Hukuk Dili Ve Adli Yazışmalar Dersi 2. Ünite Sorularla Öğrenelim

Standart dosya planı kavramı nasıl açıklanabilir?

Standart dosya planı, Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasıdır.

Başlık Antet kavramı nasıl açıklanabilir?

Başlık antet, belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı büyük harflerle üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili kamu kurum ve kuruluşlarında ilk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle üçüncü satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir.

Tarih kavramı nasıl açıklanabilir?

Tarih, fiziksel ortamda yani kâğıt ortamında hazırlanan resmi yazılarda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır Yön. m. 101, 2. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir.

Talimat kavramı nasıl açıklanabilir?

Uygulamada, yargı organları tarafından bir usuli işlem yapılması için diğer bir yargı organına yazı yazılması, uygulamada talimat olarak adlandırılmaktadır. Mahkemenin yargı çevresi dışında bir iş yapılması gerekiyorsa istinabe suretiyle diğer mahkemeden hukuki yardım talep edilir. Uygulamada yerleşmiş olarak mahkemelerin istinabe için yazdıkları yazılara talimat denilmekteyse de bu ifadenin doğru olmadığı söylenmelidir. Çünkü Anayasa’nın 138. maddesinin 2. fıkrasına göre, Hiçbir organ, makam, merci veya kişi, yargı yetkisinin kullanılmasında mahkemelere ve hâkimlere emir ve talimat veremez; .... Bu sebeple talimat yazısı yerine istinabe talebi ifadesinin kullanılması olmalıdır.

Koordinasyon kavramı nasıl açıklanabilir?

Kamu kurum ve kuruluşu içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak Koordinasyon: yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

Güvenli elektronik imzalı belgeden hangi durumda çıktı alınabilir?

Elektronik ortamda hazırlanmış ve güvenli elektronik imzayla imzalanmış belgeler eğer muhataba elektronik yoldan iletilmediyse veya iletilemiyorsa idare tarafından bu elektronik belgelerin çıktısı alınabilir ve muhataba ulaştırılabilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir.

Resmi yazışmalarda metin kısmının içerik özelikleri nelerdir?

Metnin içerik kısmının özelleri şunlardır: • Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü yazılır. • Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. • Muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. • Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır.

Parafın niteliği nedir? 

Paraf, imza niteliğini taşımaz ve çoğunlukla bir metnin kontrol edildiğine dair bir işaret anlamındadır.

Resmi yazışmalarda metin kısmının şekli özellikleri nelerdir?

Metin kısmının şekli özellikleri şunlardır: • İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur Yön. m. 142. • Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. • Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. • Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. • Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. • İhtiyaç duyulması hâlinde paragraar harf veya rakam ile sıralanabilir Yön. m. 143, 4.

Dağıtım kavramı nasıl açıklanabilir?

Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. Dağıtım: başlığı, ek varsa Ek: bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi kavramı nasıl açıklanabilir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kamu kurum ve kuruluşlarının faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir Yön. m. 31, d.

Devlet Teşkilatı Merkezî Kayıt Sistemi DETSİS kavramı nasıl açıklanabilir?

DETSİS, Başbakanlık tarafından yürütülen Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi KAYSİS’nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı alt sistemdir.

Döküman kavramı nasıl açıklanabilir?

Döküman, Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgidir.

Resmi yazışma ne ifade etmektedir?

Resmi yazışma, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci ifade etmektedir.

Metin kavramı nasıl açıklanabilir?

Resmî yazılarda ilgi ile imza arasındaki kısım metin kısmı olarak adlandırılmaktadır Yön. m. 141.

Belgenin özellikleri nelerdir?

Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, en az iki nüsha düzenlenir. • Belgelerin A4 210x297 mm boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Yazı tipi ve harf büyüklüğü, elektronik ortamda hazırlanan belgelerde Times New Roman veya Arial yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır . • Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. • Kamu kurum ve kuruluşuna fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler kaydedilir.

Belgenin bölümleri nelerdir?

Belgenin bölümleri; • Yazı alanı, • Başlık Antet, • Sayı, • Tarih, • Konu, • Muhatap, • İlgi, • Metin, • İmza, • Ek veya Ekler, • Dağıtım, • Olur, • Paraf, • Koordinasyon, • İletişim bilgileri, • Süreli yazışmalar, • Sayfa numarası, • Belgelerde süre bulunması ve tekit yazısıdır.

Uygulamada, yargı organı tarafından yazılan ve talimat niteliğinde bulunmayan her türlü yazıya ne ad verilmektedir? 

Uygulamada, yargı organı tarafından yazılan ve talimat niteliğinde bulunmayan her türlü yazıya müzekkere adı verilmektedir. 

Güvenli elektronik imza kavramı nasıl açıklanabilir?

Güvenli elektronik imza münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.

Olur kavramı nasıl açıklanabilir?

Resmî yazıların bir kısmında makam olurunun alınması gerekebilir. Mahkemelerden verilen kararlarda olur kısmı yer almaz.. Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle OLUR yazılır. OLUR ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar Uygun görüşle arz ederim. ifadesiyle olura katılabilir.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in konusu nedir?

Resmi yazının hangi kurum ve kuruluş tarafından hazırlandığı, muhatabın nasıl yazılacağı, yazının ilgili bulunduğu diğer yazışmaların nasıl ekleneceği, yazılara nasıl sayı verileceği, metin kısmının nasıl oluşturulacağı gibi hususların tamamı ve resmî yazışmalarla ilgili diğer konular bu yönetmeliğin kapsamına girmektedir.

Resmi yazışmalarda metin hangi şekilde bitirilmelidir?

Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı muhataba göre aşağıdaki şekilde bitirilir: • Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara Rica ederim., üst ve aynı düzeydeki makamlara Arz ederim. ibaresiyle bitirilir. • Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda Arz ve rica ederim. ibaresiyle bitirilir. Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda Saygılarımla., İyi dileklerimle. veya Bilgilerinize sunulur. ibareleriyle bitirilebilir.

Elektronik ortam kavramı nasıl açıklanabilir?

Elektronik ortam, Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarıdır Yön. m. 31, g.

Standart dosya planı yönetim sistemi ne demektir? 

Resmî yazıların “sayı” bölümünde, yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren T.C. Devlet Teşkilatı Numarasından sonra yazılan, yazının içeriğinde yer alan konuyu gösterir kodların ve resmî yazıların arşivlerde saklama sürelerinin tanımlandığı sisteme standart dosya planı yönetim sistemi denir. 

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre belgenin şekli özellikleri nelerdir? 

Belgenin şeklî özellikleri, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 5. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre; belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

Müzekkere kavramı nasıl açıklanabilir?

Uygulamada, yargı organı tarafından yazılan ve talimat niteliğinde bulunmayan her türlü yazıya müzekkere adı verilmektedir. Müzekkere, sözlükte Yazı, resmî yazışmalardaki tezkereler şeklinde açıklanmakta, tezkere ise Resmî makamlardan yazılan yazı anlamına gelmektedir.

Sayfa numarası kavramı nasıl açıklanabilir?

Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir Yön. m. 23.

Sayı kavramı nasıl açıklanabilir?

Resmi yazışmalarda, belgelerde sayı bulunması zorunludur. Sayı: sırasıyla; DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti - konulur Yön. m. 91. Belgelerde sayı yazısının bulunacağı yer de açıkça düzenlenmiştir. Sayı: yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Resmî yazışmalarda "ilgi" yan başlığı nereye ve ne şekilde yazılır? 

“İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama parantez işareti”)” konularak kullanılır. İlgide, “... tarihli ve ...sayılı ...” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “.............. ‘in .........tarihli başvurusu.” biçiminde yazılır.

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imze ile bir belge gelmesi durumunda, kamu kurum ve kuruluşlarının izleyeceği yol nedir?

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin amacı nedir?

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Muhatap kavramı nasıl açıklanabilir?

Muhatap, belgenin gönderildiği kamu kurum ve kuruluşunu ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren belgenin uzunluğuna göre iki ile dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre doküman ne demektir? 

Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiye doküman denir. 

Güvenli elektronik imza nedir? 

Güvenli elektronik imza ise münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.

Belge kavramı nasıl açıklanabilir?

Belge, herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümandır.

İlgi kavramı nasıl açıklanabilir?

Resmi yazışmalarda ilgi kısmı da yer alır. İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür Yön. m. 131. İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen kamu kurum ve kuruluşunun adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. İlgi yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır.

Elektronik imza kavramı nasıl açıklanabilir?

Elektornik imza, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi ifade eder.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre belgenin yazı tipi nasıl olmalıdır? 

Yazı tipi ve harf büyüklüğüne, elektronik ortamda hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. Ayrıca metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir

Resmî yazışmalarda metin kısmının şekli özellikleri nasıldır? 

Resmî yazışmalarda metin kısmının şeklî özellikleri ise şöyledir: İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur (RY Yön. m. 14/2). Bu konuda Yönetmeliğin ekindeki örnek 7’ye bakılmalıdır. Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz (Örnek 7’ye bakınız). İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir

İletişim bilgileri kavramı nasıl açıklanabilir?

İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, İnternet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır Yön. m. 21.

Resmî yazışma ne demektir? 

Resmî yazışma, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci ifade etmektedir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi nedir? 

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kamu kurum ve kuruluşlarının faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir.

Belgede süre bulunması ve tekit yazısı kavramı nasıl açıklanabilir?

Resmî yazışmalarda eğer görüş, bilgi ve belge talep ediliyorsa bu konuda muhataba süre verilmesi de gereklidir. Kamu kurum ve kuruluşları, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç onbeş iş günü içinde yerine getirir. Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir Yön. m. 31.

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge olursa ne tür bir yol izlenir? 

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.

Güveni elektronik imzalı belgeden çıktı alınması ne şekilde olur? 

Elektronik ortamda hazırlanmış ve güvenli elektronik imzayla imzalanmış belgeler eğer muhataba elektronik yoldan iletilmediyse veya iletilemiyorsa idare tarafından bu elektronik belgelerin çıktısı alınabilir ve muhataba ulaştırılabilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır (RY Yön. m. 26/2). Resmî yazışmaların gönderileceği gerçek ve tüzel kişilerin veya kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ortamda kendilerine ulaşılmasını sağlayacak bir e-posta adresleri olmaması hâlinde, idare içinde yetkili kişi tarafından güvenli elektronik imzayla imzalanmış elektronik belgenin çıktısı alınarak Yönetmeliğin 26. maddesinin 1. fıkrasına göre işlem yapılmak suretiyle muhataba çıktısının ulaştırılması sağlanacaktır.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre belge ne demektir? 

Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da kamu kurum ve kuruluşu tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümana belge denir. 

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda ne tür bir yol izlenir? 

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler gönderene elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre üst yazı ne demektir? 

Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmına üst yazı denir. 

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre aidiyet zinciri ne demektir? 

Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürece aidiyet zinciri denir. 

Resmî yazışmalarda konu yan başlığı nereye yazılır? 

Resmî yazışmalarda, “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır.

Resmî yazışmalarda metin nasıl bitirilir? 

Resmî yazışmalarda metin, belgenin yazıldığı muhataba göre aşağıdaki şekilde bitirilir:

• Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.

• Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

• Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in amacı nedir?

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda bir belge gelmesi durumunda, kamu kurum ve kuruluşlarının izleyeceği yol nedir?

Kamu kurum ve kuruluşuna, muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) nedir? 

Türkiye Cumhuriyeti devlet teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak kayıt altına alındığı ve e-Devlet çalışmalarında esas alınmak üzere T.C. Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sisteme Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) denir. 

Resmî yazışmalarda başlık nasıl olmalıdır? 

Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı büyük harflerle üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili kamu kurum ve kuruluşlarında ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle üçüncü satıra kamu kurum ve kuruluşunun adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir.