• Tüm iletişim formlarının üretilmesi, erişilmesi ve alınması için gerek duyulan zaman ve çabayı önemli oranda azaltarak yöneticilerin, profesyonel çalışanların ve diğer personelin verimliliğini artırılması,
• Postada karşılaşılan gecikmeleri ve kaybolmaları ya da telefonda meşgul düşen hatlar gibi olumsuzlukların ortadan kaldırılması,
• Yazışmalarla görevli personelin verimliliğini artırılması,
• Büro belge ve mesajlarının hazırlanması, düzeltilmesi ve dağıtılmasında maliyetlerin azaltılması,
• Bilgiye ihtiyacı olan insanlara hızlı ve etkin olarak bilginin iletilmesiyle mesajların ve dokümanların hazırlanması ve alınması arasında geçen zamanın azaltılması,
• Etkin ve güzel dokümanların ve sunuların hazırlanmasında hataların ve masrafların azaltılması,
• Elektronik dokümanlar, resimli belgeler ve mesajların hızlı ve etkin olarak depolanmasının, tekrar kullanılmasının ve iletilmesinin sağlanması,
• Büro içinde yoğun iletişimde bulunan yönetici ve diğer bilgi çalışanlarının verimliliğinin arttırılması.